KPiR – co to?
Jak sama nazwa wskazuje, Księga Przychodów i Rozchodów służy ewidencjonowaniu osiąganych przez firmę przychodów oraz ponoszonych kosztów (wydatków firmowych). KPiR jest w rzeczywistości uproszczoną formą ewidencji – dostępną jedynie dla przedsiębiorców, których przychody pochodzące ze sprzedaży nie przekraczają kwoty 2 mln euro netto rocznie.
Ważne!
Firmy, które przekraczają wskazany próg, zobowiązane są do prowadzenia pełnej księgowości. Oznacza to, że nawet jednorazowe przekroczenie kwoty przychodów obliguje przedsiębiorstwo do założenia pełnej księgowości. Jeżeli przychody w następnym roku spadną poniżej limitu 2 mln euro, firma może wrócić do rozliczania się z wykorzystaniem Księgi Przychodów i Rozchodów.
Jakie dane wpisujemy do Księgi Przychodów i Rozchodów?
W KPiR znaleźć się muszą informacje na temat wszystkich dowodów księgowych i zdarzeń gospodarczych – innymi słowy konieczne jest szczegółowe dokumentowanie każdego zakupu i sprzedaży firmowej.
KPiR zawiera:
- dane adresowe firmy oraz jej nazwę;
- NIP i REGON firmy;
- tytuł „Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów” wraz z miesiącem i rokiem na każdej stronie;
- tabelę ewidencji.
To właśnie temu ostatniemu elementowi poświęcimy najwięcej uwagi. Tabela ewidencji musi być skonstruowana w określony sposób – tak, aby znalazły się w niej wszystkie istotne dane dotyczące sprzedaży i zakupów firmowych.
Pozycje w tabeli ewidencji opisuje się za pomocą następujących danych:
- liczba porządkowa;
- data zdarzenia gospodarczego;
- nr dowodu księgowego;
- dane kontrahenta (imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres);
- opis zdarzenia gospodarczego (np. opłata za usługi księgowe, rata kredytu firmowego lub sprzedaż towaru);
- przychody (wartość sprzedanych usług, pozostały przychód, kwota łącznie);
- informacje o zakupionych towarach handlowych i materiałach;
- koszty (kwota wydana na wynagrodzenia, wydatki z tytułu faktur zakupu itp.);
- dane dotyczące kosztów działalności badawczo-rozwojowej, ujętych w art. 26e ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Ważne!
Liczba, sposób rozmieszczenia i zawartość kolumn w Księdze Przychodów i Rozchodów są ustalone w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR – nie ma więc możliwości prowadzenia Księgi w inny sposób.
Księga Przychodów i Rozchodów może być prowadzona w formie elektronicznej oraz tradycyjnej. Z oczywistych względów wykorzystywanie programów komputerowych do prowadzenia ksiąg jest o wiele bardziej popularne, warto jednak wiedzieć, że forma pisemna wciąż jest dopuszczalna i funkcjonuje w prawie jako równorzędna dla elektronicznej.
Dowody księgowe, czyli co wpisujemy w KPiR?
Najistotniejszym elementem Księgi Przychodów i Rozchodów są dowody księgowe, stanowiące podstawę ewidencji sprzedaży i wydatków firmowych.
Dowodami księgowymi w przeważającej większości są faktury VAT, VAT RR i rachunki. Za dowód księgowy uznaje się także innego rodzaju dokumenty, jeżeli poświadczają fakt przeprowadzenia operacji gospodarczej. Należą do nich:
- dowody opłat pocztowych;
- dowody opłat bankowych;
- dowody przesunięć;
- inne dowody opłat;
- dzienne zestawienia dowodów;
- noty księgowe (powstałe w celu korekty zapisów dotyczących operacji gospodarczych wynikających z dowodów, otrzymane od kontrahenta lub przekazane kontrahentowi);
- raporty fiskalne;
- opisy lub specyfikacje towarów i materiałów (tylko w połączeniu z fakturami);
- dowody wewnętrzne.
Ważne!
Dokumenty te mogą zostać uznane za dowody księgowe tylko wtedy, gdy są szczegółowo opisane, tj. zawierają wskazanie stron operacji gospodarczej, datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres trwania operacji gospodarczej, określenie przedmiotu operacji i jego wartość, podpisy osób uprawnionych do dokumentowania operacji, a także oznaczenie umożliwiające skojarzenie dowodu z zapisami księgowymi.
