Koszty założenia jednoosobowej działalności gospodarczej
Zacznijmy od dobrej wiadomości: jeżeli chcemy założyć jednoosobową działalność gospodarczą, nie zapłacimy za to ani złotówki. Musimy, co prawda, złożyć wniosek o rejestrację do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, ale jest on bezpłatny, a od wielu lat wszystko można załatwić przez Internet z użyciem Profilu Zaufanego.
Działalność gospodarcza: podatki i składki
Sporą część kosztów prowadzenia działalności stanowią podatki i składki. Konieczność samodzielnego odprowadzania podatków, dbania o prawidłowe wyliczenia, a nade wszystko fakt, że osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą odpowiada za nią swoim majątkiem – to najpopularniejsze źródła obaw, które powstrzymują od założenia własnej firmy. Istnieje jednak kilka opcji do wyboru, i sama decyzja może znacząco wpłynąć na to, z jakimi opłatami będziemy musieli się liczyć.
Dotacja na rozpoczęcie działalności
Co więcej, na założenie jednoosobowej działalności gospodarczej możemy pozyskać dotację, co pozwoli na zakup podstawowego wyposażenia czy wynajem lokalu potrzebnego do prowadzenia firmy. Maksymalna dotacja na rozpoczęcie działalności gospodarczej jest równa sześciokrotności przeciętnego wynagrodzenia. Od 1 września 2026 roku limit wynosi ok. 55 tys. zł.
Z dotacji tej mogą skorzystać przede wszystkim bezrobotni zarejestrowani w PUP, ale także niezatrudnieni opiekunowie osób z niepełnosprawnościami, absolwenci Klubów Integracji Społecznej i Centrów Integracji Społecznej.
Koszty założenia spółki z o.o.
W przypadku chęci założenia spółki z o.o. należy być przygotowanym na poniesienie konkretnych kosztów. Nie jest to jednak stała kwota – wiele zależy od tego, z jakiego systemu rejestracji spółki chcemy skorzystać.
Obecnie osoby zainteresowane założeniem spółki mogą wybrać pomiędzy systemem tradycyjnym a rejestracją na podstawie wzorca umowy.
System tradycyjny (PRS)
To rozwiązanie polega na podpisaniu umowy spółki przez wspólników bezpośrednio u notariusza. Zawarcie umowy umożliwia zarejestrowanie spółki w Portalu Rejestrów Sądowych. W tym wariancie koszty założenia spółki będą większe – wpływa na to zaangażowanie notariusza oraz konieczność sporządzenia umowy spółki (a co za tym idzie – konsultacji z radcą prawnym). Do listy należy dopisać także konieczność uiszczenia wyższej opłaty sądowej.
Koszty założenia spółki w systemie PRS wynoszą:
- 500 zł za wpis do KRS,
- 160 zł taksy notarialnej (liczonej przy założeniu, że spółka wpłaca wymagane minimalne 5 000 zł kapitału zakładowego),
- 37 zł VAT od taksy notarialnej (stawka 23%),
- 22 zł PCC.
Do powyższej listy należy dodać:
- koszty obsługi prawniczej (jeżeli spółka z niej korzysta),
- koszty opłaty skarbowej z tytułu pełnomocnictwa (jeżeli dotyczy),
- ewentualne koszty przygotowania projektu umowy,
- koszty wypisu umowy spółki (w tym obowiązkowy do Centralnego Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych),
- minimum 5 000 zł kapitału zakładowego.
Rejestracja na podstawie wzorca umowy (S24)
Ten wariant polega na wykorzystaniu prostego wzoru umowy spółki. Nie pozwala on jednak na zmienianie jej postanowień. Jest to więc dobre rozwiązanie, gdy wspólnicy chcą założyć prostą spółkę, bez specyficznych warunków. Korzystając z metody S24 nie można wprowadzić do umowy zapisów zabezpieczających interesy spółki w specyficznych sytuacjach czy na przykład uwzględnić możliwość podwyższenia kapitału spółki bez zmiany umowy.
