Czym jest lista płac?
Lista płac to dokument, w którym przedsiębiorstwo zamieszcza wszelkie informacje dotyczące wynagrodzeń dla pracowników – stanowi on przede wszystkim potwierdzenie rozliczenia wynagrodzeń.
Ważne!
Listę płac można zastosować jedynie w stosunku do pracowników zatrudnionych na umowę o pracę. Jeżeli przedsiębiorstwo zatrudnia także w oparciu o umowę zlecenie lub umowę o dzieło, podstawą wypłaty wynagrodzenia dla tych pracowników, będą rachunki.
Przygotowanie listy płac wymaga od przedsiębiorcy posiadania odpowiednich dokumentów, do których należą:
- umowa o pracę,
- karta ewidencji czasu pracy (to w niej znajdziemy informacje o nadgodzinach, pracy w godzinach nocnych, a także w niedziele i święta),
- lista obecności,
- świadectwa pracy potwierdzające fakt zatrudnienia pracownika w poprzednich miejscach pracy,
- oświadczenie PIT-2,
- informacje o premiach przysługujących pracownikowi.
Choć w przeszłości listy płac powstawały w formie papierowej, obecnie przedsiębiorstwa najczęściej prowadzą elektroniczne wersje list płac – zazwyczaj w formie arkusza kalkulacyjnego, choć coraz większą popularnością cieszą się także specjalne aplikacje do sporządzania i aktualizowania list płac i innych dokumentów.
W jakich sytuacjach należy sporządzić korektę, a kiedy nie ma takiej potrzeby?
Zwolnienie lekarskie dostarczone po wypłacie wynagrodzenia
Jednym z najczęstszych przypadków, w których korekta listy płac jest wymagana, jest sytuacja, w której pracownik dostarczy do przedsiębiorstwa zwolnienie lekarskie już po otrzymaniu wynagrodzenia za dany okres. Może się tak zdarzyć na przykład, gdy wynagrodzenie za dany miesiąc wypłacane jest pod jego koniec (na przykład każdego 25. dnia miesiąca), a zwolnienie zostanie wystawione po tym terminie.
PRZYKŁAD
Pan Ksawery otrzymał wynagrodzenie 25 marca. Dzień później uczestniczył w wypadku, co sprawiło, że trafił na dłuższy czas do szpitala. Zwolnienie lekarskie przesłał do firmy dopiero w maju, jednak obejmowało ono zakresem dat także kilka ostatnich dni marca. W takiej sytuacji jego pracodawca będzie musiał sporządzić korektę listy płac, ponieważ zapłacił już pracownikowi za dni, za które ten otrzyma pieniądze od Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Nieobecność pracownika dłuższa niż 30 dni
Kiedy jeszcze korekta będzie konieczna? Za każdym razem, gdy nieobecność pracownika z powodu długotrwałej choroby czy rekonwalescencji trwa dłużej niż 30 dni. Warto pamiętać, że poza listą płac należy także nanieść stosowne poprawki we wszystkich dokumentach rozliczeniowych – o ile te wcześniej dotarły już do ZUS-u.
Ważne!
Gdyby nieobecność pana Ksawerego była krótsza, korekta listy płac nie byłaby wymagana, ponieważ pracodawca mógłby wyrównać kwestię wynagrodzenia w następnym okresie rozliczeniowym. Ponieważ jednak kolejny okres rozliczeniowy już minął, strony nie mogą po prostu umówić się na wyrównanie kwoty – konieczne jest sporządzenie korekty listy płac.
Sprawdźmy jednak na przykładzie, jak wyglądałaby podobna sytuacja:
PRZYKŁAD
Pani Iwona również otrzymała wynagrodzenie 25 marca. Dwa dni przed końcem miesiąca zachorowała i udała się na zwolnienie lekarskie. Wróciła do pracy po trzech tygodniach.
