Kogo dotyczy Krajowy System e-Faktur?
Obecnie wystawianie faktur ustrukturyzowanych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur jest obowiązkowe:
- Dla podatników, których wartość sprzedaży w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł,
- Dla pozostałych podatników, chyba że ich wartość sprzedaży za okresy miesięczne nie przekracza kwoty 10 000 zł brutto.
Taki stan rzeczy utrzyma się do końca 2026 roku. Od 1 stycznia 2027 roku obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF zostaną objęte także najmniejsze firmy – w tym sprzedające za mniej niż 10 000 zł brutto.
Ważne!
Powyżej omówiliśmy obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Już dziś wszyscy podatnicy muszą być gotowi na odbieranie faktur w Krajowym Systemie e-Faktur.
Rodzaje uprawnień w KSeF. Jak zarządzać uprawnieniami?
Kluczowe w tej kwestii są:
- definicja uprawnień do KSeF,
- rodzaje uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur,
- sposoby nadawania i odbierania uprawnień.
Wszystkie te aspekty reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dn. 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
Zgodnie z §3.1 ww. dokumentu uprawnienia do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur to uprawnienia do:
- nadawania i odbierania uprawnień do korzystania z KSeF,
- wystawiania i dostępu do faktur ustrukturyzowanych oraz faktur elektronicznych (wystawianych w okresie trwania awarii KSeF oraz w okresie niedostępności KSeF),
- wystawiania faktur przez nabywcę towarów lub usług
- wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA w KSeF.
Część wymienionych powyżej uprawnień – do nadawania oraz odbierania uprawnień do korzystania z KSeF oraz do wystawiania i dostępu do faktur ustrukturyzowanych i elektronicznych – posiadają:
- podatnik,
- podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy o VAT, czyli:
- organy egzekucyjne w czasie postępowania egzekucyjnego w administracji,
- komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania cywilnego),
- osoba fizyczna wskazana przez podatnika (a także przez przedstawicieli jednostek wewnętrznych podatnika, jednostek samorządu terytorialnego lub grup VAT)
- osoba fizyczna wskazana przez osobę fizyczną posiadającą uprawnienia do nadawania i odbierania uprawnień do korzystania z KSeF,
- podmiot niebędący osobą fizyczną, wskazany przez podatnika – najczęściej biuro rachunkowe,
- osoba fizyczna wskazana przez podmiot wskazany przez podatnika (np. konkretny pracownik biura rachunkowego, któremu wcześniej podatnik nadał odpowiednie uprawnienia).
Ważne!
Korzystanie z KSeF opiera się o model uprawnień. Początkowo pełne (właścicielskie) uprawnienia posiada jedynie podatnik, a więc – w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej – właściciel firmy. Dzięki nim może:
- zarządzać uprawnieniami,
- wystawiać faktury,
- przeglądać wystawione faktury.
Aby z KSeF w imieniu firmy mogli korzystać pracownicy, księgowi czy inne podmioty, należy najpierw nadać im uprawnienia. Jeśli więc nie prowadzisz firmy samodzielnie, im szybciej nadasz uprawnienia odpowiednim osobom lub jednostkom, tym lepiej.
Jak nadać lub odebrać dostęp do KseF?
Obecnie nadawanie i edycja uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur jest możliwa na dwa sposoby.
W formie elektronicznej – podatnik lub osoba uprawniona może skorzystać z Aplikacji Podatnika KSeF lub z oprogramowania zintegrowanego z KSeF, by nadać, zmienić lub odebrać uprawnienia wskazanej osobie.
W formie tradycyjnej – podatnik lub osoba uprawnienia może złożyć zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. W tym celu należy skorzystać z druku ZAW-FA, wypełnić go i złożyć do urzędu. Forma ta jest jednak przewidziana jedynie dla podatników i podmiotów, którzy nie są osobami fizycznymi i nie mają możliwości uwierzytelnienia się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
Nadawanie uprawnień do KSeF przez Aplikację Podatnika
Jak nadać uprawnienia do KSeF dla biura rachunkowego lub pracownika? Wykonaj tych kilka kroków:
- Odwiedź stronę Aplikacji Podatnika KSeF.
- Zaloguj się, korzystając z jednej z dostępnych metod:
- profil zaufany,
- aplikacja mObywatel,
- e-Dowód,
- bankowość elektroniczna,
- kwalifikowany podpis,
- pieczęć elektroniczna.
- W Aplikacji Podatnika wybierz moduł Uprawnienia.
- Wypełnij formularz nadawania uprawnień:
- wybierz najpierw rodzaj jednostki lub podmiotu,
- uzupełnij dane podmiotu uprawnianego (NIP lub PESEL, imię i nazwisko).
W ten sposób możesz nadać uprawnienia do KSeF:
- podmiotom kontekstu bieżącego,
- jednostkom podrzędnym identyfikowanym identyfikatorem wewnętrznym,
- podmiotom podrzędnym identyfikowanym przez NIP,
- podmiotom unijnym uprawnionym do samofakturowania identyfikowanym numerem VAT UE.
Ważne!
