Czym jest flota pojazdów?
Flota samochodowa oznacza grupę pojazdów, z których korzysta lub które posiada przedsiębiorstwo. Częścią floty mogą być samochody ciężarowe, autobusy, ale także pojazdy osobowe (z których korzystają np. przedstawiciele handlowi lub zarząd firmy).
Własną flotę budują przede wszystkim przedsiębiorstwa, których działalność wymaga dużej mobilności. To firmy kurierskie, przewoźnicy, firmy farmaceutyczne i wiele innych organizacji.
Samochody wchodzące w skład floty nie muszą formalnie należeć do firmy – często są leasingowane lub wynajmowane. Najważniejszy jest jednak nieskrępowany dostęp do pojazdów, dzięki któremu firma może optymalnie zarządzać kosztami, starannie dobierać trasy, mieć pełną kontrolę nad sposobem eksploatacji pojazdów, a także skuteczniej zapewniać bezpieczeństwo kierowcom i samochodom.
Dostępność pojazdów ma szczególne znaczenie, jeżeli firma korzysta z pojazdów specjalnych (lawety, pługi śnieżne, holowniki, żurawie, podnośniki itp.).
Dla części przedsiębiorstw duże znaczenie może mieć rozpoznawalność marki. Oznakowanie pojazdów logotypem firmy czy danymi kontaktowymi, takimi jak adres i numer telefonu to prosty sposób na marketing, który funkcjonuje za każdym razem, gdy samochód jest poza firmą – nawet, jeśli jest zaparkowany.
Jak zbudować nową flotę samochodową?
Zarządzanie flotą powinno się zacząć, zanim ta w ogóle powstanie. W procesie budowy floty konieczne jest sporządzenie planu, dzięki któremu prawidłowo oszacujemy potrzeby przedsiębiorstwa. W jego ramach należy odpowiedzieć na kilka kluczowych pytań.
- Ile samochodów będzie potrzebnych, by efektywnie realizować zadania?
- Czy samochody będą wynajmowane, a może leasingowane?
- Jakiego rodzaju pojazdów potrzebuje firma (samochody osobowe, ciężarowe, autobusy, pojazdy specjalne)?
- Pojazdy jakich producentów będą pierwszym wyborem firmy?
- Co w razie problemów z dostępnością?
- Jakim budżetem na pozyskanie pojazdów dysponujemy?
Gdy już poznamy odpowiedzi na wszystkie te pytania, należy zacząć realizować zakupy. W międzyczasie warto sporządzić wewnętrzny regulamin, zawierający zasady korzystania z pojazdów (w godzinach pracy i poza nimi), kilometrówek, ale także serwisowania i postępowania w razie awarii, kolizji lub wypadku. Wewnętrzny regulamin powinien także obejmować zasady dotyczące bezpieczeństwa na drodze. Tak sporządzony dokument powinien zostać przedstawiony do wglądu i akceptacji przez wszystkich pracowników, którzy będą korzystali z floty w firmie.
Finansowanie floty
Zasadniczo samochody do firmowej floty możemy pozyskać na trzy sposoby:
- Zakup pojazdów za gotówkę. To najbardziej kosztowne rozwiązanie, ale umożliwia firmie nieskrępowane zarządzanie środkami trwałymi, w tym dokonywanie odpisów amortyzacyjnych bez przeszkód.
- Leasing operacyjny lub finansowy. Leasing pozwala firmie uzyskać dostęp do pojazdów w zamian za comiesięczne opłaty. W zależności od wybranego wariantu, pozyskane w ten sposób samochody można (w leasingu operacyjnym) lub trzeba (w leasingu finansowym) wykupić po zakończeniu umowy. W obu przypadkach konieczne będzie także uiszczenie opłaty wstępnej, stanowiącej zwykle 20-50% wartości pojazdu.
- Wynajem długoterminowy. To najbardziej elastyczna opcja spośród wymienionych. Wynajem pojazdu na firmę pozwala korzystać z niego na określonych zasadach, w zamian opłacając raty – podobnie jak w leasingu. Wynajem długoterminowy pozwala jednak korzystać z samochodu nawet bez opłaty wstępnej (w zamian za wyższe raty).
Chcesz dowiedzieć się więcej o ważnych aspektach posiadania pojazdu służbowego? Przeczytaj nasze e-book “Samochód w firmie”!
Jak zarządzać flotą samochodową w firmie?
Na zarządzanie flotą samochodową składa się wiele procesów. Część z nich jest absolutnie kluczowa – bez nich flota nie ma prawa funkcjonować poprawnie. Część jest opcjonalna, choć im bardziej kompleksowe zarządzanie, tym lepszych wyników można się spodziewać.
