KPiR – co to?
Jak sama nazwa wskazuje, Księga Przychodów i Rozchodów służy ewidencjonowaniu osiąganych przez firmę przychodów oraz ponoszonych kosztów (wydatków firmowych). KPiR jest w rzeczywistości uproszczoną formą ewidencji – dostępną jedynie dla przedsiębiorców, których przychody pochodzące ze sprzedaży nie przekraczają kwoty 2 mln euro netto rocznie.
Ważne!
Firmy, które przekraczają wskazany próg, zobowiązane są do prowadzenia pełnej księgowości. Oznacza to, że nawet jednorazowe przekroczenie kwoty przychodów obliguje przedsiębiorstwo do założenia pełnej księgowości. Jeżeli przychody w następnym roku spadną poniżej limitu 2 mln euro, firma może wrócić do rozliczania się z wykorzystaniem Księgi Przychodów i Rozchodów.
Limit KPiR – jak obliczyć?
Aby zweryfikować, czy aby Twoja firma nie przekroczyła limitu 2 mln euro przychodów, należy w obliczeniach uwzględnić konkretny kurs. W tym przypadku stosuje się kurs średni NBP z pierwszego dnia roboczego października poprzedniego roku. Oznacza to, że w 2025 roku limit przychodów wynosi 9 218 200 zł (po kursie 4,6091).
Ważne!
Od stycznia 2026 roku limit przychodów uprawniających do korzystania z KPiR zwiększy się. Przedsiębiorcy będą mogli korzystać z księgi przychodów i rozchodów do momentu, w którym osiągną przychody o wartości mniejszej niż 2,5 mln euro.
W 2026 roku limit przychodów wyniesie 10 646 500 zł (po kursie 4,2586).
Od momentu, w którym przychody firmy przekroczą ustalony na dany rok limit, przedsiębiorstwo ma obowiązek przejścia na pełne księgi. Możliwość powrotu do uproszczonej wersji księgowości pojawi się ponownie dopiero na początku kolejnego roku podatkowego, o ile w poprzednim przychody firmy nie przekroczyły limitu.
Jakie dane wpisujemy do Księgi Przychodów i Rozchodów?
W KPiR znaleźć się muszą informacje na temat wszystkich dowodów księgowych i zdarzeń gospodarczych – innymi słowy konieczne jest szczegółowe dokumentowanie każdego zakupu i sprzedaży firmowej.
KPiR zawiera:
- dane adresowe firmy oraz jej nazwę;
- NIP i REGON firmy;
- tytuł „Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów” wraz z miesiącem i rokiem na każdej stronie;
- tabelę ewidencji.
To właśnie temu ostatniemu elementowi poświęcimy najwięcej uwagi. Tabela ewidencji musi być skonstruowana w określony sposób – tak, aby znalazły się w niej wszystkie istotne dane dotyczące sprzedaży i zakupów firmowych.
Pozycje w tabeli ewidencji opisuje się za pomocą następujących danych:
- liczba porządkowa;
- data zdarzenia gospodarczego;
- nr dowodu księgowego;
- dane kontrahenta (imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres);
- opis zdarzenia gospodarczego (np. opłata za usługi księgowe, rata kredytu firmowego lub sprzedaż towaru);
- przychody (wartość sprzedanych usług, pozostały przychód, kwota łącznie);
- informacje o zakupionych towarach handlowych i materiałach;
- koszty (kwota wydana na wynagrodzenia, wydatki z tytułu faktur zakupu itp.);
- dane dotyczące kosztów działalności badawczo-rozwojowej, ujętych w art. 26e ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Ważne!
Liczba, sposób rozmieszczenia i zawartość kolumn w Księdze Przychodów i Rozchodów są ustalone w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR – nie ma więc możliwości prowadzenia Księgi w inny sposób.
Kliknij, by zapoznać się z treścią obowiązującego Rozporządzenia (do 31 grudnia 2025)!
