Podstawowe koszty prowadzenia działalności gospodarczej

Podatki
Dodane: 06 października 2021

Prowadzenie własnej jednoosobowej działalności gospodarczej nierozerwalnie wiąże się z jej kosztami. Ma to szczególne znaczenie dla osób dopiero rozważających założenie firmy, ponieważ niezależnie od tego, jak dobry mamy pomysł, jak szczegółowo przeprowadziliśmy analizę rynku czy napisaliśmy biznesplan, należy założyć, że przez pierwszych kilka miesięcy firma nie będzie na siebie zarabiać.
 
W tym artykule przybliżymy Wam, jakie są koszty prowadzenia działalności gospodarczej, czym są bieżące koszty prowadzenia firmy, a także jakie są aktualne kwoty składek ZUS, ile wynosi zaliczka na PIT i na jakie inne koszty warto się przygotować. Kosztów, jak widać, jest dużo, ale nad wszystkim można zapanować. Podpowiadamy, jak to zrobić!

 

Spis treści:

 

Koszty założenia działalności gospodarczej

Zacznijmy od dobrej wiadomości: jeżeli chcemy założyć jednoosobową działalność gospodarczą, nie zapłacimy za to ani złotówki. Musimy, co prawda, złożyć wniosek o rejestrację do Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczych, ale jest on bezpłatny, a od dobrych kilku lat wszystko można załatwić przez Internet z użyciem Profilu Zaufanego.

Co więcej, na założenie jednoosobowej działalności gospodarczej możemy pozyskać dotację, co pozwoli na zakup podstawowego wyposażenia czy wynajem lokalu potrzebnego do rozpoczęcia pracy.

 

WAŻNE!


Powyższe informacje dotyczą zakładania jednoosobowej działalności gospodarczej. W przypadku spółki z o.o. należy zadbać o niezbędny wpis do Krajowego Rejestru Sądowego, który kosztuje jednorazowo 500 zł, ponieść koszty notarialne związane z podpisaniem umowy założycielskiej (tutaj kwota może być różna, ponieważ zależy od wysokości zgłoszonego kapitału zakładowego), a także ogłosić powstanie spółki w monitorze sądowym – koszt tego ogłoszenia to 100 zł.

 

Działalność gospodarcza: podatki i składki

Sporą część kosztów prowadzenia działalności stanowią podatki i składki. Konieczność samodzielnego odprowadzania podatków, dbania o prawidłowe wyliczenia, a nade wszystko fakt, że osoba prowadząca działalność gospodarczą odpowiada za nią swoim majątkiem – to najpopularniejsze źródła obaw, które powstrzymują od założenia własnej firmy. Istnieje jednak kilka opcji do wyboru, i sama decyzja może znacząco wpłynąć na to, z jakimi opłatami będziemy musieli się liczyć.

 

Podatek dochodowy

W Polskim prawie przewiduje się cztery formy opodatkowania:

Każdy przedsiębiorca, niezależnie od wybranej opcji, będzie musiał zapłacić podatek dochodowy, ale różna będzie jego wysokość. Więcej o formach opodatkowania przeczytasz w naszym artykule!

 

ZUS i NFZ

Kolejnym obowiązkiem jest uiszczanie składek na ZUS oraz NFZ. Obie są obligatoryjne, choć nie dla wszystkich, a przynajmniej nie na samym początku.

Jeżeli dopiero zakładasz firmę, możesz skorzystać z tzw. „ulgi na start”, dzięki której przez pierwsze pół roku nie płacisz składek na ZUS, a do Twoich obowiązków należeć będzie jedynie opłata składki zdrowotnej. Po upływie sześciu miesięcy przejdziesz na tzw. „mały ZUS”, czyli będziesz płacić niewielką część podstawowej składki na Zakład Ubezpieczeń Społecznych. W 2021 roku mały ZUS to wydatek rzędu 647,59 zł miesięcznie, podczas gdy standardowa składka ZUS wynosi 1457,49 zł na miesiąc.

