Koszty założenia działalności gospodarczej
Zacznijmy od dobrej wiadomości: jeżeli chcemy założyć jednoosobową działalność gospodarczą, nie zapłacimy za to ani złotówki. Musimy, co prawda, złożyć wniosek o rejestrację do Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczych, ale jest on bezpłatny, a od dobrych kilku lat wszystko można załatwić przez Internet z użyciem Profilu Zaufanego.
Co więcej, na założenie jednoosobowej działalności gospodarczej możemy pozyskać dotację, co pozwoli na zakup podstawowego wyposażenia czy wynajem lokalu potrzebnego do prowadzenia firmy. Maksymalna dotacja na rozpoczęcie działalności gospodarczej jest równa sześciokrotności średniego wynagrodzenia. W 2023 roku wynosi więc ok. 40 tys. zł.
Ważne!
Powyższe informacje dotyczą zakładania jednoosobowej działalności gospodarczej. W przypadku spółki z o.o. należy zadbać o niezbędny wpis do Krajowego Rejestru Sądowego, który kosztuje jednorazowo 500 zł, ponieść koszty notarialne związane z podpisaniem umowy założycielskiej (tutaj kwota może być różna, ponieważ zależy od wysokości zgłoszonego kapitału zakładowego), a także ogłosić powstanie spółki w monitorze sądowym – koszt tego ogłoszenia to 100 zł.
Działalność gospodarcza: podatki i składki
Sporą część kosztów prowadzenia działalności stanowią podatki i składki. Konieczność samodzielnego odprowadzania podatków, dbania o prawidłowe wyliczenia, a nade wszystko fakt, że osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą odpowiada za nią swoim majątkiem – to najpopularniejsze źródła obaw, które powstrzymują od założenia własnej firmy. Istnieje jednak kilka opcji do wyboru, i sama decyzja może znacząco wpłynąć na to, z jakimi opłatami będziemy musieli się liczyć.
Podatek dochodowy
W Polskim prawie przewiduje się cztery formy opodatkowania:
Zasady ogólne (skala podatkowa)
W tym wariancie przedsiębiorca opłaca podatek w wysokości zależnej od osiąganych dochodów. W 2023 roku stawka podatku dochodowego wynosi 12% aż do momentu osiągnięcia 120 000 zł dochodu. Z chwilą przekroczenia tej kwoty dochodu podatek rośnie do 32% i jest naliczany od nadwyżki. Co więcej, zasady ogólne umożliwiają skorzystanie z kwoty wolnej od podatku, co oznacza, że za pierwsze zarobione 30 000 zł w roku nie zapłacisz ani złotówki podatku dochodowego;
Podatek liniowy
Stawka podatku liniowego funkcjonuje na tym samym poziomie od lat i wynosi 19%;
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych
Stawka ryczałtu zależna jest od branży, w jakiej funkcjonuje dana firma. Zanim więc zdecydujesz się wybrać tę formę opodatkowania sprawdź, czy będzie ona opłacalna dla Twojej działalności gospodarczej. Stawki ryczałtu ewidencjonowanego wahają się pomiędzy 2% a 17%. Należy jednak pamiętać o dwóch istotnych elementach rozliczania na ryczałcie. Po pierwsze: ryczałt pobierany jest od przychodów, nie dochodów, co oznacza, że rozliczając się ryczałtem, przedsiębiorca nie może odliczać kosztów uzyskania przychodu. Co więcej, z ryczałtu skorzystać mogą jedynie firmy, które osiągnęły przychód mniejszy niż 2 000 000 EUR w skali roku;
Karta podatkowa
Ta metoda rozliczania podatku dochodowego nie jest już dostępna dla nowych firm – od 1 stycznia 2022 roku mogą z niej korzystać jedynie przedsiębiorcy, którzy już wcześniej rozliczali się z pomocą karty podatkowej. Gdy osoba prowadząca działalność zdecyduje się na zmianę formy opodatkowania, nie będzie mogła wrócić do karty podatkowej;
Każdy przedsiębiorca, niezależnie od wybranej opcji, będzie musiał zapłacić podatek dochodowy, ale różna będzie jego wysokość.
