Co to jest numer KSeF (identyfikator KSeF)? Skąd się bierze?
Numer KSeF to ciąg znaków, który umożliwia identyfikację faktury w Krajowym Systemie e-Faktur. System przypisuje go automatycznie do każdej przyjętej faktury. Jeżeli faktura przejdzie weryfikację techniczną (m.in. zgodność ze strukturą FA(3) i uprawnienia wystawcy), KSeF ją przyjmuje i nadaje jej numer. Nie oznacza to jednak, że system sprawdził poprawność faktury pod względem przepisów o VAT.
Ważne!
Numer KSeF to co innego niż numer faktury nadany przez podatnika w polu P_2 faktury ustrukturyzowanej. Ten drugi numer definiowany jest w Broszurze informacyjnej dotyczącej struktury logicznej FA(3) jako:
„Kolejny numer faktury, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę”.
Jest to numer nadany przez wystawcę, który może służyć np. do celów wewnętrznej identyfikacji faktury przez podmiot wystawiający.
Warto pamiętać, że identyfikator KSeF to numer ważniejszy i bardziej praktyczny z punktu widzenia kontaktów z administracją. W każdej sprawie dotyczącej wystawionej lub otrzymanej faktury warto podać urzędnikom (lub wpisać w formularz) właśnie ten identyfikator, aby ułatwić weryfikację i skrócić czas załatwienia formalności.
Budowa i struktura numeru KSeF – z czego się składa?
Numer KSeF ma określoną strukturę, niepodlegającą modyfikacji. Składa się z 35 znaków podzielonych na cztery oddzielone dywizami sekcje:
- NIP sprzedawcy (10 znaków),
- data przyjęcia faktury przez KSeF w formacie RRRRMMDD (8 znaków),
- sekcja techniczna (12 znaków, generowana automatycznie),
- suma kontrolna (2 znaki, generowane automatycznie).
Ważne!
Budowa numeru KSeF prezentuje się następująco:
9999999999-RRRRMMDD-FFFFFFFFFFFF-FF
Sekcja techniczna oraz suma kontrolna identyfikatora KSeF nie zawierają informacji o fakturze. Sekcja techniczna odpowiada za unikalność nadanego fakturze numeru w skali całego KSeF, a suma kontrolna pozwala sprawdzić, czy został poprawnie zapisany lub przepisany.
Numer faktury w KSeF a numer faktury nadany przez wystawcę
W strukturze FA(3) nie znajdziemy miejsca na numer KSeF – to zrozumiałe, ponieważ numer ten nadawany jest już po przyjęciu faktury do systemu. Znajdziemy w nim za to wspomniane już wcześniej obligatoryjne pole P_2, w którym wystawca faktury ma obowiązek wpisać numer faktury. Identyfikator ten powinien być zgodny z wewnętrzną numeracją dokumentów prowadzoną w firmie do tej pory.
Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur nie wpłynęło na zasady prowadzenia wewnętrznej numeracji faktur w przedsiębiorstwach – wystawcy faktur wciąż mogą numerować je według przyjętych wcześniej reguł.
Ważne!
Własny numer (nadawany przez wystawiającego fakturę) musi pojawić się w każdej fakturze ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF. Bez spełnienia tego obowiązku Krajowy System e-Faktur nie przyjmie dokumentu, a numer KSeF na fakturze w ogóle się nie pojawi.
Numer faktury oraz numer KSeF funkcjonują więc równolegle. Z tego powodu dobrą praktyką jest uwzględnianie w korespondencji z kontrahentami czy z urzędem obu numerów. Istotne jest przy tym, by wyraźnie określić, który numer co oznacza.
Gdzie znaleźć i jak sprawdzić numer KSeF?
Aby sprawdzić numer KSeF faktury – na przykład w celu weryfikacji dokumentu – można skorzystać z którejś z poniższych metod:
- Pobierz Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) faktury – gdy KSeF przyjmie i zarejestruje fakturę, wraz z nadaniem numeru wygeneruje UPO KSeF, na którym ten identyfikator jest już widoczny.
- Sprawdź wizualizację faktury – w Krajowym Systemie e-Faktur, a także w aplikacjach do fakturowania możliwy jest podgląd wizualizacji dokumentu. Numer KSeF zwykle znajduje się w nagłówku wizualizacji. W podglądzie widoczne jest także pole „numer KSeF” (możliwe także: „identyfikator KSeF”), które zawiera odpowiedni ciąg znaków.
- Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF – korzystasz ze standardowego, rządowego rozwiązania? Aby sprawdzić numer KSeF, wystarczy wyświetlić listę wystawionych lub otrzymanych faktur – identyfikator KSeF będzie tam widoczny już z poziomu listy. Wybór jednego dokumentu i przejście do szczegółów również pozwoli wyświetlić numer KSeF faktury, wraz z jej pozostałymi danymi.
