Należności – wszystko, co powinieneś o nich wiedzieć

Dodane: 18 marca 2020

Choć należności to słowo, które powinno znaleźć się w słowniku każdej osoby zajmującej się finansami choćby w najmniejszym stopniu, poziom wiedzy o nich wciąż wydaje się niewystarczający. Żeby uniknąć przykrej w skutkach pomyłki, warto poświęcić chwilę na rozwiązanie tej kwestii.
 

Spis treści:

 

Należności – przydatna terminologia

 
Należność to – według definicji słownikowej – kwota, którą należy komuś wypłacić. Inaczej jednak to pojęcie tłumaczy prawo cywilne. Według jego litery, należność oznacza uprawnienie osoby fizycznej, prawnej lub organizacji posiadającej zdolność prawną do otrzymania ustalonej kwoty pieniężnej wynikającej z zawartej wcześniej umowy. Należność określana jest przez termin spłaty oraz kwotę.
 
Z pojęciem należności wiążą się dwa kolejne, które warto rozróżniać. Wierzyciel to osoba, która uprawniona jest do uzyskania należności. Z kolei dłużnik jest osobą zobowiązaną do tejże zapłaty.
 
To jednak nie koniec słownikowej batalii – kolejne słowo, często stosowane jako synonim należności, posiada odrębne znaczenie. Mowa o wierzytelności.
 
Różnica pomiędzy należnością a wierzytelnością polega przede wszystkim na tym, że wierzytelność cechuje się zbywalnością, można ją przenieść na osoby trzecie (nawet bez zgody dłużnika), a także nimi obracać. Wierzytelność obejmuje także przedmioty o określonej wartości, a nie jedynie świadczenia pieniężne.
 

Najpopularniejsze rodzaje należności

 
Należności dzielimy ze względu na kilka kryteriów. Wśród nich najczęściej występują: termin płatności, stopień wymagalności, tytuł powstania czy stopień realności.
 

Należności krótkoterminowe

Krótki termin należności obejmuje – w rozumieniu ustawy o rachunkowości – te należności, które w czasie nie dłuższym niż 12 miesięcy (licząc od dnia bilansowego) stają się wymagalne, czyli następuje konieczność ich spłaty.

Do krótkoterminowych zalicza się należności:

Warto wspomnieć także o należnościach z tytułu dostaw i usług. Posiadają one odroczony termin płatności. W przypadku należności z tytułu dostaw i usług może on przekroczyć 12 miesięcy.

 

Należności długoterminowe

W ten sposób określa się niemal każdą należność, której termin spłaty jest dłuższy niż rok (licząc od dnia bilansowego). Niemal, bo wspomniane wcześniej należności z tytułu dostaw i usług kwalifikuje się jako należności krótkoterminowe niezależnie od terminu spłaty.

Przykładowe należności długoterminowe:

 

Należności wymagalne i niewymagalne

Rozróżnienie pomiędzy tymi dwoma rodzajami należności jest dla odmiany bardzo intuicyjne.

Należności niewymagalne powstają równocześnie z zobowiązaniem. Przykładem może być zawarcie umowy kredytowej. W momencie jej podpisania mamy do czynienia z należnością niewymagalną i stan ten utrzymuje się tak długo, aż nastąpi dzień wyznaczający termin spłaty pierwszej raty kredytu (na przykład po upływie 30 dni od zawarcia umowy).

Status należności wymagalnej daje wierzycielowi możliwość rozpoczęcia działań prowadzących do egzekucji umówionej kwoty. Zwykle zaczyna się od wezwania do zapłaty, w trudniejszych przypadkach wierzyciel może dążyć do postawienia dłużnika przed sądem. Jeśli jednak spłata wciąż się opóźnia, a wierzyciel chce uniknąć przedawnienia długu, powinien poszukać sposobu na odzyskanie należności.

 

Odzyskiwanie należności

 
Dopóki należności spłacane są w terminie, wszystko jest w porządku. Problemy pojawiają się jednak, gdy kontrahenci opóźniają spłatę należności, lub po prostu nie płacą. Nad wierzycielem znajdującym się w takiej sytuacji ciąży widmo poważnych strat – wydał towar lub wyświadczył usługę, zobowiązany jest zatem do zapłaty wynikających z tego tytułu podatków i innych opłat. Można więc powiedzieć, że straci podwójnie.
 
Jakie środki może przedsięwziąć wierzyciel, by ochronić się przed nieuczciwymi kontrahentami? Prawo przewiduje kilka opcji odzyskiwania należności.
 