Jeżeli podmiotem, któremu chcesz nadać uprawnienia, jest osoba fizyczna posługująca się certyfikatem niezawierającym identyfikatora NIP ani PESEL, konieczne będzie wprowadzenie dodatkowych informacji, w tym:
- daty urodzenia,
- rodzaju dokumentu potwierdzającego tożsamość,
- numeru i serii ww. dokumentu,
- kraju wydania dokumentu,
- odcisku palca certyfikatu.
Jak nadać uprawnienia do korzystania z KSeF dla biura rachunkowego?
Jeśli Twoja firma korzysta z usług biura rachunkowego lub księgowej, która prowadzi działalność gospodarczą, możesz bez przeszkód upoważnić odpowiednie osoby, zarówno do wglądu, jak i do wystawiania faktur w KSeF.
Jak to działa w praktyce? Oto przykład.
Przykład:
Pan Ireneusz prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, w ramach której wystawia faktury VAT. Od kwietnia 2026 roku przedsiębiorca ma obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.
Już na kilka tygodni przed wdrożeniem Systemu w firmie, pan Ireneusz postanowił nadać uprawnienia biuru rachunkowemu, z którym jego firma współpracuje od wielu lat.
Efekt: dzięki nadaniu uprawnień, biuro rachunkowe (a zatem wszyscy jego pracownicy) mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane w KSeF w imieniu firmy pana Ireneusza.
A co, jeśli przedsiębiorcy zależałoby na większej kontroli i zmniejszeniu liczby osób, które mają wgląd w wystawiane faktury i mogą wystawiać dokumenty sprzedaży w Systemie? Także na to istnieje sposób.
Przykład:
Pan Ireneusz chce, by faktury w imieniu jego firmy mógł wystawiać jedynie zaufany pracownik biura rachunkowego, z którego usług korzysta jego firma. Jest zadowolony ze współpracy z tą konkretną osobą i zależy mu na tym, by wgląd w dokumenty jego firmy miała tylko ona.
Wartym rozważenia pomysłem jest uprawnienie nie jednej, a co najmniej dwóch osób – w ten sposób w razie choroby lub urlopu wskazanego pracownika biura rachunkowego, drugi będzie mógł wystawiać faktury w imieniu firmy, zapewniając ciągłość obsługi.
Pamiętaj jednak, że każda kolejna osoba, otrzymująca dostęp do KSeF, nie pozostaje bez wpływu na bezpieczeństwo Twojej firmy. To oraz ciągły dostęp do Aplikacji Podatnika KSeF sprawia, że równie dobrze możesz nadać uprawnienia jednej osobie, a dopiero w razie potrzeby rozszerzyć je na kolejną.
Uprawnienia do KSeF: jak je odebrać?
Jedną z najważniejszych funkcji w kontekście uprawnień jest możliwość ich odbierania. Chodzi tu przede wszystkim o zachowanie kontroli oraz bezpieczeństwo w firmie.
W jakich sytuacjach należy odebrać uprawnienia?
- Gdy pracownik uprawniony do korzystania z KSeF odchodzi lub zostaje zwolniony z firmy.
- Gdy pracownik biura księgowego uprawniony do korzystania z KSeF zmienia pracę.
- Gdy kończysz współpracę z biurem rachunkowym. Pamiętaj wówczas nie tylko o wycofaniu uprawnień dla podmiotu, ale także dla wszystkich pracowników biura, którym wcześniej nadano uprawnienia.
- Gdy pracownik, który do tej pory wystawiał faktury, zostaje przeniesiony do innego działu i nie będzie już aktywnie korzystał z KSeF.
Jakich błędów się wystrzegać?
Popularnym błędem jest pozostawianie uprawnień osobom, które już ich nie potrzebują. To narażenie na szwank bezpieczeństwa firmy – nie tylko ze względu na możliwe działanie na szkodę firmy osoby, która wciąż ma uprawnienia (mimo że nie powinna ich mieć).
Może to mieć znaczenie także w sytuacji, w której firma będzie próbowała dociec, skąd wzięły się konkretne ruchy w KSeF. Im więcej osób posiada uprawnienia do fakturowania, tym więcej czasu zajmie weryfikacja.
Pamiętaj też, że uprawnienia dotyczące dostępu do faktur także mają duże znaczenie. Osoby dysponujące takim dostępem mogą przeglądać i pobierać faktury, a tym samym wiedzą o wszystkich transakcjach, jakie zawiera Twoja firma.
Podsumowanie
Uprawnienia do KSeF dla biura rachunkowego to kluczowa kwestia w kontekście spełniania obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Jeżeli Twoja firma korzysta z usług biura rachunkowego, nadanie odpowiednich uprawnień powinno być jednym z pierwszych kroków, jakie podejmiesz – dopiero po wykonaniu tego kroku księgowi będą mogli wystawiać faktury w imieniu Twojej firmy i uzyskają dostęp do przeglądania dokumentów.
Pamiętaj też, że w każdej chwili możesz odebrać uprawnienia – gdy tylko przestaną być one potrzebne danej jednostce czy osobie. Korzystaj z tej możliwości, by zachować kontrolę nad wystawianiem faktur i zadbać o bezpieczeństwo firmy.
