Na chwilę obecną, czyli w maju 2024 roku, Krajowy System e-Faktur jest rozwiązaniem dobrowolnym: oznacza to, że każdy podatnik może wystawiać faktury ustrukturyzowane, ale może też pozostać przy tradycyjnych dokumentach sprzedaży. I choć przez długi czas – od stycznia 2022 roku – przedsiębiorcy byli zapewniani, że KSeF stanie się obowiązkowy już 1 lipca 2024 roku, nic takiego jednak się nie wydarzy. Minister Finansów, Andrzej Domański, 19 stycznia 2024 roku oficjalnie poinformował, że obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur nie wejdzie w życie ani w lipcu, ani w ogóle w 2024 roku.
Niedawno Ministerstwo Finansów ukończyło przeprowadzany w pierwszych miesiącach tego roku audyt i ogłosiło nową datę uruchomienia Krajowego Systemu e-Faktur. Podatnicy będą musieli zacząć korzystać z systemu w 2026 roku.
Zapraszamy do lektury!
Na czym polega Krajowy System e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur to rozwiązanie, które w założeniu ma umożliwić podatnikom wystawianie oraz udostępnianie faktur ustrukturyzowanych w miejsce faktur papierowych czy elektronicznych. Faktura ustrukturyzowana wystawiona w KSeF przyjmuje format .xml. Format ten jest zgodny ze strukturą logiczną e-faktury FA(1).
Kto obecnie może korzystać z KSeF?
Co do zasady, faktury ustrukturyzowane w Krajowym Systemie e-Faktur może wystawiać niemal każdy przedsiębiorca:
- czynni podatnicy podatku VAT;
- przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT;
- podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski NIP.
Jak wystawić e-fakturę w KSeF?
Fakturę ustrukturyzowaną podatnik może wystawić korzystając z bezpłatnych narzędzi KSeF – obecnie dostępna jest zarówno wersja testowa, jak i produkcyjna Aplikacji Podatnika KSeF. Dostęp do nich możesz uzyskać, klikając w ten odnośnik.
Ważne!
Jeżeli chcesz sprawdzić, jak działa Aplikacja Podatnika KSeF, przetestować jej funkcje, wybierz wersję testową. Jeżeli wybierzesz wersję produkcyjną Aplikacji Podatnika i wystawisz w niej fakturę, stanie się ona dokumentem wprowadzonym do obiegu prawnego. Wersja produkcyjna jest więc tą finalną. Korzystają z niej już firmy, które zdecydowały się na wdrożenie i uruchomienie KSeF. Gdy obowiązek korzystania z systemu zostanie wprowadzony, wszyscy podatnicy będą mogli używać Aplikacji Podatnika KSeF w celu wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
Po wybraniu odpowiedniego wariantu aplikacji wpisz NIP swojej firmy, a następnie zaloguj się za pomocą Profilu Zaufanego lub Certyfikatu kwalifikowanego.
Kolejnym krokiem będzie podpisanie dokumentu podpisem elektronicznym – w ten sposób dokonana zostanie autoryzacja, a system KSeF stanie się od tej pory dostępny dla podatnika.
Struktura e-faktury w KSeF
Zanim zdecydujesz się wystawić e-fakturę w systemie KSeF pamiętaj, że schemat dokumentu zawiera trzy rodzaje pól do wypełnienia. Są to pola obligatoryjne, opcjonalne oraz fakultatywne. Wszystkich pól dostępnych w schemacie jest ponad 300, zalecamy więc szczególną ostrożność oraz drobiazgowość, zwłaszcza podczas pierwszorazowego wystawiania faktury ustrukturyzowanej w Krajowym Systemie e-Faktur.
- obligatoryjne pola e-faktury należy wypełnić niezależnie od okoliczności. W tej kategorii mieszczą się takie informacje, jak dane sprzedawcy i nabywcy, data wystawienia dokumentu czy data realizacji usługi (dostawy towarów).