Przywilej korzystania z preferencyjnych składek ZUS trwa maksymalnie 24 miesiące. Po dwóch latach (a w przypadku korzystania z ulgi na start łącznie po dwóch i pół roku) prowadzący działalność gospodarczą przechodzą automatycznie na mały ZUS+, który jest obliczany na podstawie dochodów, lub – jeżeli przekraczają przewidzianą kwotę – na standardową stawkę składki Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

 

WAŻNE!


Opłacanie składki ZUS jest jednym z kosztów prowadzenia działalności, a co za tym idzie, skutkuje niższym podatkiem dochodowym dla przedsiębiorcy.

 
Dowiedz się, jakie są konsekwencje niezapłacenia ZUS w terminie!
 

Podatek VAT

Przedsiębiorca może zdecydować się na odprowadzanie podatku VAT. Wymaga to złożenia wniosku VAT-R, jednak niesie za sobą pewne korzyści.

Przedsiębiorca, który jest VAT-owcem, może generować koszty prowadzenia działalności, a z każdym kolejnym zakupem zmniejszać kwotę podatku VAT do zapłaty. Dotyczy to oczywiście tylko sytuacji, w której firma kupuje towary i produkty konieczne do wykonywania działalności gospodarczej. Mowa tu o półproduktach wykorzystywanych w wytwarzaniu produktów, usługach, z których korzystają pracownicy w ramach wykonywanych zadań, sprzętach, pojazdach firmowych, maszynach itp. Każdy taki zakup powinien być uzasadniony, a na wypadek kontroli skarbowej należy okazać stosowne dowody zakupu.

Zakupy firmowe są zwolnione z podatku VAT, a środki wydane na nie obniżają stawkę podatku dochodowego.

 
Sprawdź także!
 
Zakup na raty a faktura na firmę i rozliczenie VAT
Odroczony termin płatności – jak zabezpieczyć się przed zatorami płatniczymi?
Zwrot towaru zakupionego na firmę przez internet
Termin odliczania VAT z faktur

 
 

Bieżące koszty prowadzenia działalności gospodarczej

Księgowość

Jednym z kluczowych kosztów, które zwykle ponoszą przedsiębiorcy, jest opłacanie księgowości. Na rynku dostępnych jest wiele ofert: zarówno biur rachunkowych, które oferują kompleksową obsługę, jak i aplikacji internetowych, znacząco ułatwiających zarządzanie księgowością we własnej firmie i dostarczających niezbędnych narzędzi. Zawsze można zdecydować się na samodzielne prowadzenie ksiąg, choć – jeżeli nie mamy w tej materii doświadczenia – jest to dość ryzykowne, a przez to mało opłacalne.

Koszty księgowości w małych firmach nie są wysokie. Przedsiębiorca zwykle ustala w takiej sytuacji kwotę ryczałtu z księgowym lub księgową i co miesiąc płaci umówioną kwotę. Większe firmy muszą liczyć się z wyższymi kosztami choćby z powodu tego, że przeprowadzają o wiele więcej operacji finansowych opiewających na większe kwoty, niż w przypadku mikroprzedsiębiorców.

Jeszcze więcej za prowadzenie ksiąg zapłaci firma w przypadku zatrudniania pracowników: do obowiązków biura rachunkowego dołączy wówczas obliczanie wynagrodzeń, premii i inne.

 

Wynajem i/lub utrzymanie lokalu

Choć teoretycznie istnieje możliwość zarejestrowania firmy bez podawania adresu jej siedziby, zdecydowana większość przedsiębiorców posiada lokal, który wskazuje jako podstawowe miejsce prowadzenia działalności. Wiele osób rejestruje działalność we własnym mieszkaniu lub domu, wydzielając na potrzeby prowadzenia firmy pomieszczenie lub nawet jego część.

Jeżeli jednak firma zajmuje się produkcją lub sprzedażą i zatrudnia pracowników, musi posiadać biuro, magazyn, halę produkcyjną, a często każdy z tych rodzajów przestrzeni. Utrzymanie pomieszczeń wykorzystywanych przez firmę to nierzadko koszty rzędu kilkunastu, a nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych miesięcznie!

 

WAŻNE!