Koszty założenia spółki w systemie S24 wynoszą:
- 250 zł za wpis do KRS,
- 24 zł PCC.
W tym wariancie nie występuje taksa notarialna, a wpis do KRS jest tańszy o połowę, ale wciąż konieczne może się okazać skorzystanie z pomocy kancelarii oraz opłacenie pełnomocnictwa.
Ważne!
Do listopada 2025 roku przy założeniu spółki należało pamiętać o obowiązku ogłoszenia powstania spółki w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Obecnie jednak obowiązek ten oraz związaną z nim opłatę (100 zł) zniesiono.
Działalność gospodarcza: podatki i składki
Sporą część kosztów prowadzenia działalności stanowią podatki i składki. Konieczność samodzielnego odprowadzania podatków, dbania o prawidłowe wyliczenia, a nade wszystko fakt, że osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą odpowiada za nią swoim majątkiem – to najpopularniejsze źródła obaw, które powstrzymują od założenia własnej firmy. Istnieje jednak kilka opcji do wyboru, i sama decyzja może znacząco wpłynąć na to, z jakimi opłatami będziemy musieli się liczyć.
Podatek dochodowy
W polskim prawie przewiduje się cztery formy opodatkowania:
Zasady ogólne (skala podatkowa)
W tym wariancie przedsiębiorca opłaca podatek w wysokości zależnej od osiąganych dochodów. W 2026 roku stawka podatku dochodowego wynosi 12% aż do momentu osiągnięcia 120 000 zł dochodu. Z chwilą przekroczenia tej kwoty dochodu podatek rośnie do 32% i jest naliczany od nadwyżki.
Co więcej, zasady ogólne umożliwiają skorzystanie z kwoty wolnej od podatku, co oznacza, że za pierwsze zarobione 30 000 zł w roku nie zapłacisz ani złotówki podatku dochodowego.
Ważne!
W polskim prawie istnieje także tzw. danina solidarnościowa. To dodatkowe obciążenie dla osób fizycznych, nazywane zresztą „trzecim progiem podatkowym”. Danina solidarnościowa wynosi 4% od dochodów przekraczających 1 000 000 zł i jest ona liczona niezależnie od kwoty podatku dochodowego obliczonego według stawki 32%.
W praktyce oznacza to, że dochody powyżej 1 miliona złotych opodatkowane są łącznie stawką 36% (a właściwie dwukrotnie: raz stawką 32%, a następnie wynikającą z daniny solidarnościowej stawką 4%).
Podatek liniowy
Stawka podatku liniowego funkcjonuje na tym samym poziomie od lat i wynosi 19% – niezależnie od tego, jaki dochód osiąga firma.
Ważne!
Warto pamiętać, że wybór podatku liniowego jest równoznaczny z utratą prawa do wspólnego rozliczenia z małżonkiem oraz do skorzystania z ulgi na dziecko.
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych
Stawka ryczałtu zależna jest od branży, w jakiej funkcjonuje dana firma. Zanim więc zdecydujesz się wybrać tę formę opodatkowania sprawdź, czy będzie ona opłacalna dla Twojej działalności gospodarczej. Stawki ryczałtu ewidencjonowanego wahają się pomiędzy 2% a 17%. Należy jednak pamiętać o dwóch istotnych elementach rozliczania na ryczałcie:
- Po pierwsze: ryczałt pobierany jest od przychodów, nie dochodów, co oznacza, że rozliczając się ryczałtem, przedsiębiorca nie może odliczać kosztów uzyskania przychodu.
- Po drugie: z ryczałtu skorzystać mogą jedynie firmy, które osiągnęły przychód mniejszy niż 2 000 000 EUR w skali roku.
Ważne!
Limit przychodów na ryczałcie jest wyrażony w walucie euro. Jeżeli więc przedsiębiorca osiąga przychody w złotówkach, powinien przeliczyć je, stosując w tym celu średni kurs ogłoszony przez NBP w pierwszym dniu roboczym października roku poprzedzającego aktualny rok podatkowy.
Limit w 2026 roku obliczymy uwzględniając średni kurs EUR NBP z 1 października 2025 (środa), a więc 4,2586 zł.
