Podróż służbowa w 2023 – jak obliczyć kilometrówkę pracownika?

Pracodawcy mają obowiązek pokrywania kosztów podróży ponoszonych przez pracowników, którzy jeżdżą w podróże służbowe własnym środkiem transportu. Koszty te rozliczamy za pomocą kilometrówki pracownika, czyli określonych przez Rozporządzenie Ministra Infrastruktury dopuszczalnych kwot zwrotu. Stawki kilometrówki w 2023 roku wzrosły – udający się w delegację pracownicy otrzymają więc wyższe zwroty za przejechane własnym pojazdem kilometry.
Spis treści:

Co to jest kilometrówka?


Prawidłowe rozumienie terminu jest utrudnione, ponieważ równolegle funkcjonują dwa odmienne znaczenia kilometrówki. Pokrótce opowiemy o każdym z nich.

Pierwsze wyjaśnienie mówi, że kilometrówka to ewidencja przebiegu pojazdu, prowadzona na potrzeby zaliczenia wydatków poniesionych w ramach eksploatacji samochodu w koszty uzyskania przychodu. Na tę kilometrówkę składa się kilka informacji, w tym: liczba pokonanych kilometrów, opis przejechanej trasy, data i godzina wyjazdu oraz przyjazdu, a także stan licznika. 

Stosowanie ewidencji przebiegu pojazdu pozwala przedsiębiorcy odliczyć 100% poniesionych kosztów podróży oraz 100% podatku VAT. Dotyczy to sytuacji, w której przedsiębiorca wykorzystuje pojazd jedynie na rzecz działalności gospodarczej i chce skorzystać z możliwości odliczenia 100% kosztów związanych z eksploatacją samochodu.

Ważne!

Warto pamiętać, że samochody ciężarowe (o DMC 3,5 t i wyższej) co do zasady stosuje się w działalności gospodarczej – nie trzeba więc prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu w takim przypadku. Obowiązek ten dotyczy jedynie samochodów osobowych.

Drugie znaczenie kilometrówki, bliższe omawianemu w tym artykule, czyli kilometrówka pracownika, to stawka, jaką przedsiębiorca musi wypłacić pracownikowi za każdy kilometr, który ten pokonał na rzecz firmy, korzystając z własnego pojazdu.


Aby pracownik mógł korzystać z prywatnego pojazdu do działań służbowych, musi zawrzeć z pracodawcą umowę o używanie pojazdu. Nadzór nad prawidłowym wypełnianiem kilometrówki prowadzi pracodawca – to do niego należy dopilnowanie, by wszystkie obliczenia były prawidłowe, a dokumentacja kompletna. Musi on także pilnować obowiązujących limitów.

  • mieszkańcy gminy do 100 000 mieszkańców mogą przejechać w ramach obowiązków służbowych maksymalnie 300 km miesięcznie;
  • w przypadku mieszkańców gminy od 100 000 do 500 000 mieszkańców obowiązujący limit wynosi 500 km miesięcznie;
  • pracownik mieszkający w gminie powyżej 500 000 mieszkańców może pokonać 700 km w ramach obowiązków służbowych w ciągu miesiąca.

Ważne!

Od powyższej zasady istnieją dwa wyjątki:

  • po pierwsze: jeżeli pojazd wykorzystywany jest do celów służbowych w służbie leśnej, limit wzrasta do 1 500 km miesięcznie, niezależnie od wielkości gminy. 
  • po drugie: jeżeli pracownik wykorzystuje pojazd prywatny w celach służbowych służb ratowniczych lub innych właściwych instytucji, ale tylko w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub ekologiczną lub usuwania jej skutków, limit rośnie do 3 000 km miesięcznie.

Obowiązki pracodawcy nie kończą są nie prawidłowym rozliczeniu kosztów samego przejazdu. W przypadku, gdy pracownik na trasie poniósł także inne koszty, takie jak opłaty za przejazd autostradą czy za postój, odpowiedzialność finansowa wciąż jest po stronie pracodawcy – w tym przypadku jednak konieczne jest przedstawienie dowodów zapłaty przez pracownika.

Kilometrówka – aktualne stawki


Kwoty kilometrówki nie zmieniały się przez wiele lat – od 2007 roku, mimo dynamicznie zmieniających się cen paliwa, kosztów życia czy inflacji, kilometrówka pozostawała niezmieniona. Wreszcie w październiku 2022 r. pojawił się projekt rozporządzenia, a już w styczniu 2023 roku zmiany weszły w życie.

Od stycznia 2023 kilometrówka wynosi:

  • dla motorowerów: 0,42 zł/km (poprzednio 0,1382 zł/km);
  • dla motocykli: 0,69 zł/km (poprzednio 0,2302 zł/km);
  • dla samochodów osobowych z silnikiem o powierzchni do 900 cm3: 0,89 zł/km (poprzednio 0,5214 zł/km);

dla samochodów osobowych z silnikiem o powierzchni pow. 900 cm3: 1,15 zł/km (poprzednio 0,8358 zł/km).

