Co można wrzucić w koszty działalności gospodarczej

Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej i rozliczanie jej na zasadach ogólnych (według skali podatkowej) lub podatkiem liniowym otwiera przed przedsiębiorcą możliwość rozliczania Kosztów Uzyskania Przychodu. Popularne “wrzucanie w koszty” to nic innego jak pomniejszanie przychodu firmy o koszty, czego efektem jest dochód. I to właśnie od tej ostatniej wartości przedsiębiorca musi odprowadzić podatek (nomen omen) dochodowy. W interesie wielu przedsiębiorców znajduje się zatem generowanie kosztów, które z jednej strony pomagają w rozwoju firmy, a z drugiej obniżają wysokość podatku dochodowego do odprowadzenia. Co więcej, jeżeli jesteś aktywnym płatnikiem podatku VAT, towary i usługi zakupione na firmę (oraz podatek VAT, który przy okazji zapłacisz) wpłyną także na kwotę podatku VAT do zapłaty.
Spis treści:

W najlepszym interesie wielu przedsiębiorców jest  generowanie kosztów. Zakupione towary, materiały i usługi pomagają w rozwoju firmy, a poniesione z ich tytułu koszty obniżają wysokość podatku dochodowego do odprowadzenia. Co więcej, jeżeli jesteś aktywnym płatnikiem podatku VAT, towary i usługi zakupione na firmę (oraz podatek, który przy okazji zapłacisz) wpłyną także na ostateczną kwotę do zapłaty.

Czym są koszty uzyskania przychodu?


Koszty uzyskania przychodu to wydatki, jakie ponosi przedsiębiorca na cele prowadzonej działalności. I to właśnie ten element – powiązanie z prowadzoną działalnością gospodarczą – jest najistotniejszy. 

Dla przedsiębiorcy pożądaną sytuacją jest taka, w której generuje wysokie koszty – może je bowiem odliczyć od przychodu, zmniejszając tym samym dochód, od którego odprowadzi następnie podatek PIT. Wzór jest prosty:

Wzór na obliczenie dochodu

Podatnicy rozliczający się skalą podatkową odprowadzają zwykle 12% od dochodu (dopóki nie przekroczą progu 120 000 zł, po którym każdy dochód opodatkowany jest na poziomie 32%), z kolei korzystający z podatku liniowego płacą 19% od uzyskanego dochodu niezależnie od jego wysokości.

Warto jednak wiedzieć, że koszty firmowe mogą zostać skontrolowane przez urząd skarbowy – jego pracownicy ocenią, czy koszty zgłoszone przez przedsiębiorcę jako koszty uzyskania przychodu faktycznie są powiązane z rodzajem prowadzonej działalności. W razie wątpliwości urzędnicy mogą zakwestionować zasadność ujęcia niektórych wydatków w KUP i w związku z tym nałożyć obowiązek uiszczenia niezapłaconego podatku, karę pieniężną, ograniczenia lub nawet pozbawienia wolności. Wszystko zależy od skali uchybień.

PRZYKŁAD

Kosztem uzyskania przychodu dla właściciela restauracji mogą być ubrania, w które zechce wyposażyć personel – kelnerów i kelnerki, osoby pracujące w kuchni czy w recepcji. Jeżeli jednak ubrania te nie są jednolite, w żaden sposób nie wskazują na powiązanie z restauracją (na przykład nie widnieje na nich nigdzie logo ani nazwa restauracji), urzędnicy mogą zakwestionować ujęcie ich w kosztach uzyskania przychodu. W takim układzie przedsiębiorca będzie musiał udowodnić, że ubrania te faktycznie były wykorzystywane w jego lokalu i stanowiły wyposażenie pracowników, a nie zostały zakupione na użytek prywatny – na przykład dla jego rodziny.

W czasach, gdy niemal każdy lokal gastronomiczny prowadzi konta w mediach społecznościowych, udowodnienie zasadności zakupu ubrań dla pracowników powinno być ledwie formalnością. Wystarczy zaprezentować fotografie, na których personel restauracji wykonuje swoje obowiązki, nosząc zakupione uniformy.

Koszty uzyskania przychodu a podatek VAT


Czego nie zaliczymy do kosztów uzyskania przychodu?


Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera, co prawda, katalogu towarów i usług, które mogą zostać zakwalifikowane jako koszt, ale wymienia te, których z pewnością nie należy tak traktować. Należą do nich:

  • odpisy amortyzacyjne dotyczące samochodów osobowych, powyżej wartości 150 000 zł,
  • wydatki na ubezpieczenie auto casco samochodów osobowych w części przekraczającej ubezpieczenie samochodu o wartości 150 000 zł,
  • koszty spłat pożyczek, kredytów i innych zobowiązań,
  • koszty odsetek powstałych wskutek nieterminowej spłaty zobowiązań budżetowych i podatkowych,
  • koszty reprezentacji.

