Krajowy system e-Faktur – co to jest i na czym polega?

Krajowy system e-Faktur (KSeF) to ogólnopolski system teleinformatyczny będący kolejnym krokiem na drodze do pełnej cyfryzacji. Celem Krajowego Systemu e-Faktur jest stworzenie podatnikom możliwości wystawiania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych (zastąpią one tradycyjne faktury papierowe oraz elektroniczne), a także zwiększenie bezpieczeństwa transakcji i uszczelnienie systemu podatkowego.
Przeczytaj nasz poradnik, aby dowiedzieć się:

Na chwilę obecną, czyli w styczniu 2024 roku, Krajowy System e-Faktur jest rozwiązaniem dobrowolnym: oznacza to, że każdy podatnik może wystawiać faktury ustrukturyzowane, ale może też pozostać przy tradycyjnych dokumentach sprzedaży. I choć przez długi czas – od stycznia 2022 roku – przedsiębiorcy byli zapewniani, że KSeF stanie się obowiązkowy już 1 lipca 2024 roku, nic takiego jednak się nie wydarzy. Minister Finansów, Andrzej Domański, 19 stycznia 2024 roku oficjalnie poinformował, że obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur nie wejdzie w życie ani w lipcu, ani w ogóle w 2024 roku.

Mimo tego trzęsienia ziemi, minister zapewnia, że KSeF jest systemem potrzebnym i z pewnością zostanie wprowadzony w późniejszym terminie.

Zapraszamy do lektury!

Na czym polega Krajowy System e-Faktur?


Kto może korzystać z KSeF?


Pobierz e-book "Jak wdrożyć Krajowy System e-Faktur?"

Jak wystawić e-fakturę w KSeF?


Ważne!

Jeżeli chcesz sprawdzić, jak działa Aplikacja Podatnika KSeF, przetestować jej funkcje, wybierz wersję testową. Jeżeli wybierzesz wersję produkcyjną Aplikacji Podatnika i wystawisz w niej fakturę, stanie się ona dokumentem wprowadzonym do obiegu prawnego. Wersja produkcyjna jest więc tą finalną. Korzystają z niej już firmy, które zdecydowały się na wdrożenie i uruchomienie KSeF. Gdy obowiązek korzystania z systemu zostanie wprowadzony, wszyscy podatnicy będą mogli używać Aplikacji Podatnika KSeF w celu wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Struktura e-faktury w KSeF

  • obligatoryjne pola e-faktury należy wypełnić niezależnie od okoliczności. W tej kategorii mieszczą się takie informacje, jak dane sprzedawcy i nabywcy, data wystawienia dokumentu czy data realizacji usługi (dostawy towarów).

    W kontekście KSeF warto pamiętać, że w e-fakturze należy wprowadzać także oznaczenia negatywne, czyli informacje o tym, że jakaś okoliczność nie występuje. Wartość 1 oznacza występowanie, zaś wartość 2 brak występowania danej okoliczności.

    W przypadku wystawiania faktur papierowych takie działanie nie jest wymagane, jednak w KSeF to konieczność. Mimo to należy się spodziewać, że obowiązek ten zostanie odzwierciedlony w funkcjonalności Aplikacji Podatnika KSeF i nie będzie można pominąć takiego pola podczas wystawiania e-faktury.

PRZYKŁAD

Krajowy System e-Faktur – od kiedy będzie obowiązkowy?


Krajowy System e-Faktur został uruchomiony 1 stycznia 2022 r. – jednak aż do chwili obecnej podatnicy nie są zobowiązani do korzystania z niego. Początkowo KSeF miał stać się obowiązkowy w lipcu 2024 roku, jednak obecnie (stan na styczeń 2024) nie znamy daty uruchomienia systemu dla wszystkich podatników.

Skąd wynika ten stan rzeczy? 19 stycznia 2024 roku minister finansów – Andrzej Domański – poinformował, że Krajowy System e-Faktur nie zostanie wprowadzony obowiązkowo w 2024 roku.

Dlaczego KSeF nie zostanie wprowadzony w 2024 roku?