W kontekście KSeF warto pamiętać, że w e-fakturze należy wprowadzać także oznaczenia negatywne, czyli informacje o tym, że jakaś okoliczność nie występuje. Wartość 1 oznacza występowanie, zaś wartość 2 brak występowania danej okoliczności.
W przypadku wystawiania faktur papierowych takie działanie nie jest wymagane, jednak w KSeF to konieczność. Mimo to należy się spodziewać, że obowiązek ten zostanie odzwierciedlony w funkcjonalności Aplikacji Podatnika KSeF i nie będzie można pominąć takiego pola podczas wystawiania e-faktury.
- opcjonalne pola wypełnia się, jeżeli wymagają tego okoliczności – np. rodzaj wystawionej faktury lub spełniony jest jeden z warunków ustawowych wymagających wypełnienia danego pola.
Warto pamiętać, że niewypełnienie któregokolwiek z opcjonalnych pól nie jest błędem technicznym, co oznacza, że faktura zostanie przyjęta przez system i wystawiona poprawnie.
Gdy jednak fakturę tę odbierze kontrahent i spostrzeże nieprawidłowość, lub też zostanie ona poddana kontroli, konieczne będzie dokonanie odpowiedniej korekty.
Przed wysłaniem e-faktury przejrzyj wszystkie dostępne pola – zwłaszcza opcjonalne – pod kątem konieczności ich wypełnienia.
PRZYKŁAD
Pole P_8B – ilość (liczba) towarów lub zakres usług – jest opcjonalne. Ustawa o VAT mówi jednak wyraźnie, że jest ono obowiązkowe dla wszystkich dokumentów sprzedaży poza fakturami uproszczonymi (dokumentującymi transakcje zawierane na kwotę do 450 zł).
Z tego właśnie powodu pole to nie zostało w systemie oznaczone jako obligatoryjne, jednak jego niewypełnienie w standardowej fakturze jest równoznaczne z popełnieniem błędu merytorycznego i wymaga korekty.
- fakultatywne pola można wypełnić, ale nie wpływa to w żaden sposób na poprawność wystawionej e-faktury. Do tej grupy pól należą pola adnotacji, a także pola, których obowiązek wypełnienia nie wynika z ustawy o VAT, ale – na przykład – z innych ustaw.
Krajowy System e-Faktur – od kiedy będzie obowiązkowy?
Krajowy System e-Faktur został uruchomiony 1 stycznia 2022 r. – jednak aż do chwili obecnej podatnicy nie są zobowiązani do korzystania z niego. Początkowo KSeF miał stać się obowiązkowy w lipcu 2024 roku, jednak decyzją Ministerstwa Finansów przesunięto ten termin – najpierw na czas nieokreślony, by 24 kwietnia 2024 roku ogłosić nową datę uruchomienia systemu.
W komunikacie podsumowującym audyt KSeF, minister Domański tak wyjaśnił przyczyny przesunięcia terminu:
System KSeF ma kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa obrotu gospodarczego. Jeszcze w grudniu 2023 roku moi poprzednicy zapewniali mnie, że system jest gotowy do wdrożenia 1 lipca 2024 r. Jednak decyzja o przeprowadzeniu audytu okazała się słuszna. Raport z badania zawiera kilkaset szczegółowych informacji o błędach, uwag i zaleceń do architektury, kodów źródłowych oraz bazy danych.
Andrzej Domański, Minister Finansów
W tym samym komunikacie podano datę wdrożenia KSeF. Od teraz to oficjalne: Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy:
- 1 lutego 2026 roku – dla podmiotów, które w poprzednim roku podatkowym osiągnęły przychód wyższy niż 200 mln zł,
- 1 kwietnia 2026 roku – dla pozostałych firm.
Warto podkreślić to jeszcze raz: Krajowy System e-Faktur nie zostanie wprowadzony obowiązkowo w 2024 roku.
Dlaczego KSeF nie zostanie wprowadzony w 2024 roku?
Zgodnie ze słowami Marcina Baja, doradcy podatkowego w LTCA, przepustowość systemu w obecnej formie nie jest wystarczająca, a polscy przedsiębiorcy mogliby zostać postawieni przed sytuacją, w której nie są w stanie wystawiać faktur.