Karta podatkowa
Ta metoda rozliczania podatku dochodowego nie jest już dostępna dla nowych firm – od 1 stycznia 2022 roku mogą z niej korzystać jedynie przedsiębiorcy, którzy już wcześniej rozliczali się z pomocą karty podatkowej. Gdy osoba prowadząca działalność zdecyduje się na zmianę formy opodatkowania, nie będzie już mogła wrócić do karty podatkowej.
Każdy przedsiębiorca, niezależnie od wybranej opcji, będzie musiał zapłacić podatek dochodowy, ale różna będzie jego wysokość.
Składki społeczne (ZUS)
Kolejnym obowiązkiem jest uiszczanie składek na ZUS oraz NFZ. Obie są obligatoryjne, choć nie dla wszystkich, a przynajmniej nie na samym początku.
Jeżeli dopiero zakładasz firmę, możesz skorzystać z tzw. „ulgi na start”, dzięki której przez pierwsze pół roku nie płacisz składek na ZUS, a do Twoich obowiązków należeć będzie jedynie opłata składki zdrowotnej.
Po upływie sześciu miesięcy przejdziesz na tzw. „mały ZUS”, czyli będziesz płacić niewielką część podstawowej składki na Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Od 2026 roku mały ZUS to wydatek rzędu 456,18 zł miesięcznie, podczas gdy standardowa składka ZUS wynosi 1 926,76 zł na miesiąc.
Przywilej korzystania z preferencyjnych składek ZUS trwa maksymalnie 24 miesiące. Po dwóch latach (a w przypadku korzystania z ulgi na start łącznie po dwóch i pół roku) prowadzący działalność gospodarczą mogą przejść na mały ZUS+. Możliwość korzystania z ulgi zależy od przychodów. Aktualny limit wynosi 120 000 zł rocznie (dotyczy przychodów osiągniętych w poprzednim roku kalendarzowym). Jeżeli przedsiębiorca przekracza przewidzianą kwotę limitu lub nie zgłosi zamiaru korzystania z ulgi w ZUS – przechodzi na standardową stawkę składki Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Ważne!
Opłacanie składki ZUS jest jednym z kosztów prowadzenia działalności, a co za tym idzie, skutkuje niższym podatkiem dochodowym dla przedsiębiorcy.
Dowiedz się, jakie są konsekwencje niezapłacenia ZUS w terminie!
Składka zdrowotna (NFZ)
Podane powyżej kwoty nie zawierają jednak składki zdrowotnej, która od 2022 roku dla większości form opodatkowania nie jest stałą kwotą (pozostaje nią jedynie dla karty podatkowej), a stanowi procent od dochodu (skala podatkowa, podatek liniowy) lub progów przychodu (ryczałt).
Skala podatkowa a składka zdrowotna
Minimalna składka przy zasadach ogólnych od lutego 2026 roku wynosi 432,54 zł. Gdy jednak dochód firmy przekroczy 4 806 zł, składka wyniesie 9% od osiągniętego dochodu.
Ważne!
Składka zdrowotna na skali podatkowej nie może zostać odliczona od dochodu.
Podatek liniowy a składka zdrowotna
Podatnicy rozliczający się podatkiem liniowym zapłacą składkę zdrowotną w wysokości 4,9% dochodu, ale nie mniej niż 432,54 zł miesięcznie. Co więcej, przepisy umożliwiają odliczenie zapłaconej składki zdrowotnej – do kwoty 14 100 zł w skali roku.
Karta podatkowa a składka zdrowotna
Kwotę 432,54 zł zapłacą także przedsiębiorcy korzystający z karty podatkowej. Odliczą oni także 19% zapłaconej składki zdrowotnej od podatku.
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych a składka zdrowotna
Inaczej ma się rzecz w przypadku ryczałtowców – przedsiębiorcy korzystający z ryczałtu zapłacą składkę zdrowotną zależną od przychodów ujętych w trzech progach:
- jeżeli przychód firmy nie przekroczy 60 000 zł, składka wyniesie 498,35 zł,
- jeżeli przychód firmy mieści się w granicach od 60 000 zł do 300 000 zł, składka zdrowotna wyniesie 830,58 zł,
- jeżeli przychód firmy przekroczy 300 000 zł, składka zdrowotna wyniesie 1495,04 zł.
