Kogo przedsiębiorca musi zgłosić do ZUS?
Przedsiębiorca do obowiązkowych ubezpieczeń zgłasza nie tylko pracowników – istnieje cała lista wyszczególniająca, o kim i w jakiej sytuacji powinien pomyśleć pracodawca. Inne osoby musi bowiem zgłosić do ubezpieczeń emerytalnych i rentowych, a inne do ubezpieczenia chorobowego czy wypadkowego.
Obowiązkowe zgłoszenie do ubezpieczeń emerytalnych i rentowych dotyczy:
- samego przedsiębiorcy – o ile prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą lub figuruje w rejestrach jako wspólnik spółki cywilnej;
- samego przedsiębiorcy – jeżeli jest wspólnikiem w spółce jawnej, partnerskiej lub komandytowej, a także jednoosobowej spółki z o.o.;
- pracowników – zatrudnionych na umowie o pracę;
- osób wykonujących pracę nakładczą;
- zleceniobiorców – do tej grupy należą osoby świadczące pracę w oparciu o umowy-zlecenia, umowy o dzieło, a także pracownicy kontraktowi;
- osoby współpracujące – w tym zbiorze mieszczą się małżonka lub małżonek, dzieci własne, dzieci małżonki lub małżonka oraz dzieci przysposobione, rodzice, macocha, ojczym i inne osoby przysposabiające, ale jedynie, gdy spełniają jednocześnie oba warunki:
- mieszkają z przedsiębiorcą we wspólnym gospodarstwie domowym;
- współpracują z przedsiębiorcą w prowadzeniu działalności gospodarczej.
Ważne!
Wszystkie osoby, które przedsiębiorca ma obowiązek objąć ubezpieczeniem emerytalnym i rentowym, muszą zostać objęte także ubezpieczeniem wypadkowym.
Obowiązkowe zgłoszenie do ubezpieczenia chorobowego
Obowiązek objęcia ubezpieczeniem chorobowym dotyczy jedynie pracowników pozostających z przedsiębiorcą w stosunku pracy. W pozostałych przypadkach zgłoszenie do ubezpieczenia chorobowego leży w gestii pracodawcy: może on zgłosić do ubezpieczenia siebie, osoby wykonujące pracę nakładczą, osoby współpracujące czy pracowników kontraktowych, ale nie musi tego robić.
Ważne!
Zgłoszenie pracownika, osoby współpracującej, zleceniobiorcy itp. do ubezpieczeń społecznych jest równoznaczne ze zgłoszeniem ich do ubezpieczenia zdrowotnego.
Ubezpieczenie zdrowotne
Ostatnim rodzajem ubezpieczenia, które omówimy w tym rozdziale, jest ubezpieczenie zdrowotne. Zgodnie z tabelą dostępną na stronie biznes.gov.pl, do ubezpieczenia zdrowotnego pracodawca musi zgłosić wszystkich tych, których ma obowiązek zgłosić do ubezpieczenia rentowego i emerytalnego, a zatem:
- samego siebie, jeżeli prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą zarejestrowaną w CEIDG, jest wspólnikiem spółki cywilnej, jawnej, komandytowej partnerskiej lub jednoosobowej spółki z o.o.;
- osoby wykonujące pracę nakładczą;
- pracowników;
- zleceniobiorców;
- osoby współpracujące;
- członków rodziny współpracujących przy prowadzeniu działalności.
Ważne!
W przypadku ubezpieczenia zdrowotnego należy jednak do listy dopisać jeszcze jedną pozycję: przedsiębiorca ma obowiązek objąć ubezpieczeniem zdrowotnym także członków rodzin pracowników, którzy nie posiadają innych tytułów do ubezpieczenia.
Kogo przedsiębiorca nie musi zgłaszać do ZUS?
W polskim prawie uczniowie szkół ponadpodstawowych oraz studenci, którzy nie ukończyli 26. roku życia nie podlegają obowiązkowi ubezpieczeń społecznych – oznacza to, że jeżeli pracodawca zatrudnia takie osoby, nie musi zgłaszać ich do ubezpieczeń społecznych, choć oczywiście żaden przepis tego nie zabrania.
Jak zgłosić pracownika do ZUS?
W zależności od tego, do jakiego ubezpieczenia przedsiębiorca chce zgłosić pracownika, musi on wybrać odpowiedni formularz:
- druk ZUS ZUA wypełnij, jeżeli chcesz zgłosić pracownika do pełnego ubezpieczenia (społecznego i zdrowotnego);
- druk ZUS ZZA będzie Ci potrzebny, jeżeli chcesz objąć pracownika jedynie ubezpieczeniem zdrowotnym.
W szczególnych przypadkach, gdy osoba, którą chcesz zgłosić do ubezpieczenia, przebywa na urlopie wychowawczym lub pobiera zasiłek macierzyński, możesz wykazać ją w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA. Wskazanie danej osoby w imiennym raporcie jest tożsame ze zgłoszeniem do ubezpieczeń.
