Faktura zaliczkowa – kiedy należy ją wystawić?
Strukturę i wzór faktury zaliczkowej, jak również wykaz sytuacji, w których na sprzedającego nakłada się obowiązek wystawienia takiego dokumentu, reguluje ustawa o podatku od towarów i usług (zwana zwykle po prostu ustawą o VAT). Art. 19a ust. 8 tejże wskazuje, że obowiązek podatkowy powstaje wraz z momentem otrzymania całości lub części zapłaty. Oznacza to, że już otrzymanie zaliczki bądź zadatku skutkuje powstaniem obowiązku podatkowego, ale dotyczy to jedynie podatku VAT – do tego tematu jeszcze wrócimy.
Jeżeli więc kupujący, dla którego świadczysz usługę lub któremu sprzedajesz towar, prowadzi działalność gospodarczą, wpłata zaliczki nie powinna być jedynie przedmiotem umowy słownej. Samo wspomnienie o zaliczce w zawartej przez strony umowie pisemnej także nie wystarczy. Ty – jako sprzedający – masz obowiązek udokumentować otrzymaną zaliczkę za pomocą faktury zaliczkowej.
Ważne!
Istnieje kilka wyjątków od tej zasady – faktury zaliczkowej nie trzeba wystawiać w określonych przez ustawę sytuacjach – na przykład, gdy przedmiotem umowy jest:
- dostawa energii elektrycznej, cieplnej, chłodniczej lub gazu przewodowego;
- dystrybucja energii elektrycznej, cieplnej, chłodniczej lub gazu przewodowego;
- usługa telekomunikacyjna lub radiokomunikacyjna;
- usługa uzdatniania lub dostarczania wody za pośrednictwem wodociągów;
- usługa najmu, leasingu lub dzierżawy;
- usługa ochrony osób, mienia, dozoru lub przechowywania;
- usługa obsługi prawnej lub biurowej.
Jak wystawić fakturę zaliczkową?
Elementy składowe faktury zaliczkowej wyszczególnione zostały także w ustawie o VAT, a konkretnie w art. 106e i 106f. Jakie dane muszą się znaleźć na fakturze zaliczkowej?
- data wystawienia faktury zaliczkowej;
- kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (NIP, REGON lub PESEL w przypadku braku dwóch pierwszych);
- data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
- otrzymana kwota zapłaty;
- kwota podatku wyliczona według wzoru:
- dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności:
- dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności:
- nazwa lub rodzaj towaru lub usługi;
- ilość zamówionych towarów;
- wartość zamówionych towarów lub usług bez kwoty podatku;
- stawka podatku;
- kwota podatku;
- wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku.
Ważne!
Termin wystawienia faktury zaliczkowej powinien pokrywać się z ogólnie przyjętymi zasadami fakturowania – sprzedający ma obowiązek wystawić więc taki dokument nie później, niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania części lub całości zapłaty. Fakturę zaliczkową można także wystawić z wyprzedzeniem, ale nie większym niż 60 dni.
Puste faktury VAT
Wystawianie faktur zaliczkowych z wyprzedzeniem niesie ze sobą jednak pewne ryzyko. Istnieje prawdopodobieństwo, że faktura zaliczkowa wystawiona przez sprzedającego z dużym wyprzedzeniem, nie zostanie opłacona w ustawowym terminie. Takie rozstrzygnięcie jest szczególnie niekorzystne właśnie dla sprzedającego, ponieważ oznacza to, że faktura wystawiona przez niego nie odnosi się do faktycznej transakcji, przez co zostanie sklasyfikowana jako tzw. “pusta faktura”.
Puste faktury VAT nie powinny znaleźć się w deklaracji JPK (a jednocześnie przedsiębiorca ma obowiązek ująć każdą wystawioną fakturę zaliczkową w deklaracji). Wspomina o tym art. 88 ust. 3a pkt. 4 lit. a) ustawy o VAT.
PRZYKŁAD
Pan Leon wystawił kontrahentowi fakturę zaliczkową 11 października i ujął ją w deklaracji JPK_V7 za dany okres rozliczeniowy. Minęło jednak 60 dni, a wpłata zaliczki wciąż nie została dokonana. Od tej pory faktura kwalifikuje się jako pusta faktura, ponieważ nie odnosi się do zawartej transakcji – zachodzi więc podejrzenie, że kupujący mógł niesłusznie odliczyć podatek VAT od tej transakcji. Rozwiązaniem dla pana Leona jest natychmiastowe wycofanie faktury zaliczkowej z obrotu, gdy tylko upłynie ustawowe 60 dni, które kupujący ma na płatność. Jeżeli tego nie zrobi, naraża się na konsekwencje karno-skarbowe.