Księgę Przychodów i Rozchodów będzie można prowadzić w formie tradycyjnej tylko do końca 2025 roku. Z oczywistych względów wykorzystywanie programów komputerowych do prowadzenia ksiąg jest o wiele bardziej popularne, warto jednak wiedzieć, że forma pisemna jest dopuszczalna i funkcjonuje w prawie jako równorzędna dla elektronicznej tylko przez bardzo ograniczony czas.
KPiR w 2026 roku – lista zmian
Od stycznia 2026 roku Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów ulegnie bardzo istotnym zmianom. Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia, które ma zastąpić obowiązujące (z 2019 roku). Nowy dokument wprowadza szereg modyfikacji do obecnej formy PKPiR, i dotyczyć będzie prawie wszystkich podatników – z niewielkimi wyjątkami.
Zebraliśmy dla naszych czytelników kompletną listę zmian – jest ich aż piętnaście.
1. Koniec z tradycyjną Księgą Przychodów i Rozchodów – od 2026 tylko elektronicznie
Od stycznia 2026 roku KPiR będzie można prowadzić jedynie w formie elektronicznej, i to za pośrednictwem przeznaczonych do tego aplikacji (programów komputerowych). Oznacza to, że papierowe księgi lub te prowadzone w arkuszach kalkulacyjnych odchodzą do lamusa.
§ 3 ust. 3 nowego rozporządzenia wskazuje jednak dwa wyjątki. Księgi mogą być prowadzone bez użycia programów, jeśli odrębne przepisy wyłączają lub zwalniają z takiego obowiązku. Dotyczy to:
- duchownych, którzy zrezygnowali z ryczałtu,
- osób działających na podstawie umów agencyjnych lub umów na warunkach zlecenia.
2. Rolnicy nie skorzystają z uproszczonego wzoru
W nowych przepisach nie znajdziemy wzmianki o uproszczonym wzorze KPiR. Takie rozwiązanie było do tej pory przewidziane dla rolników:
- prowadzących gospodarstwo rolne bez zatrudniania pracowników,
- członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych,
- pracowników rolnych, wykonujących działalność gospodarczą osobiście lub z udziałem członków rodziny we wspólnym gospodarstwie domowym,
- osiągających przychód nie większy niż 10 000 zł w roku.
Od 2026 roku to rozwiązanie przestanie istnieć, a każdy rolnik będzie zobowiązany do korzystania z ujednoliconego wzoru PKPiR.
3. Brak zdublowanych definicji ustawowych
To drobna zmiana, w ramach której rozporządzenie nie będzie powtarzać definicji obecnych już w innych aktach prawnych. Z dokumentu zniknęło więc wyjaśnienie pojęć takich jak przychód, środki trwałe czy wartości niematerialne i prawne.
Zmianie uległa za to definicja biura rachunkowego (można ją znaleźć w § 2 pkt. 5 nowego rozporządzenia), a w pkt. 6 i 7 pojawiły się definicje ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o VAT.
4. Z rozporządzenia nie da się zrezygnować
Podatnicy nie złożą już wniosków o zwolnienie ze stosowania rozporządzenia w szczególnych okolicznościach. W nowej wersji przepisów możliwość ta została usunięta. Zwolnienia przyznane przed 1 stycznia 2026 r. pozostaną w mocy.
5. Brak części regulacji dla podatników zwolnionych z VAT
Nowe rozporządzenie nie zawiera regulacji dotyczących wykorzystywania ewidencji sprzedaży prowadzonej dla potrzeb księgi przez podatników zwolnionych z VAT, którzy nie prowadzą ewidencji sprzedaży.
Przepisy zawarte w § 7 ust. 4 poprzedniego rozporządzenia zostały usunięte nie z powodu braku zasadności, a dlatego, że wykraczają poza zakres rozporządzenia, o czym wyraźnie informują jego autorzy w pkt. 5 Uzasadnienia.