Wszystkie koszty, jakie wynikają z utrzymywania siedziby firmy (koszt wynajmu, rachunki za energię elektryczną czy łącze internetowe) stanowią koszt uzyskania przychodu.

 

Zatrudnienie

Część przedsiębiorców zaczyna jako jednoosobowe armie, by z czasem przekonać się, że pojawiło się zapotrzebowanie na pracowników. Inni zakładają firmę od razu z myślą o zatrudnieniu. Jedni i drudzy muszą wiedzieć, że utrzymanie pracownika wiąże się z kosztami, choć oznacza też poszerzenie kompetencji, lepszy podział obowiązków i możliwość zwiększenia przychodów firmy.

Pracownika możesz zatrudnić na umowę o pracę, umowę zlecenie lub umowę o dzieło. Zacznijmy jednak od najbardziej typowego stosunku pracy.

Jeżeli podpiszesz z pracownikami umowę o pracę na pełen etat, musisz wypłacać im przynajmniej minimalne wynagrodzenie, które w 2021 roku wynosi 2 800 zł brutto. Kwota ta nie jest jednak równa kosztom pracodawcy.

 

Przykład:


Pan Adam prowadzi firmę świadczącą usługi kurierskie. Zatrudnił trzech pracowników. Pierwszemu z nich – kurierowi bez doświadczenia – płaci najniższą krajową, czyli 2 800 zł brutto. Drugiemu – również kurierowi, ale pracującemu w zawodzie od kilku lat – wypłaca 4000 zł brutto. Z kolei trzeci – programista, którego zatrudnił do stworzenia strony internetowej firmy oraz prac nad aplikacją – będzie otrzymywał 10 000 zł brutto. Jak te kwoty wyglądają z perspektywy pracowników i pracodawcy?
 

Pracownik 1 otrzyma na rękę 2 061 zł, ale pracodawca zapłaci za niego 3 373,44 zł miesięcznie.
Pracownik 2 otrzyma na rękę 2 907,96 zł, a pracodawca zapłaci 4 819,20 zł.
Pracownik 3 otrzyma na rękę 7 140,39 zł, zaś koszty pracodawcy wyniosą 12 048 zł.

 

Inną możliwością jest zatrudnienie pracowników na umowę zlecenie – wówczas należy im zapłacić minimum 18,30 zł brutto za godzinę pracy. Pracodawca nadal ma obowiązek odprowadzać składki na ZUS – nie ma to jednak zastosowania w przypadku studentów, którzy nie ukończyli jeszcze 26. roku życia.

Ostatnia forma zatrudnienia to umowa o dzieło. W tym przypadku pracodawca nie ponosi dodatkowych kosztów i nie odprowadza składek na ZUS. Umowa o dzieło rządzi się jednak swoimi prawami, dlatego zanim zaproponujesz pracownikowi ten rodzaj stosunku pracy, upewnij się, że zadania realizowane w ramach umowy spełniają warunki dzieła.

 
 
Czytaj także:
Amortyzacja środków trwałych
Jak uniknąć podwójnego opodatkowania?
Przychód a dochód – poznaj definicje i różnice

Zobacz naszą ofertę

Zobacz pozostałe porady

Jak zwrócić towar zakupiony na firmę w sklepie internetowym?

Zwrot towaru zakupionego na firmę przez internet

Do początku 2021 roku przedsiębiorcy nie mieli możliwości zwrotu towaru zakupionego na firmę przez internet. Kto i kiedy może teraz dokonywać zwrotów?

Czytaj więcej
Amortyzacja środków trwałych - metody i koszty

Amortyzacja środków trwałych

Poznaj Klasyfikację Środków Trwałych. Dowiedz się, jakie są koszty amortyzacji i która metoda odliczenia będzie dla Ciebie najkorzystniejsza.

Czytaj więcej
Jak zmienić formę opodatkowania

Zmiana formy opodatkowania

Przedsiębiorca ma możliwość zmiany formy opodatkowania - dowiedz się kiedy i jak można zmienić formę opodatkowania i nie daj się zaskoczyć!

Czytaj więcej