Faktura proforma a faktura VAT

Wśród wielu typów dokumentów, które wystawiają przedsiębiorcy, zdecydowanie najpopularniejsza jest faktura VAT. To właśnie na podstawie wystawionych faktur oblicza się należny podatek. W handlu stosuje się również inne rodzaje faktur, na przykład faktury pro forma – te, dla odmiany, nie stanowią podstawy opodatkowania, ponieważ nie funkcjonują w polskim prawie jako dokumenty księgowe.

W tym artykule odpowiemy na pytania:

Co to jest faktura VAT?

To podstawowy dokument księgowy, potwierdzający zawarcie transakcji pomiędzy wymienionymi w jego treści stronami. Faktura VAT jest wiążąca zarówno dla nabywcy towaru lub usługi, jak i dla sprzedającego (świadczącego usługę). Ten pierwszy zobowiązany jest do uiszczenia opłaty w kwocie wskazanej na fakturze, drugi zaś do odprowadzenia należnego podatku.

Faktura VAT – informacje w treści

Poprawnie sporządzona faktura VAT musi zawierać następujące dane:

• dane wystawiającego fakturę oraz nabywcy towaru (usługi), tj. imię i nazwisko lub nazwę firmy, adres zamieszkania lub siedziby, NIP;
• numer faktury;
• nazwę towaru (usługi), ilość lub liczbę sprzedanego towaru (opis zakresu wykonanej usługi);
• cenę netto, brutto, a także stawki i kwoty podatku VAT (jeżeli dotyczy);
• datę wystawienia dokumentu lub dostawy towaru (wykonania usługi);
• termin płatności.

WAŻNE!

Fakturę VAT wystawia się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach – po jednym dla każdej ze stron. Nie ma potrzeby oznaczania któregokolwiek z nich jako oryginału lub kopii – oba są równoważne.

WAŻNE!

Zgodnie z obowiązującymi przepisami nie ma potrzeby oznaczania faktury VAT tytułem “Faktura VAT”, wystarczy samo słowo “Faktura”. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, by użyć starego sposobu (na przykład w celu uniknięcia ewentualnych nieporozumień).

Sprawdź także!
Czym jest i jak wygląda faktura uproszczona?
Duplikat faktury – czym jest i jak go wystawić?
Rodzaje faktur w obrocie gospodarczym

Faktura pro forma a faktura VAT

Z pozoru różnic pomiędzy tymi dwoma rodzajami dokumentów nie znajdziemy zbyt wiele – zestaw danych na fakturze pro forma jest dokładnie taki sam, jak na fakturze VAT.

Właściwe oznaczenie

Kluczowym elementem pozwalającym odróżnić te dwa rodzaje dokumentów na pierwszy rzut oka, jest tytuł – “Faktura pro forma”. Oznaczenie w ten sposób faktury sprawia, że nie zostanie ona potraktowana w żadnym wypadku jako faktura VAT.

Faktura pro forma a podatek VAT

Faktura VAT jest dokumentem księgowym, pro forma z kolei to dokument handlowy lub informacyjny. Z tego względu nie jest traktowany przez organy podatkowe jak faktura, a co za tym idzie, nie powoduje powstania obowiązku podatkowego ani nie obliguje kupującego do uiszczenia należności.

Cel faktury pro forma

W związku z powyżej wymienionymi różnicami pomiędzy fakturą VAT a fakturą pro forma, można zadawać sobie pytanie: jaki właściwie jest cel wystawiania tej drugiej?

W niektórych przypadkach fakturę pro forma traktuje się jako skonkretyzowaną ofertę handlową. W takiej sytuacji sprzedający wystawia dokument pro forma, aby przedstawić potencjalnemu nabywcy zakres usług czy wartość towarów.

Jeżeli kontrahent po otrzymaniu faktury pro forma dokona płatności części lub całości kwoty widniejącej na fakturze, wyraża w ten sposób wolę zawarcia umowy handlowej (zapłata będzie potraktowana jako zaakceptowanie oferty).

WAŻNE!

Fakturę pro forma może być traktowana jako oferta handlowa dopiero po tym, jak klient ureguluje należność zgodnie z kwotą widniejącą na fakturze – może to być zaliczka lub pełna kwota.

Wystawienie faktury pro forma może być także sposobem na zawarcie wszystkich najważniejszych informacji dotyczących potencjalnej transakcji w jednym miejscu. Klient po otrzymaniu takiej faktury będzie mógł ocenić zakres usługi lub listę produktów, sprawdzić sposób i stawki opodatkowania, a także porównać koszty z ofertami konkurencji.

Gdyby jednak zdarzyło się tak, że kontrahent wycofa się, nikt nie ponosi konsekwencji, a jedyną realną stratą jest… strata czasu poświęconego na przygotowanie oferty w formie faktury pro forma. Dla porównania: w przypadku wycofania się kontrahenta już po wystawieniu faktury VAT, konieczne jest skorygowanie dokumentu – dlatego tak istotne jest, by fakturę VAT wystawiać dopiero po otrzymaniu należności lub korzystać także z faktur zaliczkowych. Nie wyeliminuje to problemu, ale może znacząco ograniczyć jego występowanie.

Czytaj także:
Terminy wystawiania faktur
Konsekwencje niezapłaconej faktury
Jak wykorzystać przeterminowane faktury i poprawić płynność finansową?