6. Brak miejsca przechowywania księgi i dowodów księgowych
Nowa odsłona rozporządzenia nie wskazuje konkretnego miejsca, w którym należy przechowywać księgi i dowody księgowe, pozostawiając podatnikom zalecenie, by stosować się do art. 86 ustawy Ordynacja podatkowa.
7. Brak oddzielnych ksiąg dla przedsiębiorstw wielozakładowych
Do tej pory przedsiębiorstwa wielozakładowe miały obowiązek prowadzenia KPiR dla każdego zakładu osobno. Nowe rozporządzenie znosi ten obowiązek, a wraz z nim także konieczność sporządzania dowodów przesunięć.
8. Wyłączenie dziennych zestawień dowodów
Katalog dowodów księgowych nie będzie już zawierał dziennych zestawień dowodów. Od momentu wejścia w życie nowego rozporządzenia, podatnicy nie będą musieli wykazywać faktur w odrębnym zestawieniu – zrobią to bezpośrednio w księdze.
Dzięki tej zmianie, możliwe będzie efektywne korzystanie ze struktur JPK_PKPiR.
9. Wyłączenie możliwości dokumentowania zakupów paragonami bez NIP
Określone zakupy firmowe, dokonywane w jednostkach handlu detalicznego, od stycznia 2026 roku muszą być dokumentowane przy użyciu faktury uproszczonej (paragonu z NIP). Od tej reguły przewidziano wyjątek: zakup paliwa i olejów dokonywany za granicą wciąż będzie mógł być dokumentowany paragonami, jednak wyłącznie w formie papierowej.
10. Ujednolicenie terminów dokonywania wpisów do księgi
Wszystkie wpisy do księgi – zarówno kosztowe, jak i przychodowe, będą dokonywane najpóźniej do 20. dnia każdego miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano wydatku lub uzyskano przychód.
11. Podpis na spisie z natury tylko właściciela
Kolejną drobną zmianą jest zniesienie obowiązku podpisywania spisu z natury przez osoby sporządzające spis. Od 2026 roku na dokumencie będzie musiał widnieć jedynie podpis właściciela zakładu (oraz wspólników, jeśli dotyczy).
Do księgi trzeba będzie wpisywać jedynie wartość spisu.
12. Brak warunków prawidłowości księgi elektronicznej
W rozporządzeniu zabrakło regulacji określających warunki, jakim muszą odpowiadać elektroniczne księgi. Warunki te do tej pory określał § 28 rozporządzenia.
13. Zmiany w regulacjach dotyczących przechowywania niektórych faktur
Faktury i paragony dokumentujące sprzedaż zaewidencjonowaną uprzednio przy zastosowaniu kas rejestrujących były objęte regulacjami związanymi z przechowywaniem. Nowe rozporządzenie rezygnuje z tych regulacji, wskazując na rozstrzygnięcie tej kwestii w ustawie o VAT.
14. Zmiany w korekcie danych z raportów fiskalnych
W przypadku konieczności skorygowania danych z raportów fiskalnych (dobowych lub okresowych), należy dokonać korekty na podstawie dowodu wewnętrznego. W poprzedniej wersji przepisów korekty należało opisywać na odwrocie raportu fiskalnego.
15. Nowe kolumny we wzorze KPiR
Załącznik do nowego rozporządzenia informuje o dodaniu nowych kolumn do wzoru księgi przychodów i rozchodów:
- kolumna nr 3 będzie zawierać numer identyfikujący fakturę wystawioną przy użyciu KSeF,
- kolumna nr 5 będzie zawierać identyfikator podatkowy kontrahenta.
Dowody księgowe, czyli co wpisujemy w KPiR?
Najistotniejszym elementem Księgi Przychodów i Rozchodów są dowody księgowe, stanowiące podstawę ewidencji sprzedaży i wydatków firmowych.
