Monitoring należności sprawdzi się w każdym przedsiębiorstwie

Dodane: 14 listopada 2016

Monitoring należności to proste i skuteczne narzędzie znacznie przyspieszające spływ należności. Dzięki niemu, dostawcy produktów lub usług mają większą szansę na utrzymanie płynności finansowej. Przynosi on również korzyści długofalowe, gdyż systematycznie przeprowadzany poprawia dyscyplinę płatniczą odbiorców. Każda firma zajmująca się monitoringiem należności ma swój system pracy, w większości przedsiębiorstw funkcjonują także specjalne programy informatyczne ułatwiające nadzór nad płatnościami. W praktyce działanie to opiera się na kontakcie telefonicznym z kontrahentami oraz korespondencji papierowej.

 

Pierwszy kontakt z płatnikiem

 

Pierwszy kontakt z płatnikiem należy wykonać jeszcze przed upływem terminu płatności. Pod pretekstem potwierdzenia otrzymania faktury przez klienta, dobrze jest przypomnieć się telefonicznie o konieczności uregulowania jej w określonym terminie. Nie jest to jeszcze powszechny w Polsce zwyczaj, natomiast warto się przełamać i spróbować takiego prewencyjnego działania. W ten sposób damy kontrahentowi jasno do zrozumienia, że nie będziemy tolerować opóźnień.

 

Termin wymagalności kolejnym powodem do przypomnienia się

 

Kolejna rozmowa z płatnikiem powinna odbyć się w terminie wymagalności lub tuż po jego upłynięciu. Należy wówczas upewnić się, czy klient przekazał płatność. Jeśli nie, naprawdę nie ma sensu odciągać interwencji w czasie! Należy stanowczo przypomnieć płatnikowi o konieczności uregulowania należności i wyznaczyć kolejny nieprzekraczalny już termin spłaty. Jeśli mimo upływu drugiego terminu, należność nie trafiła na konto wierzyciela, należy wykonać kolejny telefon lub wysłać list z ostatecznym wezwaniem do uregulowania zobowiązania. Warto zastrzec w rozmowie z dłużnikiem, że w razie ponownego niedopełnienia tego obowiązku, sprawa zostanie skierowana do windykacji.

 

Monitoring należności

 

Monitoring należności trwa na ogół około 30 dni. Następnie, nieuregulowane należności przechodzą automatycznie do windykacji przedsądowej. Monitoring często wykonywany jest we własnym zakresie przez firmy. Należy jednak pamiętać, że w przypadku przedsiębiorstw posiadających szeroki portfel odbiorców i dużą liczbę należności, mogą mieć one problem ze sprawnym i skutecznym prowadzeniem czynności monitorujących.

 

Duże wyzwanie dla wewnętrznych zasobów firmy

 

Wprowadzenie takiego systemu kontroli wiąże się z dużym zaangażowaniem działu finansów i windykacji, co dostarcza pracownikom kolejnych czasochłonnych obowiązków. Prowadzenie monitoringu stanowi też duże wyzwanie dla małych i mikro przedsiębiorstw, które zazwyczaj nie dysponują wystarczająca ilością pracowników, by móc obarczyć ich dodatkowym zadaniem. Poza tym przedsiębiorcy wolą często nie upominać się o swoje należności, zwłaszcza gdy chodzi o małe kwoty, obawiając się że takie działanie spowoduje pogorszenie relacji biznesowych z klientem. Zaangażowanie do tego celu profesjonalnej firmy windykacyjnej rozwiązuje ten problem. Dodatkowo podmiot zewnętrzny budzi znacznie większy respekt i bardziej efektywnie mobilizuje płatników do terminowego regulowania zobowiązań.

 

Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na skorzystanie z usług zewnętrznej firmy, kluczem do prawidłowego przebiegu monitoringu jest stała współpraca miedzy zleceniodawcą, a firmą monitorującą. Przekazywanie niezbędnych informacji odbywa się zazwyczaj drogą elektroniczną, a zatrudniona firma informuje klienta na bieżąco o przebiegu i wynikach prowadzonych działań.

 

Zobacz także:

Odroczony termin płatności – jak zabezpieczyć się przed zatorami płatniczymi?

Konsekwencje niezapłaconej faktury

 

Potrzebujesz Rady?

Zobacz naszą ofertę

Zobacz pozostałe porady

Biała lista podatników a faktoring

Biała lista podatników VAT a faktoring

Od 1 września 2019 roku działa już tzw. „biała lista VAT”. Dowiedz się, czy elektroniczny wykaz czynnych podatników VAT pływa ona na rozliczenia faktoringowe.

Czytaj więcej
Limit faktoringowy – na co zwracać uwagę

Limit faktoringowy – na co zwracać uwagę podpisując umowę faktoringową

Czym właściwie jest limit faktoringowy? Na jakiej podstawie jest obliczany i jakie daje korzyści?

Czytaj więcej
Odsetki, procenty i prowizja – koszt faktoringu bez tajemnic

Koszt faktoringu bez tajemnic – odsetki, procenty i prowizja

Faktoring, jak każda inna usługa, kosztuje – jednak zaskakująco mniej, niż się powszechnie wydaje. Sprawdź, jak liczony jest koszt faktoringu.

Czytaj więcej