Na chwilę obecną, czyli w styczniu 2025 roku, Krajowy System e-Faktur jest rozwiązaniem dobrowolnym: oznacza to, że każdy podatnik może wystawiać faktury ustrukturyzowane, ale może też pozostać przy tradycyjnych dokumentach sprzedaży. I choć przez długi czas – od stycznia 2022 roku – przedsiębiorcy byli zapewniani, że KSeF stanie się obowiązkowy już 1 lipca 2024 roku, nic takiego jednak się nie wydarzyło. Minister Finansów, Andrzej Domański, 19 stycznia 2024 roku oficjalnie poinformował, że obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur nie wejdzie w życie ani w lipcu, ani w ogóle w 2024 roku.
Od tego momentu wokół Systemu sporo się działo. Ministerstwo przeprowadziło audyt, przeanalizowało jego wyniki, zorganizowało konsultacje społeczne, zdecydowało się przebudować architekturę KSeF i podjęło wiele kluczowych decyzji. Efektem tych wszystkich działań jest aktualna – i prawdopodobnie nienaruszalna już – data wejścia w życie obligatoryjnego Krajowego Systemu e-Faktur. To 1 lutego 2026 r. i 1 kwietnia 2026 r.
W tym pierwszym terminie KSeF stanie się obowiązkowy dla dużych podmiotów, czyli przedsiębiorstw, których przychód w roku 2025 przekroczy 200 mln zł. Dwa miesiące później z KSeF będą musieli korzystać wszyscy pozostali podatnicy. Czym właściwie jest Krajowy System e-Faktur i jak zmieni się życie przedsiębiorców po jego wprowadzeniu? Odpowiedź znajdziesz poniżej.
Na czym polega Krajowy System e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur to rozwiązanie, które w założeniu ma umożliwić podatnikom wystawianie oraz udostępnianie faktur ustrukturyzowanych w miejsce faktur papierowych czy elektronicznych. Faktura ustrukturyzowana wystawiona w KSeF przyjmuje format .xml. Format ten – na dzień dzisiejszy – musi być zgodny ze strukturą logiczną e-faktury FA(2). Dlaczego na dzień dzisiejszy? Ponieważ w wyniku konsultacji społecznych Ministerstwo Finansów podjęło decyzję o konieczności aktualizacji struktury logicznej. Struktura FA(3) ma wejść w życie równolegle z uruchomieniem obowiązkowego KSeF, czyli 1 lutego 2026 roku.
Kto obecnie może korzystać z KSeF?
Co do zasady, faktury ustrukturyzowane w Krajowym Systemie e-Faktur może wystawiać niemal każdy przedsiębiorca:
- czynni podatnicy podatku VAT;
- przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT;
- podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski NIP.
Podkreślmy to wyraźnie: jeżeli Twoja firma jest już gotowa na przyjęcie KSeF, może korzystać z Systemu już teraz. Wszelkie potrzebne aplikacje – w tym Aplikację Mobilną KSeF – udostępniono już w wersji produkcyjnej. Oznacza to, że przedsiębiorcy mogą z nich korzystać i wystawiać faktury ustrukturyzowane bez przeszkód.
Należy jednak pamiętać o tym, że część komponentów Krajowego Systemu e-Faktur oraz związanych z jego działaniem aktów prawnych (jak choćby ustawa o VAT) ulegnie zmianie w nadchodzących miesiącach – najpóźniej w lutym 2026 roku.
Jak wystawić e-fakturę w KSeF w 2025 roku?
Fakturę ustrukturyzowaną podatnik może wystawić korzystając z bezpłatnych narzędzi KSeF – obecnie dostępna jest zarówno wersja testowa, przedprodukcyjna, jak i produkcyjna Aplikacji Podatnika KSeF. Dostęp do nich, a także do Aplikacji Mobilnej KseF (uwaga: ta ostatnia dostępna jest jedynie w wersji produkcyjnej) możesz uzyskać, klikając w ten odnośnik.
