Rozliczenie VAT – miesięczne czy kwartalne?

Jeżeli jesteś czynnym podatnikiem VAT i spełniasz odpowiednie wymagania, po pierwszym roku prowadzenia działalności gospodarczej możesz zdecydować się na korzystanie z miesięcznego lub kwartalnego okresu rozliczeniowego dla podatku dochodowego i VAT. Czytaj dalej i dowiedz się, który rodzaj okaże się bardziej korzystny dla Twojej firmy!
Spis treści:

Podatek VAT – kto musi rozliczać VAT, a kiedy można z tego zrezygnować?


Zacznijmy od podstaw: nie każdy przedsiębiorca musi zarejestrować się do VAT. Jeżeli Twoja firma osiąga przychód niższy niż 200 000 zł rocznie, a do tego rodzaj prowadzonej działalności nie znajduje się na liście uwzględnionej w art. 113 ust. 13 ustawy o VAT, możesz kontynuować działalność bez odprowadzania podatku VAT.  

Rejestracja do VAT obowiązuje podmioty, które nie posiadają zarejestrowanej siedziby działalności na terenie Polski, a także przedsiębiorców, którzy realizują: 

  • dostawę towarów podlegających opodatkowaniu podatkiem akcyzowym,
  • dostawę art. kosmetycznych i higienicznych,
  • dostawę maszyn i urządzeń elektronicznych,
  • dostawę nowych środków transportu,
  • dostawę części do pojazdów osobowych i motocykli,
  • dostawę terenów budowlanych,
  • dostawę towarów wymienionych w załączniku nr 12 do ustawy o VAT,
  • usługi prawnicze, doradztwa, jubilerskie i windykacyjne.

Przedsiębiorcy zarejestrowani do VAT mają obowiązek składania pliku JPK_V7. W pierwszych dwunastu miesiącach licząc od miesiąca, w którym firma dołączyła do VAT-owców, przedsiębiorca musi rozliczać VAT w trybie miesięcznym. Dopiero po upływie roku można okres zmienić na kwartalny.

W zależności od wybranego wariantu, należy sporządzać co miesiąc odpowiedni plik: JPK_V7M (miesięczny) lub JPK_V7K (kwartalny).

Plik JPK_V7M składa się z dwóch części: ewidencyjnej i deklaracyjnej w każdym miesiącu. Z kolei plik JPK_V7K dzieli się następująco:

  • pierwszy miesiąc – część ewidencyjna za pierwszy miesiąc
  • drugi miesiąc – część ewidencyjna za drugi miesiąc
  • trzeci miesiąc – część ewidencyjna za trzeci miesiąc oraz część deklaracyjna za cały kwartał.

Ważne!

Niezależnie od wybranej częstotliwości rozliczenia z tytułu VAT, plik JPK należy sporządzać co miesiąc.

Główna różnica polega na momencie zapłaty podatku – przedsiębiorcy, którzy chcą rozliczać się kwartalnie, muszą zapłacić podatek VAT w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału, którego dotyczy rozliczenie.

Przykład:

Pan Henryk w pierwszym roku prowadzenia działalności korzystał z rozliczenia miesięcznego. Co miesiąc przygotowywał plik JPK_V7M, a podatek VAT opłacał w następujących terminach: za styczeń do 25 lutego, za luty do 25 marca etc.

W drugim roku prowadzenia działalności gospodarczej, pan Henryk wybrał rozliczenie kwartalne. Wciąż co miesiąc sporządza plik JPK_V7, ale podatek od towarów i usług opłaca w terminach: za pierwszy kwartał do 25 kwietnia, za drugi kwartał do 25 lipca etc.

Nie w każdym miesiącu przedsiębiorcy muszą odprowadzać VAT – jeżeli suma kwot odliczenia przekracza kwotę należnego podatku VAT, firma nie ma podatku do zapłaty. W takiej sytuacji nic dla przedsiębiorcy się nie zmienia – wciąż musi udokumentować wszystkie transakcje, które uwzględniają podatek VAT, poprzez sporządzenie pliku JPK_V7. 

Jeżeli jednak firma przez cały miesiąc nie przeprowadzi żadnej transakcji ani innej czynności opodatkowanej, a także nie dokona odliczeń podatku VAT, nie oznacza to, że jest zwolniona ze składania deklaracji VAT. W tej sytuacji przedsiębiorca musi złożyć tzw. zerowy JPK_V7.

W rzeczywistości to zwykły plik JPK, składany dokładnie w ten sam sposób. Różnica polega na tym, że w przypadku braku jakichkolwiek transakcji, w pliku należy wypełnić jedynie pola umożliwiające identyfikację podmiotu składającego plik JPK.

Kiedy nie trzeba składać pliku JPK_VAT?


Jeżeli czynnie prowadzisz działalność gospodarczą, a Twoja firma jest zarejestrowana do VAT, musisz regularnie składać do US jednolite pliki kontrolne. W jakich sytuacjach możesz pominąć ten obowiązek?

  • gdy zrezygnujesz z bycia czynnym podatnikiem VAT,
  • gdy zawiesisz działalność gospodarczą,
  • gdy zamkniesz działalność gospodarczą.
     