Co można wrzucić w koszty działalności gospodarczej?


Jakie zmiany przyniósł 2023 rok?


Prawo stale ewoluuje, a zmiany nie ominęły kwestii rozliczania kosztów uzyskania przychodu. Od 2023 roku przedsiębiorcy mogą odliczać koszty poniesione w związku ze zwiększaniem kompetencji zawodowych. Odliczą oni więc wydatki za szkolenia i kursy – także te online. 

Od 2024 roku pojawiły się też nowe opcje rozliczania kosztów eksploatacyjnych samochodu firmowego. Teraz osoby prowadzące działalność gospodarczą mogą wybrać rozliczenie ryczałtowe lub rozliczanie na podstawie realnych, udokumentowanych wydatków.

Także w tym roku wprowadzono możliwość ujęcia w kosztach firmowych wydatków na dojazd do pracy czy też miejsca wykonywania obowiązków służbowych.

Koszty uzyskania przychodu związane z siedzibą firmy

Ważne!

Remont i urządzanie biura

Każde biuro musi zostać przygotowane tak, by można było w nim bez przeszkód realizować działania związane z prowadzoną działalnością. Koszty malowania, montażu instalacji elektrycznych czy oświetlenia – żaden z tych kosztów nie wzbudzi wątpliwości urzędników, ponieważ poniesienie ich jest niezbędne do tego, by rozpocząć prowadzenie działalności w danym miejscu.

Podobnie jest z urządzeniem i wyposażeniem biura. Zakup mebli takich jak biurka i fotele biurowe, stoły do sal konferencyjnych czy wyposażenie biurowej kuchni to również wydatki powszechnie uznawane za koszty uzyskania przychodu w firmach, o ile te zatrudniają pracowników. W przypadku, gdy samodzielnie prowadzisz działalność w swoim domu, lepiej nie próbować wrzucać w koszty remontu domowej kuchni czy zakupu sześciu krzeseł. Możesz jednak – pod warunkiem, że przyjmujesz klientów w przydomowym biurze czy gabinecie – zakupić krzesło dla odwiedzających, a nawet wyposażyć poczekalnię, jeżeli taką faktycznie masz.

Jeżeli w pomieszczeniu biurowym wymieniasz drzwi czy okna, także możesz uwzględnić ten koszt – zarówno produktów (okna), jak i usług (demontaż i montaż nowych) w KUP. 

Co więcej, kosztem uzyskania przychodu mogą być elementy dekoracyjne – rośliny doniczkowe, plakaty, obrazy i inne. Warto jednak pamiętać, że nie mogą one nosić charakteru reprezentacyjnego – w praktyce sprowadza się do tego, że nie mogą przedstawiać znacznej wartości. A jaka to znaczna wartość? Żadne przepisy tego nie precyzują. Śmiało można jednak założyć, że plakat z ramą w cenie 300 zł nie wzbudzi wątpliwości urzędników, z kolei oryginalny obraz malowany na płótnie, zakupiony za kwotę 15 000 złotych z pewnością sprowadzi na firmę kontrolę urzędu skarbowego.

Internet i telefon

Działalność gospodarcza w 2024 roku bez dostępu do internetu oraz bez telefonu komórkowego to niespotykany ewenement. W koszty firmy możesz wrzucić nie tylko aparat telefoniczny, ale także comiesięczne rachunki za abonament – oczywiście tylko, jeżeli opłacasz osobny abonament na telefon firmowy. Jeśli chcesz w KUP wrzucić jedyny abonament, jaki posiadasz, urzędnicy z łatwością mogą zakwestionować taki koszt – trudno będzie ich przekonać, że prywatnie w ogóle nie korzystasz z telefonu.

Podobnie jest z Internetem – jeżeli urządzasz biuro w domu, zaliczenie abonamentu do kosztów firmy nie jest dobrym pomysłem. Jeśli jednak posiadasz osobny internet mobilny, z którego korzystasz w podróżach służbowych, jak najbardziej możesz przedstawić to jako koszt uzyskania przychodu – urzędnicy nie będą mieli raczej podstaw do odrzucenia takiej interpretacji.