Ważne!
Jeżeli chcesz sprawdzić, jak działa Aplikacja Podatnika KSeF, przetestować jej funkcje, wybierz wersję testową. Możesz także skorzystać z wersji przedprodukcyjnej (demonstracyjnej) aplikacji.
Jeżeli wybierzesz wersję produkcyjną Aplikacji Podatnika i wystawisz w niej fakturę, stanie się ona dokumentem wprowadzonym do obiegu prawnego. Wersja produkcyjna jest więc tą finalną. Korzystają z niej już firmy, które zdecydowały się na wdrożenie i uruchomienie KSeF. Gdy obowiązek korzystania z systemu zostanie wprowadzony, wszyscy podatnicy będą mogli używać Aplikacji Podatnika KSeF w celu wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
Po wybraniu odpowiedniego wariantu aplikacji wpisz NIP swojej firmy, a następnie zaloguj się za pomocą Profilu Zaufanego lub Certyfikatu kwalifikowanego.
Kolejnym krokiem będzie podpisanie dokumentu podpisem elektronicznym – w ten sposób dokonana zostanie autoryzacja, a system KSeF stanie się od tej pory dostępny dla podatnika.
Struktura e-faktury w KSeF
Zanim zdecydujesz się wystawić e-fakturę w systemie KSeF pamiętaj, że schemat dokumentu zawiera trzy rodzaje pól do wypełnienia. Są to pola obligatoryjne, opcjonalne oraz fakultatywne. Wszystkich pól dostępnych w schemacie jest ponad 300, zalecamy więc szczególną ostrożność oraz drobiazgowość, zwłaszcza podczas pierwszorazowego wystawiania faktury ustrukturyzowanej w Krajowym Systemie e-Faktur.
- obligatoryjne pola e-faktury należy wypełnić niezależnie od okoliczności. W tej kategorii mieszczą się takie informacje, jak dane sprzedawcy i nabywcy, data wystawienia dokumentu czy data realizacji usługi (dostawy towarów).
W kontekście KSeF warto pamiętać, że w e-fakturze należy wprowadzać także oznaczenia negatywne, czyli informacje o tym, że jakaś okoliczność nie występuje. Wartość 1 oznacza występowanie, zaś wartość 2 brak występowania danej okoliczności.
W przypadku wystawiania faktur papierowych takie działanie nie jest wymagane, jednak w KSeF to konieczność. Mimo to należy się spodziewać, że obowiązek ten zostanie odzwierciedlony w funkcjonalności Aplikacji Podatnika KSeF i nie będzie można pominąć takiego pola podczas wystawiania e-faktury. Co istotne, bez wypełnienia pól obligatoryjnych KSeF nie zezwoli na wysyłkę faktury.
- opcjonalne pola wypełnia się obowiązkowo, jeżeli spełniony jest warunek ustawowy, czyli wymagają tego okoliczności – np. rodzaj wystawionej faktury lub spełniony jest jeden z warunków ustawowych wymagających wypełnienia danego pola.
Warto pamiętać, że niewypełnienie któregokolwiek z opcjonalnych pól nie jest błędem technicznym, co oznacza, że faktura zostanie przyjęta przez system i wystawiona poprawnie.
Gdy jednak fakturę tę odbierze kontrahent i spostrzeże nieprawidłowość, lub też zostanie ona poddana kontroli, konieczne będzie dokonanie odpowiedniej korekty.
Przed wysłaniem e-faktury przejrzyj wszystkie dostępne pola – zwłaszcza opcjonalne – pod kątem konieczności ich wypełnienia.
PRZYKŁAD
Pole P_8B – ilość (liczba) towarów lub zakres usług – jest opcjonalne. Ustawa o VAT mówi jednak wyraźnie, że jest ono obowiązkowe dla wszystkich dokumentów sprzedaży poza fakturami uproszczonymi (dokumentującymi transakcje zawierane na kwotę do 450 zł).