W pozostałych okolicznościach plik JPK_V7 będzie Ci towarzyszył przez cały czas.

Rozliczenie kwartalne – jakie korzyści dla podatnika przynosi?


Choć domyślnie każdy przedsiębiorca rozlicza się za VAT co miesiąc, część firm zmienia tryb na kwartalny, gdy tylko ma taką możliwość. Co dzięki temu zyskują?  

  • mniej biurokracji – przyjęcie kwartalnego okresu oznacza, że należny VAT oraz zaliczkę na podatek dochodowy odprowadzasz jedynie raz na kwartał zamiast co miesiąc – czyli 4 razy zamiast 12.
  • więcej czasu – chcesz zebrać środki na zapłatę podatku lub dokonać ewentualnych korekt? Wybierz wariant kwartalny. Jeżeli popełnisz błąd w części deklaracyjnej JPK_V7K, korektę możesz dołączyć do pliku w kolejnym kwartale.
  • większa płynność finansowa – możliwość uregulowania zobowiązań wobec urzędu skarbowego cztery razy do roku oznacza, że firma ma więcej czasu na przygotowanie się do płatności. Może dzięki temu bardziej szczegółowo i z większym wyprzedzeniem zaplanować konieczne wydatki oraz inwestycje. 
  • metoda kasowa – jeżeli posiadasz status małego podatnika VAT (czyli Twoja wartość sprzedaży nie przekracza w danym roku podatkowym limitu 2 000 000 euro), możesz skorzystać z metody kasowej, dzięki której zapłacisz podatek dopiero w momencie otrzymania płatności od klienta. Przyda się to szczególnie tym przedsiębiorcom, którzy wystawiają faktury z odległymi terminami płatności. Metoda kasowa wymaga jednak nieco więcej pracy. Należy stale monitorować, która faktura została opłacona, a która jeszcze nie. W przypadku zaś, gdy kontrahent płaci w częściach, opłacona część musi być rozliczona na bieżąco, co oznacza, że trzeba będzie ująć jedną fakturę w kilku lub kilkunastu plikach JPK.

Ważne!

Przepisy dotyczące małych podatników VAT uległy zmianie w lipcu 2023 roku. Do końca czerwca limit sprzedaży wynosił 1 200 000 euro.

Należy także pamiętać, że jeżeli prowadzisz przedsiębiorstwo maklerskie, zarządzasz funduszami inwestycyjnymi, jesteś agentem lub świadczysz podobne usługi, obowiązują Cię niższe limity: kwota prowizji lub innego wynagrodzenia za wykonane usługi w poprzednim roku podatkowym nie może przekroczyć 45 000 euro. Powyżej tej kwoty stracisz status małego podatnika VAT. 

Szczegółowe przepisy dotyczące statusu znajdziesz w art. 2 pkt. 25 ustawy o VAT.

Jak przejść na kwartalne rozliczanie podatku VAT?


Kwartalne rozliczenie podatku VAT może się okazać bardzo korzystne dla niektórych przedsiębiorców. Warto wziąć tę ewentualność pod uwagę, szczególnie jeśli wystawiasz faktury z długimi terminami płatności. Koniecznie pamiętaj jednak, że niezależnie od wybranego trybu (miesięcznego czy kwartalnego), odpowiedni plik JPK_V7 należy sporządzać co miesiąc, a jedynie płatność następuje raz na kwartał. 

Jeśli zdecydujesz się na zmianę, wystarczy zaktualizować formularz VAT-R. Możesz to zrobić przez internet, potwierdzając dyspozycję podpisem elektronicznym.

O tym warto wiedzieć:


  • KSeF czym jest

    Krajowy system e-Faktur – co to jest i na czym polega?


    Co to jest KSeF? Co zmieni i kiedy zostanie wprowadzony?
    Więcej: Krajowy system e-Faktur – co to jest i na czym polega?
  • Jaka rekompensata należy Ci się za koszty windykacji?

    Rekompensata za koszty odzyskiwania należności


    Czy wiesz, że masz prawo do rekompensaty za koszty windykacji? Sprawdź!
    Więcej: Rekompensata za koszty odzyskiwania należności
  • Cesja wierzytelności a faktoring - definicje i różnice

    Cesja wierzytelności – co to jest i jak działa?


    Czym jest cesja wierzytelności i co się z nią wiąże? Co ma wspólnego z faktoringiem? Sprawdź w naszym poradniku!
    Więcej: Cesja wierzytelności – co to jest i jak działa?

Poznaj naszą bazę biznesowej wiedzy


Zapisz się na Przegląd PRAGMAtyczny!

FINANSE | PODATKI | PRZEDSIĘBIORCZOŚĆ

Nie chcesz przegapić najważniejszych wiadomości ze świata finansów, podatków i przedsiębiorczości? Wypełnij formularz obok i dołącz do czytelników Przeglądu PRAGMAtycznego. Wiadomość od nas otrzymasz tylko raz w miesiącu – nie obawiaj się spamu z naszej strony.