Ryczałtowcy mogą skorzystać z częściowego odliczenia składki zdrowotnej od przychodu – skala odliczenia wynosi 50%.
Podatek VAT
Przedsiębiorca, który dopiero zakłada firmę, może zdecydować się na odprowadzanie podatku VAT. Firmy, których sprzedaż netto przekroczyła 240 tys. zł w ciągu roku, nie mają takiego wyboru – objęte są obowiązkiem VAT. W przypadku firmy założonej w ciągu roku, limit oblicza się proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności.
Ważne!
W niektórych branżach rejestracja do VAT jest obowiązkowa niezależnie od osiąganych obrotów.
Rejestracja do VAT wymaga złożenia wniosku VAT-R, jednak niesie za sobą sporo korzyści.
Przedsiębiorca, który jest VAT-owcem, może odliczać VAT od zakupionych towarów i usług, tym samym obniżając koszty zakupu i zmniejszając kwotę podatku VAT do zapłaty.
Dotyczy to oczywiście tylko sytuacji, w której firma kupuje towary i produkty konieczne do wykonywania działalności gospodarczej. Mowa tu o półproduktach wykorzystywanych w wytwarzaniu produktów, usługach, z których korzystają pracownicy w ramach wykonywanych zadań, sprzętach, pojazdach firmowych, maszynach itp. Każdy taki zakup powinien być uzasadniony, a na wypadek kontroli skarbowej należy okazać stosowne dowody zakupu.
Bieżące koszty prowadzenia działalności gospodarczej
Księgowość
Jednym z kluczowych kosztów, które zwykle ponoszą przedsiębiorcy, jest opłacanie księgowości. Na rynku dostępnych jest wiele ofert: zarówno biur rachunkowych, które oferują kompleksową obsługę, jak i aplikacji internetowych, znacząco ułatwiających zarządzanie księgowością we własnej firmie i dostarczających niezbędnych narzędzi. Zawsze można zdecydować się na samodzielne prowadzenie ksiąg, choć – jeżeli nie mamy w tej materii doświadczenia – jest to dość ryzykowne, a przez to mało opłacalne.
Koszty księgowości w małych firmach nie są wysokie. Przedsiębiorca zwykle ustala w takiej sytuacji kwotę ryczałtu z księgowym lub księgową i co miesiąc płaci umówioną kwotę. Większe firmy muszą liczyć się z wyższymi kosztami choćby z powodu tego, że przeprowadzają o wiele więcej operacji finansowych opiewających na większe kwoty, niż ma to miejsce w przypadku mikroprzedsiębiorców.
Jeszcze więcej za prowadzenie ksiąg zapłaci firma zatrudniająca pracowników: do obowiązków biura rachunkowego dołączy wówczas obliczanie wynagrodzeń, premii i inne działania związane z zarządzaniem finansami pracowniczymi.
Wynajem i/lub utrzymanie lokalu
Choć teoretycznie istnieje możliwość zarejestrowania firmy bez podawania adresu jej siedziby, zdecydowana większość przedsiębiorców posiada lokal, który wskazuje jako podstawowe miejsce prowadzenia działalności. Wiele osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą rejestruje firmę we własnym mieszkaniu lub domu, wydzielając na potrzeby jej prowadzenia pomieszczenie lub nawet jego część.
Jeżeli jednak firma zajmuje się produkcją lub sprzedażą i zatrudnia pracowników, musi posiadać dostęp do biura, magazynu, hali produkcyjnej, a często każdego z tych rodzajów przestrzeni jednocześnie. Utrzymanie pomieszczeń wykorzystywanych przez firmę to nierzadko koszty rzędu kilkunastu, a nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych miesięcznie!
Ważne!
