Czym jest kontrola PIP?
Mało kto wie, ale PIP to organ powołany już w 1919 r. przez Józefa Piłsudskiego. Od tego czasu stoi na straży przestrzegania prawa pracy przez przedsiębiorców, którzy zatrudniają pracowników. Co roku urzędnicy nadzorują nawet kilkadziesiąt tysięcy różnych firm.
Inspekcja PIP jest po prostu dokładnym sprawdzeniem, czy działasz zgodnie z obowiązującymi zasadami. Urzędnik jest uprawniony do inspekcji i wyciągnięcia konsekwencji. W 2022 r. Państwowa Inspekcja Pracy planuje wykonać 52 tys. kontroli.
Do celów takiej wizyty w zakładzie pracy należą:
- ustalenie stanu faktycznego (czyli w jaki sposób są realizowane prawa i obowiązki w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz prawa pracy),
- kontrola w sprawie legalności zatrudnienia,
- stworzenie dokumentacji na podstawie ustaleń.
Ważne!
Główną podstawą prawną dla działań PIP jest Ustawa z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy. Przepisy, których zapisów musisz przestrzegać, to przede wszystkim Kodeks pracy, Kodeks cywilny oraz Ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.
Kto podlega kontroli PIP?
Kontroli Państwowej Inspekcji Pracy mogą podlegać instytucje i przedsiębiorcy, którzy:
- zatrudniają minimum jednego pracownika na podstawie umowy o pracę, umowy cywilnoprawnej (o dzieło, zlecenie) albo współpracują na zasadach B2B z osobą fizyczną,
- powinni stosować się do zasad dotyczących zakazu handlu w niedziele i święta,
- oferują usługi pośrednictwa pracy, pracy tymczasowej, poradnictwa zawodowego (głównie agencje pracy) itp.
Dokładną listę znajdziesz w art. 13. Ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy [Podmioty podlegające kontroli PIP].
Jak widzisz – nie ma znaczenia, jaki rodzaj umowy wiąże Cię z pracownikiem (nie chodzi wyłącznie o umowy regulowane Kodeksem pracy). Dodatkowo PIP może skontrolować zarówno jednoosobowe działalności gospodarcze, jak i wszystkie rodzaje spółek – bez względu na branżę.
Jeśli nie możesz osobiście brać udziału w czynnościach, niezbędne jest upoważnienie do reprezentowania w trakcie kontroli PIP – czyli ustanowienie pełnomocnika.
Kiedy PIP może dokonać kontroli zakładu?
Państwowa Inspekcja Pracy w większości przypadków sprawdza te firmy, wobec których istnieją jakiekolwiek wątpliwości. Najczęściej jest to kontrola PIP z donosu.
Kto może złożyć skargę? Zwykle są to obecni lub byli pracownicy, którzy zostali niesprawiedliwie zwolnieni, pracują nadliczbowo, nie otrzymują wynagrodzenia w terminie lub zauważają jakiekolwiek inne nieprawidłowości w działaniu firmy. Zdarza się również, że donos składa nieuczciwa konkurencja.
Nie zawsze jednak kontrola PIP wiąże się ze złożoną wcześniej skargą. Urzędnicy odwiedzają również te zakłady, dla których wykazano wysoki współczynnik niebezpieczeństwa ryzyka zawodowego. Najczęściej chodzi o firmy działające w branży budowlanej, wydobywczej, przetwarzania odpadów, produkcyjnej oraz innych. Takie działanie ma na celu przeprowadzenie akcji prewencyjnej oraz informacyjnej, a więc ochronę zdrowia i życia pracowników.
W dokumencie PIP „Program działania Państwowej Inspekcji Pracy na lata 2022-2024” można również przeczytać, że:
W 2022 roku kontynuowana będzie formuła pierwszych kontroli w mikro i małych przedsiębiorstwach, mających charakter przede wszystkim instruktażowo-doradczy, motywujący do przestrzegania przepisów. Kontrolą zostaną objęte zakłady dotychczas niekontrolowane przez Państwową Inspekcję Pracy, funkcjonujące na rynku pracy nie dłużej niż 3 lata (licząc od daty zatrudnienia pierwszego pracownika).
