Kiedy i jak wystawić duplikat faktury?
W art. 106l ust. 1 ustawy o VAT wspomniane są dwie okoliczności, w których należy wystawić duplikat faktury VAT: mowa o przypadkach zaginięcia lub zniszczenia dokumentu. Ten sam artykuł ustawy precyzuje także, kto i na czyj wniosek może wystawić duplikat.
Ważne!
W przypadku zagubienia lub zniszczenia faktury VAT, wystawienie jej duplikatu jest obligatoryjne – przedsiębiorcy zobowiązani są do przechowywania dokumentów tego rodzaju aż do momentu wygaśnięcia zobowiązania podatkowego.
Okres przechowywania dokumentów księgowych trwa pięć lat, licząc od końca roku, w którym kończy się termin płatności podatku.
Przypadki opisane w ustawie
W pierwszym przypadku podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia może wystawić fakturę na wniosek nabywcy. Dane na duplikacie faktury muszą być zgodne z informacjami zawartymi w oryginalnej fakturze będącej w posiadaniu podatnika lub nabywcy.
Może się także zdarzyć sytuacja, w której to nabywca wystawia duplikat faktury VAT na wniosek podatnika (szerzej opisane w art. 106k oraz 106d ustawy o VAT). Wówczas również konieczne jest zachowanie pełnej zgodności danych z informacjami zawartymi w drugim egzemplarzu faktury, będącym w posiadaniu nabywcy lub podatnika.
Trzeci przypadek wyszczególniony w art. 106l ustawy o VAT to sytuacja, w której konieczne jest wystawienie faktury dokumentującej dostawę towarów, z tytułu której na dłużniku ciąży obowiązek podatkowy. Fakturę taką mogą wystawić organy egzekucyjne oraz komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne – także one wystawiają duplikat na wniosek nabywcy lub dłużnika. Pozostałe warunki pozostają takie same.
Ważne!
Jedynie oryginalny wystawca może wygenerować obowiązujący duplikat faktury VAT. Nawet jeśli posiadamy skan zgubionej faktury lub plik PDF (nie fakturę elektroniczną), konieczne będzie ponowne wystawienie dokumentu.
Jak wystawić duplikat faktury VAT?
Podczas wystawiania duplikatu faktury należy pamiętać o tym, by spełniał on kilka warunków:
- słowo “DUPLIKAT” musi widnieć na nowo wystawionej fakturze – zazwyczaj wystarczy zaznaczyć odpowiednią opcję w programie, aby w wydruku został uwzględniony wymagany napis;
- na duplikacie powinna znaleźć się data jego wystawienia;
- pozostałe dane na fakturze muszą w stu procentach pokrywać się z informacjami w oryginale.
Ważne!
Duplikat faktury posiada tę samą moc prawną, co oryginał. Poświadcza o dokonaniu transakcji oraz można na jego podstawie odliczyć podatek dochodowy.
Jak zaksięgować duplikat faktury?
Duplikat faktury, która nie dotarła do podatnika
Samo wystawienie lub otrzymanie duplikatu faktury VAT to nie koniec – zdarzają się sytuacje, w których dokument nie dotrze nawet do adresata – na przykład ulegnie zniszczeniu w transporcie lub zaginęła gdzieś po drodze. W takim układzie wystawiony później duplikat staje się de facto oryginałem i należy zaksięgować go zgodnie z datą, którą oznaczony jest duplikat. Nabywca nie może zatem odliczyć sobie podatku od zakupionego towaru do momentu otrzymania duplikatu faktury VAT.
Duplikat faktury na przełomie roku
Jak zaksięgować fakturę, która dotrze do nabywcy po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym miała miejsce transakcja? Jeżeli przedsiębiorca zakupi towar lub usługę w grudniu 2019, a duplikat faktury otrzyma w kwietniu 2020, powinien zaksięgować powstały koszt w grudniu. Jeśli zdążył już złożyć zeznanie podatkowe za poprzedni rok, będzie musiał dokonać korekty deklaracji. Podatek VAT z kolei powinien rozliczyć za miesiąc, w którym otrzymał duplikat (w tym przypadku kwiecień 2020).
Duplikat faktury zaginionej po jej otrzymaniu
Nie zawsze wystawienie lub otrzymanie duplikatu faktury VAT idzie w parze z koniecznością wprowadzania jakichkolwiek zmian w księgowaniu.
Przykładem może być sytuacja, w której nabywca występuje z prośbą o wystawienie duplikatu faktury do oryginalnego wystawcy. W takim przypadku duplikat można podpiąć pod pierwotną fakturę. Nie wymaga to podejmowania działań księgowych u żadnego z zaangażowanych w transakcję podmiotów – faktura została bowiem zaksięgowana już wcześniej, a jedyną rolą duplikatu jest poświadczenie tego stanu rzeczy.
Podsumujmy. Aby móc odliczyć podatek, należy spełnić trzy warunki:
- obowiązek podatkowy wobec zakupionych towarów lub usług musi powstać;
- musi dojść do faktycznego zakupu;
- podatnik musi posiadać fakturę VAT dotyczącą zawartej transakcji.
Duplikat faktury a termin płatności
Z opisanych powyżej zasad mogą wyniknąć sytuacje, w których rozliczenie faktury w terminie będzie utrudnione.
PRZYKŁAD
Pani Wiktoria, która prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, nie otrzymała faktury VAT przy zakupie towarów do sklepu. Zwróciła się do hurtowni z prośbą o przesłanie dokumentu, jednak jej e-mail został przeoczony przez pracowników hurtowni. Po ponownym wysłaniu wiadomości otrzymała duplikat faktury, jednak termin płatności już minął.
W takiej sytuacji – o ile strony nie uzgodniły między sobą inaczej, na przykład poprzez stworzenie regulaminu dla transakcji – pani Wiktorii pozostaje jak najszybsze uregulowanie płatności. Jeśli jednak z jakiegoś powodu nie jest w stanie zapłacić w tym momencie, powinna poprosić o wydłużenie terminu płatności, najlepiej w formie pisemnej (w zupełności wystarczy e-mail). Jeśli kontrahent wyrazi zgodę na przedłużenie terminu (również drogą mailową), będzie to wystarczający dowód w przypadku ewentualnych sporów.
Ważne!
Na duplikacie faktury VAT nie ma możliwości zmiany terminu płatności – tego typu sytuacje należy rozwiązać poza dokumentem, na przykład w sposób podany powyżej.
