Obowiązki związane z białą listą
Biała lista podatników VAT wymusza na wszystkich podatnikach sprawdzanie kontrahentów przy każdym wykonywanym przelewie na kwotę 15 000 złotych i wyższą. A zatem jeżeli mamy do wysłania przelew o kwocie mieszczącej się w tym zakresie, najpierw musimy zweryfikować, czy firma lub osoba figuruje w elektronicznym wykazie podatników VAT, a następnie porównać jej numer rachunku bankowego z tym, który znajduje się na białej liście.
Ważne
Sprawdzenia każdorazowo należy dokonywać w dniu wykonania przelewu – to właśnie data zlecenia jest wiążąca w razie ewentualnej kontroli. Jeżeli okaże się, że rachunek wskazany różni się od numeru rachunku widniejącego na białej liście VAT, a przedsiębiorca wytłumaczy, że jeszcze kilka dni wcześniej wszystko się zgadzało, taka argumentacja nie spotka się ze zrozumieniem, a przedsiębiorca będzie musiał liczyć się z ryzykiem nałożenia możliwych sankcji.
Jakie informacje znajdziemy na białej liście?
Chcąc upewnić się, że nasz kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT, możemy go sprawdzić: w tym celu musimy odwiedzić oficjalny wykaz podatników VAT – wystarczy, że dysponujemy jego numerem konta, NIP-em, REGON-em, lub po prostu wpiszemy nazwę podmiotu.
W wynikach wyszukiwania znajdziemy takie informacje jak:
- nazwa firmy;
- NIP;
- status podatnika;
- REGON;
- adres;
- numer konta bankowego;
- data rejestracji jako podatnik VAT czynny
oraz, w sytuacji, w której podatnik nie jest już czynnym podatnikiem VAT:
- data wykreślenia rejestracji jako podatnika VAT;
- podstawa prawna wykreślenia.
To oczywiście nie wszystkie informacje, ale najistotniejsze na potrzeby zawierania transakcji i weryfikacji kontrahentów.
Weryfikacja wielu kontrahentów
Takie sprawdzenie firmy w wykazie podatników VAT nie jest czasochłonne, jednak inaczej ma się rzecz, gdy prowadzisz interesy z kilkudziesięcioma, a czasem nawet z kilkoma setkami kontrahentów.
W takiej sytuacji, zamiast sprawdzać ręcznie każdego podatnika, możesz skorzystać z aplikacji online stworzonej przez firmę PragmaGO.tech. Listapodatnikow.pl pozwoli Ci zaimportować listę kontrahentów i sprawdzić ich jednym kliknięciem zarówno na białej liście podatników VAT, jak i w CEIDG oraz bazie VIES.
Co jeszcze możesz zrobić dzięki aplikacji listapodatnikow.pl?
- Wprowadź plik .XLS zawierający numery rachunków bankowych Twoich kontrahentów, a sprawdzisz jednocześnie wszystkie numery;
- Zweryfikuj obecność i dane wielu kontrahentów na białej liście podatników VAT;
- Upewnij się, że w paczce przelewów znajdują się poprawne dane, zanim wyślesz zlecenie do banku;
- Rozszerz funkcje API biznes.gov.pl dzięki dedykowanemu REST API!
Faktoring a biała lista VAT
Zgodnie z przewidywaniami, biała lista podatników ma także duży wpływ na faktoring, a w szczególności na niektóre odmiany tej usługi.
Biała lista podatników a faktoring jawny
Tych przedsiębiorców, którzy korzystają regularnie z faktoringu jawnego, spieszę uspokoić: biała lista podatników nie wpłynęła na ten rodzaj faktoringu, poza tym, że oczywiście przedsiębiorcy powinni sprawdzić numer rachunku, na który wpłacają pieniądze.
Oznacza to, że firma faktoringowa musi sprawdzić faktoranta, zanim wyśle mu pieniądze, natomiast odbiorca (kontrahent, którego faktura jest przedmiotem usługi faktoringu) przed wysłaniem pieniędzy na nowy rachunek bankowy (czyli rachunek faktora) również musi sprawdzić, czy otrzymany numer konta zgadza się z wpisem na białej liście.
Biała lista VAT a faktoring cichy
W tym przypadku zmiany zaszły o wiele dalej, ponieważ istotą faktoringu cichego jest możliwość przeprowadzania transakcji bez wiedzy odbiorcy, a biała lista podatników de facto uniemożliwia rozegranie tego w standardowy sposób. Dlaczego?