Zgłoszenie pracowników do ZUS online
Druki ZUA, ZZA oraz raport RCA możesz złożyć także online na dwa sposoby:
- w portalu CEIDG – możliwość ta nie jest jednak dostępna dla płatników ubezpieczonych za pośrednictwem KRUS;
- w programie Płatnik lub aplikacji ePłatnik w ZUS PUE – Platforma Usług Elektronicznych ZUS oraz program Płatnik umożliwiają przesłanie wymienionych formularzy i zgłoszenie pracownika do ZUS bez konieczności odwiedzania urzędów i stania w kolejkach.
Ważne!
W 2021 roku została wprowadzona zmiana, w myśl której formularze ZUS ZUA oraz ZUS ZZA wzbogaciły się o dodatkowe pole do wypełnienia – przedsiębiorca musi w formularzu zawrzeć kod zawodu osoby zgłaszanej do ubezpieczenia. Listę i wyszukiwarkę dostępnych kodów znajdziesz w Wortalu Publicznych Służb Zatrudnienia.
W razie wątpliwości, czy wyszukany kod odpowiada stanowisku pracownika, wyszukiwarka WPSZ zawiera także szczegółowe opisy zawodów oraz listę zadań zawodowych, które powinny ułatwić pracodawcom wybór właściwego kodu.
Kod ubezpieczenia
Kolejnym istotnym elementem zgłoszenia pracowników do ZUS, są kody ubezpieczenia. Każdy dokument zgłoszeniowy powinien takowy zawierać.
Lista kodów tytułu do ubezpieczenia dla pracowników i współpracowników:
- 01 10 XX – pracownicy, którzy podlegają pełnemu zestawowi ubezpieczeń (społeczne oraz zdrowotne);
- 01 20 XX – pracownicy młodociani (którzy nie osiągnęli 18. roku życia);
- 02 00 XX – osoby wykonujące pracę nakładczą;
- 03 10 XX – członkowie rolniczych spółdzielni produkcyjnych, spółdzielczych kół rolniczych lub innych spółdzielni zajmujących się produkcją rolną;
- 04 11 XX – osoby pracujące w oparciu o umowy agencyjne, umowy-zlecenia lub umowy o świadczenie usług;
- 05 11 XX – osoby współpracujące z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność gospodarczą, które są objęte ubezpieczeniem zdrowotnym;
- 05 45 XX – osoby współpracujące z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność gospodarczą, które nie są objęte ubezpieczeniem zdrowotnym;
- 05 81 XX – osoby współpracujące z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność gospodarczą, jeżeli jej zasiłek macierzyński nie przekracza kwoty świadczenia rodzicielskiego;
- 12 11 XX – osoby przebywające na urlopie wychowawczym;
- 12 40 XX – osoby pobierające zasiłek macierzyński.
Ważne!
Przedsiębiorcy oraz wspólnicy spółek mają do dyspozycji odrębną pulę kodów – wykorzystuje się je w sytuacji, gdy pracodawca chce zgłosić samego siebie do ubezpieczeń społecznych i/lub zdrowotnych.
Ostatnie cyfry kodów (oznaczone jako XX) wykorzystuje się do oznaczenia prawa do emerytury, renty oraz stopnia niepełnosprawności:
- informacja o posiadaniu prawa do emerytury lub renty znajduje się w piątej cyfrze kodu:
- brak prawa do emerytury lub renty osoby oznaczamy cyfrą 0;
- prawo do emerytury – cyfra 1;
- prawo do renty – cyfra 2;
- informacja o posiadaniu orzeczenia o niepełnosprawności kryje się w szóstej cyfrze kodu:
- brak orzeczenia – cyfra 0;
- lekki stopień niepełnosprawności – cyfra 1;
- umiarkowany stopień niepełnosprawności – cyfra 2;
- znaczny stopień niepełnosprawności – cyfra 3.
Do kiedy należy zgłosić pracownika w ZUS?
Ile czasu na zgłoszenie pracownika do ZUS ma pracodawca? Co do zasady, obowiązek zgłoszenia pracownika w ZUS zakłada maksymalny termin do 7 dni od momentu powstania obowiązku ubezpieczeń, czyli od dnia rozpoczęcia pracy (nie od dnia podpisania umowy!).
Zgłoszenie pracownika do ZUS po terminie
Skoro zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń w ZUS jest obowiązkowe, powinno się to dokonać w ustalonym terminie. Zdarza się jednak, że zgłoszenie następuje po terminie, a konsekwencje tego mogą uderzyć bezpośrednio w pracodawcę.
Jeżeli przedsiębiorca nie zgłosił pracownika do ZUS w terminie, ma obowiązek naprawić swój błąd jak najszybciej i niezwłocznie opłacić składki wraz z należnymi odsetkami. Co więcej, grozi mu kara grzywny w wysokości nawet 5 000 zł.
Uzasadnieniem dla stosowania takiego rodzaju kar jest fakt, że niezgłoszenie pracownika do ubezpieczeń stanowi wykroczenie przeciwko art. 98 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
Jeżeli jednak sytuacja będzie się powtarzać lub przedłuży, brak zgłoszenia pracownika może być traktowany jako przestępstwo, za które – poza grzywną – nieuczciwemu pracodawcy grozi kara ograniczenia wolności lub nawet pozbawienia wolności do lat 2.