Następnym krokiem, po zdecydowanej reakcji MF, było zlecenie i przeprowadzenie audytu zewnętrznego, który zaowocował pełną listą błędów i problemów KSeF. Dopiero po uzyskaniu wyników kontroli, możliwe było ustalenie wstępnego planu działania i wyznaczenie nowej, ostatecznej daty wdrożenia systemu.
Na podstawie wyników audytu podjęliśmy decyzję o budowie architektury systemowej od początku. Wykonawca powoła zespół specjalistów od architektury IT. Dzięki pracom, które przeprowadzimy system będzie niezawodny, bezpieczny i bardziej funkcjonalny.
Marcin Łoboda, szef Krajowej Administracji Skarbowej
Więcej szczegółowych informacji znajdziesz w oficjalnym komunikacie Ministerstwa Finansów.
Rzecznik MŚP triumfuje
Na wiele miesięcy przed planowanym wdrożeniem KSeF-u w 2024 roku dało się słyszeć głosy mówiące o tym, że przedsiębiorcy w dużej mierze nie są gotowi na przyjęcie Krajowego Systemu e-Faktur. Jedną z głośniejszych była inicjatywa rzecznika MŚP w Polsce, Adama Abramowicza, który wystosował do ówczesnego ministra finansów list otwarty, apelujący o rozłożenie wprowadzenia KSeF-u na kilka etapów.
Wiemy już, że harmonogram zaproponowany przez Abramowicza nie został przyjęty, jednak główne założenie rzecznika MŚP zostało spełnione. Na obowiązkowy KSeF jeszcze poczekamy – i to nawet nieco dłużej niż zakładał w swoim planie rzecznik MŚP.
Co oznacza wprowadzenie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur?
Choć okres przygotowawczy trwa już długo, bo aż od początku 2022 roku, wciąż wiele firm nie jest gotowych na wdrożenie systemu. Co więcej, spekuluje się, że jest to zdecydowana większość polskich przedsiębiorców, zwłaszcza małych i mikrofirm. Zaimplementowanie KSeF to skomplikowany proces, który wymaga nie tylko zaangażowania i czasu, ale także środków potrzebnych do zakupienia odpowiedniego oprogramowania czy przeszkolenia pracowników.
Dzięki przedłużeniu terminu wprowadzenia obowiązku korzystania z KSeF, przedsiębiorcy otrzymali cenny czas na zaplanowanie prac i wdrożenie systemu w spokojnym tempie. Z drugiej strony należy pamiętać także o dużych podmiotach, które już przygotowały się do wdrożenia KSeF, nierzadko wydając duże pieniądze. Kolejne miesiące przyniosą nam odpowiedź na pytanie, czy w tej sprawie podjęte zostaną jakieś dodatkowe kroki.
Trwający od stycznia 2022 roku okres testowy ujawnił już sporo potencjalnych problemów oraz niejasności, które może spowodować Krajowy System e-Faktur. Na jakie najczęściej wskazują osoby, które miały już okazję korzystać z KSeF?
- weryfikacja faktur – popełnienie błędu lub błędów w e-fakturze może skutkować odrzuceniem dokumentu przez system KSeF. Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy firma wysyła paczki faktur. W takim układzie nawet z pozoru błaha pomyłka może skutkować odrzuceniem całej paczki dokumentów. Co więcej, raz wysłana faktura ustrukturyzowana, gdy już trafi do systemu KSeF, nie może zostać anulowana czy wycofana – bezwzględnie trafi do weryfikacji. Dlatego właśnie weryfikacja dokumentów przed ich wysłaniem stanie się jeszcze bardziej kluczowa niż obecnie.
- uprawnienia – wiele firm będzie musiało zdecydować się na nadanie uprawnień do prowadzenia operacji w KSeF odpowiednim osobom – księgowym, pracownikom administracji itp. W dużych podmiotach będzie to wymagało przemyślanej strategii. W kontekście nieuniknionych zmian kadrowych na przestrzeni miesięcy czy lat, konieczne będzie również dołączenie kwestii uprawnień w KSeF do procedury odbierania dostępu osobom opuszczającym firmę.