Obowiązek prowadzenia KPiR
Jak wspomnieliśmy we wstępie, Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów należy do najczęściej wybieranych form ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych – rozliczanie się na zasadach ogólnych jest szczególnie opłacalne dla małych przedsiębiorców, którzy nie przekraczają II progu podatkowego (nie osiągają dochodów na poziomie 85 528 zł netto rocznie).
Ważne!
Zgodnie z najnowszymi planami rządu, od 2021 roku wzrośnie kwota, jaką trzeba będzie osiągnąć, by przejść za II próg podatkowy – do 120 000 zł netto rocznie.
Istnieją jednak grupy, które nie mają wyboru, lecz są prawnie zobowiązane do prowadzenia KPiR. Są to:
- osoby fizyczne osiągające dochód z pozarolniczej działalności gospodarczej, nieopodatkowane ryczałtem;
- spółki cywilne
- spółki jawne;
- spółki partnerskie.
Wskazane podmioty muszą prowadzić KPiR przynajmniej do momentu, w którym ich przychody przekroczą kwotę 2 mln euro netto – po przekroczeniu tej kwoty w danym roku obrotowym, podmioty te zobowiązane są do przejścia na pełną księgowość.
Pełna treść przepisów regulujących tę sytuację znajduje się w art. 2, ust. 2 Ustawy o rachunkowości.
Inne obowiązki związane z prowadzeniem KPiR
Pozostałe ewidencje
Samo prowadzenie ksiąg przychodów i rozchodów to nie wszystko. Każdy podmiot korzystający z KPiR powinien jednocześnie prowadzić ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych oraz ewidencję sprzedaży.
Dodatkowo, jeżeli jednym ze środków trwałych firmy są samochody wykorzystywane wyłącznie na cele działalności gospodarczej, do odliczenia 100% kosztów generowanych przez pojazdy konieczne będzie prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów.
Działalności kantorowe zobowiązane są ponadto do prowadzenia ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych.
Przechowywanie KPiR
Firma musi przechowywać księgi w miejscu wykonywania działalności lub w siedzibie przedsiębiorstwa, chyba że prowadzeniem ksiąg zajmuje się biuro rachunkowe – w takim układzie to w jego siedzibie przechowuje się odpowiednie dokumenty.
Ważne!
Nawet jeżeli księgi Twojej firmy prowadzi biuro, należy prowadzić wspomnianą wyżej ewidencję sprzedaży w miejscu prowadzenia działalności. Musi ona zawierać: numery wpisów, daty uzyskania przychodów oraz ich wysokość. Jeżeli Twoja firma prowadzi ewidencję na kasie fiskalnej, ewidencja sprzedaży nie jest wymagana.
Spis z natury
Istotnym obowiązkiem przy zakładaniu firmy jest sporządzenie spisu z natury na dzień rozpoczęcia działalności. Spis ten przygotowuje się nie tylko w momencie zakładania firmy, ale także na koniec każdego roku podatkowego oraz na dzień likwidacji działalności.
Spis z natury to w rzeczywistości wykaz wszystkich rzeczy zakupionych przed założeniem firmy, a związanych z prowadzoną działalnością, czyli: towary i materiały przeznaczone na handel, surowce, półwyroby, braki i odpady użytkowe.
Ważne!
W spisie z natury nie uwzględnia się majątku firmy, środków trwałych oraz wyposażenia należącego do firmy. Nie wpisujemy więc informacji o posiadanych komputerach, meblach biurowych, oprogramowaniu czy innych urządzeniach.
Nawet jeżeli na dzień rozpoczęcia działalności firma nie posiada żadnych składników, konieczne jest sporządzenie zerowego spisu z natury. Taki spis występuje jako pozycja pierwsza w KPiR, oznaczona kwotą 0 zł.
Zamknięcie Księgi Przychodów i Rozchodów na koniec roku
Jak każda księga, także KPiR posiada zakończenie, które przedsiębiorcy tworzą na koniec roku podatkowego. W tym celu sumuje się wszystkie kwoty w księdze – jeżeli przez cały rok firma sumowała narastająco każdą kolumnę, ich wartości na koniec grudnia będą jednocześnie stanowiły podsumowanie rocznych przychodów i rozchodów.
Po podsumowaniu kolumn należy wycenić sporządzony spis z natury i jego wartość umieścić jako ostatnią pozycję KPiR – już po podsumowaniu, które opisaliśmy wcześniej. W prawidłowo wypełnionej księdze wycena spisu z natury stanowi ostatni zapis.
Przy zamykaniu KPiR należy także wyliczyć dochód, odejmując od przychodu koszty jego uzyskania.
