Czym jest kontrola podatkowa i co sprawdza?
Kontrola podatkowa to sprawdzenie przez konkretne organy podatkowe, czy dany podmiot płaci odpowiednie daniny, prawidłowo stosuje odliczenia (np. VAT), nie ma zaległości podatkowych względem państwa itp.
Podstawą prawną są w tym przypadku przede wszystkim: Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, a dokładniej Dział 6 – Kontrola podatkowa – Ordynacja podatkowa oraz Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców, głównie Rozdział 5 – Ograniczenia kontroli działalności gospodarczej.
Zgodnie z art. 281 §2 Ordynacji podatkowej: „Celem kontroli podatkowej jest sprawdzenie, czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego”.
Nie zawsze takie sprawdzenie wiąże się z wystąpieniem podejrzeń, np. względem przedsiębiorcy – chodzi również o to, by uszczelnić cały system podatkowy i wyłapać możliwe problemy.
Kontroli mogą podlegać podatnicy, płatnicy oraz inkasenci, a także ich następcy prawni. Najczęściej dotyczy ona przedsiębiorców.
Kto przeprowadza kontrolę podatkową?
Wszczęcie kontroli podatkowej jest wykonywane z urzędu. Kto ją przeprowadza? Zawsze są to organy podatkowe I instancji, najczęściej:
- naczelnik urzędu skarbowego – podatki: PIT, VAT, CIT, PCC, od spadków i darowizn;
- naczelnik urzędu celnego – akcyza;
- wójt, burmistrz, prezydent miasta, starosta, marszałek wojewódzki – opłaty lokalne, podatki: od środków transportowych, leśny, od nieruchomości.
To, jaki konkretnie organ podatkowy będzie przeprowadzał kontrolę w Twoim przypadku, zależy więc od rodzaju sprawdzanych opłat i podatków.
Jeśli odwołasz się od decyzji, do kontroli uprawnione są też organy odwoławcze (np. dyrektor izby administracji skarbowej, samorządowe kolegium odwoławcze).
Kontrolę podatkową może wykonać tylko osoba upoważniona przez organ podatkowy. Wzór takiego upoważnienia jest zawarty w rozporządzeniu Ministra Finansów. Art. 283 Ordynacji podatkowej wskazuje dokładnie, co powinno zawierać upoważnienie. Do najważniejszych elementów należą:
- numer legitymacji służbowej kontrolującego oraz jego imię i nazwisko;
- wskazanie podstawy prawnej;
- podpis osoby udzielającej upoważnienia;
- nazwa organu wydającego;
- data kontroli i przewidywany termin zakończenia kontroli;
- zakres kontroli podatkowej.
Ważne!
Zgodnie z Art. 283 §5 Ordynacji podatkowej: „Zakres kontroli nie może wykraczać poza zakres wskazany w upoważnieniu”. To oznacza, że osoby sprawdzające mogą skontrolować jedynie to, co zostało opisane w dokumencie.
Czy kontrola podatkowa w firmie jest zapowiedziana?
Co do zasady organy podatkowe zawiadamiają kontrolowanego o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej. W praktyce oznacza to, że zanim urzędnik zapuka do Twoich drzwi, otrzymasz stosowne powiadomienie.
Znajdziesz w nim m.in. informacje o tym, jaki organ będzie Cię kontrolował i jaki jest zakres przeprowadzenia kontroli podatkowej. Dokładnie przeczytaj dokument i zapoznaj się z nim, żeby odpowiednio się przygotować.
Kontrola powinna się odbyć od 7 do 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Jeśli 30 dni minie, a nikt się nie pojawi – konieczne jest wysłanie ponownego zawiadomienia. A czy urzędnik może skontrolować wszystko wcześniej? Tak, ale wymaga to zgody lub wniosku kontrolowanego.
Ważne!
Warto poświęcić czas upływający od otrzymania zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli na uporządkowanie dokumentów, zamiast godzić się na przyspieszenie procedury. Pośpiech nie jest w tym przypadku dobrym doradcą.
Przeprowadzenie kontroli podatkowej bez zapowiedzi – wyjątki
Wszczęcie kontroli podatkowej bez wcześniejszego zawiadomienia jest możliwe w określonych przypadkach. Do najczęstszych należą sytuacje, gdy:
- czynności kontrolne są konieczne do przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego;
- kontrola dotyczy niezgłoszonej działalności gospodarczej;
- występują wątpliwości związane ze zwrotem albo nadpłatą podatku VAT;
- kontrola dotyczy przychodów, które pochodzą z nieujawnionych źródeł;
- czynności kontrolne mają sprawdzić ewidencjonowanie obrotu z wykorzystaniem kasy fiskalnej.
Pamiętaj!
Jeśli organ podatkowy chce przeprowadzić kontrolę podatkową bez zapowiedzi, musi na piśmie podać przyczyny. Jeśli tego nie zrobi, masz prawo złożyć sprzeciw. Dokładne zasady znajdują się w Prawie przedsiębiorców (kiedyś Ustawie o swobodzie działalności gospodarczej).
Jakie są obowiązki podmiotu kontrolowanego?
Do najważniejszych obowiązków firmy kontrolowanej należą:
- zapewnienie dostępu np. do biur czy lokali;
- udostępnienie wszelkich dokumentów związanych z zakresem kontroli;
- okazanie majątku, który jest przedmiotem kontroli i umożliwienie wykonania np. dokumentacji fotograficznej;
- udzielanie stosownych wyjaśnień.