Z tego właśnie powodu pole to nie zostało w systemie oznaczone jako obligatoryjne, jednak jego niewypełnienie w standardowej fakturze jest równoznaczne z popełnieniem błędu merytorycznego i wymaga korekty.
- fakultatywne pola można wypełnić, ale nie wpływa to w żaden sposób na poprawność wystawionej e-faktury. Do tej grupy pól należą pola adnotacji, a także pola, których obowiązek wypełnienia nie wynika z ustawy o VAT, ale – na przykład – z innych ustaw. Może więc się zdarzyć, że pole – choć fakultatywne – w przypadku danej faktury w rzeczywistości okaże się obowiązkowe.
Krajowy System e-Faktur – od kiedy będzie obowiązkowy?
Krajowy System e-Faktur został uruchomiony 1 stycznia 2022 r. – jednak aż do chwili obecnej podatnicy nie są zobowiązani do korzystania z niego. Początkowo KSeF miał stać się obowiązkowy w lipcu 2024 roku, jednak decyzją Ministerstwa Finansów przesunięto ten termin – najpierw na czas nieokreślony, by 24 kwietnia 2024 roku ogłosić nową datę uruchomienia systemu.
W komunikacie podsumowującym audyt KSeF, minister Domański tak wyjaśnił przyczyny przesunięcia terminu:
System KSeF ma kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa obrotu gospodarczego. Jeszcze w grudniu 2023 roku moi poprzednicy zapewniali mnie, że system jest gotowy do wdrożenia 1 lipca 2024 r. Jednak decyzja o przeprowadzeniu audytu okazała się słuszna. Raport z badania zawiera kilkaset szczegółowych informacji o błędach, uwag i zaleceń do architektury, kodów źródłowych oraz bazy danych.
Andrzej Domański, Minister Finansów
W tym samym komunikacie podano datę wdrożenia KSeF. Od teraz to oficjalne: Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy:
- 1 lutego 2026 roku – dla podmiotów, które w poprzednim roku podatkowym osiągnęły przychód wyższy niż 200 mln zł,
- 1 kwietnia 2026 roku – dla pozostałych firm.
Warto podkreślić to jeszcze raz: Krajowy System e-Faktur nie zostanie wprowadzony obowiązkowo w 2025 roku.
Dlaczego KSeF nie został wprowadzony w 2024 roku?
Zgodnie ze słowami Marcina Baja, doradcy podatkowego w LTCA, przepustowość systemu w formie zastanej na początku roku 2024 nie była wystarczająca. W tych okolicznościach polscy przedsiębiorcy mogliby zostać postawieni przed sytuacją, w której nie byliby w stanie wystawiać faktur, jednocześnie będąc prawnie do tego zobowiązanymi.
Następnym krokiem, po zdecydowanej reakcji MF, było zlecenie i przeprowadzenie audytu zewnętrznego, który zaowocował pełną listą błędów i problemów KSeF. Dopiero po uzyskaniu wyników kontroli, możliwe było ustalenie wstępnego planu działania i wyznaczenie nowej, ostatecznej daty wdrożenia systemu.
Na podstawie wyników audytu podjęliśmy decyzję o budowie architektury systemowej od początku. Wykonawca powoła zespół specjalistów od architektury IT. Dzięki pracom, które przeprowadzimy system będzie niezawodny, bezpieczny i bardziej funkcjonalny.
Marcin Łoboda, szef Krajowej Administracji Skarbowej
Więcej szczegółowych informacji znajdziesz w oficjalnym komunikacie Ministerstwa Finansów.
Rzecznik MŚP triumfuje
Na wiele miesięcy przed planowanym wdrożeniem KSeF-u w 2024 roku dało się słyszeć głosy mówiące o tym, że przedsiębiorcy w dużej mierze nie są gotowi na przyjęcie Krajowego Systemu e-Faktur. Jedną z głośniejszych była inicjatywa rzecznika MŚP w Polsce, Adama Abramowicza, który wystosował do ówczesnego ministra finansów list otwarty, apelujący o rozłożenie wprowadzenia KSeF-u na kilka etapów.
