Krajowy system e-Faktur – co to jest i na czym polega?

Krajowy system e-Faktur (KSeF) to ogólnopolski system teleinformatyczny będący kolejnym krokiem na drodze do pełnej cyfryzacji. Celem Krajowego Systemu e-Faktur jest stworzenie podatnikom możliwości wystawiania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych. Faktury ustrukturyzowane są jedną z dopuszczonych do obrotu gospodarczego form dokumentowania transakcji – pozostałe to tradycyjne faktury papierowe oraz faktury elektroniczne.

Na chwilę obecną – maj 2022 – Krajowy System e-Faktur jest rozwiązaniem dobrowolnym: oznacza to, że każdy podatnik może wystawiać faktury ustrukturyzowane, ale może też pozostać przy tradycyjnych dokumentach sprzedaży.

Dalszy plan polskiego rządu zakłada przekształcenie KSeF w obligatoryjny system – krok ten jednak jest uzależniony od decyzji derogacyjnej Komisji Europejskiej.

Przeczytaj nasz poradnik, aby poznać odpowiedzi na pytania:

Zapraszamy do lektury!

Na czym polega Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur to rozwiązanie, które w założeniu ma umożliwić podatnikom wystawianie oraz udostępnianie faktur ustrukturyzowanych w miejsce faktur papierowych czy elektronicznych. Faktura ustrukturyzowana wystawiona w KSeF przyjmuje format .xml. Format ten jest zgodny ze strukturą logiczną e-faktury FA(1).

Kto może korzystać z KSeF?

Co do zasady, faktury ustrukturyzowane w Krajowym Systemie e-Faktur może wystawiać niemal każdy przedsiębiorca:

• czynni podatnicy podatku VAT;
• przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT;
• podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski NIP.

Jak wystawić e-fakturę w KSeF?

Fakturę ustrukturyzowaną podatnik może wystawić korzystając z bezpłatnych narzędzi KSeF – obecnie dostępna jest wersja testowa Aplikacji Podatnika KSeF, do której dostęp możesz uzyskać klikając w ten odnośnik.

Po kliknięciu wpisz NIP swojej firmy, a następnie zaloguj się za pomocą Profilu Zaufanego lub Certyfikatu kwalifikowanego.

Kolejnym krokiem będzie podpisanie dokumentu podpisem elektronicznym – w ten sposób dokonana zostanie autoryzacja, a system KSeF stanie się od tej pory dostępny dla podatnika.

Struktura e-faktury w KSeF

Zanim zdecydujesz się wystawić e-fakturę w systemie KSeF pamiętaj, że schemat dokumentu zawiera trzy rodzaje pól do wypełnienia. Są to pola obligatoryjne, opcjonalne oraz fakultatywne. Wszystkich pól dostępnych w schemacie jest ponad 300, zalecamy więc szczególną ostrożność oraz drobiazgowość, zwłaszcza podczas pierwszorazowego wystawiania e-faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.

1. obligatoryjne pola e-faktury należy wypełnić niezależnie od okoliczności. W tej kategorii mieszczą się takie informacje, jak dane sprzedawcy i nabywcy, data wystawienia dokumentu czy data realizacji usługi (dostawy towarów).

   W kontekście KSeF warto pamiętać, że w e-fakturze należy wprowadzać także oznaczenia negatywne, czyli informacje o tym, że jakaś okoliczność nie występuje. Wartość 1 oznacza występowanie, zaś wartość 2 brak występowania danej okoliczności.

   W przypadku wystawiania faktur papierowych takie działanie nie jest wymagane, jednak w KSeF to konieczność. Mimo to należy się spodziewać, że obowiązek ten zostanie odzwierciedlony w funkcjonalności Aplikacji Podatnika KSeF i nie będzie można pominąć takiego pola podczas wystawiania e-faktury.

2. opcjonalne pola wypełnia się, jeżeli wymagają tego okoliczności – np. rodzaj wystawionej faktury lub spełniony jest jeden z warunków ustawowych wymagających wypełnienia danego pola.

   Warto pamiętać, że niewypełnienie któregokolwiek z opcjonalnych pól nie jest błędem technicznym, co oznacza, że faktura zostanie przyjęta przez system i wystawiona poprawnie.

   Gdy jednak fakturę tę odbierze kontrahent i spostrzeże nieprawidłowość, lub też zostanie ona poddana kontroli, konieczne będzie dokonanie odpowiedniej korekty.

   Przed wysłaniem e-faktury przejrzyj wszystkie dostępne pola – zwłaszcza opcjonalne – pod kątem konieczności ich wypełnienia.

   Przykład:

   ---

   Pole P_8B – ilość (liczba) towarów lub zakres usług – jest opcjonalne. Ustawa o VAT mówi jednak wyraźnie, że jest ono obowiązkowe dla wszystkich dokumentów sprzedaży poza fakturami uproszczonymi (dokumentującymi transakcje zawierane na kwotę do 450 zł).

   Z tego właśnie powodu pole to nie zostało w systemie oznaczone jako obligatoryjne, jednak jego niewypełnienie w standardowej fakturze jest równoznaczne z popełnieniem błędu merytorycznego i wymaga korekty.

3. fakultatywne pola można wypełnić, ale nie wpływa to w żaden sposób na poprawność wystawionej e-faktury. Do tej grupy pól należą pola adnotacji, ale także pola, których obowiązek wypełnienia nie wynika z ustawy o VAT, ale – na przykład – z innych ustaw.

