Wynajem samochodu na firmę – jak księgować koszty?

Prowadzisz działalność gospodarczą, w ramach której rozliczasz się, korzystając z podatkowej księgi przychodów i rozchodów? To oznacza, że masz obowiązek corocznego przeprowadzania remanentu, czyli sporządzania spisu z natury – nawet, jeżeli prowadzisz firmę usługową i nie posiadasz towarów na sprzedaż.
Przeczytaj nasz poradnik, aby dowiedzieć się:

Dlaczego wynajem długoterminowy bywa lepszy niż zakup pojazdu?


Posiadanie samochodu wiąże się z obowiązkami – środek transportu należy ubezpieczyć, objąć amortyzacją, regularnie serwisować i ponosić wiele innych kosztów. Co więcej, mimo ciągłego inwestowania w pojazd, ten traci na wartości niemal z dnia na dzień. Nie bez powodu mówi się, że samochód zaraz po wyjeździe z salonu traci kilkadziesiąt procent wartości.

Oczywiście wszystkie te koszty nie znikają w magiczny sposób, gdy zdecydujemy się na najem samochodu – obowiązki ich regulowania przejmuje jednak właściciel pojazdu, a więc firma świadcząca usługę wynajmu. Przedsiębiorca musi jedynie uiszczać comiesięczną opłatę, stanowiącą czynsz za możliwość użytkowania samochodu.

Największą różnicą pomiędzy wynajmem a leasingiem czy kredytem stanowi fakt, że nie spłaca się w ten sposób kapitału, a samochód nigdy nie stanie się własnością wynajmującego. Dla wielu przedsiębiorców to jednak nie problem, a wręcz duża wygoda.

Zarówno leasing, jak i kredyt, wymagają najczęściej wkładu własnego, sięgającego nawet 50% wartości samochodu. Opcja, w której leasingo- lub kredytobiorca nie musi wnieść opłaty wstępnej, jeżeli już się pojawia, jest zwykle okupiona drastycznym wzrostem comiesięcznych rat.

Jeżeli zdecydujemy się wynająć samochód, problem ten ma o wiele mniejsze znaczenie – raty wciąż potrafią być wysokie (zwłaszcza, gdy przedsiębiorca zdecyduje się na drogi samochód osobowy lub samochód ciężarowy), ale zazwyczaj nie ma zaszytej w nich “kary” za brak wkładu własnego. Co więcej, wysokość rat nie zmienia się przez cały okres najmu – ewentualne wahania stóp procentowych nie dotyczą więc osób wynajmujących samochody.

Jak księgować koszty związane z najmem samochodu firmowego?


Przepisy, w ramach których przedsiębiorcy mogą zaliczać koszty wynajmu pojazdu oraz jego eksploatacji, do kosztów uzyskania przychodu, zmieniły się z początkiem 2019 roku – i to generalnie na korzyść wynajmujących.

Po pierwsze: wynajmujący nie musi prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki) do celów PIT. Obowiązek ten był bardzo uciążliwy, w związku z czym jego występowanie znacząco ograniczono. 

Kilometrówkę prowadzić należy jedynie w przypadku, gdy podatnik użytkuje pojazd wyłącznie w związku z realizacją celów prowadzonej działalności gospodarczej i chce odliczyć 100% podatku VAT oraz 100% kosztów od wydatków eksploatacyjnych. Aby móc skorzystać z tych przywilejów, konieczne jest spełnienie trzech warunków, które pozwolą udowodnić, że samochód jest wykorzystywany tylko do celów firmowych:

  • prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT,
  • zgłoszenie samochodu do urzędu skarbowego (w tym celu należy wysłać do właściwego urzędu wypełniony formularz VAT-26),
  • sformułowanie regulaminu użytkowania pojazdu w przedsiębiorstwie i stosowanie się do niego.

Ważne!

Poniższa sekcja dotyczy jedynie samochodów osobowych!

Przykład:

Pan Karol w październiku zatankował wynajmowany samochód do pełna dwukrotnie – raz na początku miesiąca i raz pod sam koniec. Za oba tankowania zapłacił 480 zł netto (590,40 zł brutto). Ponadto przedsiębiorca postanowił zawczasu wymienić opony na zimowe oraz umyć samochód. Za te usługi zapłacił łącznie 270 zł netto (332,10 zł brutto). 

Jeżeli pan Karol korzysta z samochodu w trybie mieszanym (a więc także do celów prywatnych), może odliczyć 50% VAT, czyli 86,25 zł (łączna kwota zapłaconego podatku VAT to 172,50 zł). Jako koszt uzyskania przychodu będzie mógł uznać kwotę 627,19 zł (750 zł netto + 86,25 zł VAT * 75%).