Dowodami księgowymi w przeważającej większości są faktury VAT, VAT RR i rachunki. Za dowód księgowy uznaje się także innego rodzaju dokumenty, jeżeli poświadczają fakt przeprowadzenia operacji gospodarczej. Należą do nich:
- dowody opłat pocztowych;
- dowody opłat bankowych;
- dowody przesunięć;
- inne dowody opłat;
- dzienne zestawienia dowodów;
- noty księgowe (powstałe w celu korekty zapisów dotyczących operacji gospodarczych wynikających z dowodów, otrzymane od kontrahenta lub przekazane kontrahentowi);
- raporty fiskalne;
- opisy lub specyfikacje towarów i materiałów (tylko w połączeniu z fakturami);
- dowody wewnętrzne.
Ważne!
Dokumenty te mogą zostać uznane za dowody księgowe tylko wtedy, gdy są szczegółowo opisane, tj. zawierają wskazanie stron operacji gospodarczej, datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres trwania operacji gospodarczej, określenie przedmiotu operacji i jego wartość, podpisy osób uprawnionych do dokumentowania operacji, a także oznaczenie umożliwiające skojarzenie dowodu z zapisami księgowymi.
Obowiązek prowadzenia KPiR
Jak wspomnieliśmy we wstępie, Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów należy do najczęściej wybieranych form ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych – rozliczanie się na zasadach ogólnych jest szczególnie opłacalne dla małych przedsiębiorców, którzy nie przekraczają II progu podatkowego (nie osiągają dochodów na poziomie 120 000 zł brutto rocznie).
Istnieją jednak grupy, które nie mają wyboru, lecz są prawnie zobowiązane do prowadzenia KPiR – niezależnie od dochodu. Są to:
- osoby fizyczne osiągające dochód z pozarolniczej działalności gospodarczej, nieopodatkowane ryczałtem,
- spółki cywilne,
- spółki jawne,
- spółki partnerskie.
Wskazane podmioty muszą prowadzić KPiR przynajmniej do momentu, w którym ich przychody przekroczą kwotę 2 mln euro netto – po przekroczeniu tej kwoty w danym roku obrotowym, jednostki te zobowiązane są do przejścia na pełną księgowość. Od przyszłego roku limit wzrośnie do 2,5 mln euro.
Pełna treść przepisów regulujących tę sytuację znajduje się w art. 2, ust. 2 Ustawy o rachunkowości.
Inne obowiązki związane z prowadzeniem KPiR
Pozostałe ewidencje
Samo prowadzenie ksiąg przychodów i rozchodów to nie wszystko. Każdy podmiot korzystający z KPiR powinien jednocześnie prowadzić ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych oraz ewidencję sprzedaży.
Dodatkowo, jeżeli jednym ze środków trwałych firmy są samochody wykorzystywane wyłącznie na cele działalności gospodarczej, do odliczenia 100% kosztów generowanych przez pojazdy konieczne będzie prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów.
Działalności kantorowe zobowiązane są ponadto do prowadzenia ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych.
Ważne!
Nawet jeżeli księgi Twojej firmy prowadzi biuro, należy prowadzić wspomnianą wyżej ewidencję sprzedaży w miejscu prowadzenia działalności. Musi ona zawierać: numery wpisów, daty uzyskania przychodów oraz ich wysokość. Jeżeli Twoja firma prowadzi ewidencję na kasie fiskalnej, ewidencja sprzedaży nie jest wymagana.
Spis z natury
Istotnym obowiązkiem przy zakładaniu firmy jest sporządzenie spisu z natury na dzień rozpoczęcia działalności. Spis ten przygotowuje się nie tylko w momencie zakładania firmy, ale także na koniec każdego roku podatkowego oraz na dzień likwidacji działalności.
