Faktura dla firmy zagranicznej – co musimy wiedzieć?
Aby prawidłowo wystawić dokument sprzedaży i oszczędzić sobie nieprzyjemności związanych z korygowaniem wysłanych dokumentów (co może być szczególnie utrudnione w kolejnych latach, gdy zacznie już działać Krajowy System e-Faktur), czy nawet konieczności zwracania się z prośbą o pomoc do prawników, warto odpowiedzieć na kilka pytań.
- W jakiej sytuacji wystawiamy fakturę dla zagranicznego kontrahenta? Zawsze, ilekroć zawieramy transakcję z firmą zagraniczną. Pamiętajmy jednak, że faktura zagraniczna różni się od standardowej faktury VAT i na jej kształt wpływa wiele elementów.
- W jakim terminie należy wystawić fakturę zagraniczną? Zasada jest taka sama, jak w przypadku sprzedaży dla odbiorcy krajowego: najpóźniej do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu realizacji usługi. W razie potrzeby fakturę VAT można również wystawić z wyprzedzeniem – najwcześniej 30 dni przed realizacją usługi.
- Gdzie znaleźć przepisy regulujące wystawianie faktur dla klientów zagranicznych? Wszelkie potrzebne informacje znajdują się w ustawie o VAT – z jej treścią możesz zapoznać się tutaj.
Przeczytanie całej ustawy i znalezienie w jej treści najistotniejszych informacji byłoby oczywiście zadawaniem sobie niepotrzebnego trudu, dlatego wyodrębniliśmy kilka elementów, które warto mieć na uwadze podczas wystawiania faktur za granicę. Pierwszym z nich jest miejsce świadczenia usług.
Miejsce świadczenia usług a faktura sprzedaży dla kontrahenta zagranicznego
Prawidłowe oznaczenie miejsca świadczenia usług (czyli miejsca opodatkowania) jest konieczne, aby właściwie rozliczyć należny podatek VAT. Zasada ogólna dotycząca transakcji zawieranych pomiędzy kontrahentami z państw UE głosi, że miejsce świadczenia usług jest tożsame z siedzibą kontrahenta. Ten i pozostałe przypadki opisane są w art. 28b ww. ustawy o VAT. Artykuł ten stanowi odpowiednik art. 44 unijnej dyrektywy VAT. Przepisy w polskim prawie oparte są bowiem o Dyrektywę 2006/112/WE regulującą m.in. kwestie opodatkowania (a zatem także fakturowania) transakcji pomiędzy podmiotami z siedzibą w różnych państwach UE.
Ważne!
Wspomniana zasada ogólna nie sprawdza się w każdym przypadku. Wyjątkowe sytuacje wyjaśniają dalsze punkty art. 28 ustawy o VAT (art. 28b ust. 2-4, art. 28d, art. 28e, art. 28f ust. 1, 1a, 2 i 3, art. 28g ust. 1 i 2, art. 28i, art. 28j ust. 1 i 2, art. 28n).
Kwestia miejsca świadczenia usług jest szczególnie istotna (i często wykracza poza zasady ogólne) dla branży transportowej, nieruchomości, turystycznej, sportowej, kulturalnej i edukacyjnej, o czym mówią wspomniane w powyższej ramce przepisy.
Najpopularniejsze odstępstwa od zasady ogólnej:
- jeżeli usługobiorca posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej inne niż siedziba działalności, miejscem świadczenia usług będzie stałe miejsce prowadzenia działalności.
- jeżeli usługobiorca nie posiada siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, miejscem świadczenia usług będzie stałe miejsce zamieszkania lub pobytu.
W telegraficznym skrócie: usługa świadczona przez przedsiębiorcę z Polski na rzecz kontrahenta z innego państwa Unii Europejskiej zostanie opodatkowana w kraju siedziby nabywcy. Oznacza to, że polski sprzedawca nie musi obliczać kwoty podatku, a zobowiązany jest jedynie do tego, by w deklaracji VAT-7 dowieść, że świadczy usługi podlegające opodatkowaniu poza Polską.
Czy rejestracja do VAT UE jest konieczna?
Tak, obecnie (w 2024 roku), każdy przedsiębiorca, który ma zamiar prowadzić biznes transgraniczny z kontrahentami z państw Unii Europejskiej, musi zarejestrować się do VAT UE. Co istotne, obowiązek ten dotyczy także podmiotów zwolnionych z VAT. Po wypełnieniu formularza VAT-R Twoja firma otrzyma NIP UE. To właśnie dzięki niemu możesz prowadzić interesy z firmami, które mają siedziby na terenie Unii Europejskiej.
Ważne!
Jeśli prowadzisz małą firmę i spełniasz warunki do korzystania ze zwolnienia z VAT, od 2025 roku wystarczy zarejestrować się do VAT w kraju, w którym Twoja firma ma siedzibę oraz składać kwartalne raporty o obrotach.
Jak wystawić fakturę VAT dla klienta zagranicznego?
Każdą transakcję należy poświadczyć dokumentem sprzedaży – w przypadku transakcji z kontrahentem zagranicznym nie ma wyjątku od tej reguły, ale istnieją pewne różnice, które trzeba wziąć pod uwagę.
