VAT należny i naliczony – definicje
Zacznijmy od wyjaśnienia tych dwóch terminów:
1. Podatek należny – kwota podatku, jaka powinna trafić do Skarbu Państwa w wyniku sprzedaży towarów i usług. Jak obliczyć podatek należny? Kwotę netto sprzedanych towarów należy pomnożyć przez odpowiednią stawkę podatkową (w większości przypadków wynosi ona 23%).
PRZYKŁAD
Jeżeli – jako przedsiębiorca – dokonasz sprzedaży towarów na kwotę 20 000 zł netto, a stawka podatkowa to 23%, podatek należny wynosi 4 600 zł. Łatwo to obliczyć podstawiając do poniższego wzoru:
2. Podatek naliczony – osoby prowadzące działalność gospodarczą oraz będące jednocześnie czynnymi podatnikami VAT mają możliwość zmniejszenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony. Podatek naliczony wynika z towarów i usług zakupionych przez przedsiębiorcę w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Kwota podatku naliczonego może być wypadkową wielu czynników. Jednym z nich (najpopularniejszym) jest podatek zapłacony przez przedsiębiorcę w związku z zakupami na firmę (każdy produkt czy usługa zawierają w sobie podatek VAT). Jeżeli jednak przedsiębiorca chce w ten sposób zmniejszyć kwotę podatku VAT do zapłaty, powinien potwierdzić zakupy fakturą lub innym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji.
Inną możliwością zmniejszenia podatku VAT jest import towarów. Kwota naliczonego podatku to wypadkowa prostego równania: od kwoty podatku należnej z tytułu krajowej dostawy towarów odejmujemy podatek z tytułu importu towarów. W takim przypadku do potwierdzenia potrzebna będzie deklaracja importowa lub dokument celny.
Do podatku naliczonego możemy zaliczyć również zryczałtowany zwrot podatku z tytułu nabycia produktów rolnych związanych z dostawą opodatkowaną, kwotę podatku należnego wynikającego z wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, a także świadczenia usług, dla których podatnikiem jest (odpowiednio) ich nabywca lub usługobiorca.
Nie zawsze jednak przedsiębiorca będzie mógł odliczyć podatek VAT. Dowiedz się, w jakich warunkach możesz zmniejszyć kwotę podatku VAT do zapłaty.
Kiedy odliczenie podatku VAT jest możliwe?
Po pierwsze: przedsiębiorca może zmniejszyć podatek VAT należny tylko w sytuacji, gdy jest aktywnym (czynnym) podatnikiem VAT. Jeżeli więc firma nie odprowadza VAT-u, z oczywistych względów nie może go również zmniejszyć. Podobnie jest w przypadku, gdy podmiot został zwolniony z podatku VAT lub nie prowadzi działalności gospodarczej.
Po drugie: przedsiębiorca nie może odliczyć podatku VAT, jeżeli zakup, którego dokonał, nie jest związany bezpośrednio lub pośrednio z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jeżeli masz wątpliwości co do tego, czy możesz zakwalifikować rzecz lub usługę jako związane z działalnością gospodarczą, zapytaj księgowego lub skorzystaj z formularza ORD-IN lub ORD-WS na stronie Ministerstwa Finansów, aby uzyskać indywidualną interpretację podatkową. Pamiętaj jednak, że Dyrektor Izby Skarbowej, do której złożysz wniosek ma na odpowiedź aż 90 dni.
Po trzecie: w art. 88 Ustawy o podatku od towarów i usług wymienione są rodzaje usług i towarów, które nie mogą być podstawą obniżenia kwoty podatku VAT – należą do nich na przykład usługi noclegowe i gastronomiczne, choć z pewnymi wyjątkami.
Podatek VAT naliczony i należny na przykładzie
Pani Emilia prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą – naprawia sprzęty elektroniczne. W poprzednim miesiącu dokonała sprzedaży usług na łączną kwotę 14 150 zł netto. Podatek VAT należny w tym przypadku wynosi 3 254,5 zł (kwotę netto pomnożyliśmy przez stawkę podatku wynoszącą 23%).
W tym samym miesiącu pani Emilia dokonała zakupu maszyny pomiarowej niezbędnej do prowadzenia działalności, a także wielu preparatów oraz niewielkiego zestawu narzędzi. Łączna kwota zakupów wyniosła 7 900 zł netto (1 817 zł VAT-u).
Aby obliczyć kwotę podatku do zapłaty, pani Emilia musi od VAT-u należnego odjąć kwotę podatku VAT naliczonego: 3 254,5 zł – 1 817 = 1 437,5 zł
Pani Emilia odprowadzi więc do Urzędu Skarbowego podatek VAT w wysokości 1 437 zł 50 gr – i będzie musiała to zrobić do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonała zakupów.
Ważne!
Gdyby pani Emilia dokonała zakupów firmowych na kwotę przekraczającą sprzedaż, naliczony podatek VAT byłby wyższy niż należny, co zaowocowałoby ujemnym wynikiem równania.
W takiej sytuacji nadwyżka VATu naliczonego nad należnym może zostać przeniesiona na kolejny okres rozliczeniowy, co oznacza, że pani Emilia zapłaci niższy podatek VAT także w kolejnym miesiącu lub kwartale.
Termin odliczenia podatku VAT
Warto wiedzieć, kiedy należy dokonać odliczenia podatku VAT, aby nie przegapić możliwości obniżenia podatku do zapłaty. Zegar zaczyna odmierzać czas w momencie otrzymania faktury. Jeżeli więc zakupisz produkt lub usługę na potrzeby firmowe i dowiesz się o wystawieniu faktury, to wydarzenie nie ma wpływu na termin odliczenia podatku.
Możesz to zrobić dopiero od momentu, w którym fakturę otrzymasz, przez dwa lub trzy kolejne okresy rozliczeniowe: trzy, jeżeli korzystasz z rozliczenia miesięcznego lub dwa, jeżeli rozliczasz VAT kwartalnie.
PRZYKŁAD
Pani Emilia rozlicza VAT co miesiąc. Wspomnianą wcześniej maszynę zakupiła 29 kwietnia, zaś fakturę otrzymała 1 maja. Oznacza to, że może odliczyć podatek VAT w maju (obecny okres rozliczeniowy), czerwcu, lipcu lub sierpniu (trzy kolejne).