- więcej danych – faktury ustrukturyzowane będą mogły zawierać więcej szczegółów. Wynika to między innymi z tego, że Komisja Europejska zaakceptowała wniosek Ministerstwa Finansów w całości, bez własnych sugestii czy poprawek. Oznacza to, że wszystkie pomysły MF zostały przyjęte, a zatem może zajść konieczność bardziej szczegółowego wypełniania faktur. Nie jest to jednak przesądzone, ale stanowi bezpieczny punkt wyjścia dla ustawodawcy.
Obowiązek korzystania z KSeF – wyjątki w okresie przejściowym
Ministerstwo Finansów zapowiedziało także, że w związku z pełnym wyzwań dla wielu przedsiębiorców wdrożeniem KSeF wprowadzi pewne wyjątki. W okresie przejściowym nie wszystkie faktury będą musiały być wystawiane w KSeF. Przedsiębiorcy wciąż będą mogli wystawiać papierowe faktury w dwóch przypadkach;
- gdy wartość żadnej pojedynczej faktury nie przekroczy 450 zł,
- gdy łączna wartość wszystkich faktur wystawionych w miesiącu nie przekroczy 10 000 zł.
Korzyści z KSeF
Mimo problemów z wdrożeniem KSeF i tego, że obecny stan techniczny systemu nie pozwala na jego pełnoskalowe uruchomienie, Ministerstwo Finansów obstaje przy stanowisku, że KSeF jest Polsce i polskim przedsiębiorcom potrzebny. Minister finansów wypowiedział się w tym kontekście jednoznacznie: „Nie możemy dopuścić do tego, że firmy nie mogą wystawiać faktur. Nie możemy dopuścić do sytuacji, jaka była z polskim ładem. KSeF jest potrzebny polskiej gospodarce i będzie wprowadzony. Musimy informatyzować gospodarkę„.
Choć z oczywistych względów wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (a zwłaszcza perspektywa jego obowiązkowości) budzą wątpliwości i prowokują pytania o problemy, system niewątpliwie niesie ze sobą także korzyści. Jak więc poprawi się życie podatników po wprowadzeniu KSeF?
- Docelowo system obejmie wszystkich płatników podatku VAT i będzie pozwalał na automatyczne generowanie deklaracji podatkowych bez wypełniania PIT-u. Oznacza to, że zwrot podatku powinien nastąpić szybciej, a wszystko to zaoszczędzi podatnikom czasu i zachodu.
- Baza Krajowego Systemu e-Faktur pozwoli na wybór odbiorcy faktury i da nam pewność, że dokument trafi do właściwego podmiotu.
- KSeF jest dopasowany do standardów panujących w Unii Europejskiej – wszystkie faktury ustrukturyzowane w UE tworzy się według jednego wzoru, dzięki czemu łatwiej będzie wystawiać faktury zagranicznym kontrahentom.
- Jednolity format pliku (.xml) pozwoli także uniknąć problemów związanych z odczytywaniem faktur elektronicznych przez poszczególnych przedsiębiorców – standaryzacja formatu sprawi, że każdy firmowy komputer poradzi sobie z odczytem danych.
- Utworzone w KSeF e-faktury będą przechowywane w chmurze i zabezpieczone backupem danych. Takie faktury nie mogą się zgubić ani zniszczyć – z czasem zniknie więc potrzeba wystawiania duplikatów faktur.
Uruchomienie Krajowego Systemu e-Faktur w polskim systemie podatkowym to spora rewolucja, która niesie za sobą tyle samo szans, co zagrożeń. Okres testowy dla aplikacji, podobnie jak wieloetapowe konsultacje z przedsiębiorcami, zakończyły się już. Obecnie trwają więc prace nad dostarczeniem rozwiązania umożliwiającego wszystkim przedsiębiorcom wystawianie faktur ustrukturyzowanych bez przeszkód.
