Czym są procesy biznesowe?
Zacznijmy od podstaw – warto wpierw uzgodnić, co rozumiemy przez pojęcie procesu biznesowego:
Ważne!
Proces lub metoda biznesowa to szereg działań, zadań lub innych aktywności, które spełniają oba poniższe warunki:
- są ze sobą powiązane,
- mają na celu osiągnięcie ustalonego rezultatu lub rozwiązanie problemu.
W firmach wykorzystuje się dziesiątki rodzajów procesów biznesowych – są one powiązane z różnymi aspektami funkcjonowania przedsiębiorstwa, m.in.: zarządzaniem, zaopatrzeniem, produkcją, sprzedażą, rekrutacją czy księgowością.
Optymalizacja procesów w firmie – co to jest?
Optymalizacją nazywamy działania podejmowane przez firmę w celu zwiększenia wydajności i efektywności procesów. Pierwszym krokiem optymalizacji jest zazwyczaj monitoring aktualnych procesów zachodzących w firmie. Po wstępnej analizie następuje selekcja tych metod, które wymagają usprawnienia. Kolejnym etapem jest poszukiwanie i wybór metod oraz środków, które pozwolą zoptymalizować dany proces. Ostatnim kluczowym stadium zawsze jest stopniowe wdrażanie tych rozwiązań, zgodnie z ustalonym wcześniej planem.
Jakie procesy firmowe można zoptymalizować?
Lista jest długa, ponieważ niemal każdy obszar działania firmy posiada przestrzeń do poprawy. Oto niektóre elementy funkcjonowania przedsiębiorstwa, które warto rozważyć podczas planowania optymalizacji:
- sprzedaż – obszar ten obejmuje także procesy posprzedażowe, działania up-sellingowe i cross-sellingowe, a nawet niektóre elementy związane z obsługą klienta,
- komunikacja – przepływ informacji wewnątrz zespołu, obieg korespondencji i dokumentacji, dobór i konfiguracja komunikatora firmowego, a także system rezerwacji sal konferencyjnych – te wszystkie elementy bezpośrednio wpływają na komfort pracy oraz jej efektywność,
- rekrutacja – procesy rekrutacyjne potrafią przeciągać się tygodniami, a czasem nawet miesiącami. Warto spróbować skrócić je do poziomu, który umożliwi sprawdzenie większej liczby aplikacji i wyłonienie odpowiednich kandydatów do pracy,
- logistyka i transport – skomplikowany łańcuch dostaw, konieczność importowania towarów, utrzymywanie relacji z wieloma dostawcami – to wszystko tworzy siatkę zależności, nad którą nierzadko trudno zapanować. Optymalizacja procesów logistycznych może nie tylko znacząco skrócić czas realizacji zamówień, ale także umożliwi firmie zaoszczędzenie sporej ilości pieniędzy.
Powyżej wypisaliśmy jedynie kilka przykładów – to oczywiste, że obszarów podatnych na modernizację w firmie jest o wiele więcej. To, które z nich warto wziąć pod uwagę na początku, zależy od wykonywanej działalności oraz sytuacji, w jakiej znajduje się Twoje przedsiębiorstwo.
Cele optymalizacji
Ogólnym celem optymalizacji zawsze jest zwiększenie efektywności działań w ramach przyjętych procesów lub rezygnacja z niektórych metod biznesowych i zastąpienie ich innymi, bardziej wydajnymi. W zależności od tego, jaki obszar bierzemy pod uwagę, cele szczegółowe mogą się jednak znacząco różnić.
Jak zoptymalizować procesy biznesowe?
Aby uzyskać spodziewane rezultaty, należy postępować w kolejności zgodnej z opisanymi wcześniej krokami:
- monitoring procesów,
- selekcja obszarów wymagających poprawy,
- wybór metod i środków, które umożliwią optymalizację,
- wdrażanie rozwiązań.
Monitoring procesów
Każda metoda, przyjęta przez przedsiębiorstwo, ma za zadanie doprowadzić do osiągnięcia określonych rezultatów. Na początku drogi należy więc przyjrzeć się dokładnie wszystkim kluczowym procesom w firmie. Może być tak, że już na tym etapie wiemy, które z nich należy poddać reorganizacji – dobrą praktyką jest jednak przeanalizowanie także pozostałych. Dzięki temu możliwe jest zidentyfikowanie kolejnych elementów, którym przyda się optymalizacja.
Monitoring procesów powinien objąć m.in. dane dotyczące czasu, jaki zajmuje pojedyncze zastosowanie danej metody, osiągane efekty, ale także wywiady z pracownikami, którzy są zaangażowani w proces. Spostrzeżenia osób bezpośrednio uczestniczących w poszczególnych etapach mogą zaowocować wnioskami, których nie sposób wysnuć podczas analizy danych.
Selekcja obszarów wymagających poprawy
W kolejnym kroku należy wybrać obszary, które najpilniej wymagają zmian. Warto na tym etapie ukształtować wstępny plan optymalizacji. Próba zoptymalizowania kilku czy kilkunastu procesów jednocześnie ma mniejsze szanse na sukces niż stopniowa praca nad pojedynczym zestawem działań.
Wybór metod i środków, które umożliwią optymalizację
To dobry moment na ustalenie, czy zależy nam na doraźnym rozwiązaniu, czy też chcemy stworzyć system usprawniający działania na przestrzeni kilku miesięcy, czy nawet lat. W tym drugim przypadku konieczne może się okazać zastosowanie elektronicznych systemów monitorujących. Rozwiązania tego typu gromadzą istotne dane dotyczące zachodzących w przedsiębiorstwie procesów, a następnie przekazują je odpowiednim osobom lub działom w celu analizy i dobrania odpowiednich metod optymalizacji.
Bardziej zaawansowane systemy nie tylko monitorują, ale również raportują i automatyzują procesy, dzięki czemu znacząco zmniejsza się nakład sił, które należy poświęcić na ich optymalizację.
Działania post-optymalizacyjne
Nawet, gdy nowe rozwiązania zostaną już wdrożone i firma zacznie z nich korzystać, działania optymalizacyjne nie powinny się kończyć. Usprawnione procesy należy po jakimś czasie przeanalizować ponownie, by móc oszacować efektywność wprowadzonych zmian i zaplanować ewentualną korektę.