Choć pracodawca wcześniej zapłacił jej za cały miesiąc, nie musi dokonywać korekty listy płac. Co więcej, nie ma także obowiązku poinformowania pracownicy o tym, że zamierza wypłacić jej wynagrodzenie za miesiąc kwiecień, pomniejszone o nadpłatę powstałą w marcu. Oczywiście dla zachowania poprawnych relacji warto, żeby to zrobił, niemniej jednak żaden przepis tego nie wymaga.
Powyższe słowa potwierdza wyrok Sądu Najwyższego z dnia 14 października 1997 r. – kliknij, by zapoznać się z jego treścią!
Korekta listy płac – zwrot nadpłaty w wynagrodzeniu
Pamiętajmy jednak, że powyższa sytuacja dotyczy jedynie nieobecności spowodowanej chorobą czy rekonwalescencją po wypadku. Jeżeli pracodawca wypłacił osobie zatrudnionej wyższe niż należne wynagrodzenie na przykład na skutek pomyłki, może poprosić pracownika o zwrot nadwyżki, jednak wówczas to pracownik nie ma w obowiązku oddawania tych pieniędzy. W takiej sytuacji konieczne może się okazać wstąpienie na drogę sądową.
Jest to jednak mało prawdopodobny scenariusz – pracownik upierający się przy zachowaniu otrzymanej nadwyżki nie ma wielkich szans na zwycięstwo w sądzie (najprawdopodobniej znajdą tu zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego o bezpodstawnym wzbogaceniu się), a raz nadszarpnięte w ten sposób relacje niełatwo będzie poprawić. Nie zmienia to jednak faktu, że odpowiedzialność za wypłatę wynagrodzenia w odpowiedniej wysokości ponosi pracodawca.
Korekta listy płac a podatek dochodowy – jakie są skutki?
W powyższej sytuacji – jeżeli strony zdecydują się na polubowne załatwienie sprawy – pracownik odda nadwyżkę wynagrodzenia na konto firmy. Wymaga to jednak podjęcia kolejnych kroków ze strony przedsiębiorcy:
- zwrócona kwota musi zostać odliczona od dochodu pracownika,
- odliczyć należy także pobraną uprzednio zaliczkę na podatek dochodowy,
- pracodawca musi skorygować dokumenty rozliczeniowe,
- nadpłata składek ZUS wynikająca z zaistniałej sytuacji musi zostać doliczona do dochodu pracownika.
Ważne!
Nadwyżkę można rozliczać w częściach na przestrzeni kolejnych miesięcy – może się to okazać konieczne, gdy dochód pracownika okaże się zbyt niski, by móc odliczyć pełną kwotę nadpłaty.
Korekta listy płac – zwrot niedopłaty w wynagrodzeniu
Zdarzają się także sytuacje odwrotne, w których pracodawca wypłaca mniejsze wynagrodzenie niż to, jakie przysługuje mu na podstawie zawartej umowy. W takim przypadku pracodawca powinien wykonać następujące kroki:
- natychmiast wypłacić brakującą kwotę tak, aby wyrównać wynagrodzenie,
- do wysyłanej kwoty doliczyć ustawowe odsetki za zwłokę – warto pamiętać, że odsetki te są wolne od podatku dochodowego,
- odprowadzić zaliczki na podatek dochodowy oraz składki ZUS od wypłacanej kwoty.
Ważne!
Art. 55 ź1.1 Kodeksu Pracy mówi wprost o tym, że pracownik może rozwiązać umowę o pracę w trybie określonym w §1 także wtedy, gdy pracodawca dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków wobec pracownika; w takim przypadku pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia.
Nie ulega wątpliwości, że wypłacenie mniejszego niż należne wynagrodzenia stanowi ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracodawcy wobec pracownika
Wypadek przy pracy – orzeczenie powstałe po wypłacie wynagrodzenia
To jeden z przypadków, w których przedsiębiorca może mieć obowiązek wykonania dopłaty na konto pracownika – dzieje się tak dlatego, że za wypadek przy pracy pracownikowi przysługuje świadczenie w wysokości 100%.
