Jak sprawdzić czy firma jest zarejestrowana?

Agresywna optymalizacja podatkowa i konkurencja podatkowa pomiędzy jurysdykcjami to dwa problemy, którym zaradzić ma wprowadzenie globalnego podatku minimalnego na terenie całej Unii Europejskiej. Choć termin uruchomienia nowych przepisów w Polsce minął wraz z końcem 2023 r., przepisy wciąż nie są gotowe. Obecnie najbardziej prawdopodobnym momentem wdrożenia globalnego podatku minimalnego jest styczeń 2025 r. Kto zapłaci więcej?
Spis treści:

Czym ryzykujesz, współpracując “w ciemno”?


Możesz mieć sporo szczęścia i od razu trafić na uczciwego, solidnego i terminowego kontrahenta, z którym współpraca będzie czystą przyjemnością. Nie ma sensu jednak zdawać się na łut szczęścia, jeżeli masz możliwość zweryfikowania firmy, z którą chcesz robić interesy. Zwłaszcza, że niesie to za sobą konkretne ryzyko. Oto, co leży na szali.

Strata pieniędzy i towaru – to właśnie pieniędzmi swojej firmy ryzykujesz najbardziej, gdy zaniedbujesz weryfikację kontrahentów. Nieuczciwy kupujący może próbować przeciągać moment zapłaty za odebrany towar, narażając Twoją firmę na straty. Przestępcy, podając się za firmę transportową, mogą próbować ukraść powierzony im towar. Opisywana sytuacja może się wydawać mało prawdopodobna, ale nie znaczy to, że na pewno się nie wydarzy.

Strata czasu – nawet, jeśli odzyskasz pieniądze i towar, nawet jeśli uda się schwytać przestępców, a Twoja firma była ubezpieczona, stracisz mnóstwo czasu na wyjaśnienie sytuacji i dochodzenie swoich praw. A, jak wszyscy wiemy, czas to pieniądz.

Odpowiedzialność podatkowa nabywcy – to dość specyficzny przypadek w polskim prawie. Art. 105a ust. 1 ustawy o VAT mówi o tym, że VAT-owiec, który zakupił towar objęty zał. nr 15 do ustawy o VAT, odpowiada solidarnie wraz z podmiotem dokonującym dostawy zamówionych towarów za jego zaległości podatkowe, w części podatku proporcjonalnie przypadającej na dostawę dokonaną na jego rzecz w sytuacji, w której podatnik wiedział lub miał uzasadnione podstawy, aby przypuszczać, że cała kwota podatku przypadająca na dokonaną dostawę lub jej część nie zostanie wpłacona na rachunek urzędu skarbowego

Przepis ten zakłada, że może się to wydarzyć, jeśli warunki i okoliczności towarzyszące dostawie ww. towarów odbiegają od typowych dla obrotu tymi towarami (np. gdy cena była wyraźnie niższa niż cena rynkowa).

Wspomniany załącznik nr 15 do ustawy o VAT obejmuje bardzo szeroki zakres towarów i usług. Wśród nich znajdziemy m.in.: węgiel kamienny i brunatny, rury i łączniki rur przewodowych, złoto, srebro, metale nieszlachetne, komputery, dyski twarde HDD i SSD, konsole do gier i dużą część elektroniki, ale także paliwa, surowce wtórne czy roboty budowlane.

Jak dochować należytej staranności?


Weryfikujemy więc kontrahentów po to, by uniknąć nieprzyjemności, upewnić się, że robimy interesy z godnymi zaufania firmami i dochowujemy należytej staranności, dla której weryfikacja jest jednym z najistotniejszych kryteriów. Mówi o tym dokument wydany przez Ministerstwo Finansów w 2018 r. 

Mowa o “Metodyce w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych”. W dwunastostronicowym dokumencie czytamy m.in.: o:

  • konieczności sprawdzania firm, z którymi chcemy rozpocząć współpracę w KRS i CEIDG, 
  • weryfikacji statusu podmiotu VAT w Portalu Podatkowym,
  • sprawdzeniu, czy podmiot figuruje w wykazie KAS, dotyczącym wykreślenia z VAT,
  • upewnieniu się, czy podmiot posiada wymagane koncesje i zezwolenia dotyczące towarów, które ma dostarczyć,
  • weryfikacji, czy osoby zawierające umowę lub dokonujące transakcji posiadają umocowanie do działania w imieniu kontrahenta (np. pełnomocnictwo).

Powyższa lista – zgodnie z “Metodyką…” nie jest zamknięta. Autorzy dokumentu wskazują, że w danej transakcji mogą wystąpić bliżej niesprecyzowane okoliczności wskazujące na istnienie ryzyka udziału w oszustwie, które podatnik również powinien wziąć pod uwagę.

