Zaliczka a zadatek – różnice. Co jest zwrotne, a co przepada?

Dodane: 15 lipca 2020

Praca na własny rachunek, wykonywanie produktów na zamówienie, wynajmowanie pokoju w popularnym, choć niewielkim pensjonacie – to wszystko sytuacje, w których znajomość takich pojęć, jak zaliczka czy zadatek może się okazać wiedzą elementarną. Dlaczego?
 
Wielu freelancerów przestrzega młodsze koleżanki i kolegów po fachu przed nieuczciwymi kontrahentami. Sprzedawcy nawiązujący często współpracę z nowymi klientami poszukują sposobów na zabezpieczenie się przed wysłaniem towaru o wysokiej wartości niesprawdzonym podmiotom. Z kolei właściciele popularnych miejsc noclegowych czy sal bankietowych korzystają z zaliczki lub zadatku, by zniwelować ryzyko poniesienia strat przez rezygnację klienta z noclegu czy przyjęcia “na ostatnią chwilę”.
 
Czym więc są te formy zabezpieczeń? W terminologii finansowej istnieje niewiele pojęć, które są mylone ze sobą tak często, jak zaliczka i zadatek. Choć pozornie różnica między zaliczką a zadatkiem nie jest duża, pomylenie jednego z drugim może nieść ze sobą przykre konsekwencje finansowe. Czas rozwiać wątpliwości raz na zawsze!
 

Spis treści:

 

Zaliczka a zadatek

 
Zarówno zadatek, jak i zaliczka dzielą ten sam cel – stanowią one dodatkowe zabezpieczenie usługodawcy lub sprzedawcy. Otrzymanie części wynagrodzenia przed rozpoczęciem pracy jest dowodem zaufania, ale też rodzajem zobowiązania kupującego – wskazuje on w ten sposób, że jego intencją jest doprowadzenie transakcji do szczęśliwego końca.
 
W przypadku, gdy transakcja przebiegnie bez problemów, nie ujawnią się żadne praktyczne różnice dzielące zadatek i zaliczkę. Dopiero gdy któryś z kontrahentów się wycofa lub wymiana nie dojdzie do skutku z innego powodu, znaczenie będzie mieć wybrana na początku forma zabezpieczenia finansowego.
 

Zaliczka – co  to jest?

 
Zaliczka stanowi pewną część kwoty należnej za usługę lub towar. Kupujący wpłaca zaliczkę na konto sprzedającego (wykonawcy) jeszcze przed realizacją transakcji (dostarczeniem towaru lub wykonaniem usługi). Zaliczka jest formą nieuregulowaną w przepisach (w przeciwieństwie do zadatku), co oznacza, że w sytuacjach spornych (na przykład, gdy klient wymaga zwrotu zaliczki) strony będą rozstrzygały sprawę w oparciu o przepisy dot. umów wzajemnych (a konkretnie art. 410 § 2 Kodeksu Cywilnego.
 

PRZYKŁAD 1:


Pan Krzysztof z rodziną zarezerwował tygodniowy pobyt w apartamencie na Mazurach. Właścicielka pensjonatu poprosiła o zaliczkę w wysokości 25% całkowitej kwoty.

Wariant A: pan Krzysztof przyjeżdża w umówionym terminie i wpłaca pozostałe 75% kwoty na miejscu. Transakcja przebiegła więc zgodnie z planem.

Wariant B: Kilka dni przed przyjazdem pan Krzysztof dowiaduje się, że z przyczyn losowych nie będzie mógł skorzystać z wykupionej rezerwacji. Zgłasza więc zaistniałą sytuację właścicielce pensjonatu i prosi o zwrot zaliczki, który należy mu się niezależnie od przyczyn.

 
W tej sytuacji stroną poszkodowaną wydaje się właścicielka pensjonatu – w końcu przygotowała miejsce dla gości, zablokowała rezerwację i prawdopodobnie nie zdąży już znaleźć nikogo chętnego na nocleg w apartamencie, który właśnie się zwolnił. W dużym skrócie oznacza to, że zaliczka będzie bardziej atrakcyjną formą zabezpieczenia dla kupującego – nawet, jeśli transakcja nie dojdzie do skutku, otrzyma on swoje pieniądze z powrotem.
 