Monitorowanie floty
Istotną częścią zarządzania pojazdami w przedsiębiorstwie jest ich monitoring. Nie chodzi jednak o dosłowną instalację kamer w pojazdach (choć montaż wideorejestratorów to generalnie dobry pomysł, który może oszczędzić wielu kłopotów w nieprzewidzianych sytuacjach na drodze). Na monitoring floty składają się czynności wymienione poniżej.
- Analizowanie tras – na podstawie danych GPS warto prowadzić ciągłą analizę tras, które pokonują kierowcy w Twojej firmie. Dzięki temu możesz optymalizować czas przejazdu, zużycie paliwa i reagować na zmiany – na przykład spowodowane remontami dróg.
- Śledzenie lokalizacji pojazdów – każdy nowoczesny pojazd, wykorzystywany w działalności gospodarczej, ma nawigację satelitarną, a więc może (i powinien) być śledzony. Przede wszystkim dla bezpieczeństwa.
- Monitorowanie czasu pracy kierowców – dzięki obowiązkowi instalowania tachografów w pojazdach ciężarowych, masz dostęp do wielu szczegółowych danych. Wiesz, kiedy kierowca rozpoczyna i kończy pracę, kiedy robi przerwy oraz czy są one wystarczająco długie. To wszystko konieczne w kontekście europejskich przepisów zebranych w tzw. pakiecie mobilności.
Więcej o przepisach związanych z tachografami przeczytasz w naszym opracowaniu – pakiet mobilności w transporcie.
- Kontrola bezpieczeństwa – gromadzone dane pozwalają także sprawdzać, czy zatrudnieni kierowcy zachowują ostrożność na drodze i nie doprowadzają do niebezpiecznych sytuacji. Dostęp do danych z prędkościomierza, informacje o nagłym hamowaniu lub przyspieszeniu, a także o kolizjach – to wszystko pozwala dokładnie sprawdzać, kierowców pod kątem bezpieczeństwa.
- Ocena stanu technicznego pojazdów – nowoczesne pojazdy wyposażone w zestaw czujników są w stanie wysyłać na bieżąco informacje o własnym stanie technicznym do bazy. Dzięki temu dowiesz się, czy nie występuje nadmierne zużycie paliwa, skontrolujesz temperaturę silnika, a także poziom oleju i szereg innych istotnych wskaźników.
Zarządzanie kosztami pojazdów – TCO (Total Cost of Ownership)
Skoro już posiadasz dostęp do odpowiednich danych, czas przejść do ich wykorzystania w praktyce. Total Cost of Ownership, to segment zarządzania, skupiony na kosztach związanych z posiadaniem pojazdów – a więc także ich eksploatacją. Działania w tym aspekcie skupione są na czterech filarach:
- Koszty napraw i serwisu.
- Koszty ubezpieczeń.
- Koszty paliwa.
- Amortyzacja samochodów służbowych.
Koszty napraw i serwisu
Dobre zarządzanie flotą samochodową w firmie nie może obejść się bez zabezpieczenia środków na regularne serwisowanie. Im wnikliwiej dbasz o dobry stan techniczny pojazdów firmowych, tym mniej nieprzewidzianych wydatków Cię zaskoczy. Jakie kroki warto więc podjąć?
- Stwórz i egzekwuj plan serwisowy – dobrze zarządzana flota powinna być objęta planem serwisowym, w którym znajdą się daty zaplanowanych przeglądów technicznych i serwisów. Odpowiednie rozłożenie w czasie tych czynności pozwoli:
- zoptymalizować dostępność pojazdów (tak, by nie musieć – przykładowo – serwisować kilku lub kilkunastu pojazdów jednocześnie),
- zoptymalizować koszty,
- zabezpieczyć firmę przed większymi wydatkami, spowodowanymi awariami wynikającymi z nadmiernej eksploatacji pojazdów.
- zoptymalizować dostępność pojazdów (tak, by nie musieć – przykładowo – serwisować kilku lub kilkunastu pojazdów jednocześnie),
- Przeprowadź research dotyczący serwisów – jeżeli Twoja firma nie posiada wewnętrznego serwisu, poświęć czas na wybór najlepszego partnera technicznego dla Twojej firmy. Zbudowanie bliskiej relacji z serwisem pozwoli nie tylko negocjować dobre ceny usług, ale też zyskać zaufanego partnera biznesowego.
- Korzystaj z nowoczesnej technologii – jak wspomnieliśmy w poprzednim rozdziale, nowe pojazdy wyposażone są w zaawansowane czujniki. Zadbaj o ich odpowiednie wykorzystanie. Zaimplementuj w firmie system, który będzie przesyłał powiadomienia i ostrzeżenia dotyczące stanu technicznego pojazdu i niepokojących objawów – nie tylko do bazy, ale także do kierowców. Wszystko po to, by Twoi pracownicy mogli jak najszybciej zareagować w razie kłopotów.
