Monit – co to jest?
Konieczność wysłania monitu pojawia się wtedy, gdy kontrahentowi kończy się termin zapłaty za towar lub usługę, lub gdy zwleka ze spłatą pożyczki czy raty kredytu, a także w niektórych przypadkach (choć zdecydowanie rzadziej!) dopiero gdy termin ten już został przekroczony. Wysłanie monitu dłużnikowi to sposób na polubowne załatwienie sprawy i jedna z metod windykacji miękkiej. Wysłanie monitu przed upływem terminu płatności ma dodatkowo zapobiec przekazaniu świadczenia do niewłaściwych rąk. Jak to działa?
Gdy kontrahent nabywa towary lub usługi, a także gdy bierze pożyczkę, kredyt czy zaciąga inne zobowiązanie, otrzymuje informację o terminie zapłaty. Zgodnie z postanowieniami, powinien przelać środki na konto sprzedawcy lub wierzyciela przed upływem tego terminu.
Jeżeli data wskazana na fakturze lub umowie już minęła, a pieniądze nadal nie zostały przelane, wierzyciel może rozpocząć proces windykacji. Z początku może chcieć spróbować windykacji miękkiej – to zestaw działań mających na celu odzyskanie środków od dłużnika. Windykację miękką cechują przede wszystkim niskie koszty – większość metod wierzyciel może wypróbować samodzielnie, nie ponosząc niemal żadnych dodatkowych opłat.
Jednym z pierwszych etapów procesu odzyskiwania środków z nieopłaconych faktur jest właśnie wysłanie monitu, czyli wezwania do zapłaty. Przypomina się w nim nierzetelnemu kontrahentowi o konieczności spłaty zobowiązania, jednak bez podejmowania kroków prawnych.
Ważne!
Wierzyciele nie mają obowiązku przypominania dłużnikom o tym, że termin płatności minął. Informacja o terminie widnieje na fakturze, umowie pożyczki czy kredytu i to nabywca (pożyczkobiorca) powinien przypilnować daty zapłaty lub zwrotu środków. Jeżeli faktura została sprzedana (np. w ramach faktoringu), to odbiorca musi pamiętać o wykonaniu przelewu na rachunek wskazany w cesji wierzytelności.
Kiedy należy spodziewać się monitu?
Choć nie istnieją żadne reguły dotyczące terminu wysyłki monitu, praktyka pokazuje, że najczęściej wysyła się je nie wcześniej niż 7 dni przed upływem terminu płatności. Dłużnik ma dzięki temu kilka dni na uregulowanie płatności we wskazanym terminie i uniknięcie dalszych, często poważniejszych konsekwencji.
Jak wygląda monit?
Jako że monit nie jest dokumentem uregulowanym prawnie, może przybierać różne formy. Do najczęściej stosowanych należą:
- powiadomienie elektroniczne (SMS, e-mail, wiadomość w komunikatorze internetowym);
- powiadomienie telefoniczne;
- powiadomienie pisemne (wysyłane listem poleconym).
Ważne!
Istnieje jeszcze jeden rodzaj powiadomienia, który często jest mylony z monitem, a w rzeczywistości stanowi odrębny dokument – mowa o przedsądowym wezwaniu do zapłaty Wrócimy do niego później.
Jak napisać monit?
Chociaż monit nie ma określonej formy, dobrym pomysłem jest sporządzenie go w sposób dokładny, zawierający wszystkie najważniejsze informacje oraz opis sytuacji – w skrajnym przypadku, gdy przez długi czas wierzyciel nie będzie w stanie odzyskać swoich pieniędzy i zostanie zmuszony do wejścia na drogę sądową, starannie przygotowane monity mogą posłużyć jako dowody w postępowaniu.
Jakie dane powinny się znaleźć na monicie?
Aby wierzyciel mógł mieć pewność, że dopilnował wszystkiego, powinien zadbać o to, by w treści monitu znalazły się:
- data i miejsce wysłania monitu;
- pełna nazwa i adres wierzyciela (imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres zamieszkania lub siedziby firmy);
- dokładne dane dłużnika (tak, aby nie było wątpliwości, do kogo kierowane jest pismo);
- podstawa należności (na przykład numer faktury, umowy kredytowej);
- kwota należności (bez uwzględnienia ewentualnych odsetek);
- jasno sformułowana prośba o uregulowanie długu;
- numer konta bankowego, na który dłużnik powinien wysłać środki.
Monit a wezwanie do zapłaty
Jeżeli wysłanie monitu, nawet kilkukrotne, nie przynosi skutku, konieczne jest zaplanowanie dalszych kroków. Co może zrobić wierzyciel oczekujący na spłatę długu?
Przedsądowe wezwanie do zapłaty
Popularnym rozwiązaniem stosowanym jako następne w kolejności po wysłaniu monitu, jest sporządzenie przedsądowego wezwania do zapłaty. Poza zestawem danych (takim samym jak w przypadku ww. monitu listownego) warto w wezwaniu do zapłaty opisać dalsze planowane działania – na przykład wpisanie nieuczciwego kontrahenta do Krajowego Rejestru Dłużników lub skierowanie sprawy na drogę sądową.
Ostateczne wezwanie do zapłaty
Ten dokument to nic innego jak ponaglenie wysyłane w przypadku braku odpowiedzi na przedsądowe wezwanie do zapłaty. Jego forma powinna być podobna, warto jednak, by zawierała jasne sformułowanie informujące dłużnika o tym, że kolejne kroki będą bardziej zdecydowane.
Jak zareagować na otrzymany monit?
Co jednak, jeżeli znajdziemy się po drugiej stronie sporu i to na nasz adres wierzyciel doręczy monit? Przede wszystkim nie ma powodów do obaw – wysłanie monitu jest wyrazem dobrej woli i chęci polubownego załatwienia sprawy.
W przypadku otrzymania monitu najlepiej od razu dokonać spłaty należności. To wydaje się oczywiste, jednak często dłużnikom zdarza się jeszcze przeczekać, co prowadzi do otrzymania kolejnych monitów, wezwań do zapłaty (a zatem także do ponoszenia kosztów, ponieważ to dłużnik zobowiązany jest do pokrycia kosztów wysyłki monitów).
Co jeśli w tej chwili nie mamy środków na spłatę długu? Pierwszym krokiem w takiej sytuacji powinien być niezwłoczny kontakt z wierzycielem. Wysłany monit oznacza, że osoba lub firma, której jesteśmy dłużni, poważnie traktuje sytuację – nie warto więc chować głowy w piasek i liczyć na przedawnienie sprawy. W wielu przypadkach szybki kontakt ze strony dłużnika i wyjaśnienie powodów opóźnienia umożliwia wspólne ustalenie nowego terminu spłaty długu, co pozwoli na zebranie środków i zamknięcie sporu bez wchodzenia na drogę sądową.
