Skuteczna windykacja należności, czyli jak odzyskać długi

Rozwój biznesu
Dodane: 28 października 2020

Spośród wielu nieprzyjemnych sytuacji, jakie mogą się zdarzyć, gdy prowadzimy interesy z różnymi kontrahentami, jedną z najbardziej stresujących jest ta, w której mija termin płatności naszych należności, a pieniądze wciąż nie wpływają na nasze konto. Rozwiązaniem tego problemu jest windykacja należności.

 

 

Jak odzyskać długi, czyli co to jest windykacja?

Zgodnie z definicją słownikową windykacja to “dochodzenie w sposób określony w przepisach swoich praw do rzeczy lub zapłaty” – te słowa stanowią dobry wstęp do wyjaśnienia, czym jest i jak przebiega proces windykacji długów. Wykorzystując przewidziane w prawie możliwości, windykacja dąży do sprawiedliwego odzyskania należności. Wielu przedsiębiorcom ściąganie długów kojarzy się z wyczerpującym procesem sądowym. To jednak nie jedyna możliwość.

Ważne!


Proces windykacji możemy uruchomić już w dniu następującym po upływie terminu płatności – warto korzystać z tego prawa, ponieważ ściągalność długów jest największa, gdy windykację rozpoczęto w pierwszym miesiącu po upływie terminu. Zanim jednak ruszymy do sądu, warto spróbować polubownego rozwiązania sprawy.

 

Rodzaje windykacji należności – środki i metody

  1. Windykacja polubowna (miękka)
  2. Windykacja sądowo-egzekucyjna (twarda)

Ważne!


Istotną kwestią jest to, czy windykacji podejmiemy się samodzielnie, czy z pomocą firm zajmujących się tym profesjonalnie – różnice między tymi podejściami znajdziesz w dalszej części artykułu.

1.Windykacja polubowna

Nie każde opóźnienie w spłacie należności musi kończyć się wielotygodniowym postępowaniem sądowym, z którym związane są także niemałe koszty. Zanim zdecydujemy się wstąpić na drogę procesową, warto wypróbować metody windykacji miękkiej.

Istnieje kilka sposobów, by skłonić dłużnika do uregulowania powstałej wierzytelności. Pierwszym z nich jest wysłanie wezwania do zapłaty. Zwykle takie pisma wysyła się poprzez list polecony z potwierdzeniem odbioru lub mailem (wtedy jednak dłużnik łatwiej może zaprzeczyć otrzymaniu wiadomości).

Wezwanie do zapłaty – wzór
Aby prawidłowo przygotować wezwanie do zapłaty, powinny się w nim znaleźć kluczowe informacje:

Do technik windykacji miękkiej należą również wezwania SMS oraz nawiązanie kontaktu telefonicznego w celu wywarcia presji na dłużniku.

Ostatnią dostępną opcją jest zagrożenie wpisaniem nieuczciwego kontrahenta do któregoś (lub kilku) z rejestrów dłużników – nie jest to groźba bez pokrycia, ponieważ w świetle polskiego każdy wierzyciel może przekazać dane dłużnika do takiego rejestru.

Ważne!


W Polsce funkcjonują cztery instytucje, które zbierają dane na temat dłużników. Są to: Biuro Informacji Kredytowej (BIK), ERIF Biuro Informacji Gospodarczej, Krajowy Rejestr Długów oraz Biuro Informacji Gospodarczej InfoMonitor.

Dopiero, gdy windykacja miękka nie przyniosła spodziewanego skutku (kontrahent nie odpowiada na maile, nie odbiera listów czy w inny sposób unika kontaktu, a przede wszystkim spłaty długu), powinniśmy spróbować innego sposobu na odzyskanie należnych nam środków.

2.Windykacja sądowo-egzekucyjna

Wejście na drogę sądową to ostateczność, jednakże jest to równocześnie najskuteczniejsze wyjście z patowej sytuacji. W tym scenariuszu podejmiemy stosowne kroki, by uzyskać prawomocny wyrok, na mocy którego komornik ściągnie należność z majątku dłużnika.

Podstawową różnicą pomiędzy wymienionymi wcześniej metodami windykacji miękkiej a windykacją sądowo-egzekucyjną jest zastosowanie środków prawnych, takich jak:

  1. pozew sądowy – wierzyciel składa pozew do sądu właściwego dla siedziby lub miejsca zamieszkania dłużnika. Złożony pozew prowadzi do uzyskania nakazu zapłaty;
  2. klauzula wykonalności – dopiero, gdy uzyskamy nakaz zapłaty, możemy zainicjować wszczęcie postępowania klauzulowego, w wyniku którego otrzymamy tytuł egzekucyjny z klauzulą wykonalności;
  3. tytuł wykonawczy – poprawnie wykonane poprzednie kroki oznaczają możliwość wszczęcia postępowania egzekucyjnego. Zanim jednak to zrobimy, możemy jeszcze spróbować wezwać dłużnika do dobrowolnej spłaty długu. Jeśli i to nie przyniesie skutku, pozostaje jedynie ostatni punkt;
  4. przekazanie sprawy komornikowi – w celu przeprowadzenia egzekucji należy złożyć do komornika wniosek o jej wszczęcie, załączając do niego uzyskany w sądzie tytuł wykonawczy. Wniosek powinien zawierać także informacje na temat świadczenia oraz sposobu ściągnięcia długu.

Dalej wierzycielowi pozostaje już tylko czekać na odzyskanie długu. Niestety proces windykacji sądowo-egzekucyjnej jest nie tylko kosztowny, ale także bardzo czasochłonny – niewątpliwie pozostaje jednak najskuteczniejszym sposobem windykacji.