Koszty ubezpieczeń
Ubezpieczenia to koszt, którego nie da się uniknąć (i absolutnie nie należy próbować!). Można jednak te wydatki – jak wiele innych – optymalizować. W jaki sposób?
- Po pierwsze: porównaj oferty ubezpieczeń. Ta porada wydaje się banalna, ale w zalewie ofert nietrudno się zniechęcić i wybrać tę, która “wyskoczy” wysoko w wynikach wyszukiwania albo znajdzie się na pierwszym miejscu porównywarki. Choć serwisy umożliwiające porównywanie ubezpieczeń bywają pomocne, nie warto ufać im bez weryfikacji. Pamiętaj też o możliwościach negocjacji! Im więcej pojazdów w firmie, tym lepsza pozycja negocjacyjna w rozmowach z ubezpieczycielami.
- Jedź bezpiecznie – Ty i Twoi kierowcy. Bezszkodowa jazda to istotna przesłanka do uzyskania lepszych propozycji ubezpieczeń. Pomogą Ci w tym systemy monitorujące jazdę, o których już wspominaliśmy, ale to nie wszystko, co możesz zrobić w tej kwestii. Zastanów się nad wprowadzeniem systemu nagród promującego bezpieczną jazdę w firmie. Dzięki grywalizacji Twoi pracownicy będą zmotywowani, a Twoja firma zyska – i to podwójnie. Niższe stawki ubezpieczeń to tylko dodatek do niedającej się przecenić zalety, jaką jest bezpieczna jazda.
Koszty paliwa
To jeden z podstawowych wydatków związanych z eksploatacją pojazdów. Dynamicznie zmieniające się ceny paliwa potrafią przysporzyć kłopotów firmie, ale jeśli dobrze się przygotujesz, nawet droższa ropa nie zachwieje płynnością finansową Twojej firmy.
- Stale monitoruj dane dot. zużycia paliwa – dzięki temu dowiesz się, które pojazdy (a może kierowcy?) zużywają najwięcej paliwa. Porównując te dane z analizą pokonywanych tras, możesz wprowadzić działania optymalizacyjne, by zużywać paliwa mniej. Trzymając rękę na pulsie (czyli na poziomach benzyny czy oleju napędowego w poszczególnych pojazdach) łatwiej wykryjesz też ewentualne przypadki “znikającego” paliwa.
- Zachęcaj do oszczędzania paliwa i dawaj do tego narzędzia – podobnie jak w przypadku bezszkodowej jazdy, także do eco drivingu możesz przekonać swoich kierowców poprzez programy motywacyjne, grywalizację i systemy nagród. Pomocne mogą też okazać się szkolenia z zakresu ekologicznego prowadzenia pojazdów.
- Zainwestuj w elektromobilność – jeżeli flota w Twojej firmie opiera się w całości lub dużej mierze na pojazdach spalinowych, ten krok będzie wymagał dużego poświęcenia i planowania na wiele lat do przodu, ale może okazać się korzystny w dłuższej perspektywie. Inwestycja w pojazdy hybrydowe lub w pełni elektryczne to ruch, na który decyduje się coraz więcej firm – warunkiem jednak często jest dostęp do rządowych lub unijnych dofinansowań, bez których to przedsięwzięcie byłoby często zwyczajnie zbyt kosztowne.
Amortyzacja samochodów firmowych
Amortyzowanie pojazdów odzwierciedla utratę ich wartości w czasie. Dzięki odpisom amortyzacyjnym optymalizujesz koszty, ale to nie wszystko, co możesz robić.
- Dobry wybór – jak już wspominaliśmy, skuteczne zarządzanie flotą samochodową zaczyna się jeszcze przed zakupem pojazdów. Warto tak wybrać samochody, by zainwestować środki w modele cieszące się niską awaryjnością i niskim tempem utraty wartości.
- Zaplanowana wymiana floty – jeżeli jesteś na etapie budowania floty, ten punkt jeszcze długo nie będzie dla Ciebie istotny. Jeśli jednak korzystasz z kilkuletniej floty (lub budujesz flotę złożoną z używanych pojazdów), warto zaplanować wymianę zawczasu. Podobnie jak z serwisowaniem – dobrym pomysłem jest podzielenie floty na grupy lub zespoły, które z czasem będą wymieniane. Wszystko po to, by nagle nie okazało się, że do wymiany kwalifikuje się cała lub większość floty.
Zarządzanie kierowcami
Choć rozwiązania dotyczące pojazdów autonomicznych stale są rozwijane, póki co jest to pieśń przyszłości. Wciąż najistotniejszym zasobem firmy – czy to transportowej, czy każdej innej, są ludzie. Bez kierowcy samochód to tylko generator kosztów – dopiero z człowiekiem na pokładzie może też przynosić przychody.