Komputer i inne urządzenia

Firmowy laptop przyda się do prowadzenia dokumentacji, kontaktu mailowego z klientami, dodawania produktów do sklepu internetowego czy prowadzenia promocji w sieci. W związku z tym nic nie stoi na przeszkodzie, by ująć zakup komputera w kosztach uzyskania przychodu. Panuje tutaj pewna dowolność – możesz zakupić zarówno taniego Ideapada z procesorem Intel Celeron w cenie 2000 zł, jak i MacBooka Pro z chipsetem M2 za 15 000 zł. W obu przypadkach to wciąż komputer, używany do pracy. Ewentualna kontrola nie powinna mieć kłopotu z tym, że firma posiada wyższej klasy sprzęt, umożliwiający realizowanie zadań szybciej i bardziej efektywnie.

Także urządzenia peryferyjne – drukarki, kopiarki, skanery, klawiatury, myszki, monitory, a nawet projektory multimedialne czy telewizory – można wrzucić w koszty firmy. W tych dwóch ostatnich przypadkach jednak warto przemyśleć, w jaki sposób będą wykorzystywane. Jeżeli w małym domowym biurze umieścimy 70-calowy telewizor, który będzie nam służył do oglądania filmów, urzędnicy z pewnością zechcą przyjrzeć się takiemu wydatkowi uważniej.

W koszty uzyskania przychodu zaliczyć możemy także wszystkie sprzęty, które bezpośrednio wiążą się z charakterem prowadzonej działalności. Firma zajmująca się rejestrowaniem wesel i innych imprez okolicznościowych z łatwością uzasadni zakup kamer, aparatów fotograficznych, wszelkiej maści lamp doświetlających, statywów, a także dodatkowego oprogramowania czy nośników danych. Z kolei firma produkująca lody rzemieślnicze będzie mogła zaliczyć do kosztów zakup czy leasing chłodziarek, maszyn do lodów, środków dezynfekujących itd. Ponownie – wszystko zależy od rodzaju prowadzonej działalności, a ściślej – od zarejestrowanych kodów PKD i ich faktycznej realizacji.

Samochód firmowy

Eksploatacja samochodu a koszty uzyskania przychodu

Sama jednak eksploatacja samochodu wiąże się z ponoszeniem kosztów – napraw, wymiany części czy tankowania. W kosztach uzyskania przychodu możemy ująć każdą z tych rzeczy. Musimy jednak pamiętać o tym, że:

  • 100% kosztów odliczymy jedynie wtedy, gdy samochód wykorzystujemy wyłącznie w celach firmowych i jesteśmy w stanie to potwierdzić, prowadząc ewidencję przejechanych kilometrów. 
  • 75% poniesionych kosztów zaliczymy do KUP, jeżeli korzystamy z samochodu, będącego środkiem trwałym przedsiębiorstwa
  • Tylko 20% kosztów uwzględnimy jako uzyskanie przychodu, jeżeli korzystamy w celach firmowych z samochodu będącego własnością prywatną.

To oczywiście nie wszystkie przykłady, ale te, które najczęściej zgłaszają przedsiębiorcy i które zwykle nie budzą wątpliwości oraz nie zwiększają ryzyka wystąpienia kontroli urzędników. Pamiętaj jednak, że każda interpretacja jest indywidualna, dlatego warto w koszty uzyskania przychodu wrzucać jedynie te wydatki, które w sposób bezpośredni wiążą się z prowadzoną działalnością. Dzięki temu nawet w razie wystąpienia kontroli nie musisz obawiać się przykrych reperkusji.

O tym warto wiedzieć:


  • KSeF czym jest

    Krajowy system e-Faktur – co to jest i na czym polega?


    Co to jest KSeF? Co zmieni i kiedy zostanie wprowadzony?
    Więcej: Krajowy system e-Faktur – co to jest i na czym polega?
  • Co można rozliczyć w kosztach prowadzenia działalności

    Co można wrzucić w koszty działalności gospodarczej


    Czynsz za wynajem biura, komputer, samochód – co jeszcze można wliczyć w koszty prowadzenia działalności?
    Więcej: Co można wrzucić w koszty działalności gospodarczej
  • Podatek od dywidendy - ile wynosi i jak go rozliczyć?

    Jak rozliczyć podatek od dywidendy i kiedy następuje wypłata?


    Poznaj szczegóły dotyczące terminu wypłaty dywidendy i rozliczania podatku!
    Więcej: Jak rozliczyć podatek od dywidendy i kiedy następuje wypłata?

Poznaj naszą bazę biznesowej wiedzy


Zapisz się na Przegląd PRAGMAtyczny!

FINANSE | PODATKI | PRZEDSIĘBIORCZOŚĆ

Nie chcesz przegapić najważniejszych wiadomości ze świata finansów, podatków i przedsiębiorczości? Wypełnij formularz obok i dołącz do czytelników Przeglądu PRAGMAtycznego. Wiadomość od nas otrzymasz tylko raz w miesiącu – nie obawiaj się spamu z naszej strony.