Kiedy i jak zgłosić pracownika do ZUS

Kadry
Dodane: 25 maja 2022

Zgłoszenie pracownika do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnych i rentowych należy do obowiązków każdego pracodawcy. I choć zgłaszanie pracowników do ZUS to powszechna praktyka, wciąż nastręcza przedsiębiorcom wielu trudności. W niniejszym poradniku:

 

Kogo przedsiębiorca musi zgłosić do ZUS?

Przedsiębiorca do obowiązkowych ubezpieczeń zgłasza nie tylko pracowników – istnieje cała lista wyszczególniająca, o kim i w jakiej sytuacji powinien pomyśleć pracodawca. Inne osoby musi bowiem zgłosić do ubezpieczeń emerytalnych i rentowych, a inne do ubezpieczenia chorobowego czy wypadkowego.

Obowiązkowe zgłoszenie do ubezpieczeń emerytalnych i rentowych dotyczy:

WAŻNE!


Wszystkie osoby, które przedsiębiorca ma obowiązek objąć ubezpieczeniem emerytalnym i rentowym, muszą zostać objęte także ubezpieczeniem wypadkowym.

Obowiązkowe zgłoszenie do ubezpieczenia chorobowego

Obowiązek objęcia ubezpieczeniem chorobowym dotyczy jedynie pracowników pozostających z przedsiębiorcą w stosunku pracy. W pozostałych przypadkach zgłoszenie do ubezpieczenia chorobowego leży w gestii pracodawcy: może on zgłosić do ubezpieczenia siebie, osoby wykonujące pracę nakładczą, osoby współpracujące czy pracowników kontraktowych, ale nie musi tego robić.

WAŻNE!


Zgłoszenie pracownika, osoby współpracującej, zleceniobiorcy itp. do ubezpieczeń społecznych jest równoznaczne ze zgłoszeniem ich do ubezpieczenia zdrowotnego.

Ubezpieczenie zdrowotne

Ostatnim rodzajem ubezpieczenia, które omówimy w tym rozdziale, jest ubezpieczenie zdrowotne. Zgodnie z tabelą dostępną na stronie biznes.gov.pl, do ubezpieczenia zdrowotnego pracodawca musi zgłosić wszystkich tych, których ma obowiązek zgłosić do ubezpieczenia rentowego i emerytalnego, a zatem:

WAŻNE!


W przypadku ubezpieczenia zdrowotnego należy jednak do listy dopisać jeszcze jedną pozycję: przedsiębiorca ma obowiązek objąć ubezpieczeniem zdrowotnym także członków rodzin pracowników, którzy nie posiadają innych tytułów do ubezpieczenia.

Kogo przedsiębiorca nie musi zgłaszać do ZUS?

W polskim prawie uczniowie szkół ponadpodstawowych oraz studenci, którzy nie ukończyli 26. roku życia nie podlegają obowiązkowi ubezpieczeń społecznych – oznacza to, że jeżeli pracodawca zatrudnia takie osoby, nie musi zgłaszać ich do ubezpieczeń społecznych, choć oczywiście żaden przepis tego nie zabrania.

 

Jak zgłosić pracownika do ZUS?

W zależności od tego, do jakiego ubezpieczenia przedsiębiorca chce zgłosić pracownika, musi on wybrać odpowiedni formularz:

W szczególnych przypadkach, gdy osoba, którą chcesz zgłosić do ubezpieczenia, przebywa na urlopie wychowawczym lub pobiera zasiłek macierzyński, możesz wykazać ją w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA. Wskazanie danej osoby w imiennym raporcie jest tożsame ze zgłoszeniem do ubezpieczeń.

Zgłoszenie pracowników do ZUS online

Druki ZUA, ZZA oraz raport RCA możesz złożyć także online na dwa sposoby:

WAŻNE!


W 2021 roku została wprowadzona zmiana, w myśl której formularze ZUS ZUA oraz ZUS ZZA wzbogaciły się o dodatkowe pole do wypełnienia – przedsiębiorca musi w formularzu zawrzeć kod zawodu osoby zgłaszanej do ubezpieczenia. Listę i wyszukiwarkę dostępnych kodów znajdziesz w Wortalu Publicznych Służb Zatrudnienia.

W razie wątpliwości, czy wyszukany kod odpowiada stanowisku pracownika, wyszukiwarka WPSZ zawiera także szczegółowe opisy zawodów oraz listę zadań zawodowych, które powinny ułatwić pracodawcom wybór właściwego kodu.

Kod ubezpieczenia

Kolejnym istotnym elementem zgłoszenia pracowników do ZUS, są kody ubezpieczenia. Każdy dokument zgłoszeniowy powinien takowy zawierać.

Lista kodów tytułu do ubezpieczenia dla pracowników i współpracowników:

WAŻNE!


Przedsiębiorcy oraz wspólnicy spółek mają do dyspozycji odrębną pulę kodów – wykorzystuje się je w sytuacji, gdy pracodawca chce zgłosić samego siebie do ubezpieczeń społecznych i/lub zdrowotnych.

Ostatnie cyfry kodów (oznaczone jako XX) wykorzystuje się do oznaczenia prawa do emerytury, renty oraz stopnia niepełnosprawności:

Zobacz naszą ofertę

Zobacz pozostałe porady

Podatek VAT - czy warto być jego płatnikiem?

Czy warto być VATowcem?

Zakładasz firmę i nie wiesz, czy warto być VATowcem? Sprawdź, w jakich sytuacjach odprowadzanie podatku VAT może być opłacalne dla Twojej firmy!

Czytaj więcej
Podatek PIT i różne rodzaje deklaracji

Rodzaje pitów – ile mamy różnych formularzy PIT?

Choć mówiąc o rocznej deklaracji podatkowej mamy na myśli zazwyczaj formularz PIT-37 lub PIT-36, istnieje wiele innych rodzajów formularzy. Sprawdź, kiedy należy je stosować!

Czytaj więcej
faktura od nievatowca dla vatowca

Faktura od nievatowca dla vatowca – czy można odliczyć podatek VAT?

W jakiej sytuacji firma zwolniona z odprowadzania podatku VAT musi wystawić fakturę?

Czytaj więcej