Jakie korzyści przynosi optymalizacja kosztów w firmie?
Dobrze przeprowadzona optymalizacja skutkuje oczywiście niższymi kosztami funkcjonowania przedsiębiorstwa. Zaoszczędzone środki można przeznaczyć na bardzo różne cele – to, co uda się osiągnąć w ten sposób zależy od tego, czy uda Ci się skutecznie optymalizować koszty. O czym warto pomyśleć w pierwszej kolejności?
- Zainwestuj w rozwój – zaoszczędzone środki możesz przeznaczyć na dalszy rozwój firmy. Nowe urządzenia, wymiana komputerów w biurze na bardziej wydajne modele, powiększenie floty pojazdów – możliwości ograniczone są tylko środkami.
- Zadbaj o podniesienie kwalifikacji – jednym z najważniejszych aktywów przedsiębiorstwa są ludzie w nim zatrudnieni. Wykorzystaj środki z optymalizacji kosztów, aby wysłać pracowników na szkolenia i podnieść ich kwalifikacje zawodowe, a tym samym zwiększyć ich efektywność – wartość wysoce wykwalifikowanych pracowników jest nie do przecenienia.
- Zatrudnij nowe osoby – otwarcie nowego stanowiska to zawsze szansa dla firmy, ale wiąże się to z kosztami. Dzięki optymalizacji nie trzeba będzie szukać dodatkowych środków na powiększenie zespołu o kolejnego specjalistę.
- Zainwestuj w reklamę – reklama w Internecie to podstawa i szansa na zwiększenie obrotów, ale też wiąże się z kosztami. Dodatkowe złotówki na reklamy mogą – jeżeli zostaną dobrze wydane – zwiększyć widoczność Twojego produktu, usług czy marki.
- Stwórz poduszkę finansową – jeżeli Twoja firma jeszcze jej nie posiada. Środki, które przyniesie optymalizacja kosztów w firmie, warto spożytkować właśnie na ten cel. Samodzielnie oceń ryzyko, na jakie narażona jest branża, w której funkcjonuje Twoja firma. Pamiętaj jednak, że zawsze może wydarzyć się coś nieprzewidzianego, a odłożenie środków na “czarną godzinę” to często dobry pomysł.
To oczywiście tylko przykłady, a można by je mnożyć. Co jednak z tego, że wiemy, na co wydać pieniądze, skoro jeszcze nie dysponujemy nadwyżką? Zamiast więc dzielić skórę na niedźwiedziu, zastanówmy się nad tym, w jaki sposób przygotować firmę, by optymalizacja kosztów w firmie mogła przynieść wymierne korzyści.
Jak się przygotować do optymalizacji kosztów?
Planowanie optymalizacji kosztów firmowych należy rozpocząć od ich analizy. Nie wystarczy domyślać się, że któryś z obszarów pochłania zbyt wiele środków. Nawet, jeśli osąd ten jest słuszny, bez rzetelnej i wnikliwej analizy może się okazać, że pominiemy elementy, które są jeszcze bardziej zasobożerne.
Warto w tym miejscu podkreślić, że redukcja kosztów w przedsiębiorstwie to ryzykowny proces – źle przeprowadzona może przynieść skutek odwrotny do zamierzonego.
Jednym z kardynalnych błędów popełnianych przez firmy w kontekście optymalizacji kosztów jest wyznaczanie nierealistycznych celów. Chcąc sprostać oczekiwaniom zarządu, osoby odpowiedzialne za wdrożenie działań optymalizacyjnych mogą się zapędzić i obciąć budżet w kluczowych obszarach działania firmy, spowalniając ich działania, w efekcie torpedując podjęte próby optymalizacji.
Na co więc zwrócić uwagę podczas planowania optymalizacji kosztów?
Struktura kosztów
Przede wszystkim należy przeanalizować strukturę kosztów w przedsiębiorstwie – to ona będzie stanowiła punkt wyjścia dla dalszych działań. Dobrze będzie także przestudiować poziomy marży (1., 2. i 3. stopnia).
Analiza zysków
Kolejnym krokiem na drodze ku skutecznej optymalizacji powinna być analiza zysków – należy sprawdzić, które obszary w firmie generują ich najmniej w stosunku do ponoszonych kosztów. Przy okazji warto też zweryfikować, które elementy wytwarzają największe zyski proporcjonalnie do kosztów – to pomoże odpowiedzieć na pytanie: co po optymalizacji? Może warto zainwestować w rozwój właśnie tych obszarów?
Umowy i dostawcy
W dalszej kolejności warto przyjrzeć się obowiązującym umowom – wnikliwa analiza warunków, na jakich były zawarte oraz porównanie ich z aktualną sytuacją rynkową (w tym ofertą konkurencyjnych dostawców) otwiera pole do renegocjacji kontraktów. W razie braku otwartości na ten temat ze strony kontrahentów warto rozważyć wypowiedzenie niektórych umów i zawarcie nowych, na preferencyjnych warunkach.