Gdyby pan Karol korzystał z samochodu jedynie dla celów firmowych (a zatem prowadził też kilometrówkę), mógłby odliczyć 100% kosztów, w związku z czym w do kosztów uzyskania przychodów zaliczyłby kwotę 922,50 zł (750 zł netto + 172,50 zł VAT).

VAT a wynajem samochodu ciężarowego


Nieco inaczej wygląda sytuacja, gdy przedsiębiorstwo wynajmuje samochód o masie powyżej 3,5 tony. W takim układzie podatnik może rozliczyć 100% VAT bez spełniania dodatkowych warunków (takich jak prowadzenie ewidencji przebiegu). 

Przepisy te dotyczą także pojazdów, które nie osiągają masy powyżej 3,5 tony, ale za to ich konstrukcja wyklucza użycie w innych celach niż prowadzenie działalności gospodarczej.

Czynsz za wynajem samochodu – jak go księgować?


Istnieje możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu także samej raty za wynajmowany samochód. Istotny jest jednak limit kwotowy – dotyczy on wartości samochodu widocznej na umowie najmu i wynosi 150 000 zł. Jeśli więc planujesz korzystać z wynajmu długoterminowego na potrzeby firmowe, z pewnością bardziej ekonomicznym rozwiązaniem będzie wybór samochodu, który nie przekracza tej wartości. 

Ważne!

Jeżeli przedsiębiorca wynajmuje samochód o wyższej wartości, nie traci prawa do odliczenia kosztów comiesięcznej raty czynszu – jest ono jednak ograniczone do wartości 150 000 zł, co oznacza, że ratę za droższy samochód będzie można odliczyć w odpowiednio mniejszym zakresie.

Przykład:

Pan Karol płaci miesięczną ratę za samochód w wysokości 3 690 zł brutto. Wartość samochodu na umowie najmu wynosi 170 000 zł, co oznacza, że pan Karol będzie mógł odliczyć z każdej raty 3 255,88 zł (150 000 zł kwota limitu / 170 000 zł wartość pojazdu * 3 690 zł kwota raty).

Wykup samochodu po zakończeniu umowy najmu


Czy po zakończeniu umowy najmu istnieje możliwość wykupienia pojazdu? W większości przypadków tak. Jeżeli więc w trakcie użytkowania samochodu podatnik stwierdzi, że właśnie tego oczekiwał i jest gotów związać się z pojazdem na dłużej, będzie mógł go wykupić. Powinien się jednak w takim przypadku przygotować na wysoką kwotę wykupu, jeżeli nie wprowadził wkładu własnego na początku umowy. 

Wszelkie opłaty związane z zakupem samochodu również będą mogły być księgowane jako koszt firmy. Dotyczy to zarówno ewentualnej wpłaty wstępnej, jak i kwoty wykupu.

Podsumowanie


Wynajem długoterminowy samochodu na firmę to rozwiązanie, które znajduje coraz więcej zwolenników. To szczególnie dobre wyjście dla przedsiębiorców, którzy cenią sobie możliwość korzystania z nowych, spełniających wszelkie standardy, pojazdów. 

Zyskać mogą także nowe firmy, które nie chcą wiązać się na lata umową leasingu z koniecznością wykupu, bo trudno im określić, czy wciąż będą prowadzić działalność gospodarczą. 

Wynajem daje pewną elastyczność, co jednak okupione jest relatywnie wyższymi kosztami. Na szczęście w przypadku wynajmu – tak samo, jak leasingu lub kredycie – koszty te można odliczyć od dochodu.

O tym warto wiedzieć:


  • buy now pay later dla przedsiębiorców

    BNPL – na czym polega Buy Now Pay Later dla firm?


    Jak działa odroczenie płatności dla firm? Poznaj BNPL w 2024!
    Więcej: BNPL – na czym polega Buy Now Pay Later dla firm?
  • Definicja i rodzaje faktoringu. Wady i zalety usługi faktoringu.

    Faktoring – co to jest i jakie są jego rodzaje?


    Faktoring to usługa, która może pomóc poprawić płynność finansową Twojej firmy. Poznaj rodzaje faktoringu oraz dowiedz się, jakie wady i zalety posiada tego typu rozwiązanie.
    Więcej: Faktoring – co to jest i jakie są jego rodzaje?
  • Przedsiębiorczyni wynajmująca samochód na firmę

    Wynajem samochodu na firmę – jak księgować koszty?


    Jak należy księgować wynajem samochodu na firmę? Kiedy warto skorzystać z takiego rozwiązania?
    Więcej: Wynajem samochodu na firmę – jak księgować koszty?

Poznaj naszą bazę biznesowej wiedzy