Andrzej Domański jako przyczynę zatrzymania zmian podaje krytyczne błędy, które Ministerstwo Finansów odkryło w trakcie analiz, mających ocenić efektywność KSeF. Według doniesień wykryto błędy w kodzie, funkcjach oraz wydajności.

Zgodnie ze słowami Marcina Baja, doradcy podatkowego w LTCA, przepustowość systemu w obecnej formie nie jest wystarczająca, a polscy przedsiębiorcy mogliby zostać postawieni przed sytuacją, w której nie są w stanie wystawiać faktur.

Następnym krokiem, po zdecydowanej reakcji MF, jest zlecenie i przeprowadzenie audytu zewnętrznego, który ma zaowocować pełną listą błędów i problemów KSeF. Dopiero po uzyskaniu wyników kontroli, możliwe będzie ustalenie planu działania i szacowanej daty wdrożenia systemu.

Rzecznik MŚP triumfuje


Już od wielu tygodni dało się słyszeć głosy mówiące o tym, że przedsiębiorcy w dużej mierze nie są gotowi na przyjęcie Krajowego Systemu e-Faktur. Jedną z głośniejszych była inicjatywa rzecznika MŚP w Polsce, Adama Abramowicza, który wystosował do ministra finansów list otwarty, apelujący o rozłożenie wprowadzenia KSeF-u na etapy. 

W wariancie zaproponowanym przez przedstawiciela małych i średnich przedsiębiorców:

  • 1 lipca 2024 roku KSeF stałby się obowiązkowy dla dużych firm, 
  • 1 stycznia 2025 roku dołączyłyby do nich średnie przedsiębiorstwa,
  • 1 lipca 2025 roku mali podatnicy,
  • 1 stycznia 2026 roku mikrofirmy i jednoosobowe działalności gospodarcze.

Wiemy już, że harmonogram ten nie został przyjęty, jednak główne założenie rzecznika MŚP zostało spełnione i na obowiązkowy KSeF jeszcze poczekamy.

Co oznacza wprowadzenie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur?

Choć okres przygotowawczy trwa już długo, bo aż od początku 2022 roku, wciąż wiele firm nie jest gotowych na wdrożenie systemu. Co więcej, spekuluje się, że jest to zdecydowana większość polskich przedsiębiorców, zwłaszcza małych i mikrofirm. Zaimplementowanie KSeF to skomplikowany proces, który wymaga nie tylko zaangażowania i czasu, ale także środków potrzebnych do zakupienia odpowiedniego oprogramowania czy przeszkolenia pracowników. 

Dzięki przedłużeniu terminu wprowadzenia obowiązku korzystania z KSeF, przedsiębiorcy otrzymali cenny czas na zaplanowanie prac i wdrożenie systemu w spokojnym tempie. Z drugiej strony należy pamiętać także o dużych podmiotach, które już przygotowały się do wdrożenia KSeF, nierzadko wydając duże pieniądze. Kolejne miesiące przyniosą nam odpowiedź na pytanie, czy w tej sprawie podjęte zostaną jakieś dodatkowe kroki.

Korzyści z KSeF

Pobierz e-book "Jak wdrożyć Krajowy System e-Faktur?"

O tym warto wiedzieć:


  • Jak zmienić formę opodatkowania

    Zmiana formy opodatkowania


    Przedsiębiorca ma możliwość zmiany formy opodatkowania. Sprawdź kiedy i jak możesz to zrobić i nie daj się zaskoczyć!
    Więcej: Zmiana formy opodatkowania
  • podatek vat za transport osób i towarów

    Usługi transportu towarów i pasażerów a stawka VAT


    Chcesz wiedzieć, jak rozliczać VAT za usługi transportowe? Sprawdź!
    Więcej: Usługi transportu towarów i pasażerów a stawka VAT
  • KSeF czym jest

    Krajowy system e-Faktur – co to jest i na czym polega?


    Co to jest KSeF? Co zmieni i kiedy zostanie wprowadzony?
    Więcej: Krajowy system e-Faktur – co to jest i na czym polega?

Poznaj naszą bazę biznesowej wiedzy