Wiemy już, że harmonogram zaproponowany przez Abramowicza nie został przyjęty, jednak główne założenie rzecznika MŚP zostało spełnione. Na obowiązkowy KSeF poczekamy do 2026 roku, a więc nawet nieco dłużej niż zakładał w swoim planie rzecznik MŚP.
Co oznacza wprowadzenie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur?
Choć okres przygotowawczy trwa już długo, bo aż od początku 2022 roku, wciąż wiele firm nie jest gotowych na wdrożenie systemu. Co więcej, spekuluje się, że jest to zdecydowana większość polskich przedsiębiorców, zwłaszcza małych i mikrofirm. Zaimplementowanie KSeF to skomplikowany proces, który wymaga nie tylko zaangażowania i czasu, ale także środków potrzebnych do zakupienia odpowiedniego oprogramowania czy przeszkolenia pracowników.
Dzięki przedłużeniu terminu wprowadzenia obowiązku korzystania z KSeF, przedsiębiorcy otrzymali cenny czas na zaplanowanie prac i wdrożenie systemu w spokojnym tempie. Z drugiej strony należy pamiętać także o dużych podmiotach, które już przygotowały się do wdrożenia KSeF, nierzadko wydając duże pieniądze.
Trwający od 2022 okres testowy, ale także przeprowadzone w 2024 konsultacje społeczne oraz poprzedzający je audyt, ujawniły już sporo potencjalnych problemów oraz niejasności, które może spowodować Krajowy System e-Faktur. Na jakie najczęściej wskazują osoby, które miały już okazję korzystać z KSeF?
- Weryfikacja faktur – popełnienie błędu lub błędów w e-fakturze może skutkować odrzuceniem dokumentu przez system KSeF. Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy firma wysyła paczki faktur. W takim układzie nawet z pozoru błaha pomyłka może skutkować odrzuceniem całej paczki dokumentów.
Co więcej, raz wysłana faktura ustrukturyzowana, gdy już trafi do systemu KSeF, nie może zostać anulowana czy wycofana – bezwzględnie trafi do weryfikacji. Dlatego właśnie weryfikacja dokumentów przed ich wysłaniem stanie się jeszcze bardziej kluczowa niż obecnie. - Uprawnienia – wiele firm będzie musiało zdecydować się na nadanie uprawnień do prowadzenia operacji w KSeF odpowiednim osobom – księgowym, pracownikom administracji itp. W dużych podmiotach będzie to wymagało przemyślanej strategii.
W kontekście nieuniknionych zmian kadrowych na przestrzeni miesięcy czy lat, konieczne będzie również dołączenie kwestii uprawnień w KSeF do procedury odbierania dostępu osobom opuszczającym firmę. Kwestia zarządzania uprawnieniami została jednak poruszona i już teraz w Aplikacji Podatnika KSeF możliwe jest zarządzanie uprawnieniami. - Więcej danych – faktury ustrukturyzowane będą mogły zawierać więcej szczegółów. Wynika to między innymi z tego, że Komisja Europejska zaakceptowała wniosek Ministerstwa Finansów w całości, bez własnych sugestii czy poprawek.
Oznacza to, że wszystkie pomysły MF zostały przyjęte, a zatem może zajść konieczność bardziej szczegółowego wypełniania faktur. Nie jest to jednak przesądzone, ale stanowi bezpieczny punkt wyjścia dla ustawodawcy.
Obowiązek korzystania z KSeF – wyjątki w okresie przejściowym
Od 1 lutego do 31 lipca 2026 roku Ministerstwo Finansów planuje uruchomić okres przejściowy, w czasie którego podatnicy nie będą mieli obowiązku wykazywania numeru KSeF faktury w ewidencji sprzedaży.
Poza tym założenia MF obejmowały pozostawienie przedsiębiorcom 6-miesięcznego okresu ochronnego, w czasie którego kary umowne, przewidziane za niedopełnienie obowiązków wynikających z wejścia w życie KSeF, nie będą wykonywane. Obecnie – w styczniu 2025 roku – brak jednak oficjalnego potwierdzenia ze strony resortu.