- Język faktury – jeżeli mamy taką możliwość, możemy wystawić dokument w języku nabywcy. Znacznie częściej spotykana jest jednak sytuacja, w której faktura pisana jest w języku angielskim. Istotne jest to, że polski fiskus może wymagać faktur w języku polskim, należy zatem przygotować odpowiedniki anglojęzycznych dokumentów na wypadek kontroli z urzędu skarbowego.
- Waluta transakcji – w sytuacji, gdy wystawiamy fakturę w euro lub innej walucie obcej (na podstawie ustaleń z nabywcą), musimy pamiętać o tym, by w Księdze Przychodów i Rozchodów (jeżeli takową prowadzimy) znalazły się odpowiednie kwoty wyrażone w złotówkach, przeliczone według kursu NBP.
Ważne!
Jak przeliczyć kurs? Jeżeli fakturę wystawiamy przed wykonaniem usługi, przyjmujemy kurs średni danej waluty ogłoszony przez Narodowy Bank Polski na dzień przed wystawieniem faktury. Jeżeli dokument wystawiamy po wykonaniu usługi, uwzględniamy kurs ogłoszony na dzień przed wykonaniem usługi.
Jakie dane zawiera faktura VAT UE?
- imię, nazwisko lub nazwę firmy kontrahenta,
- adres zamieszkania, siedziby lub stałego miejsca wykonywania działalności,
- numer NIP lub PESEL,
- numer VAT UE,
- data wystawienia faktury,
- opis usługi/towaru,
- cena wykonywanej usługi/sprzedawanego towaru.
Wspomniany powyżej numer VAT łatwo możemy zweryfikować, korzystając z bazy VIES. Wystarczy wpisać państwo, w którym działa firma, oraz jej numer VAT, by otrzymać wynik umożliwiający sprawdzenie kontrahenta. Wyszukiwarka numerów VAT dostępna jest tutaj.
Ważne!
Jeżeli nabywcą towaru lub usługi jest przedsiębiorca, faktura powinna zawierać stawki netto oraz słowa „odwrotne obciążenie” (reverse charging w wersji angielskiej), co wskazuje na fakt, że jest to faktura bez VAT dla zagranicznej firmy – rozliczenia podatku VAT dokonuje w tej sytuacji usługobiorca.
Jeżeli jednak sprzedajemy na rzecz osoby fizycznej, wystawiamy zwykłą fakturę i wyszczególniamy kwoty netto, brutto oraz stawkę podatku należnego zgodnie z polskim prawem.
Faktura dla kontrahenta zagranicznego spoza UE
Wielu przedsiębiorców szuka odpowiedzi na pytanie: czym różnią się od siebie faktura dla klienta z Unii Europejskiej od tej wystawianej dla kontrahenta spoza UE. W praktyce dokumenty te wyglądają w zdecydowanej większości tak samo – obowiązują bowiem te same przepisy, co w przypadku dokumentowania transakcji zawieranych z podmiotami działającymi na terenie Unii Europejskiej.
Istnieją jednak pewne różnice, jakie mogą wystąpić pomiędzy fakturą dla firmy spoza UE a fakturą dla firmy, mającej siedzibę w państwie członkowskim Unii. Mówi o nich art. 106e ust. 5 pkt 2 ustawy o VAT. Taka faktura może więc nie zawierać numeru VAT UE lub innego numeru umożliwiającego identyfikację na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.
Strony transakcji nie muszą także wyszczególniać stawki podatku ani sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż zwolnioną od podatku i objętą podatkiem od towarów i usług. Na koniec warto pamiętać o tym, że faktura wystawiana na firmę spoza UE powinna zostać opatrzona adnotacją “reverse charging”.
Faktury dla odbiorców zagranicznych a KSeF
Krajowy System e-Faktur, choć został odroczony, poważnie wpłynie na proces wystawiania faktur dla odbiorców zagranicznych. Przedsiębiorcy będą mieli obowiązek wystawiać faktury zagraniczne w KSeF (mówi o tym art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT), jednak istnieje od tej reguły kilka wyjątków, przedstawionych w kolejnym ustępie.
Zgodnie z opublikowaną już treścią przepisów, które wejdą w życie w 2026 roku, transakcje takie jak sprzedaż w ramach VAT OSS, sprzedaż objęta procedurami omawianymi w rozdziale 7, 7a oraz 9 ustawy o VAT czy też sprzedaż na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, nie będą musiały być dokumentowane w KSeF. Takie faktury należy przesłać kontrahentom w formie elektronicznej lub papierowej.
Co dalej z fakturą wystawioną w KSeF?
Dokument, który polski podatnik wystawi zagranicznemu odbiorcy w KSeF, nie trafi automatycznie do kontrahenta. W obowiązku polskiego przedsiębiorcy leży przekazanie faktury w formie elektronicznej (np. pliku .pdf), w formie tradycyjnej (wysyłka papierowej faktury) lub w formie kodu QR umieszczonego na fakturze. Wspomniany kod powinien prowadzić do faktury w KSeF i umożliwić kontrahentowi dostęp do dokumentu oraz weryfikację danych.