 

Rodzaje windykacji należności – samodzielnie czy z pomocą?

  1. Windykacja samodzielna
  2. Windykacja samodzielna online
  3. Windykacja z pomocą kancelarii lub firmy windykacyjnej

1.Windykacja samodzielna

Jeśli zdecydujemy się na przeprowadzenie windykacji samodzielnie, możemy podążyć tą samą drogą, co opisana wcześniej. Warto zacząć od miękkich metod, by – jeśli te zawiodą – przekazać sprawę do sądu.

W takiej sytuacji konieczna jest jednak skrupulatność, cierpliwość i upór w dążeniu do celu, ponieważ wszystkie czynności (oczywiście poza sądowymi) wykonujemy sami – wliczając w to wielokrotny często kontakt z dłużnikiem.

2.Windykacja samodzielna online

To forma windykacji, która zakłada wykorzystanie platformy windykacyjnej online. Oczywiście zakup dostępu do jednej z ww. platform generuje koszt, ale z pewnością jest o wiele niższy, niż korzystanie z usług kancelarii prawniczej.

Windykacja samodzielna online to rozwiązanie dla tych przedsiębiorców, którzy chcą przeprowadzić windykację sami, ale nie robili tego wcześniej lub nie czują się wystarczająco pewnie w kwestiach prawnych. Warto rozważyć samodzielną windykację z pomocą programu także, gdy dług, który usiłujemy odzyskać, jest relatywnie niski – wynosi np. kilkaset złotych.

3.Windykacja z pomocą kancelarii lub firmy windykacyjnej

W przypadku, gdy kwota długu, który mamy zamiar odzyskać, jest wysoka, skorzystanie z usług kancelarii prawniczej lub profesjonalnej firmy windykacyjnej, to opłacalne rozwiązanie – co prawda koszty takiego wyjścia z pewnością są najwyższe, jednak zaoszczędzimy na czasie, który często jest wart o wiele więcej.

Poza tym, że nad windykacją przeprowadzoną z pomocą kancelarii czy firmy windykacyjnej wierzyciel spędzi znacznie mniej czasu, zyska także spokój – zdecydowaną większość czynności związanych ze ściąganiem należności przejmie od przedsiębiorcy wynajęta firma, zajmie się ona także wszystkimi kwestiami prawnymi. Rolą wierzyciela jest jedynie współpraca i ewentualne monitorowanie statusu sprawy.

 

Ile kosztuje skuteczna windykacja należności?

Windykacja długów to niestety skarbonka, do której trzeba wrzucić nieco pieniędzy, by zobaczyć satysfakcjonujące rezultaty. O ile decydujemy się windykować samodzielnie, a do tego sprawa zakończy się polubownie, koszty nie powinny być wysokie: należy jednak pamiętać, że nawet niewielkie, pozornie niezauważalne kwoty składają się w końcu na większą sumę.

Podstawowe koszty to te, które poniesiemy przy próbach kontaktu z dłużnikiem (telefony, SMSy czy maile są zwykle bezpłatne, ale już wysłanie listu poleconego kosztuje). Może się też okazać, że konieczne będzie odwiedzenie kontrahenta w siedzibie jego firmy – do naszego bilansu windykacji trzeba będzie doliczyć koszty dojazdu. Nie ma się co oszukiwać: jeżeli już dochodzi do konieczności ściągania długu, rzadko kiedy skończy się na jednym wysłanym liście czy jednej wizycie w firmie dłużnika. Koszty zatem wzrosną.

Sytuacja zmienia się drastycznie, gdy zdecydujemy się wstąpić na drogę sądową. Już na wstępie konieczne będzie uiszczenie opłaty sądowej w wysokości 1,25% wartości długu (kwota ta nie może być niższa niż 30 zł ani wyższa niż 100 000 zł) – pod warunkiem, że mowa o postępowaniu nakazowym (w którym chcemy uzyskać nakaz zapłaty długu). Każdorazowe złożenie pisma, powołanie biegłego, a nawet reprezentacja Twojej firmy przez pełnomocnika, wiążą się z dodatkowymi kosztami.

Do tego wszystkiego trzeba będzie doliczyć kwotę, jaką zapłacimy za usługi kancelarii lub firmy windykacyjnej, jeśli zdecydujemy się na współpracę. Ten wariant jest najdroższy, jednak – o ile dług jest relatywnie wysoki – może okazać się jednocześnie najbardziej opłacalnym.

 
 
Czytaj także:
Weksel in blanco – czym jest i jak go wykorzystać?
Jak wykorzystać przeterminowane faktury i poprawić płynność finansową?

Zobacz naszą ofertę

Zobacz pozostałe porady

Zakładanie biura rachunkowego

Jak założyć biuro rachunkowe – krok po kroku

Dowiedz się, kto może założyć biuro rachunkowe oraz jakich formalności należy dopełnić.

Czytaj więcej
Przekształcenie JDG w spółkę z o.o.

Przekształcenie działalności gospodarczej w spółkę z o.o.

Jeśli rozważasz przejście z JDG na spółkę z o.o., koniecznie sprawdź jakie formalności oraz koszty wiążą się z tym procesem.

Czytaj więcej
Czym jest wskaźnik ogólnego zadłużenia

Wskaźnik ogólnego zadłużenia – jak go obliczyć i kiedy warto to zrobić?

Jednym z najistotniejszych elementów analizy płynności finansowej jest wskaźnik ogólnego zadłużenia. Dowiedz się o nim więcej!

Czytaj więcej