Jakie są prawa podmiotu kontrolowanego?
Jeśli jesteś podmiotem kontrolowanym, masz sporo praw, o których warto pamiętać. Dzięki temu zadbasz o odpowiednie przygotowanie do kontroli i w razie potrzeby zauważysz np. techniczne błędy organów podatkowych.
Jeśli czeka Cię kontrola podatkowa, masz m.in. prawo, żeby:
- brać udział w czynnościach kontrolnych;
- wybrać pełnomocnika;
- poprosić o okazanie legitymacji służbowej;
- składać wyjaśnienia i zastrzeżenia;
- wnosić sprzeciw wobec konkretnych czynności kontrolnych, jeśli naruszają prawo, przede wszystkim związane ze swobodą prowadzenia działalności gospodarczej.
To nie wszystkie prawa i obowiązki – pamiętaj więc, żeby zapoznać się przed kontrolą z odpowiednimi aktami prawnymi.
Jakie dokumenty sprawdza kontrola podatkowa?
Jako przedsiębiorca masz obowiązek przechowywać wszystkie dokumenty podatkowe do 5 lat od końca roku, w którym mija termin spłaty. Jakie konkretnie dokumenty będą podstawą czynności kontrolnych? Wszystko zależy od tego, na jakich zasadach się rozliczasz i jaki jest zakres kontroli w Twoim przypadku. Sprawdzeniu podlegają przede wszystkim:
- raporty z kasy fiskalnej;
- faktury wystawiane klientom;
- deklaracje podatkowe (np. JPK_V7);
- ewidencje zatrudnienia;
- rachunki i faktury dokumentujące zakupy;
- wydruki z księgi przychodów i rozchodów;
- ewidencje przebiegu pojazdów.
Niezbędne jest też okazanie dokumentów rejestracyjnych przedsiębiorstwa.
Ile trwa kontrola podatkowa i gdzie się odbywa?
Czynności kontrolne są przeprowadzane w siedzibie osoby kontrolowanej (może to być np. mieszkanie, w którym zarejestrowana jest działalność gospodarcza) i wszędzie tam, gdzie przechowywana jest dokumentacja przedsiębiorstwa (czyli np. w biurze rachunkowym). Co do zasady taka kontrola ma miejsce w godzinach prowadzenia działalności, czyli np. otwarcia biura.
To, ile trwa kontrola podatkowa, zależy z kolei od wielkości danej firmy. Limity te są określone w art. 55 Prawa przedsiębiorców. Czas trwania kontroli u przedsiębiorcy w danym roku kalendarzowym może wynosić maksymalnie:
- 12 dni roboczych – mikroprzedsiębiorstwo;
- 18 dni roboczych – małe przedsiębiorstwo;
- 24 dni robocze – średnie przedsiębiorstwo;
- 48 dni roboczych – pozostałe przedsiębiorstwa.
Od tej zasady istnieje kilka wyjątków, z których najważniejszy to: „przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia”.
Do czasu kontroli zaliczane są te czynności, które są wykonywane w siedzibie kontrolowanego czy innym miejscu z dostępem do dokumentów. Chodzi więc tylko o te sytuacje, gdy urzędnik znajduje się bezpośrednio np. w siedzibie działalności gospodarczej (nie wlicza się sporządzania protokołu itp.).
Nawet jeśli minął już czas opisany w ustawie, być może na zakończenie kontroli podatkowej trzeba będzie więc jeszcze poczekać. W upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli znajduje się przewidywany termin jej zakończenia i teoretycznie wszystkie czynności powinny skończyć się w tym czasie. Organ kontrolujący z określonych przyczyn może jednak przedłużyć termin lub okresowo wstrzymać swoje działania.
Jak wygląda protokół kontroli podatkowej?
Zakończenie kontroli podatkowej to moment, w którym podatnik otrzyma protokół kontroli podatkowej. Co to takiego? To dokument wydawany przez organ kontrolujący.
Zgodnie z art. 290 Ordynacji podatkowej zawiera m.in. dane kontrolujących, określenie zakresu kontroli oraz miejsca i czasu jej przeprowadzenia, opis dokonanych ustaleń faktycznych i ocenę prawną, a także pouczenia o prawie m.in. złożenia korekty deklaracji czy zastrzeżeń.
Po otrzymaniu protokołu kontroli podatkowej masz 14 dni na złożenie wyjaśnień czy przedstawienie zastrzeżeń. Kolejne 14 dni organ podatkowy rozpatruje wniosek.
Kontrola podatkowa a postępowanie podatkowe – czym się różnią?
Postępowanie podatkowe jest opisane w Ordynacji podatkowej w Dziale 4. W przeciwieństwie do kontroli może być wszczęte nie tylko z urzędu, ale również na wniosek podatnika.
Jego głównym celem jest określenie wymiaru podatku – czyli kwoty, jaką podatnik powinien zapłacić. Najczęściej postępowanie podatkowe jest następstwem kontroli podatkowej. Dlaczego? Jeśli kontrola wykaże nieprawidłowości, strony dążą do ustalenia, jaka kwota daniny jest odpowiednia.
Chociaż kontrola podatkowa budzi strach wśród przedsiębiorców, najważniejsze są odpowiednie przygotowanie dokumentacji oraz poznanie swoich praw i obowiązków. Dzięki temu znacznie poprawisz swoją sytuację i przejdziesz kontrolę bez zbędnych nerwów.
Źródła:
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu19971370926
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20180000646