Przedsądowe wezwanie do zapłaty

To zwykle pierwszy krok na drodze do odzyskania pieniędzy. Wezwanie można wysłać dłużnikowi już w dniu, gdy należność staje się wymagalna. Może się okazać, że kontrahent zwyczajnie zapomniał uiścić opłaty w wymaganym terminie. Warto zdecydować się na wezwanie również dlatego, że sąd bierze pod uwagę próby ugodowego załatwienia sprawy przy ustalaniu zwrotu kosztów postępowania.

 

Cesja należności

W uproszczeniu oznacza to przeniesienie należności na innego właściciela. Wiąże się ono z koniecznością spisania umowy oraz poinformowania dłużnika (teoretycznie nie ma takiego obowiązku, jednak pozwala to uniknąć nieporozumień w przyszłości). Kiedy najczęściej stosuje się cesję wierzytelności

Gdy dłużnik nie kwapi się ze spłatą należności. Może się okazać, że batalia sądowa nie jest opłacalna, a ściąganie należnej nam kwoty potrwa znacznie dłużej, niż zakładaliśmy. Wówczas warto pomyśleć o cesjonowaniu wierzytelności, na przykład na firmę windykacyjną, która – w zamian za odpowiednią marżę – wykupi wierzytelność i zajmie się nią samodzielnie.

 

Pozew sądowy

Jeśli nie chcemy cesjonować należności, pozostaje wejście na drogę sądową. Sąd rejonowy może na wniosek wierzyciela wszcząć postępowanie upominawcze, nakazowe lub uproszczone (to ostatnie tylko w przypadku, gdy wartość roszczenia nie przekracza 10 000 zł).

 

Przedawnienie należności

 
W procesie odzyskiwania należności należy uważać na termin przedawnienia. Choć większość wierzytelności (rozliczanych na zasadach ogólnych) przedawnia się dopiero po 10 latach od dnia, w którym stają się wymagalne, istnieją takie, które ulegają przedawnieniu znacznie szybciej.
 
Dziesięcioletni okres przedawnienia dotyczy należności rozliczanych na zasadach ogólnych, ale także pożyczek oraz roszczeń, będących wynikiem prawomocnego wyroku sądu lub ugody.
 
Przez trzy lata dochodzić możemy wierzytelności z tytułu świadczeń okresowych, umów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej czy weksli.
 
Po dwóch latach przedawnią się należności z tytułu umowy zlecenia, umowy o dzieło oraz umowy sprzedaży zawarte przez przedsiębiorstwa.
 
Dwanaście miesięcy na odzyskanie należności mamy w przypadku umów przedwstępnych oraz umów spedycji i przewozu.
 
Co jednak możemy zrobić w sytuacji, w której termin przedawnienia zbliża się nieuchronnie, a należność wciąż nie wpłynęła na konto? Wówczas powinniśmy czym prędzej spróbować przerwać lub zawiesić bieg przedawnienia, na przykład kierując pozew do sądu lub dokonując innej czynności mającej na celu odzyskanie należności w obecności sądu. Także wystąpienie do komornika z prośbą o egzekucję wierzytelności przerywa bieg przedawnienia.
 
 
Zobacz także:
Konsekwencje niepłacenia składek ZUS w terminie
Monitoring należności sprawdzi się w każdym przedsiębiorstwie

Potrzebujesz Rady?

Zobacz naszą ofertę

Zobacz pozostałe porady

Strony umowy faktoringowej - faktor, faktorant i odbiorca

Faktor, faktorant i odbiorca – strony umowy faktoringu

Planujesz skorzystać z usługi faktoringu? Zanim podpiszesz umowę, poznaj strony biorące udział w transakcji. Dowiedz się, kim są faktor, faktorant i odbiorca.

Czytaj więcej
Różnice między faktoringiem a leasingiem

Faktoring a leasing

Faktoring i leasing to usługi, które umożliwiają pozyskanie środków na pokrycie zobowiązań. Dowiedz się, czym różnią się te usługi i jak wybrać najlepsze rozwiązanie dla swojej firmy!

Czytaj więcej
Zakupy firmowe na raty a VAT

Zakup na raty a faktura na firmę i rozliczenie VAT

Zakupy na raty to rozwiązanie wybierane nie tylko przez osoby prywatne, ale także przez wiele firm. Dowiedz się, czy każdy zakup można wliczyć w koszty uzyskania przychodu.

Czytaj więcej