- Zeskanuj kod QR na wizualizacji faktury – jeżeli jesteś odbiorcą faktury wystawionej w trybie online lub w trybie offline udostępnionej nabywcy poza systemem lub używanej poza KSeF, faktura ta – po jej przesłaniu do KSeF – powinna zawierać kod QR. Bezpośrednio pod znakiem graficznym musi znajdować się wówczas numer KSeF tej faktury. Po zeskanowaniu kodu uzyskasz dostęp do dokumentu, w którym również znajdziesz numer KSeF. Porównaj obie wartości, by mieć pewność, że identyfikator jest prawidłowy.
Pamiętaj, że numer referencyjny nadawany przy wysyłce także nie jest numerem KSeF faktury. Aby mieć pewność, że numer, który widzisz, jest właściwym identyfikatorem KSeF:
- sprawdź, czy budowa numeru odpowiada oficjalnej strukturze (35 znaków, NIP, data, sekcja techniczna o długości 12 znaków i suma kontrolna (2 znaki)),
- skorzystaj z jednej z czterech wymienionych powyżej metod.
Do czego służy numer KSeF w praktyce obrotu gospodarczego?
Numer KSeF pełni trzy bardzo ważne funkcje:
- Po pierwsze: umożliwia pewną i jednoznaczną identyfikację faktury w centralnym rejestrze Ministerstwa Finansów.
- Po drugie: usprawnia pracę księgowości i urzędników – na przykład przy okazji kontroli podatkowej.
- Po trzecie: umożliwia wiązanie ze sobą dokumentów handlowych w ramach łańcucha transakcji.
Kiedy w praktyce korzystamy z numeru KSeF?
- Gdy wystawiamy fakturę zaliczkową i rozliczającą – należy wówczas wskazać powiązanie pomiędzy kolejnymi fakturami. Faktura rozliczeniowa musi zawierać numery KSeF faktur zaliczkowych powiązanych z rozliczaną transakcją.
- Gdy wystawiamy fakturę korygującą – każda faktura korygująca musi zawierać identyfikator KSeF faktury pierwotnej, pod warunkiem, że spełnione zostały następujące kryteria:
- faktura pierwotna była wystawiona w KSeF,
- fakturze pierwotnej nadano numer KSeF.
Jeżeli faktura nie ma numeru KSeF lub została wystawiona poza systemem, zamiast numeru KSeF stosuje się numer nadany przez podatnika.
- Gdy raportujemy ewidencję VAT w pliku JPK_V7 – pliki kontrolne muszą zawierać numery KSeF faktur sprzedażowych i zakupowych lub – jeśli faktura go nie ma – oznaczenie OFF (wystawiona w trybie awaryjnym), BFK (brak KSeF) lub DI (dowód inny niż faktura). Brak numeru KSeF przy jednoczesnym braku kodu zastępczego poskutkuje odrzuceniem pliku.
Numer KSeF a mechanizm podzielonej płatności (MPP)
Od 1 stycznia 2027 r. komunikat przelewu w mechanizmie podzielonej płatności, oprócz dotychczasowych danych (m.in. kwoty VAT, kwoty brutto, numeru faktury i NIP dostawcy), będzie musiał zawierać numer KSeF faktury lub identyfikator zbiorczy nadany przez KSeF.
Numer KSeF w przelewie – czy jest obowiązkowy?
Zgodnie z art. 108g ustawy o VAT nabywca zarejestrowany jako czynny podatnik VAT, płacąc za faktury ustrukturyzowane (oraz faktury wystawione w trybie offline24 lub w okresie niedostępności KSeF) na rzecz innego czynnego podatnika VAT przelewem lub innym instrumentem umożliwiającym podanie tytułu, musi podać numer KSeF faktury albo identyfikator zbiorczy. Ten sam obowiązek ma podmiot trzeci płacący za nabywcę, a przy poleceniu zapłaty – także wystawca faktury. Obowiązek dotyczy płatności dokonywanych od 1 stycznia 2027 r.
Ważne!
Pamiętaj, że obowiązek podawania numeru KSeF w przelewie dotyczy czynnego podatnika VAT dokonującego transferu środków na rzecz innego czynnego podatnika VAT. Warto więc przed płatnością zweryfikować status VAT kontrahenta, korzystając w tym celu z tzw. białej listy podatników VAT.
Zbiorczy identyfikator KSeF
Zbiorczy identyfikator KSeF to numer, który nadaje się grupie faktur ustrukturyzowanych, których wystawcą jest jeden sprzedający. Zbiorczy identyfikator nadaje system na podstawie deklaracji wystawiającego lub odbierającego fakturę. Wystarczy zadeklarować listę faktur, które mają być objęte zbiorczym identyfikatorem – można to zrobić zarówno w Aplikacji Podatnika KSeF, jak i w dowolnym narzędziu służącym do fakturowania, połączonym z KSeF za pomocą API.