Nie oznacza to jednak, że wykonawca zostaje sam. Co jeśli rozpoczął już pracę nad zleceniem dla klienta i w razie jego rezygnacji straci nie tylko potencjalny zysk, ale także pieniądze już wydane na materiały oraz czas przeznaczony na pracę?
 

PRZYKŁAD 2:


Pracownia rękodzielnicza przyjęła zlecenie na wykonanie unikatowej ramy na obraz – zarówno jej kształt, jak i wymiary zostały precyzyjnie określone przez klienta. W trakcie prac kontrahent jednak niespodziewanie się wycofał, pozostawiając artystę z na wpół ukończonym produktem. Następnie zamawiający poprosił o zwrot zaliczki w wysokości 700 zł.
 
W odpowiedzi wykonawca złożył oświadczenie o potrąceniu, w którym wykazał, że poniósł już koszty wynoszące 2000 zł. W związku z tym nie tylko nie musi zwracać zaliczki, ale także może domagać się odszkodowania w wysokości 1300 zł. Sprawa może jednak znaleźć swój finał w sądzie, a wtedy to do wykonawcy należeć będzie obowiązek wykazania strat.

 

Zadatek – definicja

 
Zadatek również stanowi formę zabezpieczenia transakcji, ale cechuje się bardziej precyzyjnie określonymi przepisami dotyczącymi sytuacji spornych (ma tutaj zastosowanie art. 394 Kodeksu Cywilnego). Wróćmy na chwilę do omówionego wcześniej przykładu, tym razem spójrzmy jednak na okoliczności z przeciwnej perspektywy.

PRZYKŁAD 3:


Właścicielka wspomnianego wcześniej pensjonatu – pani Paulina – chcąc skuteczniej zabezpieczyć się na wypadek nagłej rezygnacji z rezerwacji, poprosiła kolejnych klientów o wpłacenie zadatku w wysokości 25% ceny pobytu.

Wariant A, w którym klienci korzystają z rezerwacji, przebiega identycznie jak w poprzednim przykładzie, nie będziemy więc omawiać go drugi raz. Ciekawiej robi się w innych przypadkach.

Wariant B: Pani Paulina otrzymała zadatek, jednak w przeddzień daty spodziewanego przyjazdu goście poinformowali ją, że nie mogą przyjechać na miejsce.

 
W tej sytuacji właścicielka pensjonatu może przedłożyć niedoszłym gościom oświadczenie o odstąpieniu od umowy – to uprawnia ją do zatrzymania zadatku. Dzięki temu nie poniesie całkowitej straty (pokój z pewnością zostałby wynajęty przez kogoś innego, gdyby nie wcześniejsza rezerwacja), a jedynie częściową. Odpowiedzialni za niewykonanie umowy byli w tej sytuacji zamawiający.
 

Wariant C: Dwie przyjaciółki ze studiów planują wyjazd na długi weekend na Mazurach. Zarezerwowały pokój na cztery noclegi, wpłaciły zadatek wynoszący ⅓ kwoty całego pobytu. Kiedy już szykują się do wyjazdu, otrzymują informację o tym, że ich rezerwacja nie zostanie zrealizowana – właścicielka pensjonatu musi pilnie wyjechać, a interes prowadzi sama.

 
W takich okolicznościach osoby rezerwujące mogą żądać zwrotu dwukrotności zadatku. W tym celu konieczne będzie złożenie oświadczenia o odstąpieniu od umowy. Dokładnie tak samo, jak w wariancie B – obowiązek ten należy do strony, która chce otrzymać zwrot.
 
Odpowiedzialną za niewykonanie umowy była w tej sytuacji wykonawczyni.
 