Jeżeli więc najpierw pracownik otrzyma wynagrodzenie uwzględniające rozliczenie z ZUS-u (jak gdyby przebywał na zwyczajnym zwolnieniu chorobowym), konieczne będzie wykonanie korekty listy płac oraz wykonanie przelewu wyrównującego w kwocie stanowiącej różnicę pomiędzy wypłaconym a należnym zasiłkiem lub wynagrodzeniem.
Ważne!
Pani Marta uległa wypadkowi komunikacyjnemu w drodze do pracy, jednak w wyniku pomyłki początkowo wypadek ten nie został zakwalifikowany w ten sposób. Pracodawca wypłacił więc pani Marcie wynagrodzenie w wysokości 80%, zamiast przysługującego jej świadczenia stanowiącego 100% wynagrodzenia. Prawidłowe orzeczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych dotarło do pracodawcy po kilku tygodniach, w związku z czym konieczne jest dokonanie korekty listy płac.
Jak sporządzić korektę listy płac?
W zależności od tego, jaki jest powód konieczności dokonania korekty, inny będzie jej przebieg. Przedsiębiorca musi jednak wziąć pod uwagę każdy element listy, poczynając od podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe, przez wszystkie składki pracownika i pracodawcy, na szczegółowym rozpisaniu różnic pomiędzy niedopłatą a nadpłatą.
Korekta listy płac – przykład
Firma zatrudniająca pana Janusza przez pomyłkę nie odprowadziła należnych składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. To przydarzyło się tylko raz, w 2018 roku, jednak sprawa wyszła na jaw dopiero po kilku latach, przy okazji audytu przeprowadzanego w przedsiębiorstwie przez ZUS. To rzadko spotykany, choć możliwy przykład, w którym konieczna będzie korekta listy płac po kontroli ZUS.
W takim przypadku powstaje specyficzna sytuacja – niedopłata składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe występuje bowiem zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy. Jeszcze większe zamieszanie wprowadza fakt, że równoległym skutkiem braku naliczenia składek (tylko w tym jednym miesiącu!) jest powstanie nadpłaty składki na ubezpieczenie zdrowotne.
Skąd wzięła się nadpłata? Przychód pana Janusza stanowi podstawę wymiaru składek ZUS. Od tej podstawy pobrano niższą niż zwykle kwotę składek na ubezpieczenie zdrowotne. W związku z tym zapłacono wyższą niż konieczna składkę zdrowotną.
Właściwą procedurą w takim układzie jest podsumowanie wszystkich niedopłat oraz nadpłat i porównanie ich ze sobą. To jednak pociąga za sobą kolejne skutki – tym razem dotyczące podatku dochodowego. Skoro składka zdrowotna została nadpłacona przez pracownika (to on poniósł koszt), pracodawca powinien zwrócić ją pracownikowi. Problem w tym, że część składki została odliczona od podatku – mówimy tu o kwocie 226,13 zł (wynagrodzenie pana Janusza wynosiło 7 100 zł netto). Te wszystkie elementy prowadzą wreszcie do konkluzji – gdy pan Janusz otrzyma od pracodawcy nadpłaconą składkę, będzie musiał odnotować ten fakt w rozliczeniu rocznym za rok, w którym otrzymał zwrot.
Prawidłowe postępowanie w takiej sytuacji regulują przepisy, a konkretnie art. 45, ust. 3a pkt 1 Ustawy o podatku dochodowy od osób fizycznych:
“Jeżeli podatnik, obliczając podatek należny, dokonał odliczeń od dochodu, podstawy obliczenia podatku lub podatku, a następnie otrzymał zwrot odliczonych kwot (w całości lub w części), w zeznaniu podatkowym składanym za rok podatkowy, w którym otrzymał ten zwrot, dolicza odpowiednio kwoty poprzednio odliczone”
Aby dokonać prawidłowej korekty, pracownik będzie więc musiał w pozycji doliczenia do podatku umieścić kwotę 226,13 zł.