Tę sferę fleet managementu możemy podzielić na trzy segmenty: bezpieczeństwo, logistyka oraz efektywność pracy.
Bezpieczeństwo
Kluczowy element zarządzania flotą. Składają się na niego czynności wymagane prawnie, ale także opcjonalne – wszystko po to, by zmniejszyć prawdopodobieństwo wystąpienia niebezpiecznych sytuacji na drodze.
Wspomnę jedynie – by uniknąć powtarzania się – o koniecznej analizie danych zebranych z dostępnych systemów monitorujących. Im więcej czujników i kamer, tym szerszy obraz, który pozwoli stworzyć procedury bezpieczeństwa, nagrodzić jeżdżących bezpiecznie kierowców i zwrócić uwagę na tych, którzy nie przestrzegają zasad bezpieczeństwa.
Kluczowy jest jednak fakt, że niezależnie, jak duże ilości danych pozyskasz z systemów, nie są one nic warte bez wnikliwej analizy i sporządzenia raportów podsumowujących. Konieczne jest także przeprowadzanie cyklicznych analiz, które umożliwią porównanie kluczowych wskaźników i ocenę efektywności wprowadzonych zmian i procedur.
Zwróć też uwagę na stale poszerzającą się ofertę szkoleniową. Jeżeli przeprowadzisz analizę i zdiagnozujesz problemy dotyczące bezpieczeństwa w Twojej firmie, warto pójść o krok dalej i postawić na zwiększenie kompetencji kierowców pracujących dla Ciebie.
Logistyka
Optymalizuj trasy na bieżąco. Znów konieczne będzie analizowanie pozyskiwanych danych, by sprawdzać, które trasy są bardziej efektywne. W dobie wszędobylskich systemów GPS optymalizowanie przejazdów nie stanowi już takiego wyzwania, jak kiedyś. Dla równowagi mamy jednak o wiele bardziej obciążone drogi, które sprawiają, że pokonanie nawet najlepiej zoptymalizowanej trasy może zająć więcej czasu, niż byśmy sobie tego życzyli.
Pomocne w zarządzaniu flotą może być także wyznaczenie geostref. To wirtualne obszary, którym możesz nadać dowolne znaczenie. Geostrefy mogą służyć kontrolowaniu ładunku (otrzymasz powiadomienie, gdy pojazd firmowy opuści wyznaczoną strefę bez zezwolenia, co może być równoznaczne z kradzieżą ładunku), monitorowaniu natężenia ruchu w obszarze czy dalszym badaniom, służącym optymalizacji tras.
Efektywność pracy
Chcąc optymalnie zarządzać flotą, należy zadbać także o efektywność pracy kierowców (i pojazdów). W tym celu:
Planuj przydzielanie zadań kierowcom – to o wiele lepsze rozwiązanie, niż wyznaczanie zadań “w biegu” – pracownikom, którzy akurat są dostępni. Odpowiednie planowanie pozwoli przydzielać zadania z uwzględnieniem wieku, doświadczenia i umiejętności kierowców. To z kolei sprawi, że Twoi pracownicy będą bardziej zmotywowani – dzięki świadomości, że istnieje sensowny plan zamiast działania powodowanego chwilą.
Systemy zarządzania flotą
Fleet management dziś jest w pełni zinformatyzowany. Na rynku dostępne są rozwiązania, które umożliwiają “spięcie” wszystkich systemów informowania i ostrzegania, pozwalają dokonywać analizy wybranych elementów w oparciu o gromadzone dane i optymalizować procesy w czasie rzeczywistym.
Zarządzanie flotą bez odpowiedniego systemu, który to umożliwia jest mocno utrudnione, by nie rzec: niemożliwe. Próba zapanowania nad wszystkimi aspektami zarządzania bez jednego środowiska, w którym można nadzorować zmiany, przeprowadzać testy i analizować dane może okazać się kosztowną i czasochłonną porażką. Koszt zautomatyzowanych systemów potrafi być wysoki, ale potencjalne oszczędności (zwłaszcza czasu) przewyższają poniesione wydatki.
Car fleet management – podsumowanie
Zarządzanie flotą samochodową w firmie to złożony i wielowątkowy proces (a właściwie zestaw procesów). Aby zrobić to dobrze, potrzebny będzie nie tylko dostęp do danych, ale także ich analiza oraz integracja informacji pochodzących z różnych segmentów. Wdrożenie systemu fleet managementu w firmie to jednak inwestycja, która przynosi realny zwrot i wpływa pozytywnie na wiele aspektów funkcjonowania firmy – od zwiększonego bezpieczeństwa, przez optymalizację procesów aż do wyższych dochodów.