ZUS i NFZ
Kolejnym obowiązkiem jest uiszczanie składek na ZUS oraz NFZ. Obie są obligatoryjne, choć nie dla wszystkich, a przynajmniej nie na samym początku.
Jeżeli dopiero zakładasz firmę, możesz skorzystać z tzw. „ulgi na start”, dzięki której przez pierwsze pół roku nie płacisz składek na ZUS, a do Twoich obowiązków należeć będzie jedynie opłata składki zdrowotnej.
Po upływie sześciu miesięcy przejdziesz na tzw. „mały ZUS”, czyli będziesz płacić niewielką część podstawowej składki na Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Od lipca 2023 roku mały ZUS to wydatek rzędu 341,72 zł miesięcznie, podczas gdy standardowa składka ZUS wynosi 1418,48 zł na miesiąc.
Podane kwoty nie zawierają jednak składki zdrowotnej, która od 2022 roku nie jest stałą kwotą, a stanowi procent od przychodu. Minimalna składka przy zasadach ogólnych wynosi 314,10 zł. Gdy jednak dochód firmy przekroczy 30 00 zł, składka wyniesie 9% od osiągniętego dochodu.
Kwotę 314,10 zł zapłacą także przedsiębiorcy korzystający z karty podatkowej.
Inaczej ma się rzecz w przypadku ryczałtowców – przedsiębiorcy korzystający z ryczałtu zapłacą składkę zdrowotną zależną od przychodów ujętych w trzech progach:
- jeżeli przychód firmy nie przekroczy 60 000 zł, składka wyniesie 376,13 zł,
- jeżeli przychód firmy mieści się w granicach od 60 000 zł do 300 000 zł, składka zdrowotna wyniesie 626,93 zł,
- jeżeli przychód firmy przekroczy 300 000 zł, składka zdrowotna wyniesie 1128,48 zł.
Ważne!
Składka zdrowotna nie stanowi kosztu uzyskania przychodu, nie może więc zostać odliczona od podatku.
Przywilej korzystania z preferencyjnych składek ZUS trwa maksymalnie 24 miesiące. Po dwóch latach (a w przypadku korzystania z ulgi na start łącznie po dwóch i pół roku) prowadzący działalność gospodarczą przechodzą automatycznie na mały ZUS+, który jest obliczany na podstawie dochodów, lub – jeżeli przekraczają przewidzianą kwotę – na standardową stawkę składki Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Dowiedz się, jakie są konsekwencje niezapłacenia ZUS w terminie!
Podatek VAT
Przedsiębiorca może zdecydować się na odprowadzanie podatku VAT. Wymaga to złożenia wniosku VAT-R, jednak niesie za sobą pewne korzyści.
Przedsiębiorca, który jest VAT-owcem, może generować koszty prowadzenia działalności, a z każdym kolejnym zakupem zmniejszać kwotę podatku VAT do zapłaty. Dotyczy to oczywiście tylko sytuacji, w której firma kupuje towary i produkty konieczne do wykonywania działalności gospodarczej. Mowa tu o półproduktach wykorzystywanych w wytwarzaniu produktów, usługach, z których korzystają pracownicy w ramach wykonywanych zadań, sprzętach, pojazdach firmowych, maszynach itp. Każdy taki zakup powinien być uzasadniony, a na wypadek kontroli skarbowej należy okazać stosowne dowody zakupu.
Zakupy firmowe są zwolnione z podatku VAT, a środki wydane na nie obniżają stawkę podatku dochodowego.
Bieżące koszty prowadzenia działalności gospodarczej
Księgowość
Jednym z kluczowych kosztów, które zwykle ponoszą przedsiębiorcy, jest opłacanie księgowości. Na rynku dostępnych jest wiele ofert: zarówno biur rachunkowych, które oferują kompleksową obsługę, jak i aplikacji internetowych, znacząco ułatwiających zarządzanie księgowością we własnej firmie i dostarczających niezbędnych narzędzi. Zawsze można zdecydować się na samodzielne prowadzenie ksiąg, choć – jeżeli nie mamy w tej materii doświadczenia – jest to dość ryzykowne, a przez to mało opłacalne.