Wszystkie koszty, jakie wynikają z utrzymywania siedziby firmy (koszt wynajmu, rachunki za energię elektryczną czy łącze internetowe) stanowią koszt uzyskania przychodu.
Zatrudnienie
Część przedsiębiorców zaczyna jako jednoosobowe armie, by – w miarę rozwoju firmy – dojść do wniosku, że pojawiło się zapotrzebowanie na pracowników. Inni zakładają firmę od razu z myślą o zatrudnieniu. Jedni i drudzy muszą wiedzieć, że utrzymanie pracownika wiąże się z kosztami, choć oznacza też poszerzenie kompetencji, lepszy podział obowiązków i możliwość zwiększenia przychodów firmy.
Pracownika możesz zatrudnić także na umowę o pracę, umowę zlecenie lub umowę o dzieło. Zacznijmy jednak od najbardziej typowej sytuacji.
Umowa o pracę
Jeżeli podpiszesz z pracownikami umowę o pracę na pełen etat, musisz wypłacać im przynajmniej minimalne wynagrodzenie, które w 2026 roku wynosi 4 806 zł brutto. Kwota ta nie jest jednak równa kosztom pracodawcy.
Przykład:
Pan Adam prowadzi firmę świadczącą usługi kurierskie. Zatrudnił trzech pracowników. Pierwszemu z nich – kurierowi bez doświadczenia – płaci najniższą krajową, czyli 4 806 zł brutto. Drugiemu – również kurierowi, ale pracującemu w zawodzie od kilku lat – wypłaca 7 200 zł brutto. Z kolei trzeci – programista, którego zatrudnił do stworzenia strony internetowej firmy oraz prac nad aplikacją – będzie otrzymywał 14 000 zł brutto. Jak te kwoty wyglądają z perspektywy pracowników i pracodawcy?
- Pracownik 1 otrzyma na rękę 3 606 zł, ale pracodawca zapłaci za niego 5 790 zł miesięcznie.
- Pracownik 2 otrzyma na rękę 5 238 zł, a pracodawca zapłaci 8 675 zł.
- Pracownik 3 otrzyma na rękę 9 873 zł, zaś koszty pracodawcy wyniosą 16 867 zł.
Umowa zlecenie
Inną możliwością jest zatrudnienie wykonawców na umowę zlecenie – wówczas należy im zapłacić minimum 31,40 zł brutto za godzinę pracy. Zleceniodawca nadal ma obowiązek odprowadzać składki na ZUS – nie ma to jednak zastosowania w przypadku studentów, którzy nie ukończyli jeszcze 26. roku życia.
Umowa o dzieło
Ostatnia forma zatrudnienia to umowa o dzieło. W tym przypadku zamawiający nie ponosi dodatkowych kosztów i nie odprowadza składek na ZUS (chyba że wykonawcą dzieła jest jego pracownik). Umowa o dzieło rządzi się jednak swoimi prawami, dlatego zanim zaproponujesz kandydatowi ten rodzaj zatrudnienia, upewnij się, że zadania realizowane w ramach umowy spełniają warunki dzieła.
Pamiętaj też o konieczności zgłoszenia umowy o dzieło do ZUS w terminie 7 dni od jej zawarcia – wykorzystaj w tym celu formularz RUD.
Podsumowanie
W kosztach prowadzenia działalności gospodarczej warto uwzględnić to, ile zapłacimy za założenie firmy. W przypadku JDG jest to bezpłatne: wystarczy złożyć wniosek do CEIDG. Co więcej, osoby bezrobotne zarejestrowane w PUP mogą otrzymać dotację na rozpoczęcie działalności.
Założenie spółki z o.o. wiąże się z wydatkami: płatny jest m.in. wpis do KRS i taksa notarialna, należy także wpłacić kapitał zakładowy – minimum 5 000 zł.
Największą część kosztów stanowią podatki i składki. Ich wysokość zależy od wybranej formy opodatkowania (skali podatkowej, podatku liniowego lub ryczałtu). Nowe firmy mogą skorzystać z ulgi na start, dzięki której przez 6 miesięcy opłacają jedynie składkę zdrowotną. Przez kolejne 24 miesiące mogą korzystać z tzw. “małego ZUS”, w którym składki wynoszą jedynie 456,18 zł miesięcznie. Standardowy ZUS wynosi obecnie 1 926,76 zł.