Wiemy jednak, że Ministerstwo chce w początkowym okresie obniżyć stawki kar za nieprzestrzeganie obowiązków dot. KSeF. Wydaje się więc, że wcześniejszy pomysł, obejmujący całkowitą rezygnację z nakładania kar w okresie przejściowym, został porzucony. Na konkretne informacje w tym zakresie musimy jednak jeszcze poczekać.
Korzyści z KSeF
Mimo problemów z wdrożeniem KSeF i tego, że obecny stan techniczny systemu nie pozwala na jego pełnoskalowe uruchomienie, Ministerstwo Finansów obstaje przy stanowisku, że KSeF jest Polsce i polskim przedsiębiorcom potrzebny. Minister finansów wypowiedział się w tym kontekście jednoznacznie: „Nie możemy dopuścić do tego, że firmy nie mogą wystawiać faktur. Nie możemy dopuścić do sytuacji, jaka była z polskim ładem. KSeF jest potrzebny polskiej gospodarce i będzie wprowadzony. Musimy informatyzować gospodarkę„.
Choć z oczywistych względów wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (a zwłaszcza perspektywa jego obowiązkowości) budzą wątpliwości i prowokują pytania o problemy, system niewątpliwie niesie ze sobą także korzyści. Jak więc poprawi się życie podatników po wprowadzeniu KSeF?
- Docelowo system obejmie wszystkich płatników podatku VAT i będzie pozwalał na automatyczne generowanie deklaracji podatkowych bez wypełniania PIT-u. Oznacza to, że zwrot podatku powinien nastąpić szybciej, a wszystko to zaoszczędzi podatnikom czasu i zachodu.
- Baza Krajowego Systemu e-Faktur pozwoli na wybór odbiorcy faktury i da nam pewność, że dokument trafi do właściwego podmiotu.
- KSeF jest dopasowany do standardów panujących w Unii Europejskiej – wszystkie faktury ustrukturyzowane w UE tworzy się według jednego wzoru, dzięki czemu łatwiej będzie wystawiać faktury zagranicznym kontrahentom.
- Jednolity format pliku (.xml) pozwoli także uniknąć problemów związanych z odczytywaniem faktur elektronicznych przez poszczególnych przedsiębiorców – standaryzacja formatu sprawi, że każdy firmowy komputer poradzi sobie z odczytem danych.
- Utworzone w KSeF e-faktury będą przechowywane w chmurze i zabezpieczone backupem danych. Takie faktury nie mogą się zgubić ani zniszczyć – z czasem zniknie więc potrzeba wystawiania duplikatów faktur.
Podsumowanie
Uruchomienie Krajowego Systemu e-Faktur w polskim systemie podatkowym to spora rewolucja, która niesie za sobą tyle samo szans, co zagrożeń. Okres testowy dla aplikacji, podobnie jak wieloetapowe konsultacje z przedsiębiorcami, zakończyły się już. Obecnie trwają więc prace nad dostarczeniem rozwiązania umożliwiającego wszystkim przedsiębiorcom wystawianie faktur ustrukturyzowanych bez przeszkód.
Już dziś każdy przedsiębiorca może jednak korzystać z dostarczonych przez Ministerstwo Finansów aplikacji. Mowa o Aplikacji Podatnika KSeF, aplikacji e-mikrofirma oraz Aplikacji Mobilnej KSeF. Warto jednak zwrócić uwagę na to, że dostępne wersje produkcyjne to w pełni funkcjonalne aplikacje, z których korzystanie wiąże się z korzystaniem z Krajowego Systemu e-Faktur. Dokument wystawiony w wersji produkcyjnej Aplikacji Podatnika KSeF jest wiążący i trafia do Systemu. W celu testów można korzystać z wersji testowych. Wszystkie warianty aplikacji dostępne są pod tym adresem.