Inne ważne elementy, które warto sprawdzić przed rozpoczęciem współpracy z kontrahentem:

  • Miejsce prowadzenia działalności – istotne jest nie tylko to, czy firma posiada prawdziwy adres, ale też czy miejsce prowadzenia działalności jest właściwe dla rodzaju i wielkości biznesu.
  • Tożsamość kontrahenta lub jego reprezentantów – to istotne zwłaszcza, gdy nie masz możliwości spotkać się z kontrahentem twarzą w twarz. Zweryfikuj, czy potencjalny kontrahent w ogóle istnieje, zwróć szczególną uwagę na fotografie wygenerowane z pomocą algorytmów sztucznej inteligencji. W miarę możliwości nalegaj na kontakt osobisty, a wszelkie ślady korespondencji zachowuj.
  • Ubezpieczenia i umowy – jeżeli istnieje taka możliwość, sprawdź polisy ubezpieczeniowe kontrahenta (np. gdy ma dostarczyć towar na Twoje zlecenie), a także umowy najmu lub leasingu pojazdów, magazynów, biur itp., jeśli są powiązane z transakcją.

Zweryfikuj, czy firma jest zarejestrowana, w wyszukiwarce CEIDG


Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej zawiera podstawowe informacje o jednoosobowych działalnościach gospodarczych i spółkach cywilnych. Aby sprawdzić, czy firma, z którą masz zamiar rozpocząć współpracę, widnieje w CEIDG, wystarczy dysponować choć jedną podstawową daną na jej temat. W tym celu nada się NIP, numer REGON, a nawet imię i nazwisko właściciela firmy.

W CEIDG dostępne są szczegółowe informacje na temat każdej działalności gospodarczej. Znajdziesz tam między innymi:

  • imię i nazwisko właściciela przedsiębiorstwa,
  • nazwa firmy,
  • NIP,
  • numer REGON,
  • aktualny status firmy (aktywna lub zawieszona),
  • adres wykonywania działalności,
  • rodzaje wykonywanej działalności zgodne z Polską Klasyfikacją Działalności (PKD),
  • udostępnione dane kontaktowe.

Na co należy zwrócić szczególną uwagę? Sprawdź, jak długo firma działa na rynku, czy wciąż jest aktywna oraz czy nie toczy się wobec niej postępowanie upadłościowe lub naprawcze.

Sprawdź kontrahenta w Rejestrze Gospodarki Narodowej (REGON)


W Rejestrze Gospodarki Narodowej znajdziesz większość informacji, które widnieją także w CEIDG, ale pomiędzy tymi dwoma bazami jest też spora różnica: REGON zawiera dane spółek cywilnych, których nie znajdziemy w Centralnej Ewidencji (CEIDG zawiera jedynie informacje dotyczące wspólników spółek cywilnych).

Przeszukaj Krajowy Rejestr Sądowy


Krajowy Rejestr Sądowy to właściwa baza, jeżeli firma, z którą współpracujesz to:

  • spółka jawna,
  • spółka komandytowa,
  • spółka komandytowo-akcyjna,
  • spółka z o.o.,
  • spółka partnerska,
  • spółka akcyjna.

W wyszukiwarce KRS znajdziesz wiele istotnych informacji dotyczących wybranej spółki. Aby wyszukać odpowiedni podmiot, musisz dysponować co najmniej jedną z wymienionych danych: numer NIP, numer REGON, numer KRS, nazwa firmy. Jeżeli nie masz pewności co do żadnej z powyższych informacji, możesz też wyszukać spółki zarejestrowane w danej miejscowości. Wystarczy, że uzupełnisz nazwę województwa, powiatu, gminy i miejscowości, by otrzymać pełną listę.

Na co zwrócić uwagę, czytając wpis w KRS?

Analizując wpis na temat kontrahenta, koniecznie sprawdź, czy nie ma w nim informacji o otwarciu likwidacji. Oznacza ona, że spółka złożyła wniosek o likwidację i wkrótce zaprzestanie działalności. Zweryfikuj także sposób reprezentacji. W tej sekcji znajdziesz osoby, które mają uprawnienia do podpisania umowy z Twoją firmą – członków zarządu oraz prokurentów. Przyjrzyj się także datom złożenia sprawozdań finansowych – uwzględnij obowiązek składania takiego sprawozdania raz w roku. Jeżeli spółka tego nie zrobiła, skonfrontuj tę wiedzę z jej przedstawicielami.

Uważnie sprawdź także, czy wobec spółki nie otwarto postępowania likwidacyjnego. Przyjrzyj się także ewentualnym wzmiankom na temat przekształceń, podziałów, połączeń, postępowań upadłościowych, układowych, naprawczych lub restrukturyzacyjnych. Dobrze też wiedzieć, czy dla spółki nie ustanowiono kuratora.

Sprawdź białą listę podatników VAT


Wykaz podatników VAT to baza, w której zweryfikujesz kontrahenta pod kątem podatku VAT. Aby znaleźć informacje na temat danej firmy, potrzebujesz jej nazwy, numeru NIP, REGON lub numeru konta. Niezwykle istotnym elementem wykazu jest możliwość sprawdzenia statusu na konkretny dzień. Po wpisaniu jednej z wymienionych danych wystarczy zaznaczyć opcję “zmień datę”, by następnie z kalendarza wybrać interesującą nas datę. W ten sposób można łatwo zweryfikować, czy dany podmiot znajdował się w wykazie na przykład w dniu zawarcia transakcji.

