Krajowy system e-Faktur – co to jest i na czym polega?

Krajowy system e-Faktur (KSeF) to ogólnopolski system teleinformatyczny będący kolejnym krokiem na drodze do pełnej cyfryzacji. Celem Krajowego Systemu e-Faktur jest stworzenie podatnikom możliwości wystawiania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych (zastąpią one tradycyjne faktury papierowe oraz elektroniczne), a także zwiększenie bezpieczeństwa transakcji i uszczelnienie systemu podatkowego.
Spis treści:

Na chwilę obecną, czyli w maju 2024 roku, Krajowy System e-Faktur jest rozwiązaniem dobrowolnym: oznacza to, że każdy podatnik może wystawiać faktury ustrukturyzowane, ale może też pozostać przy tradycyjnych dokumentach sprzedaży. I choć przez długi czas – od stycznia 2022 roku – przedsiębiorcy byli zapewniani, że KSeF stanie się obowiązkowy już 1 lipca 2024 roku, nic takiego jednak się nie wydarzy. Minister Finansów, Andrzej Domański, 19 stycznia 2024 roku oficjalnie poinformował, że obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur nie wejdzie w życie ani w lipcu, ani w ogóle w 2024 roku.

Niedawno Ministerstwo Finansów ukończyło przeprowadzany w pierwszych miesiącach tego roku audyt i ogłosiło nową datę uruchomienia Krajowego Systemu e-Faktur. Podatnicy będą musieli zacząć korzystać z systemu w 2026 roku.

Zapraszamy do lektury!

Na czym polega Krajowy System e-Faktur?


Kto obecnie może korzystać z KSeF?


Pobierz e-book "Jak wdrożyć Krajowy System e-Faktur?"

Jak wystawić e-fakturę w KSeF?


Ważne!

Jeżeli chcesz sprawdzić, jak działa Aplikacja Podatnika KSeF, przetestować jej funkcje, wybierz wersję testową. Jeżeli wybierzesz wersję produkcyjną Aplikacji Podatnika i wystawisz w niej fakturę, stanie się ona dokumentem wprowadzonym do obiegu prawnego. Wersja produkcyjna jest więc tą finalną. Korzystają z niej już firmy, które zdecydowały się na wdrożenie i uruchomienie KSeF. Gdy obowiązek korzystania z systemu zostanie wprowadzony, wszyscy podatnicy będą mogli używać Aplikacji Podatnika KSeF w celu wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Struktura e-faktury w KSeF

  • obligatoryjne pola e-faktury należy wypełnić niezależnie od okoliczności. W tej kategorii mieszczą się takie informacje, jak dane sprzedawcy i nabywcy, data wystawienia dokumentu czy data realizacji usługi (dostawy towarów).

    W kontekście KSeF warto pamiętać, że w e-fakturze należy wprowadzać także oznaczenia negatywne, czyli informacje o tym, że jakaś okoliczność nie występuje. Wartość 1 oznacza występowanie, zaś wartość 2 brak występowania danej okoliczności.

    W przypadku wystawiania faktur papierowych takie działanie nie jest wymagane, jednak w KSeF to konieczność. Mimo to należy się spodziewać, że obowiązek ten zostanie odzwierciedlony w funkcjonalności Aplikacji Podatnika KSeF i nie będzie można pominąć takiego pola podczas wystawiania e-faktury.

PRZYKŁAD

Krajowy System e-Faktur – od kiedy będzie obowiązkowy?


Krajowy System e-Faktur został uruchomiony 1 stycznia 2022 r. – jednak aż do chwili obecnej podatnicy nie są zobowiązani do korzystania z niego. Początkowo KSeF miał stać się obowiązkowy w lipcu 2024 roku, jednak decyzją Ministerstwa Finansów przesunięto ten termin – najpierw na czas nieokreślony, by 24 kwietnia 2024 roku ogłosić nową datę uruchomienia systemu.

W komunikacie podsumowującym audyt KSeF, minister Domański tak wyjaśnił przyczyny przesunięcia terminu:

System KSeF ma kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa obrotu gospodarczego. Jeszcze w grudniu 2023 roku moi poprzednicy zapewniali mnie, że system jest gotowy do wdrożenia 1 lipca 2024 r. Jednak decyzja o przeprowadzeniu audytu okazała się słuszna. Raport z badania zawiera kilkaset szczegółowych informacji o błędach, uwag i zaleceń do architektury, kodów źródłowych oraz bazy danych.

Andrzej Domański, Minister Finansów

W tym samym komunikacie podano datę wdrożenia KSeF. Od teraz to oficjalne: Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy:

  • 1 lutego 2026 roku – dla podmiotów, które w poprzednim roku podatkowym osiągnęły przychód wyższy niż 200 mln zł,
  • 1 kwietnia 2026 roku – dla pozostałych firm.

Warto podkreślić to jeszcze raz: Krajowy System e-Faktur nie zostanie wprowadzony obowiązkowo w 2024 roku.

