Rodzaje faktur w firmie
Zanim opiszemy każdy z rodzajów faktur, musimy wyjaśnić pewną kwestię, którą reguluje ustawa o VAT. Na właściwy rodzaj faktury wskazuje nie jej nazwa, a dane zamieszczone na dokumencie. Oznacza to, że nawet jeżeli w tytule dokumentu napiszemy „Faktura VAT”, jednak zabraknie na niej istotnych danych, jak na przykład daty wystawienia, dokument w świetle prawa nie będzie fakturą.
Jakie wyróżniamy rodzaje faktur?
W obrocie gospodarczym możemy natrafić na 10 typów faktur:
- faktura sprzedaży;
- faktura zaliczkowa;
- faktura końcowa;
- faktura korygująca;
- faktura VAT marża;
- faktura VAT małego podatnika;
- faktura VAT RR;
- faktura podatnika zwolnionego z VAT;
- faktura pro forma;
- faktura uproszczona;
Pogrubionymi literami oznaczyliśmy te rodzaje faktur w firmie, z którymi przedsiębiorcy spotykają się najczęściej.
Faktura sprzedaży (faktura VAT)
To najpowszechniejszy typ dokumentu sprzedaży – możemy się z nim spotkać zarówno w sprzedaży detalicznej, jak i hurtowej.
Fakturę sprzedaży może wystawić firma sprzedająca towar lub wykonująca usługę. Jej odbiorcą będzie przedsiębiorca lub osoba fizyczna – nabywca towaru lub usługi. Fakturę VAT należy wystawić w terminie do 15 dni od ostatniego dnia miesiąca, w którym usługa została wykonana (towar dostarczony).
Co musi zawierać faktura sprzedaży:
- dane wystawiającego fakturę oraz nabywcy towaru (usługi);
- numer faktury;
- nazwę towaru (usługi), ilość lub liczbę sprzedanego towaru (opis zakresu wykonanej usługi);
- cenę netto, brutto, a także stawki i kwoty podatku VAT (jeżeli dotyczy);
- datę wystawienia dokumentu lub dostawy towaru (wykonania usługi).
Czego nie musi zawierać faktura sprzedaży:
- tytułu (choć w niczym nie zaszkodzi);
- określenia oryginalności;
- podpisu;
- pieczątki.
Ważne!
Jeżeli wystawiający fakturę VAT jest podatnikiem zwolnionym od VAT, nie musi uwzględniać kwoty i stawki podatku na fakturze. W zamian za to konieczne jest wskazanie podstawy zwolnienia z VAT.
Faktura zaliczkowa
Jeżeli właściwa transakcja poprzedzona jest wpłatą zaliczki, należy powstałą płatność udokumentować za pomocą faktury zaliczkowej. Dokument ten funkcjonuje jako potwierdzenie wpłacenia zaliczki, choć można go wystawić także przed otrzymaniem części lub całości kwoty.
Co musi zawierać faktura zaliczkowa:
- numer faktury;
- dane wystawcy i nabywcy (imiona, nazwiska, adresy, numery NIP);
- datę wystawienia oraz datę otrzymania należności (tylko, jeżeli się różnią);
- kwotę zaliczki i naliczonego podatku;
- nazwę towaru (usługi), ilość lub liczbę towaru (opis zakresu usługi);
- cenę jednostkową oraz wartość całkowitą towarów (usług).
Ważne!
W sytuacji, w której faktura zaliczkowa obejmuje jedynie część wartości transakcji, w momencie realizacji sprzedawca musi wystawić fakturę końcową.
Faktura końcowa
Ten rodzaj faktury służy rozliczeniu zaliczek, zadatków i innych częściowych wpłat, na które wcześniej sprzedawca wystawił faktury zaliczkowe.
Co musi zawierać faktura końcowa:
- kwotę do zapłaty pomniejszoną o otrzymane zaliczki;
- wykaz faktur zaliczkowych sporządzonych do tej transakcji:
- kwoty zaliczek;
- numery faktur zaliczkowych;
- daty wystawienia.
Faktura korygująca
W każdy dokument mogą wkraść się błędy, w przypadku faktury nie wystarczy jednak parafka – konieczne jest wystawienie faktury korygującej. Kiedy z niej skorzystamy?
- gdy udzielamy rabatu, upustu lub obniżki ceny;
- gdy dokonujemy zwrotu towarów lub opakowań;
- gdy dokonujemy zwrotu zapłaty (w całości lub w części);
- gdy zajdzie pomyłka w dowolnej pozycji faktury.
