Czym jest monitoring należności?
To proste i skuteczne narzędzie, które może znacząco skrócić czas od zawarcia transakcji do otrzymania należności. Usługa monitoringu polega na utrzymywaniu z kontrahentami kontaktu listownego, mailowego i telefonicznego. Firma, która realizuje monitoring należności, ma za zadanie regularnie zwracać się do odbiorców z prośbą o ich opłacenie. Ma to na celu poprawę dyscypliny płatniczej.
Przedsiębiorstwa, które świadczą usługi monitoringowe, korzystają zazwyczaj z aplikacji, dzięki którym, po odpowiedniej konfiguracji, są w stanie reagować natychmiast na najmniejsze nawet opóźnienia ze strony kontrahentów.
W ramach usługi monitoringu należności firmy mogą:
- wysyłać powiadomienia i przypomnienia, informujące kontrahentów o zbliżającym się terminie płatności,
- śledzić terminy i regularnie ponawiać kontakt w razie dalszych opóźnień,
- wysyłać przedsądowe wezwania do zapłaty,
- sprawdzać wiarygodność finansową kontrahentów,
- wyjaśniać nieścisłości i wspomagać w polubownym rozwiązywaniu ewentualnych sporów.
Jakie korzyści płyną z uruchomienia monitoringu?
Jedną z przyczyn opóźnień w płatnościach jest brak kontroli. Przedsiębiorca, który miesięcznie obsługuje setki klientów, może mieć trudności w sprawdzaniu na bieżąco, za które otrzymał już środki, a na które jeszcze oczekuje.
Wdrożenie monitoringu należności daje firmie większą szansę na utrzymanie płynności finansowej, m.in. poprzez stały kontakt z odbiorcami faktur.
Wielu mniejszych przedsiębiorców wychodzi z założenia, że monitoring należności jest usługą zarezerwowaną dla większych firm – takich, które przetwarzają tysiące transakcji i zatrudniają rzeszę pracowników. W rzeczywistości jednak na usłudze tej skorzystać mogą równie dobrze najmniejsze przedsiębiorstwa – zwłaszcza te, które nie mają własnych działów administracyjnych czy windykacji.
Pierwszy kontakt z płatnikiem
Pierwszy kontakt z płatnikiem należy wykonać jeszcze przed upływem terminu płatności. Pod pretekstem potwierdzenia otrzymania faktury przez klienta, dobrze jest przypomnieć telefonicznie o konieczności uregulowania jej w określonym terminie. Choć zwyczaj ten nie jest powszechny i może wydawać się działaniem pospiesznym, to po prostu jedna z form zabezpieczenia – warto pamiętać, że z drugiej strony transakcji również znajdują się ludzie, którzy mogą mieć kłopoty ze śledzeniem wszystkich płatności na bieżąco. Kontaktując się z odbiorcą jeszcze przed upływem terminu płatności, wysyłamy komunikat mówiący o tym, że nie będziemy tolerować opóźnień.
Kontakt w terminie wymagalności
Okazja do drugiego kontaktu z płatnikiem nadarza się w terminie wymagalności lub tuż po jego upłynięciu. Należy wówczas upewnić się, czy klient przekazał płatność – zwłaszcza, jeżeli kontaktujemy się tuż po weekendzie lub dniu świątecznym. Jeśli jednak nie otrzymamy jednoznacznego potwierdzenia, nie ma sensu czekać, aż sytuacja zmieni się sama. Nawet dzień po upływie terminu płatności to odpowiedni termin, w którym należy stanowczo przypomnieć o konieczności uregulowania należności i wyznaczyć kolejny, tym razem nieprzekraczalny termin spłaty. Jeśli mimo upływu drugiego terminu, należność nie trafiła na konto wierzyciela, należy wykonać kolejny telefon lub wysłać list z ostatecznym wezwaniem do uregulowania zobowiązania. Warto zastrzec w rozmowie z dłużnikiem, że w razie ponownego niedopełnienia tego obowiązku, sprawa zostanie skierowana do windykacji.
Duże wyzwanie dla wewnętrznych zasobów firmy
Monitoring należności można prowadzić wewnętrznie, jednak wdrożenie takiego systemu wiązałoby się z dużym zaangażowaniem działu finansów i windykacji – przy założeniu, że przedsiębiorstwo jest na tyle duże, że w ogóle posiada w strukturze podobne jednostki. Ciągłe monitorowanie zaległych należności oraz zbliżających się terminów płatności to również sporo obowiązków, które wymagałyby zwiększenia zatrudnienia. Właśnie dlatego wiele firm decyduje się na skorzystanie z usług zewnętrznych dostawców.
Działania prewindykacyjne stanowią dla niektórych przedsiębiorców trudność także dlatego, że obawiają się oni o pogorszenie relacji biznesowych z klientami. Zaangażowanie do tego celu profesjonalnej firmy windykacyjnej częściowo rozwiązuje ten problem – podmiot zewnętrzny budzi większy respekt i bardziej efektywnie mobilizuje płatników do terminowego regulowania zobowiązań.
Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na skorzystanie z usług zewnętrznej firmy, kluczem do prawidłowego przebiegu monitoringu jest stała współpraca między zleceniodawcą a firmą monitorującą. Przekazywanie niezbędnych informacji odbywa się zazwyczaj drogą elektroniczną, a zatrudniona firma informuje klienta na bieżąco o przebiegu i wynikach prowadzonych działań.
Monitoring należności w faktoringu
Monitoring należności trwa na ogół około 30 dni. Następnie, nieuregulowane należności przechodzą automatycznie do windykacji przedsądowej. Monitoring często wykonywany jest we własnym zakresie przez firmy. Należy jednak pamiętać, że w przypadku przedsiębiorstw posiadających szeroki portfel odbiorców i dużą liczbę należności, mogą mieć one problem ze sprawnym i skutecznym prowadzeniem czynności monitorujących.
Jedną z istotnych cech usługi faktoringu jest to, że korzystający z niej przedsiębiorca może wybrać także szereg usług dodatkowych – w tym monitoring należności. Dzięki temu przedsiębiorca nie tylko otrzyma pieniądze za fakturę przed terminem płatności, ale też ma pewność, że faktor dopilnuje, by odbiorca faktury uregulował zobowiązanie w terminie. Warto jednak zaznaczyć, że nie każdy faktor oferuje taką usługę. Jeżeli więc zależy Ci na tym, by dopilnowano terminów związanych z należnością, upewnij się wpierw, że firma, z której usług chcesz skorzystać, ma w swojej ofercie monitoring należności i pozostałe usługi, które są dla Ciebie istotne.
W wielu przypadkach istnieje także możliwość wykupienia usługi ubezpieczenia należności z przejęciem ryzyka. W tym scenariuszu firma faktoringowa nie stosuje regresu, a więc w przypadku niewypłacalności kontrahenta, sama prowadzi procedury windykacyjne, nie angażując w to faktoranta.
