Czym jest i jak wygląda faktura uproszczona?

Księgowość
Dodane: 30 września 2020

Każda sprzedaż towarów lub usług powinna zostać poświadczona odpowiednim dokumentem – to powszechna wiedza. Pozostawanie na bieżąco ze wszystkimi rodzajami faktur i rachunków nie jest najprostsze, zwłaszcza gdy regulacje prawne zmieniają się stosunkowo często, a do tego modyfikacje dotyczą jedynie pozornie nieistotnych szczegółów. Do najpopularniejszych dokumentów tego typu należą: faktury VAT, umowy kupna-sprzedaży oraz rachunki (paragony). Od dobrych kilku lat (konkretnie od 2014 roku) sprzedawcy mogą korzystać z jeszcze jednego rodzaju faktury – faktury uproszczonej.

W tym artykule odpowiemy na pytania:

 

Co to jest faktura uproszczona?

Faktura uproszczona to dokument poświadczający sprzedaż, który nie musi zawierać wszystkich informacji wymaganych na fakturze VAT. Ponadto wystawienie faktury uproszczonej obwarowane jest dodatkowymi wymaganiami. W zamian otrzymujemy możliwość szybkiego wystawiania prostszych dokumentów oraz – jako sprzedawcy – jesteśmy w stanie łatwiej spełnić ustawowy obowiązek wystawienia faktury na prośbę klienta. Zacznijmy jednak od początku.

Faktura VAT a faktura uproszczona

Faktura uproszczona tym różni się od faktury VAT, że może zawierać mniej informacji. W przypadku faktury VAT wszystkie niezbędne informacje zawiera art. 106e ust. 1 pkt. 1-24 ustawy o VAT. Pkt 3, ust. 5 tego samego artykułu wskazuje elementy, które w fakturze uproszczonej można pominąć, a także na najważniejszy warunek, który musi zostać spełniony, aby wystawić fakturę uproszczoną: kwota należności ogółem nie może przekroczyć 450 zł lub 100 euro.

Jakie dane zawiera faktura uproszczona?

Krążąca wśród podatników informacja o tym, że nawet paragon może zostać uznany za fakturę uproszczoną, to potwierdzona i zgodna z prawdą informacja. Warto jednak zwrócić uwagę na to, że nie każdy paragon jest jednocześnie fakturą uproszczoną. Aby dokument mógł zostać za taką uznany, powinien zawierać:

Jakich danych nie zawiera faktura uproszczona?

Fakturę uproszczoną możemy wystawić bez:

 

Kiedy można wystawić fakturę uproszczoną?

Uproszczoną fakturę może wystawić każdy podatnik (niezależnie od tego, czy odprowadza czynnie podatek VAT, czy jest z niego zwolniony), jednak nie w każdej sytuacji. Główny warunek to wspomniana wcześniej wartość sprzedaży nieprzekraczająca 450 zł lub 100 euro brutto.

Poza tym należy pamiętać, że możliwość wystawienia faktury uproszczonej jest zupełnie opcjonalna – prawo podatkowe nie przewiduje sytuacji, w których wystawienie faktury uproszczonej jest obligatoryjne.

W kontekście terminu faktura uproszczona w niczym nie różni się od faktury VAT – wciąż należy wystawić ją najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostarczenia towarów lub wykonania usługi, a najwcześniej 30 dni przed dostawą lub wykonaniem.

Sprawdź także!
Konsekwencje niezapłaconej faktury
Duplikat faktury – czym jest i jak go wystawić?

Kiedy nie można wystawić faktury uproszczonej?

Nie tylko kwota stanowi przeszkodę w ewentualnym wystawieniu faktury uproszczonej. Poza kryterium wartości sprzedaży należy pamiętać, że faktury uproszczonej nie możemy wystawić na przykład dla sprzedaży wysyłkowej (niezależnie od tego czy odbywa się na terytorium kraju, czy jedynie z terytorium kraju).

Jako że konieczna jest prawidłowa i jednoznaczna identyfikacja podmiotów lub osób, biorących udział w transakcji, na fakturze musi znaleźć się numer, dzięki któremu nabywca towarów lub usług może zostać wskazany na potrzeby podatku – chodzi tutaj o NIP.

WAŻNE!


W przypadku sprzedaży osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, nie trzeba na fakturze uproszczonej uwzględniać numeru PESEL – nie służy on bowiem do identyfikacji podatkowej – taka osoba nie posiada żadnego numeru, pozwalającego na identyfikację podatkową, wobec czego nawet bez takowego faktura będzie wciąż prawidłowa.

Faktury uproszczonej nie zastosujemy także, jeśli miałaby ona dotyczyć wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.

Ostatnią przewidzianą w ustawie o VAT okolicznością wykluczającą wystawienie faktury uproszczonej, jest świadczenie usług i dostawa towarów, jeśli są one dokonywane przez podatnika, który posiada siedzibę lub miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju w przypadku, gdy miejscem spełnienia świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju, a osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca lub usługobiorca oraz gdy faktura dokumentująca rzeczoną dostawę towarów, lub świadczenie usług nie jest wystawiana przez tego nabywcę, lub usługobiorcę w imieniu i na rzecz podatnika. Okoliczność tę dokładnie opisuje art. 106 a, pkt. 2 lit. a ustawy o VAT.

Czytaj także:
Weryfikacja kontrahenta na potrzeby VAT
Terminy wystawiania faktur
Zakup na raty a faktura na firmę i rozliczenie VAT

Zobacz naszą ofertę

Zobacz pozostałe porady

Paragon może pełnić rolę faktury uproszczonej - sprawdź, gdzie znajdziesz jej numer

Gdzie jest numer faktury na paragonie?

Paragon można w określonych warunkach traktować jak fakturę VAT. To właśnie nazywamy fakturą uproszczoną. Dowiedz się, gdzie jest numer faktury na paragonie!

Czytaj więcej
faktura imienna co to jest i jak ja wystawic

Faktura imienna – czym jest, kiedy można ją wystawić i jak to zrobić?

Faktura imienna przydaje się przedsiębiorcom, których klientami są osoby fizyczne. Sprawdź, jak wystawić fakturę imienną!

Czytaj więcej
Faktura VAT a pro forma - różnice

Faktura proforma a faktura VAT

Proforma w przeciwieństwie do faktury VAT nie stanowi podstawy do opodatkowania. Co jeszcze je różni?

Czytaj więcej