Szanse i ryzyko
W teorii każdy obszar w przedsiębiorstwie można poddać redukcji kosztów – często jednak potencjalne ryzyko jest zbyt duże. Jeżeli zdecydujesz się na zmniejszenie wydatków, by poszukać oszczędności na materiałach produkcyjnych, może to wpłynąć na końcową jakość produktu. Jeżeli Twoi klienci cenią sobie jakość, przestaną kupować lub zaczną głośno wyrażać swoje niezadowolenie. W efekcie takiej optymalizacji firma może stracić, zamiast ułatwić pozyskiwanie nowych klientów. Straty te zaś mogą być zarówno finansowe, jak i wizerunkowe. Czy wobec tego warto optymalizować koszty? Tak, ale nie należy przy tym pomijać tak istotnego etapu przygotowań.
5 sposobów na optymalizację kosztów w firmie
Sposobów na obniżenie kosztów funkcjonowania firmy jest mnóstwo, jednak to, które z nich będą odpowiednie dla Twojej firmy w danym momencie, okaże się dopiero podczas analizy. Poniżej przedstawiamy kilka pomysłów na optymalizację, które warto zweryfikować – potraktuj je jako punkt wyjścia, od którego możesz rozpocząć optymalizację danego elementu.
- Postaw na automatyzację procesów – wprowadzenie programów komputerowych i robotów, które monitorują część procesów, a także są w stanie je realizować (po uprzednim zaprogramowaniu) może znacząco obniżyć koszty, ale także zminimalizować ryzyko popełnienia błędu i zwiększyć efektywność procesu. Przykładem takiej optymalizacji może być zaimplementowanie robota śledzącego przesyłki lub monitorującego etapy realizacji zamówienia.
- Skorzystaj z outsourcingu – nie wszystko w firmie musi odbywać się na miejscu. Korzystanie z usług zewnętrznych firm to norma, a niejednokrotnie może znacząco wpłynąć na koszty. Tak jak najmniejsze firmy korzystają z usługi biura księgowego zamiast utrzymywać własny dział księgowości, tak samo możesz outsourcować dostawy, produkcję, a nawet rekrutację. Choć zlecanie zadań na zewnątrz kosztuje, finalny bilans może okazać się korzystny.
- Ogranicz koszty stałe – wśród przedsiębiorców nie bez powodu dużą popularnością cieszy się leasing i wynajem. Małe i średnie przedsiębiorstwa raczej rzadko miewają potrzebę posiadania samochodów, maszyn i budynków na własność – korzystanie z wynajmu i leasingu zapewnia firmom elastyczność i możliwość szybkiego dostosowania się do zmieniających się warunków. Świetnie pokazała to pandemia koronawirusa w 2020 roku – biurowce opustoszały, a firmy, które posiadały budynki na własność wciąż musiały utrzymywać nieruchomości.
- Wprowadź elektroniczny obieg dokumentów – rezygnacja z tradycyjnej dokumentacji to nie tylko oszczędność papieru i tonerów w drukarkach, ale potężna zmiana organizacyjna, skutkująca m.in. uporządkowaniem dokumentów. W ten sposób pracownicy nie tracą tak wiele czasu na katalogowanie, a przede wszystkim wyszukiwanie informacji – raz wprowadzony system znacząco ułatwia pracę z dokumentami firmowymi.
- Spróbuj ograniczyć zajmowaną powierzchnię biurową – w dobie pracy hybrydowej istotnym trendem stało się ograniczanie powierzchni biurowej. Wiele biur, które wcześniej tętniły życiem, obecnie przyjmuje jedynie część zespołu. Odpowiednia organizacja przestrzeni biurowej (np. ustalenie dni, w które dane zespoły zajmują biuro) pozwoli zrezygnować z części biura, a tym samym wyraźnie zmniejszyć koszty. Różnica będzie szczególnie widoczna w przypadku firm zajmujących kilka kondygnacji w biurowcach. Rezygnacja z jednego lub dwóch pięter to potężna oszczędność dla przedsiębiorstwa.
Podsumowanie
Wspomniane wyżej sposoby to jedynie propozycje – praktyczne porady, które możesz wykorzystać, starając się zoptymalizować koszty prowadzenia przedsiębiorstwa w 2023 roku. Na koniec chciałbym zostawić Cię z najważniejszą poradą: proces optymalizacji kosztów w firmie powinien być stały lub co najmniej powtarzany cyklicznie. Warto co jakiś czas analizować finanse – w ten sposób zareagujesz odpowiednio szybko, gdy jakiś obszar funkcjonowania firmy będzie wymagał natychmiastowej optymalizacji.