Wariant D/E: Odmiennie w kontekście zwrotu zadatku rozpatruje się okoliczności, w których umowa nie zostaje wykonana na przykład z powodu tragicznego wypadku lub losowego wydarzenia uniemożliwiającego dokończenie transakcji. Mówimy o sytuacji, w której skutek był taki sam, jak w wariancie C (rezerwacja nie została zrealizowana), jednak przyczyny tego stanu rzeczy były niezależne ani od wykonawcy, ani od zamawiającego. W takiej sytuacji zadatek jest zwracany, jednak nie ma obowiązku podwajania zwracanej kwoty.

 
Tak samo traktuje się sytuację, w której obie strony rozwiązują umowę (na przykład na mocy porozumienia) – wtedy również wystarczy zwrot pełnej kwoty zadatku.
 
Zaliczka i zadatek - co przepada, a co jest zwracane?
 

Odstąpienie od umowy

 
Nie trzeba się dłużej zastanawiać czy zaliczka jest zwrotna ani czy zadatek podlega zwrotowi – zwrot dotyczy obu tych form zabezpieczeń, jednak zaliczka ma tę przewagę, że nie wymaga do tego sporządzania żadnych dodatkowych dokumentów.
 
Aby zwrot zadatku (w przypadku kupującego) lub zatrzymanie zadatku (jeśli zabiega o nie sprzedający) mogły dojść do skutku, zainteresowana strona powinna przedstawić kontrahentowi oświadczenie o odstąpieniu od umowy, na przykład na piśmie. Odstąpienie od umowy nie wymaga korzystania z żadnego specjalnego wzoru, w zupełności wystarczy jedno zdanie:

Oświadczam, że zgodnie z art. 394 § 2 Kodeksu Cywilnego odstępuję od umowy [numer umowy] zawartej [data zawarcia umowy] dotyczącej zakupu towaru/wykonania usługi [krótki opis rzeczy lub usługi] z powodu [wskazanie przyczyny].

Dokument należy oczywiście podpisać oraz opatrzyć datą. Dla pewności można w oświadczeniu zawrzeć informację o chęci zatrzymania zadatku lub otrzymania jego zwrotu.
 
Mamy nadzieję, że dzięki temu krótkiemu poradnikowi rozróżnienie zadatku i zaliczki nie będzie stanowiło większego problemu, co pomoże w przyszłości ustrzec się niejasnych sytuacji i lepiej przygotować się na wypadek niedokończonej transakcji.
 
 
Czytaj także:
Po co przedsiębiorcy weksel in blanco?
Ugoda z dłużnikiem – czemu służy i jak ją zawrzeć?

Potrzebujesz Rady?

Zobacz naszą ofertę

Zobacz pozostałe porady

pozabankowe kredyty i pożyczki dla firm

Pozabankowe pożyczki i kredyty dla firm

Nie chcesz lub nie możesz wziąć kredytu/pożyczki na firmę? Poznaj finansowanie zakupów - alternatywę od PragmaGO® i przekonaj się, jakie ma przewagi nad standardowymi formami finansowania.

Czytaj więcej
Certyfikat rezydencji podatkowej

Certyfikat rezydencji podatkowej – czym jest i jak go uzyskać?

Dowiedz się, czym jest certyfikat rezydencji podatkowej i jakie dane powinien zawierać. Czy każda firma musi taki certyfikat posiadać? Wszystko na temat certyfikatu rezydencji podatkowej.

Czytaj więcej
BIK a BIG istotne różnice

BIK a BIG – czym się różnią?

BIK, czyli Biuro Informacji Kredytowej i BIG, czyli Biuro Informacji Gospodarczej - dowiedz się czy instytucje te są do siebie podobne, jakie dane można w nich sprawdzić i komu te informacje mogą się przydać.

Czytaj więcej

Widzimy, że chciałbyś sfinansować swoje zakupy firmowe!

Dowiedz się więcej o naszej wyjątkowej ofercie odroczonej płatności!

Widzimy, że zainteresował Cię faktoring powtarzalny!

Dowiedz się więcej o naszej wyjątkowej ofercie faktoringu online!

Widzimy, że chciałbyś zamienić fakturę na gotówkę!

Dowiedz się więcej o naszej wyjątkowej ofercie finansowania faktur!