Krajowy System e-Faktur – od kiedy będzie obowiązkowy?

Krajowy System e-Faktur został uruchomiony 1 stycznia 2022 r. – jednak aż do chwili obecnej podatnicy nie są zobowiązani do korzystania z niego. Jak jednak wspominaliśmy we wstępie, rząd planuje wprowadzenie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.

Kluczową decyzję w tej sprawie wydała już Komisja Europejska – od 1 kwietnia 2023 w Polsce korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur może stać się obowiązkowe na okres trzech lat. Okres ten może jednak zostać przedłużony (aż do ustalenia obowiązkowego wystawiania faktur w KSeF na stałe).

Ostateczne decyzje na szczeblu ministerialnym jeszcze nie zapadły – nie wiemy więc, czy faktycznie z dniem 1 kwietnia 2023 roku podatnicy będą musieli korzystać z KSeF. Jest to najwcześniejszy możliwy termin, warto się jednak przygotować na tę ewentualność.

Co oznacza wprowadzenie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur?

Nie bez powodu okres, w którym korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest dobrowolny, będzie trwał tak długo (minimum piętnaście miesięcy). Przygotowanie przedsiębiorstw do wprowadzenia KSeF powinno zacząć się jak najszybciej, ponieważ będzie wymagało sporych zmian.

Trwający od stycznia okres testowy ujawnił już sporo potencjalnych problemów oraz niejasności, które może spowodować Krajowy System e-Faktur. Na jakie najczęściej wskazują osoby, które miały już okazję korzystać z KSeF?

• weryfikacja faktur – popełnienie błędu lub błędów w e-fakturze może skutkować odrzuceniem dokumentu przez system KSeF. Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy firma wysyła paczki faktur. W takim układzie nawet z pozoru błaha pomyłka może skutkować odrzuceniem całej paczki dokumentów.

  Co więcej, raz wysłana faktura ustrukturyzowana, gdy już trafi do systemu KSeF, nie może zostać anulowana czy wycofana – bezwzględnie trafi do weryfikacji. Dlatego właśnie weryfikacja dokumentów przed ich wysłaniem stanie się jeszcze bardziej kluczowa niż obecnie.

• uprawnienia – wiele firm będzie musiało zdecydować się na nadanie uprawnień do prowadzenia operacji w KSeF odpowiednim osobom – księgowym, pracownikom administracji itp. W dużych podmiotach będzie to wymagało przemyślanej strategii.

  W kontekście nieuniknionych zmian kadrowych na przestrzeni miesięcy czy lat, konieczne będzie również dołączenie kwestii uprawnień w KSeF do procedury odbierania dostępu osobom opuszczającym firmę.

• więcej danych – faktury ustrukturyzowane będą mogły zawierać więcej szczegółów. Wynika to między innymi z tego, że Komisja Europejska zaakceptowała wniosek Ministerstwa Finansów w całości, bez własnych sugestii czy poprawek.

  Oznacza to, że wszystkie pomysły MF zostały przyjęte, a zatem może zajść konieczność bardziej szczegółowego wypełniania faktur. Nie jest to jednak przesądzone, ale stanowi bezpieczny punkt wyjścia dla ustawodawcy.

Korzyści z KSeF

Choć z oczywistych względów wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (a zwłaszcza perspektywa jego obowiązkowości) budzą wątpliwości i prowokują pytania o problemy, system niewątpliwie niesie ze sobą także korzyści. Jak więc poprawi się życie podatników po wprowadzeniu KSeF?

• Docelowo system obejmie wszystkich płatników podatku VAT i będzie pozwalał na automatyczne generowanie deklaracji podatkowych bez wypełniania PIT-u. Oznacza to, że zwrot podatku powinien nastąpić szybciej, a wszystko to zaoszczędzi podatnikom czasu i zachodu.
• Baza Krajowego Systemu e-Faktur pozwoli na wybór odbiorcy faktury i da nam pewność, że dokument trafi do właściwego podmiotu.
• KSeF jest dopasowany do standardów panujących w Unii Europejskiej – wszystkie faktury ustrukturyzowane w UE tworzy się według jednego wzoru, dzięki czemu łatwiej będzie wystawiać faktury zagranicznym kontrahentom.
• Jednolity format pliku (.xml) pozwoli także uniknąć problemów związanych z odczytywaniem faktur elektronicznych przez poszczególnych przedsiębiorców – standaryzacja formatu sprawi, że każdy firmowy komputer poradzi sobie z odczytem danych.
• Utworzone w KSeF e-faktury będą przechowywane w chmurze i zabezpieczone backupem danych. Takie faktury nie mogą się zgubić ani zniszczyć – z czasem zniknie więc potrzeba wystawiania duplikatów faktur.

Uruchomienie Krajowego Systemu e-Faktur w polskim systemie podatkowym to spora rewolucja, która niesie za sobą tyle samo szans, co zagrożeń. Na szczęście okres testowy, który trwa obecnie może pomóc w identyfikacji i eliminacji problemów, na które napotykają podatnicy. Warto już dziś pomyśleć o przygotowaniu firmy na dołączenie do KSeF, a swoje uwagi dotyczące systemu oraz Aplikacji Podatnika KSeF wysłać na adres info.ksef@mf.gov.pl, w tytule wiadomości wpisując “TEST”.

Czytaj także:
Czym jest faktura korygująca?
Faktura proforma a faktura VAT
Faktura zaliczkowa – kiedy i jak ją wystawić?