Zamów niezbędny produkt lub usługę u ulubionego dostawcy.

Z nami możesz odroczyć dowolną płatność lub rozłożyć ją na raty w trybie ekspresowym!

Zamów produkt lub usługę u dostawcy.

Z nami możesz odroczyć dowolną płatność lub rozłożyć ją na raty w trybie ekspresowym!

Wystawiasz faktury stałym klientom? Nie czekaj na gotówkę!

Weź faktoring online z ubezpieczeniem GRATIS.

Wystawiasz faktury stałym klientom?

Nie czekaj na gotówkę! Weź faktoring online z ubezpieczeniem GRATIS.

Szybka gotówka z wystawionej faktury? Z nami to możliwe!

Ekspresowe finansowanie pojedynczych faktur nawet do 250 tys. zł.

Szybka gotówka z faktury? To możliwe!

Ekspresowe finansowanie pojedynczych faktur nawet do 250 tys. zł.

Księga przychodów i rozchodów (KPiR)

Dodane: 02 czerwca 2021

Przedsiębiorcy na początku swojej drogi zobowiązani są do wybrania formy prowadzenia ewidencji na potrzeby obliczania przychodów, związanych z nimi kosztów oraz rozliczania podatków. W sektorze MŚP niezmiennie największą popularnością cieszy się rozliczanie na zasadach ogólnych, które wiąże się z prowadzeniem Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów.

 

Spis treści:

 

KPiR – co to?

Jak sama nazwa wskazuje, Księga Przychodów i Rozchodów służy ewidencjonowaniu osiąganych przez firmę przychodów oraz ponoszonych kosztów (wydatków firmowych). KPiR jest w rzeczywistości uproszczoną formą ewidencji – dostępną jedynie dla przedsiębiorców, których przychody pochodzące ze sprzedaży nie przekraczają kwoty 2 mln euro netto rocznie.

Ważne!


Firmy, które przekraczają wskazany próg, zobowiązane są do prowadzenia pełnej księgowości. Oznacza to, że nawet jednorazowe przekroczenie kwoty przychodów obliguje przedsiębiorstwo do założenia pełnej księgowości. Jeżeli przychody w następnym roku spadną poniżej limitu 2 mln euro, firma może wrócić do rozliczania się z wykorzystaniem Księgi Przychodów i Rozchodów.

 

Jakie dane wpisujemy do Księgi Przychodów i Rozchodów?

W KPiR znaleźć się muszą informacje na temat wszystkich dowodów księgowych i zdarzeń gospodarczych – innymi słowy konieczne jest szczegółowe dokumentowanie każdego zakupu i sprzedaży firmowej.
 
KPiR zawiera:

To właśnie temu ostatniemu elementowi poświęcimy najwięcej uwagi. Tabela ewidencji musi być skonstruowana w określony sposób – tak, aby znalazły się w niej wszystkie istotne dane dotyczące sprzedaży i zakupów firmowych.

Pozycje w tabeli ewidencji opisuje się za pomocą następujących danych:

Ważne!


Liczba, sposób rozmieszczenia i zawartość kolumn w Księdze Przychodów i Rozchodów są ustalone w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR – nie ma więc możliwości prowadzenia Księgi w inny sposób.

Kliknij, by zapoznać się z treścią Rozporządzenia!
 

Księga Przychodów i Rozchodów może być prowadzona w formie elektronicznej oraz tradycyjnej. Z oczywistych względów wykorzystywanie programów komputerowych do prowadzenia ksiąg jest o wiele bardziej popularne, warto jednak wiedzieć, że forma pisemna wciąż jest dopuszczalna i funkcjonuje w prawie jako równorzędna dla elektronicznej.

 

Dowody księgowe, czyli co wpisujemy w KPiR?

Najistotniejszym elementem Księgi Przychodów i Rozchodów są dowody księgowe, stanowiące podstawę ewidencji sprzedaży i wydatków firmowych.

Dowodami księgowymi w przeważającej większości są faktury VAT, VAT RR i rachunki. Za dowód księgowy uznaje się także innego rodzaju dokumenty, jeżeli poświadczają fakt przeprowadzenia operacji gospodarczej. Należą do nich:

Ważne!


Dokumenty te mogą zostać uznane za dowody księgowe tylko wtedy, gdy są szczegółowo opisane, tj. zawierają wskazanie stron operacji gospodarczej, datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres trwania operacji gospodarczej, określenie przedmiotu operacji i jego wartość, podpisy osób uprawnionych do dokumentowania operacji, a także oznaczenie umożliwiające skojarzenie dowodu z zapisami księgowymi.

 

Obowiązek prowadzenia KPiR

Jak wspomnieliśmy we wstępie, Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów należy do najczęściej wybieranych form ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych – rozliczanie się na zasadach ogólnych jest szczególnie opłacalne dla małych przedsiębiorców, którzy nie przekraczają II progu podatkowego (nie osiągają dochodów na poziomie 85 528 zł netto rocznie).

Ważne!