Dlaczego KSeF nie zostanie wprowadzony w 2024 roku?


Zgodnie ze słowami Marcina Baja, doradcy podatkowego w LTCA, przepustowość systemu w obecnej formie nie jest wystarczająca, a polscy przedsiębiorcy mogliby zostać postawieni przed sytuacją, w której nie są w stanie wystawiać faktur.

Następnym krokiem, po zdecydowanej reakcji MF, było zlecenie i przeprowadzenie audytu zewnętrznego, który zaowocował pełną listą błędów i problemów KSeF. Dopiero po uzyskaniu wyników kontroli, możliwe było ustalenie wstępnego planu działania i wyznaczenie nowej, ostatecznej daty wdrożenia systemu.

Na podstawie wyników audytu podjęliśmy decyzję o budowie architektury systemowej od początku. Wykonawca powoła zespół specjalistów od architektury IT. Dzięki pracom, które przeprowadzimy system będzie niezawodny, bezpieczny i bardziej funkcjonalny.

Marcin Łoboda, szef Krajowej Administracji Skarbowej

Rzecznik MŚP triumfuje


Na wiele miesięcy przed planowanym wdrożeniem KSeF-u w 2024 roku dało się słyszeć głosy mówiące o tym, że przedsiębiorcy w dużej mierze nie są gotowi na przyjęcie Krajowego Systemu e-Faktur. Jedną z głośniejszych była inicjatywa rzecznika MŚP w Polsce, Adama Abramowicza, który wystosował do ówczesnego ministra finansów list otwarty, apelujący o rozłożenie wprowadzenia KSeF-u na kilka etapów. 

Wiemy już, że harmonogram zaproponowany przez Abramowicza nie został przyjęty, jednak główne założenie rzecznika MŚP zostało spełnione. Na obowiązkowy KSeF jeszcze poczekamy – i to nawet nieco dłużej niż zakładał w swoim planie rzecznik MŚP.

Co oznacza wprowadzenie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur?


Choć okres przygotowawczy trwa już długo, bo aż od początku 2022 roku, wciąż wiele firm nie jest gotowych na wdrożenie systemu. Co więcej, spekuluje się, że jest to zdecydowana większość polskich przedsiębiorców, zwłaszcza małych i mikrofirm. Zaimplementowanie KSeF to skomplikowany proces, który wymaga nie tylko zaangażowania i czasu, ale także środków potrzebnych do zakupienia odpowiedniego oprogramowania czy przeszkolenia pracowników. 

Dzięki przedłużeniu terminu wprowadzenia obowiązku korzystania z KSeF, przedsiębiorcy otrzymali cenny czas na zaplanowanie prac i wdrożenie systemu w spokojnym tempie. Z drugiej strony należy pamiętać także o dużych podmiotach, które już przygotowały się do wdrożenia KSeF, nierzadko wydając duże pieniądze. Kolejne miesiące przyniosą nam odpowiedź na pytanie, czy w tej sprawie podjęte zostaną jakieś dodatkowe kroki.

Obowiązek korzystania z KSeF – wyjątki w okresie przejściowym


Ministerstwo Finansów zapowiedziało także, że w związku z pełnym wyzwań dla wielu przedsiębiorców wdrożeniem KSeF wprowadzi pewne wyjątki. W okresie przejściowym nie wszystkie faktury będą musiały być wystawiane w KSeF. Przedsiębiorcy wciąż będą mogli wystawiać papierowe faktury w dwóch przypadkach;

Korzyści z KSeF


Pobierz e-book "Jak wdrożyć Krajowy System e-Faktur?"

O tym warto wiedzieć:


  • KSeF czym jest

    Krajowy system e-Faktur – co to jest i na czym polega?


    Co to jest KSeF? Co zmieni i kiedy zostanie wprowadzony?
    Więcej: Krajowy system e-Faktur – co to jest i na czym polega?
  • Jaka rekompensata należy Ci się za koszty windykacji?

    Rekompensata za koszty odzyskiwania należności


    Czy wiesz, że masz prawo do rekompensaty za koszty windykacji? Sprawdź!
    Więcej: Rekompensata za koszty odzyskiwania należności
  • Cesja wierzytelności a faktoring - definicje i różnice

    Cesja wierzytelności – co to jest i jak działa?


    Czym jest cesja wierzytelności i co się z nią wiąże? Co ma wspólnego z faktoringiem? Sprawdź w naszym poradniku!
    Więcej: Cesja wierzytelności – co to jest i jak działa?

Poznaj naszą bazę biznesowej wiedzy


Zapisz się na Przegląd PRAGMAtyczny!

FINANSE | PODATKI | PRZEDSIĘBIORCZOŚĆ

Nie chcesz przegapić najważniejszych wiadomości ze świata finansów, podatków i przedsiębiorczości? Wypełnij formularz obok i dołącz do czytelników Przeglądu PRAGMAtycznego. Wiadomość od nas otrzymasz tylko raz w miesiącu – nie obawiaj się spamu z naszej strony.