Gdzie odbywa się inspekcja Państwowej Inspekcji Pracy?
PIP chce wykonać inspekcję w Twojej firmie? Masz obowiązek udostępnić wszystkie pomieszczenia swojej siedziby, zakładu pracy oraz innych jednostek czy miejsc, w których są przechowywane dokumenty. Dodatkowo niektóre z czynności mogą odbywać się w okręgowych i głównych siedzibach inspektoratu pracy.
Kontroler może dokładnie oglądać wszystkie pomieszczenia, maszyny czy sprzęty. Może ponadto żądać wyjaśnień od Ciebie, rozmawiać z pracownikami, wzywać byłych pracowników oraz przeglądać dokumenty.
Kontrola PIP – co sprawdza?
Zakres kontroli Państwowej Inspekcji Pracy dotyczy 3 podstawowych aspektów działalności: legalności zatrudnienia, przestrzegania prawa pracy, przestrzegania zasad bezpieczeństwa i kontroli pracy. Co dokładnie sprawdza inspekcja? Obszary, które są analizowane przez PIP, szczegółowo określa art. 10 Ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy.
Przykładowe aspekty to przestrzeganie przepisów, które dotyczą:
- czasu pracy,
- urlopów,
- zatrudniania młodocianych, obcokrajowców i osób z niepełnosprawnością,
- uprawnień rodzicielskich,
- wypłaty wynagrodzeń (m.in. terminu i stawki),
- opłacania składek na Fundusz Pracy,
- kontroli spełniania wymagań przez wytwarzane wyroby,
- przestrzegania wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy (m.in. właściwe oznakowanie, przeprowadzanie szkoleń BHP itp.).
W dokumencie „Program działania Państwowej Inspekcji Pracy na lata 2022-2024” dokładnie opisano kwestie, na których urzędnicy chcą skupić się w najbliższej przyszłości. Znajdują się tam m.in. praca zdalna, bezpieczeństwo firm budowlanych, wypadki przy pracy, zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami czy kontrola właściwego stosowania umów cywilno-prawnych.
Dodatkowo w kolejnych latach szczególnej inspekcji mają podlegać ci przedsiębiorcy, którzy skorzystali z rządowej tarczy antykryzysowej.
Kontrola PIP – jakie dokumenty sprawdza?
Jakie konkretnie dokumenty może sprawdzić kontrola PIP? Ile lat wstecz sięga inspekcja? Tak naprawdę prawo nie precyzuje kwestii, iluletnia dokumentacja może być analizowana. Najczęściej kontroler bada dokumenty do 3 lat wstecz (po 3 latach dochodzi do przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy). Trzeba jednak dokładnie znać wszystkie terminy dotyczące przechowywania dokumentacji i nie skracać tego okresu samodzielnie.
Państwowa Inspekcja Pracy może sprawdzać przede wszystkim:
- akta osobowe pracowników i wszystkich osób współpracujących na zasadzie różnych umów, w tym aktualność szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy,
- wprowadzone instrukcje, procedury i regulaminy,
- plany, rysunki, dokumentację techniczną,
- dokumentację dotyczącą np. budowy czy przebudowy zakładu pracy,
- decyzje innych organów kontroli (np. Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, urzędu skarbowego).
Kto ma upoważnienie do kontroli PIP?
Do przeprowadzenia kontroli mają prawo tylko osoby, które uzyskały upoważnienie. Wydają je: główny inspektor pracy, jego zastępcy, okręgowi inspektorzy PIP oraz ich zastępcy.