Zgodnie z najnowszymi planami rządu, od 2021 roku wzrośnie kwota, jaką trzeba będzie osiągnąć, by przejść za II próg podatkowy – do 120 000 zł netto rocznie.

Istnieją jednak grupy, które nie mają wyboru, lecz są prawnie zobowiązane do prowadzenia KPiR. Są to:

Wskazane podmioty muszą prowadzić KPiR przynajmniej do momentu, w którym ich przychody przekroczą kwotę 2 mln euro netto – po przekroczeniu tej kwoty w danym roku obrotowym, podmioty te zobowiązane są do przejścia na pełną księgowość.

Pełna treść przepisów regulujących tę sytuację znajduje się w art. 2, ust. 2 Ustawy o rachunkowości.

 

Inne obowiązki związane z prowadzeniem KPiR

 

Pozostałe ewidencje

Samo prowadzenie ksiąg przychodów i rozchodów to nie wszystko. Każdy podmiot korzystający z KPiR powinien jednocześnie prowadzić ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych oraz ewidencję sprzedaży.

Dodatkowo, jeżeli jednym ze środków trwałych firmy są samochody wykorzystywane wyłącznie na cele działalności gospodarczej, do odliczenia 100% kosztów generowanych przez pojazdy konieczne będzie prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów.

Działalności kantorowe zobowiązane są ponadto do prowadzenia ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych.

 

Przechowywanie KPiR

Firma musi przechowywać księgi w miejscu wykonywania działalności lub w siedzibie przedsiębiorstwa, chyba że prowadzeniem ksiąg zajmuje się biuro rachunkowe – w takim układzie to w jego siedzibie przechowuje się odpowiednie dokumenty.

Ważne!


Nawet jeżeli księgi Twojej firmy prowadzi biuro, należy prowadzić wspomnianą wyżej ewidencję sprzedaży w miejscu prowadzenia działalności. Musi ona zawierać: numery wpisów, daty uzyskania przychodów oraz ich wysokość. Jeżeli Twoja firma prowadzi ewidencję na kasie fiskalnej, ewidencja sprzedaży nie jest wymagana.

 

Spis z natury

Istotnym obowiązkiem przy zakładaniu firmy jest sporządzenie spisu z natury na dzień rozpoczęcia działalności. Spis ten przygotowuje się nie tylko w momencie zakładania firmy, ale także na koniec każdego roku podatkowego oraz na dzień likwidacji działalności.

 
Spis z natury to w rzeczywistości wykaz wszystkich rzeczy zakupionych przed założeniem firmy, a związanych z prowadzoną działalnością, czyli: towary i materiały przeznaczone na handel, surowce, półwyroby, braki i odpady użytkowe.

Ważne!


W spisie z natury nie uwzględnia się majątku firmy, środków trwałych oraz wyposażenia należącego do firmy. Nie wpisujemy więc informacji o posiadanych komputerach, meblach biurowych, oprogramowaniu czy innych urządzeniach.

Ważne!


Nawet jeżeli na dzień rozpoczęcia działalności firma nie posiada żadnych składników, konieczne jest sporządzenie zerowego spisu z natury. Taki spis występuje jako pozycja pierwsza w KPiR, oznaczona kwotą 0 zł.

 

Zamknięcie Księgi Przychodów i Rozchodów na koniec roku

Jak każda księga, także KPiR posiada zakończenie, które przedsiębiorcy tworzą na koniec roku podatkowego. W tym celu sumuje się wszystkie kwoty w księdze – jeżeli przez cały rok firma sumowała narastająco każdą kolumnę, ich wartości na koniec grudnia będą jednocześnie stanowiły podsumowanie rocznych przychodów i rozchodów.

Po podsumowaniu kolumn należy wycenić sporządzony spis z natury i jego wartość umieścić jako ostatnią pozycję KPiR – już po podsumowaniu, które opisaliśmy wcześniej. W prawidłowo wypełnionej księdze wycena spisu z natury stanowi ostatni zapis.

Przy zamykaniu KPiR należy także wyliczyć dochód, odejmując od przychodu koszty jego uzyskania.

 
 
Czytaj także:
 
Sprawozdanie o zatorach płatniczych
Analiza rentowności i wskaźniki rentowności
JPK_V7 – nowy Jednolity Plik Kontrolny

Zobacz naszą ofertę

Zobacz pozostałe porady

Formy opodatkowania w Polsce

Formy opodatkowania w Polsce

Jakie są dostępne formy opodatkowania w Polsce? Czy każdy przedsiębiorca może wybrać dowolną z dostępnych możliwości? Sprawdź!

Czytaj więcej
KPiR

Księga przychodów i rozchodów (KPiR)

Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) to ewidencja prowadzona na potrzeby podatkowe. Jakie elementy musi zawierać i kto ma obowiązek ją prowadzić?

Czytaj więcej
REGON- czym jest numer i rejestr REGON

Rejestr i numer REGON

Czym jest numer REGON i jak go uzyskać? Dowiedz się, czemu służy REGON i czy każda polska firma musi go mieć.

Czytaj więcej