Jak obliczyć kilometrówkę pracownika? 

Zgodnie z przykładem, który przedstawiliśmy powyżej, pracownik nie musi pokazywać pracodawcy faktur dokumentujących poniesione koszty – nie ma więc potrzeby zbierać faktur za paliwo czy serwis pojazdu. Wystarczy złożyć oświadczenie, a po jego zaakceptowaniu pracodawca musi zwrócić koszty wynikające z rozliczenia. Istotną kwestią jest to, że pracodawca nie może rozliczyć wyższych kosztów poniesionych przez pracownika jako koszty uzyskania przychodu. 

Przykład

Pani Katarzyna dojeżdża do pracy motocyklem (w tym przypadku pojemność silnika nie ma znaczenia). W celach służbowych przejechała w poprzednim miesiącu 1200 km i taką liczbę uwzględniła w oświadczeniu.

Jako że stawka kilometrówki dla motocykli wynosi 0,69 zł za każdy przejechany kilometr, pani Katarzyna może liczyć na zwrot w wysokości 828 zł.

Warto tutaj wspomnieć, że za taką samą trasę przejechaną przed rokiem, należny zwrot wynosiłby zaledwie 276,24 zł!

Kiedy kilometrówka dla samochodów elektrycznych?


Im więcej samochodów elektrycznych na rynku, tym bardziej zasadne jest pytanie: co z kilometrówką dla samochodów elektrycznych? Nie da się ukryć, że podróżowanie pojazdem elektrycznym także generuje koszty, i to niekoniecznie mniejsze, niż jazda samochodem spalinowym. Obecne przepisy nie przewidują możliwości naliczania kilometrówki pracownika poruszającego się pojazdem napędzanym elektrycznie, hybrydowo czy zasilanym wodorem. To jednak ma się wkrótce zmienić.

Ministerstwo infrastruktury pracuje już nad nowelizacją ustawy o transporcie drogowym. Planowane zmiany mają odrzucić kryterium pojemności silnika przy ustalaniu stawek kilometrówki, a tym samym uwzględnić samochody elektryczne, jednak w zapowiedziach resortu próżno szukać konkretnej daty wprowadzenia zmian – na te z pewnością jeszcze poczekamy.

Podsumowanie


Po blisko piętnastu latach pracownicy i pracodawcy doczekali się pozytywnej zmiany, choć wielu z nich liczyło na wyższą podwyżkę stawek kilometrówki. Niewykluczone, że aktualnie obowiązujące limity są jedynie przejściowe, jednak ewentualna kolejna podwyżka pozostaje póki co w sferze domysłów.

W nadchodzących miesiącach należy się jednak spodziewać postępu prac nad uwzględnieniem pojazdów napędzanych paliwami alternatywnymi (energia elektryczna, wodór) w rozliczeniach dotyczących kilometrówki pracownika. Jeżeli resort szykuje kolejne zmiany stawek, to powinien je wprowadzić równocześnie z aktualizacją przepisów, która bierze pod uwagę samochody elektryczne.

O tym warto wiedzieć:


  • Jak sprawdzić, czy firma jest zarejestrowana?

    Jak sprawdzić czy firma jest zarejestrowana?


    Zweryfikuj kontrahenta w ogólnodostępnych bazach i sprawdź, czy interesy z nim są bezpieczne!
    Więcej: Jak sprawdzić czy firma jest zarejestrowana?
  • limit transakcji gotówkowych będzie dotyczyć nie tylko przedsiębiorców, ale i konsumentów

    Limit transakcji gotówkowych w 2024 roku – ile wynosi?


    Obecnie limit transakcji gotówkowych dotyczy jedynie transakcji B2B. Już wkrótce jednak kwota limitu znacząco się zmniejszy, a limit zacznie obowiązywać także w transakcjach z konsumentami. Sprawdź listę zmian!
    Więcej: Limit transakcji gotówkowych w 2024 roku – ile wynosi?
  • ubezpieczenie oc firmy

    Ubezpieczenie OC firmy – jakie przynosi korzyści?


    Ubezpieczenie firmy nie zawsze jest obowiązkowe, ale przynosi wiele korzyści. Sprawdź!
    Więcej: Ubezpieczenie OC firmy – jakie przynosi korzyści?

Poznaj naszą bazę biznesowej wiedzy


Zapisz się na Przegląd PRAGMAtyczny!

FINANSE | PODATKI | PRZEDSIĘBIORCZOŚĆ

Nie chcesz przegapić najważniejszych wiadomości ze świata finansów, podatków i przedsiębiorczości? Wypełnij formularz obok i dołącz do czytelników Przeglądu PRAGMAtycznego. Wiadomość od nas otrzymasz tylko raz w miesiącu – nie obawiaj się spamu z naszej strony.