Inspektorzy PIP, którzy przeprowadzają kontrolę, nie muszą mieć przepustek, żeby poruszać się po zakładzie pracy. Nie można wykonywać również na nich rewizji osobistej. Muszą natomiast pamiętać o okazaniu legitymacji służbowej – jeszcze zanim rozpoczną kontrolę.
Upoważnienie powinno zawierać m.in. informację o podstawie prawnej, dane kontrolera (w tym imię i nazwisko, stanowisko itp.), zakres przedmiotowy kontroli oraz datę rozpoczęcia i przewidywany termin zakończenia kontroli.
Czy PIP zapowiada kontrolę?
W Ustawie o Państwowej Inspekcji Pracy, w art. 24. 1., można przeczytać: Inspektorzy pracy są uprawnieni do przeprowadzania, bez uprzedzenia i o każdej porze dnia i nocy, kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy […].
W praktyce możliwa jest więc kontrola PIP bez zapowiedzi, jednak najczęściej urzędnicy wysyłają zawiadomienie o swoich planach.
Ile trwa kontrola PIP?
Zgodnie z art. 55 Ustawy prawo przedsiębiorców standardowo czas trwania wszystkich kontroli w roku kalendarzowym może wynosić maksymalnie:
- mikroprzedsiębiorcy – 12 dni roboczych,
- mali przedsiębiorcy – 18 dni roboczych,
- średni przedsiębiorcy – 24 dni robocze,
- pozostali przedsiębiorcy – 24 dni robocze.
Od tej zasady istnieje jednak szereg wyjątków zapisanych w ustawie, np. gdy kontrola jest spowodowana zagrożeniem życia czy zdrowia (co może mieć miejsce, gdy w firmie nie są stosowane zasady bezpieczeństwa i higieny pracy). Czynności kontrolne powinny być jednak przeprowadzane sprawnie.
Jak przygotować się do kontroli PIP?
Już wiesz, kogo może dotyczyć kontrola PIP. Jak się przygotować, żeby inspekcja była tylko formalnością? Pamiętaj, żeby po prostu działać zgodnie z prawem. Warto ponadto:
- uporządkować akta pracownicze oraz inną dokumentację w firmie,
- dokładnie poznać przepisy, np. informacje o tym, jak powinno wyglądać upoważnienie do kontroli,
- sprawdzić terminy wymaganych szkoleń BHP i badań lekarskich.
Kontrola PIP – kary i konsekwencje
Łamanie praw pracowników (np. niedotrzymanie terminu wypłaty), wybór niewłaściwego rodzaju umowy, brak badań lekarskich… Kontrola PIP może wykazać właśnie tego typu uchybienia i nieprawidłowości.
Zostają one wskazane na dokumencie kończącym inspekcję – protokole. Zawiera on m.in. dane inspektora, opis stwierdzonych naruszeń, termin kontroli. Jeżeli nie ma żadnych uchybień, wystarczy notatka. Na podstawie ustaleń inspektor wydaje również decyzję (ustną albo pisemną) lub wystąpienie.
Jeśli nie zgadzasz się z ustaleniami, możesz wnieść zastrzeżenia do protokołu kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Wzór znajdziesz w internecie. Pismo do PIP po kontroli wnosisz do 7 dni od momentu przedstawienia protokołu.
Kary i konsekwencje za łamanie prawa i nieprawidłowości obejmują m.in.:
- mandat w wysokości 1000-2000 zł lub grzywnę 1000-30 000 zł,
- nakaz usunięcia uchybień w konkretnym terminie,
- nakaz wstrzymania prac lub działalności,
- nakaz wykonania badań i pomiarów,
- wyciągnięcie konsekwencji w stosunku do winnych.
Już wiesz, jak działa inspekcja PIP. Kontrola legalności zatrudnienia, stosowania do zapisów prawa pracy i działania zgodnie z zasadami BHP to główne aspekty, jakie analizuje kontroler. Aby jak najlepiej przygotować się do inspekcji, pamiętaj o działaniach zgodnie z prawem i uporządkowaniu swojej dokumentacji!