Do listy kosztów należy doliczyć także składkę zdrowotną zależną od dochodu (skala, podatek liniowy) lub przychodu (ryczałt), koszty księgowości, lokalowe oraz zatrudnienia.
Najczęściej zadawane pytania
Ile kosztuje założenie jednoosobowej działalności gospodarczej?
Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) jest bezpłatne. Wniosek o wpis do CEIDG można złożyć online przez Profil Zaufany. Osoby bezrobotne zarejestrowane w urzędzie pracy mogą też dostać dotację na rozpoczęcie działalności. Wynosi ona maksymalnie sześciokrotność przeciętnego wynagrodzenia, czyli od 1 września 2026 roku ok. 55 tys. zł.
Ile kosztuje założenie spółki z o.o.?
Koszt założenia spółki z o.o. roku zależy od sposobu rejestracji:
- w systemie tradycyjnym, gdy umowę podpisuje się u notariusza, trzeba zapłacić 500 zł za wpis do KRS, 160 zł taksy notarialnej, 37 zł VAT i 22 zł PCC. Do tego mogą dojść koszty prawnika i wypisów aktu,
- w systemie S24, który korzysta z gotowego wzorca umowy, płaci się 250 zł za wpis do KRS i 24 zł PCC.
W obu przypadkach potrzebny jest kapitał zakładowy w wysokości co najmniej 5 000 zł. Od listopada 2025 roku nie ma już opłaty 100 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Jakie podatki płaci przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą w 2026 roku?
Wysokość podatku dochodowego w 2026 roku zależy od wybranej formy opodatkowania:
- Skala podatkowa: 12% do 120 000 zł dochodu i 32% od nadwyżki, z kwotą wolną 30 000 zł.
- Podatek liniowy: 19% niezależnie od dochodu.
- Ryczałt: od 2% do 17% przychodu, bez odliczania kosztów, przy przychodach do 2 mln euro rocznie.
Warto pamiętać, że:
- od dochodu powyżej 1 mln zł osoby fizyczne płacą dodatkowo 4% daniny solidarnościowej,
- nowe firmy nie mogą wybrać karty podatkowej,
- VAT staje się obowiązkowy, gdy sprzedaż przekroczy 240 tys. zł rocznie. W niektórych branżach obowiązuje niezależnie od obrotów.
Ile wynoszą składki ZUS i składka zdrowotna dla przedsiębiorcy w 2026 roku?
W 2026 roku nowy przedsiębiorca może skorzystać z ulgi na start. Przez pierwsze 6 miesięcy płaci wtedy tylko składkę zdrowotną. Następnie – przez maksymalnie 24 miesiące – płaci mały ZUS w wysokości 456,18 zł miesięcznie. Standardowa składka ZUS wynosi 1 926,76 zł miesięcznie. Składka zdrowotna zależy od formy opodatkowania:
- Skala podatkowa: 9% dochodu.
- Podatek liniowy: 4,9% dochodu.
- Ryczałt: 498,35 zł, 830,58 zł lub 1 495,04 zł, zależnie od progu przychodu.
Na skali podatkowej i podatku liniowym składka zdrowotna nie może być niższa niż 432,54 zł miesięcznie.
Ile kosztuje zatrudnienie pracownika w firmie w 2026 roku?
Minimalne wynagrodzenie za pełny etat na umowie o pracę wynosi w 2026 roku 4 806 zł brutto. Pracodawcę kosztuje to ok. 5 790 zł miesięcznie. Na umowie zlecenie minimalna stawka to 31,40 zł brutto za godzinę. Zleceniodawca musi odprowadzać składki ZUS, z wyjątkiem studentów przed 26. rokiem życia. Umowa o dzieło nie wiąże się ze składkami ZUS, ale w ciągu 7 dni od jej zawarcia trzeba ją zgłosić do ZUS na formularzu RUD.
