Czy monitoring należności sprawdzi się w każdym przedsiębiorstwie?

Spora część przedsiębiorców skarży się – nie bez powodu – na problemy wynikające z nieterminowych płatności. Według badania “Przeterminowanie faktur w polskich przedsiębiorstwach” aż 20% firm nie płaci na czas swoim kontrahentom dlatego, że same nie otrzymują płatności w terminie. Z kolei dla niespełna 70% zatory płatnicze stanowią przeszkodę w prowadzeniu działalności gospodarczej. Odpowiedzią na ten poważny problem może być monitoring płatności.
Spis treści:

Czym jest monitoring należności?


Przedsiębiorstwa, które świadczą usługi monitoringowe, korzystają zazwyczaj z aplikacji, dzięki którym, po odpowiedniej konfiguracji, są w stanie reagować natychmiast na najmniejsze nawet opóźnienia ze strony kontrahentów.

W ramach usługi monitoringu należności firmy mogą:

  • wysyłać powiadomienia i przypomnienia, informujące kontrahentów o zbliżającym się terminie płatności,
  • śledzić terminy i regularnie ponawiać kontakt w razie dalszych opóźnień,
  • wysyłać przedsądowe wezwania do zapłaty,
  • sprawdzać wiarygodność finansową kontrahentów,
  • wyjaśniać nieścisłości i wspomagać w polubownym rozwiązywaniu ewentualnych sporów.

Jakie korzyści płyną z uruchomienia monitoringu?


Jedną z przyczyn opóźnień w płatnościach jest brak kontroli. Przedsiębiorca, który miesięcznie obsługuje setki klientów, może mieć trudności w sprawdzaniu na bieżąco, za które otrzymał już środki, a na które jeszcze oczekuje. 

Wdrożenie monitoringu należności daje firmie większą szansę na utrzymanie płynności finansowej, m.in. poprzez stały kontakt z odbiorcami faktur. 

Wielu mniejszych przedsiębiorców wychodzi z założenia, że monitoring należności jest usługą zarezerwowaną dla większych firm – takich, które przetwarzają tysiące transakcji i zatrudniają rzeszę pracowników. W rzeczywistości jednak na usłudze tej skorzystać mogą równie dobrze najmniejsze przedsiębiorstwa – zwłaszcza te, które nie mają własnych działów administracyjnych czy windykacji.

Pierwszy kontakt z płatnikiem




Monitoring należności można prowadzić wewnętrznie, jednak wdrożenie takiego systemu wiązałoby się z dużym zaangażowaniem działu finansów i windykacji – przy założeniu, że przedsiębiorstwo jest na tyle duże, że w ogóle posiada w strukturze podobne jednostki. Ciągłe monitorowanie zaległych należności oraz zbliżających się terminów płatności to również sporo obowiązków, które wymagałyby zwiększenia zatrudnienia. Właśnie dlatego wiele firm decyduje się na skorzystanie z usług zewnętrznych dostawców.

Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na skorzystanie z usług zewnętrznej firmy, kluczem do prawidłowego przebiegu monitoringu jest stała współpraca między zleceniodawcą a firmą monitorującą. Przekazywanie niezbędnych informacji odbywa się zazwyczaj drogą elektroniczną, a zatrudniona firma informuje klienta na bieżąco o przebiegu i wynikach prowadzonych działań.


Jedną z istotnych cech usługi faktoringu jest to, że korzystający z niej przedsiębiorca może wybrać także szereg usług dodatkowych – w tym monitoring należności. Dzięki temu przedsiębiorca nie tylko otrzyma pieniądze za fakturę przed terminem płatności, ale też ma pewność, że faktor dopilnuje, by odbiorca faktury uregulował zobowiązanie w terminie. Warto jednak zaznaczyć, że nie każdy faktor oferuje taką usługę. Jeżeli więc zależy Ci na tym, by dopilnowano terminów związanych z należnością, upewnij się wpierw, że firma, z której usług chcesz skorzystać, ma w swojej ofercie monitoring należności i pozostałe usługi, które są dla Ciebie istotne.

W wielu przypadkach istnieje także możliwość wykupienia usługi ubezpieczenia należności z przejęciem ryzyka. W tym scenariuszu firma faktoringowa nie stosuje regresu, a więc w przypadku niewypłacalności kontrahenta, sama prowadzi procedury windykacyjne, nie angażując w to faktoranta. Warto zaznaczyć, że PragmaGO oferuje ubezpieczenie należności gratis dla części klientów! Zanim podpiszesz umowę, zapytaj osobę, z którą rozmawiasz, o bezpłatne ubezpieczenie.

O tym warto wiedzieć:


  • jak zautomatyzować procesy biznesowe?

    Automatyzacja procesów biznesowych – na czym polega i jakie przynosi korzyści?


    Co oznacza automatyzacja procesów biznesowych i jakie korzyści przynosi?
    Więcej: Automatyzacja procesów biznesowych – na czym polega i jakie przynosi korzyści?
  • ulgi dla nowych przedsiębiorców

    Ulgi dla nowych firm – ulga na start, mały ZUS


    Na jakie udogodnienia może liczyć nowy przedsiębiorca? Sprawdź, co daje Ulga na start i Mały ZUS!
    Więcej: Ulgi dla nowych firm – ulga na start, mały ZUS
  • Monitoring należności w przedsiębiorstwie

    Czy monitoring należności sprawdzi się w każdym przedsiębiorstwie?


    Monitoring należności to proste i skuteczne narzędzie znacznie przyspieszające spływ należności. Dowiedz się, dlaczego powinieneś go mieć w swojej firmie.
    Więcej: Czy monitoring należności sprawdzi się w każdym przedsiębiorstwie?

Poznaj naszą bazę biznesowej wiedzy