Koszty księgowości w małych firmach nie są wysokie. Przedsiębiorca zwykle ustala w takiej sytuacji kwotę ryczałtu z księgowym lub księgową i co miesiąc płaci umówioną kwotę. Większe firmy muszą liczyć się z wyższymi kosztami choćby z powodu tego, że przeprowadzają o wiele więcej operacji finansowych opiewających na większe kwoty, niż w przypadku mikroprzedsiębiorców.
Jeszcze więcej za prowadzenie ksiąg zapłaci firma w przypadku zatrudniania pracowników: do obowiązków biura rachunkowego dołączy wówczas obliczanie wynagrodzeń, premii i inne.
Wynajem i/lub utrzymanie lokalu
Choć teoretycznie istnieje możliwość zarejestrowania firmy bez podawania adresu jej siedziby, zdecydowana większość przedsiębiorców posiada lokal, który wskazuje jako podstawowe miejsce prowadzenia działalności. Wiele osób rejestruje działalność we własnym mieszkaniu lub domu, wydzielając na potrzeby prowadzenia firmy pomieszczenie lub nawet jego część.
Jeżeli jednak firma zajmuje się produkcją lub sprzedażą i zatrudnia pracowników, musi posiadać biuro, magazyn, halę produkcyjną, a często każdy z tych rodzajów przestrzeni. Utrzymanie pomieszczeń wykorzystywanych przez firmę to nierzadko koszty rzędu kilkunastu, a nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych miesięcznie!
Ważne!
Wszystkie koszty, jakie wynikają z utrzymywania siedziby firmy (koszt wynajmu, rachunki za energię elektryczną czy łącze internetowe) stanowią koszt uzyskania przychodu.
Zatrudnienie
Część przedsiębiorców zaczyna jako jednoosobowe armie, by z czasem przekonać się, że pojawiło się zapotrzebowanie na pracowników. Inni zakładają firmę od razu z myślą o zatrudnieniu. Jedni i drudzy muszą wiedzieć, że utrzymanie pracownika wiąże się z kosztami, choć oznacza też poszerzenie kompetencji, lepszy podział obowiązków i możliwość zwiększenia przychodów firmy.
Pracownika możesz zatrudnić na umowę o pracę, umowę zlecenie lub umowę o dzieło. Zacznijmy jednak od najbardziej typowego stosunku pracy.
Jeżeli podpiszesz z pracownikami umowę o pracę na pełen etat, musisz wypłacać im przynajmniej minimalne wynagrodzenie, które w 2023 roku wynosi 3 490 zł brutto (od lipca 2023 będzie to 3 600 zł brutto). Kwota ta nie jest jednak równa kosztom pracodawcy.
PRZYKŁAD
Pan Adam prowadzi firmę świadczącą usługi kurierskie. Zatrudnił trzech pracowników. Pierwszemu z nich – kurierowi bez doświadczenia – płaci najniższą krajową, czyli 3 490 zł brutto. Drugiemu – również kurierowi, ale pracującemu w zawodzie od kilku lat – wypłaca 5 200 zł brutto. Z kolei trzeci – programista, którego zatrudnił do stworzenia strony internetowej firmy oraz prac nad aplikacją – będzie otrzymywał 14 000 zł brutto. Jak te kwoty wyglądają z perspektywy pracowników i pracodawcy?
Pracownik 1 otrzyma na rękę 2 695 zł, ale pracodawca zapłaci za niego 4 189 zł miesięcznie.
Pracownik 2 otrzyma na rękę 3 788 zł, a pracodawca zapłaci 6 242 zł.
Pracownik 3 otrzyma na rękę 9 407 zł, zaś koszty pracodawcy wyniosą 16 804 zł.
Inną możliwością jest zatrudnienie pracowników na umowę zlecenie – wówczas należy im zapłacić minimum 23,50 zł brutto za godzinę pracy. Pracodawca nadal ma obowiązek odprowadzać składki na ZUS – nie ma to jednak zastosowania w przypadku studentów, którzy nie ukończyli jeszcze 26. roku życia.
Ostatnia forma zatrudnienia to umowa o dzieło. W tym przypadku pracodawca nie ponosi dodatkowych kosztów i nie odprowadza składek na ZUS. Umowa o dzieło rządzi się jednak swoimi prawami, dlatego zanim zaproponujesz pracownikowi ten rodzaj stosunku pracy, upewnij się, że zadania realizowane w ramach umowy spełniają warunki dzieła.