Co musi zawierać faktura korygująca:
- tytuł „faktura korygująca”;
- numer i datę wystawienia;
- przyczynę konieczności dokonania korekty;
- dane z faktury, której dotyczy korekta:
- numer i datę wystawienia dokumentu lub dostawy towaru (wykonania usługi), jeżeli jest różna od daty wystawienia;
- dane wystawcy i nabywcy;
- nazwę towaru (usługi) objętego korektą;
- kwotę korekty podstawy opodatkowania lub podatku należnego.
Ważne!
Faktura korygująca nie może zostać wystawiona w miejsce zniszczonego dokumentu – w takiej sytuacji wystawia się duplikat faktury.
Faktura VAT marża
Kolejny rodzaj faktur stosowany jest w określonych ustawą przypadkach:
- w sprzedaży towarów używanych;
- w sprzedaży usług turystycznych;
- w handlu przedmiotami kolekcjonerskimi, antykami i dziełami sztuki.
Podstawową różnicą jest przedmiot opodatkowania – w przypadku faktury VAT marża podlega mu jedynie kwota marży pobierana przez sprzedawcę towaru (usługi).
Ważne!
Poza standardowymi danymi, na fakturze VAT marża należy umieścić oznaczenie rodzaju działalności przedsiębiorcy, który wystawia dokument:
- procedura marży – biura podróży;
- procedura marży – towary używane;
- procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki;
- procedura marży – dzieła sztuki.
Faktura VAT małego podatnika
To rodzaj faktury przeznaczony dla rozliczających się metodą kasową. Jedyną różnicą pomiędzy fakturą VAT małego podatnika, a zwykłą, jest adnotacja o treści “metoda kasowa”, którą należy umieścić na dokumencie.
Faktura VAT RR
Ten typ dokumentu sprzedaży stosuje się w transakcjach, w których biorą udział rolnicy ryczałtowi. Fakturę VAT RR wystawia nabywca produktów rolnych.
Co musi zawierać faktura VAT RR:
- oznaczenie o treści “Faktura VAT RR”;
- dane nabywcy i dostawcy towarów (imiona, nazwiska, nazwy skrócone, adresy, NIP lub PESEL);
- serię i numer, datę wydania oraz nazwę organu wydającego dowód osobisty dostawcy, jeżeli ten jest osobą fizyczną;
- numer faktury oraz datę jej wystawienia i nabycia produktów (jeśli się różnią);
- nazwę i liczbę nabytych towarów, ich cenę jednostkową oraz wartość bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku;
- stawkę oraz kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku;
- wartość całkowitą towarów;
- kwotę należności ogółem;
- podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury;
- oświadczenie dostawcy.
Ważne!
Wspomniane na końcu listy oświadczenie ma ustaloną treść: „Oświadczam, że jestem rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług.”
Faktura podatnika zwolnionego z VAT
Podatnik zwolniony z VAT również może wystawić fakturę. Poza standardowymi danymi powinna zawierać podstawę prawną zwolnienia.
Ważne!
Jeżeli podatnik korzysta ze zwolnienia podmiotowego w kwocie do 200 000 zł, nie musi wskazywać podstawy.
W przypadku, gdy firma jest zwolniona z podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt. 7, 37-41, faktura może zawierać jedynie:
- datę wystawienia oraz numer;
- dane stron;
- nazwę usługi;
- kwotę.
Faktura pro forma
Ten dokument nie powoduje skutków podatkowych, choć musi zawierać taki sam zestaw danych, jak zwykła faktura sprzedaży. W rzeczywistości faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym, a jedynie pomocniczym.
Wystawia się ją, by przekazać nabywcy informację o cenie towarów lub usług, którymi jest zainteresowany. Faktura pro forma nie zwalnia z obowiązku wystawienia faktury VAT w zwyczajowym terminie.
Faktura uproszczona
Ten rodzaj faktury przedsiębiorca może wystawić jedynie, gdy kwota należności za towary czy usługi nie przekracza 450 zł lub 100 euro. Faktury uproszczonej nie można wystawić w celu dokumentacji sprzedaży wysyłkowej na terenie kraju, dostawy towarów wewnątrzwspólnotowej oraz dostawy towarów i świadczenia usług na rzecz podmiotów UE.
Co musi zawierać faktura uproszczona:
- datę i numer wystawienia faktury oraz datę dostawy towarów lub wykonania usługi (jeżeli się różnią);
- dane sprzedającego i nabywcy;
- nazwę towaru (usługi);
- kwoty upustów, zniżek, rabatów, jeżeli nie zostały uwzględnione w cenie jednostkowej towaru (usługi);
- kwotę należności ogółem.