Za wystawianie pustych faktur VAT grożą przedsiębiorcy konsekwencje wyszczególnione w Kodeksie karnym skarbowym, a konkretnie w art. 56 § 1:
Podatnik, który składając organowi podatkowemu lub płatnikowi deklarację lub oświadczenie, podaje nieprawdę lub zataja prawdę albo nie dopełnia obowiązku zawiadomienia o zmianie objętych nimi danych, przez co naraża Skarb Państwa lub jednostkę samorządu terytorialnego na uszczuplenie podatku, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom jednocześnie.
W dalszej kolejności ustawa określa dodatkowe warunki, które uwzględniają małą wartość uszczuplonego podatku (wówczas przedsiębiorcy grozi jedynie kara grzywny w wysokości do 720 stawek dziennych) lub nawet kwotę nieprzekraczającą ustawowego progu (w takim przypadku najwyższą konsekwencję może stanowić kara grzywny za wykroczenie skarbowe).
Sprzedający powinien więc pamiętać, że jeżeli kupujący wycofa się z transakcji lub z innego powodu nie zapłaci przed upływem 60 dni, należy fakturę zaliczkową natychmiast wycofać z obiegu.
Jak rozliczyć fakturę zaliczkową?
Załóżmy jednak, że wszystko poszło gładko – wystawiliśmy fakturę zaliczkową, a kontrahent wywiązał się z obietnicy. W takim układzie warto pamiętać, że fakturę zaliczkową księguje się jedynie do VAT – po wystawieniu faktury zaliczkowej i otrzymaniu zaliczki na konto firmowe, nie ma potrzeby odprowadzania podatku PIT. Obowiązek zapłacenia podatku dochodowego za tę transakcję pojawi się dopiero po wystawieniu faktury końcowej, czyli dokumentu, który niejako uzupełnia fakturę zaliczkową.
Ważne!
Taka sytuacja, jak opisana powyżej, zachodzi jedynie, gdy faktura zaliczkowa obejmuje tylko część zapłaty za wykonanie usługi lub dostawę towarów.
Kupujący powinien zwrócić także uwagę na moment rozliczenia faktury zaliczkowej – zwłaszcza, jeżeli otrzymał fakturę zaliczkową przed dokonaniem wpłaty. Samo otrzymanie faktury zaliczkowej nie powoduje powstania obowiązku podatkowego na gruncie VAT – dopiero dokonanie płatności części lub całości kwoty pozwala kupującemu odliczyć podatek VAT. Należy zwrócić na to szczególną uwagę, jeżeli sprzedający wystawił fakturę zaliczkową pod koniec danego okresu rozliczeniowego, a wpłata zaliczki następuje już w kolejnym okresie.
Faktura końcowa do faktury zaliczkowej
W większości przypadków wystawienie faktury zaliczkowej nie kończy sprawy – konieczne jest także wystawienie faktury końcowej do faktury zaliczkowej. Co powinieneś wiedzieć o fakturze końcowej?
Kiedy wystawia się fakturę końcową?
Fakturę końcową wystawiamy wówczas, gdy faktura zaliczkowa uwzględniała jedynie część kwoty do zapłaty za dostarczony towar lub wykonaną usługę. Jeżeli więc na przykład fakturę zaliczkową wystawiliśmy na 30% umówionej kwoty (i taką wpłatę otrzymaliśmy na konto firmowe), na fakturze końcowej powinno widnieć brakujące 70% wartości usługi lub towaru.
Jak zaksięgować fakturę końcową do faktury zaliczkowej?
Jak wspominaliśmy wcześniej, wystawienie faktury zaliczkowej powoduje powstanie obowiązku podatkowego – chodzi jednak tylko o podatek VAT. Podatek dochodowy należy odprowadzić dopiero po wystawieniu faktury końcowej.
PRZYKŁAD
Pani Maja wystawiła fakturę zaliczkową na kwotę 3 000 zł netto. Stanowi to 30% wartości usługi. Od swojego kontrahenta otrzymała zaliczkę w wysokości 3 690 zł. Następnie przedsiębiorczyni księguje fakturę zaliczkową w JPK_V7 i odprowadza od niej podatek VAT, czyli 690 zł. Po wykonaniu usługi pani Maja wystawia kolejny dokument – fakturę końcową. Widnieje na niej kwota 7 000 zł netto (czyli brakujące 70% kwoty). Kupujący płaci 8 610 zł, a pani Maja zobowiązana jest w danym okresie rozliczeniowym odprowadzić 1 610 zł podatku VAT oraz 1 900 zł podatku dochodowego (ponieważ jest na podatku liniowym).
Kiedy faktura końcowa nie jest konieczna?
Zdarzają się także sytuacje, w których sprzedający wystawia fakturę zaliczkową uwzględniającą 100% kwoty do zapłaty. Taki dokument nazywany jest fakturą zaliczkowo-końcową. Po wystawieniu faktury zaliczkowo-końcowej nie ma potrzeby wystawiania osobnej faktury końcowej (ponieważ całość kosztów została już uwzględniona), jednak należy wówczas zaksięgować płatność zarówno w podatku od towarów i usług, jak i w podatku dochodowym.