W faktoringu cichym (zwanym również niejawnym) firma, która ma fakturę (lub faktury) do zapłaty, nie jest świadoma, że faktura ta została już sfinansowana przez firmę faktoringową – wpłaca pieniądze na wskazany przez wierzyciela numer rachunku bankowego i… od września 2019 roku musi go sprawdzić na białej liście podatników VAT. Jeżeli więc uruchomiono wobec tej faktury usługę faktoringu, na liście nie pojawią się dane wierzyciela, a firmy faktoringowej.
Skoro więc nie jest możliwe dokonanie cesji faktury, tak aby przeprowadzić standardowy niejawny faktoring, a biała lista podatników jest VAT jest właściwą tego przyczyną, to czy faktoring cichy w ogóle jeszcze funkcjonuje?
Tak, choć na innych zasadach.
Jak obecnie działa faktoring cichy?
Obecnie firmy faktoringowe oferują faktoring cichy, w którym faktorant zgłasza faktury do finansowania, faktor wypłaca kwotę zgodnie z ustaleniami, a odbiorca płaci należność nie na rachunek faktora, a na konto swojego wierzyciela. W ten sposób z perspektywy kontrahenta nic się nie zmienia.
W czym więc tkwi różnica? W ustaleniach pomiędzy firmą faktoringową a faktorantem, zgodnie z którymi faktorant zobowiązuje się do spłaty zobowiązania na numer rachunku faktora niezwłocznie po otrzymaniu płatności od swojego kontrahenta.
Także w tym przypadku faktorant może zabezpieczyć się na wypadek opóźnień ze strony kontrahenta lub skorzystać z pomocy firmy faktoringowej na przykład w kontekście windykacji należności.
Najczęściej zadawane pytania
Czym jest biała lista podatników VAT i od kiedy obowiązuje?
Biała lista podatników VAT to elektroniczny wykaz podatników VAT, działający od 1 września 2019 roku. Jego celem jest zwiększenie bezpieczeństwa transakcji i ograniczenie oszustw podatkowych. Aby sprawdzić kontrahenta, należy wprowadzić jego numer konta, NIP, REGON lub nazwę podmiotu. Wyniki wyszukiwania powinny zwrócić następujące dane:
• nazwa firmy,
• NIP,
• REGON,
• status podatnika,
• adres,
• numer rachunku firmowego,
• datę rejestracji jako podatnik VAT czynny,
• datę wykreślenia podatnika z rejestru oraz podstawę prawną – jeżeli dotyczy.
Kiedy trzeba sprawdzać kontrahenta na białej liście VAT?
Weryfikacji na białej liście należy dokonać przy każdym przelewie na kwotę 15 000 zł lub wyższą. Sprawdź, czy kontrahent figuruje w wykazie i porównaj jego numer rachunku z tym widniejącym na liście. Pamiętaj, by sprawdzać w dniu wykonania przelewu, ponieważ to data zlecenia jest wiążąca w razie kontroli. Jeśli wskazany rachunek różni się od numeru z białej listy, przedsiębiorca musi liczyć się z ryzykiem sankcji – tłumaczenie, że dane zgadzały się kilka dni wcześniej, nie jest wystarczające.
Jak biała lista VAT wpływa na faktoring jawny?
Biała lista podatników VAT nie zmieniła zasadniczo faktoringu jawnego. Jedyna kwestia, o której należy pamiętać, to konieczność sprawdzenia numeru rachunku, na który trafiają pieniądze. Firma faktoringowa weryfikuje faktoranta, zanim wypłaci mu środki, a odbiorca faktury przed przelewem na rachunek faktora sprawdza, czy numer konta zgadza się z wpisem na białej liście.
Jak biała lista VAT wpłynęła na faktoring cichy?
W faktoringu cichym (niejawnym) zmiany sięgnęły znacznie dalej niż w przypadku faktoringu jawnego, ponieważ jego istotą jest finansowanie faktury bez wiedzy odbiorcy. Od września 2019 roku odbiorca płacący fakturę na kwotę od 15 000 zł musi sprawdzić rachunek na białej liście – a przy uruchomionym faktoringu pojawiłby się na niej rachunek firmy faktoringowej, a nie wierzyciela. To uniemożliwia przeprowadzenie cesji faktury w standardowy, niejawny sposób i wymusiło zmiany dla faktorów.
Jak obecnie działa faktoring cichy?
W faktoringu cichym:
- faktorant zgłasza faktury do finansowania,
- faktor wypłaca umówioną kwotę,
- odbiorca płaci należność nie na rachunek faktora, lecz na konto swojego wierzyciela.
Z perspektywy odbiorcy nic się więc nie zmienia. Różnica tkwi w ustaleniach między firmą faktoringową a faktorantem: faktorant zobowiązuje się przekazać środki na rachunek faktora niezwłocznie po otrzymaniu płatności od kontrahenta. Może też zabezpieczyć się na wypadek opóźnień lub skorzystać z pomocy faktora np. przy windykacji.