Czego jeszcze dowiesz się, sprawdzając wpis na białej liście podatników VAT?

  • Poznasz imię i nazwisko osoby prowadzącej działalność lub nazwę firmy.
  • Sprawdzisz, czy jest obecnie czynnym podatnikiem VAT.
  • Zweryfikujesz datę rejestracji do VAT.
  • Poznasz datę i powód wykreślenia z rejestru.
  • Zweryfikujesz numer rachunku bankowego, na który możesz wpłacić należności.

Dokonanie wpłaty na rachunek spoza wykazu grozi odpowiedzialnością solidarną za zaległości podatkowe kontrahenta. Dotyczy to kwot przekraczających 15 000 zł. Aby dochować należytej staranności, sprawdź kontrahenta na białej liście podatników VAT, a wydruk lub screenshot zawierający potrzebne informacje zachowaj w dokumentacji dotyczącej danej transakcji.

Przeszukaj VAT Information Exchange System (VIES)


Współpraca z podmiotami zagranicznymi nie oznacza, że nie mamy odpowiednich narzędzi do weryfikacji. VIES to wykaz podatników zarejestrowanych do VAT UE. Dzięki wyszukiwarce sprawdzisz, czy firma, z którą współpracujesz może dokonywać transakcji wewnątrzwspólnotowych – to warunek konieczny do stosowania stawki 0% VAT. 

Czego potrzebujesz, by wyszukać kontrahenta? Wystarczy kraj, w którym zarejestrowana jest firma oraz numer VAT UE.

VIES nie stanowi odrębnej bazy danych – to jedynie wyszukiwarka, która działa w oparciu o wymianę informacji z urzędami skarbowymi krajów członkowskich Unii Europejskiej.

Zapytaj w urzędzie skarbowym


Jeżeli chcesz mieć pewność, że Twój partner biznesowy rozlicza wszystkie podatki prawidłowo, złóż wniosek o wydanie zaświadczenia o statusie podatnika VAT w swoim urzędzie skarbowym. W odpowiedzi otrzymasz zaświadczenie, w którym znajdziesz informacje o:

  • obowiązkowych deklaracjach i dokumentach złożonych przez kontrahenta,
  • obowiązkowych czynnościach zawartych w ww. dokumentach lub deklaracjach,
  • zaległościach podatkowych wynikających z ww. dokumentów lub deklaracji.

Ten sposób zarezerwowany jest dla osób, które już nawiązały współpracę ze sprawdzanym podmiotem. Nie możesz złożyć wniosku o wydanie zaświadczenia potwierdzającego status podatnika VAT, jeżeli nie jesteś stroną transakcji, a jedynie chcesz sprawdzić potencjalnego partnera biznesowego.

Podsumowanie


Weryfikacja kontrahenta, choć bywa czasochłonna i wymaga zaangażowania, może oszczędzić wiele kłopotu całej firmie. Sprawdzony, pewny kontrahent to z kolei większa szansa na szczęśliwą finalizację transakcji i zarobek dla Twojego biznesu. Jest to także jeden z warunków dochowania należytej staranności. 

O tym warto wiedzieć:


  • Jak sprawdzić, czy firma jest zarejestrowana?

    Jak sprawdzić czy firma jest zarejestrowana?


    Zweryfikuj kontrahenta w ogólnodostępnych bazach i sprawdź, czy interesy z nim są bezpieczne!
    Więcej: Jak sprawdzić czy firma jest zarejestrowana?
  • limit transakcji gotówkowych będzie dotyczyć nie tylko przedsiębiorców, ale i konsumentów

    Limit transakcji gotówkowych w 2024 roku – ile wynosi?


    Obecnie limit transakcji gotówkowych dotyczy jedynie transakcji B2B. Już wkrótce jednak kwota limitu znacząco się zmniejszy, a limit zacznie obowiązywać także w transakcjach z konsumentami. Sprawdź listę zmian!
    Więcej: Limit transakcji gotówkowych w 2024 roku – ile wynosi?
  • ubezpieczenie oc firmy

    Ubezpieczenie OC firmy – jakie przynosi korzyści?


    Ubezpieczenie firmy nie zawsze jest obowiązkowe, ale przynosi wiele korzyści. Sprawdź!
    Więcej: Ubezpieczenie OC firmy – jakie przynosi korzyści?

Poznaj naszą bazę biznesowej wiedzy


Zapisz się na Przegląd PRAGMAtyczny!

FINANSE | PODATKI | PRZEDSIĘBIORCZOŚĆ

Nie chcesz przegapić najważniejszych wiadomości ze świata finansów, podatków i przedsiębiorczości? Wypełnij formularz obok i dołącz do czytelników Przeglądu PRAGMAtycznego. Wiadomość od nas otrzymasz tylko raz w miesiącu – nie obawiaj się spamu z naszej strony.