W systemie możliwy jest także podgląd listy faktur objętych zbiorczym identyfikatorem (należy podać identyfikator, aby otrzymać listę faktur, które wchodzą w jego skład). Inną praktyczną możliwością jest zweryfikowanie, czy dana faktura ustrukturyzowana jest uwzględniona w jakimś identyfikatorze zbiorczym (lub wielu identyfikatorach) – w tym celu należy podać numer KSeF faktury.
Identyfikator zbiorczy KSeF ma ustaloną strukturę: składa się z 35 znaków podzielonych na cztery sekcje:
- kontekst uwierzytelnienia generującego (nr NIP),
- oznaczenie IZ oraz data wygenerowania identyfikatora (rok i miesiąc),
- sekcja techniczna składająca się z 12 znaków,
- cyfry kontrolne (2 znaki).
Ważne!
Budowa zbiorczego identyfikatora KSeF prezentuje się następująco:
9999999999-IZRRRRMM-FFFFFFFFFFFF-FF
Podsumowanie
Numer KSeF to identyfikator, który system automatycznie nadaje każdej fakturze przyjętej po weryfikacji technicznej. Składa się z 35 znaków, w tym: NIP sprzedawcy, daty przyjęcia faktury przez KSeF, 12-znakowej sekcji technicznej i sumy kontrolnej. Nie zastępuje numeru faktury z pola P_2 – oba numery funkcjonują równolegle, dlatego w korespondencji z kontrahentami i urzędem warto podawać obydwa i wyraźnie je rozróżniać.
Numer KSeF znajdziemy w UPO, na wizualizacji faktury, w Aplikacji Podatnika KSeF oraz pod kodem QR. Trzeba go wskazywać m.in. w fakturach korygujących i rozliczających zaliczki, a także w JPK_V7, gdzie faktura bez numeru KSeF wymaga oznaczenia OFF, BFK lub DI – w przeciwnym razie plik zostanie odrzucony.
Od 1 stycznia 2027 r. czynny podatnik VAT płacący za faktury innemu czynnemu podatnikowi będzie musiał podać w tytule przelewu numer KSeF lub identyfikator zbiorczy – ten sam wymóg obejmie komunikat przelewu w MPP. Identyfikator zbiorczy obejmuje grupę faktur jednego sprzedawcy i pozwala opłacić je jednym przelewem.
Najczęściej zadawane pytania
Co to jest numer KSeF i czym różni się od numeru faktury?
Numer KSeF to unikalny identyfikator, który Krajowy System e-Faktur automatycznie nadaje każdej przyjętej fakturze ustrukturyzowanej. Różni się od numeru faktury z pola P_2, który nadaje sam wystawca według własnej numeracji. Faktura ma oba numery jednocześnie.
Jak wygląda budowa numeru KSeF?
Numer KSeF ma 35 znaków w czterech sekcjach oddzielonych dywizami: NIP sprzedawcy (10 znaków), data przyjęcia faktury przez KSeF w formacie RRRRMMDD (8 znaków), sekcja techniczna (12 znaków) i suma kontrolna (2 znaki). Wzór numeru KSeF: 9999999999-RRRRMMDD-FFFFFFFFFFFF-FF.
Gdzie znaleźć numer KSeF faktury?
Numer KSeF faktury znajdziesz w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (UPO), na wizualizacji faktury, na liście faktur w Aplikacji Podatnika KSeF oraz bezpośrednio pod kodem QR na fakturze przesłanej do KSeF. Numer referencyjny nadawany przy wysyłce faktury nie jest numerem KSeF.
Czy numer KSeF trzeba podawać w tytule przelewu?
Tak, od 1 stycznia 2027 r. Czynny podatnik VAT płacący za faktury ustrukturyzowane innemu czynnemu podatnikowi VAT musi podać w tytule przelewu numer KSeF faktury albo identyfikator zbiorczy (art. 108g ustawy o VAT). Ten sam wymóg obejmie komunikat przelewu w mechanizmie podzielonej płatności (MPP).
Co to jest zbiorczy identyfikator KSeF?
Zbiorczy identyfikator KSeF to 35-znakowy numer obejmujący grupę faktur jednego sprzedawcy. Pozwala opłacić kilka faktur jednym przelewem bez wpisywania każdego numeru KSeF osobno. Generuje go KSeF na wniosek wystawcy lub odbiorcy faktur, a jego wzór to 9999999999-IZRRRRMM-FFFFFFFFFFFF-FF.