Spis z natury to w rzeczywistości wykaz wszystkich rzeczy zakupionych przed założeniem firmy, a związanych z prowadzoną działalnością, czyli: towary i materiały przeznaczone na handel, surowce, półwyroby, braki i odpady użytkowe.
Ważne!
W spisie z natury nie uwzględnia się majątku firmy, środków trwałych oraz wyposażenia należącego do firmy. Nie wpisujemy więc informacji o posiadanych komputerach, meblach biurowych, oprogramowaniu czy innych urządzeniach.
Nawet jeżeli na dzień rozpoczęcia działalności firma nie posiada żadnych składników, konieczne jest sporządzenie zerowego spisu z natury. Taki spis występuje jako pozycja pierwsza w KPiR, oznaczona kwotą 0 zł.
Zamknięcie Księgi Przychodów i Rozchodów na koniec roku
Jak każda księga, także KPiR posiada zakończenie, które przedsiębiorcy tworzą na koniec roku podatkowego. W tym celu sumuje się wszystkie kwoty w księdze – jeżeli przez cały rok firma sumowała narastająco każdą kolumnę, ich wartości na koniec grudnia będą jednocześnie stanowiły podsumowanie rocznych przychodów i rozchodów.
Po podsumowaniu kolumn należy wycenić sporządzony spis z natury i jego wartość umieścić jako ostatnią pozycję KPiR – już po podsumowaniu, które opisaliśmy wcześniej. W prawidłowo wypełnionej księdze wycena spisu z natury stanowi ostatni zapis.
Przy zamykaniu KPiR należy także wyliczyć dochód, odejmując od przychodu koszty jego uzyskania.
Konsekwencje i kary za nierzetelne prowadzenie KPiR
Skoro jest obowiązek, musi też istnieć kara za jego nieprzestrzeganie. Nie inaczej jest w przypadku księgi przychodów i rozchodów. W zależności od wagi przewinień, ustawodawca przewidział różne rodzaje konsekwencji. Co może grozić za błędy w KPiR?
Po pierwsze: szacowany podatek
Jeżeli organ podatkowy, który dokonuje kontroli, stwierdzi nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg (np. zauważy, że zapisy nie odpowiadają stanowi faktycznemu lub w inny sposób uniemożliwiają określenie podstawy opodatkowania), może posłużyć się szacunkami. W tym celu organ może wyliczyć podstawę opodatkowania oraz kwotę podatku do zapłaty, biorąc pod uwagę obroty innych firm, które prowadzą podobną działalność.
Po drugie: grzywna za wykroczenie skarbowe
Jeżeli nieprawidłowości wykazane przez kontrolę noszą znamiona wykroczenia skarbowego, kontroler może nałożyć grzywnę w wysokości od 1/10 do 5-krotności minimalnego wynagrodzenia. W 2026 roku kwoty te to odpowiednio: 480,60 zł oraz 24 030 zł.
Z kolei jeżeli sprawa trafi do sądu, sąd będzie mógł nałożyć karę w wysokości do 20-krotności minimalnego wynagrodzenia, czyli 96 120 zł.
Po trzecie: kara za przestępstwo skarbowe
Za nierzetelne prowadzenie ksiąg zakwalifikowane jako przestępstwo, grozi kara grzywny lub pozbawienia wolności. Minimalna kara, jaką może nałożyć sąd w 2026 roku wynosi 1 602 zł.
Najwyższe kary grożą za oszustwa podatkowe, uchylanie się od opodatkowania i przestępstwa celne. W takich sytuacjach sąd może nałożyć grzywnę w wysokości do 720 stawek dziennych.
Podsumowanie – nowa Księga Przychodów i Rozchodów
PKPiR to narzędzie, które warto dokładnie poznać, jeżeli chcemy z niego aktywnie korzystać. To szczególnie istotne w kontekście nadchodzących zmian.
Niedostosowanie się do nich może skutkować popełnieniem niezamierzonych wykroczeń, a nawet przestępstw, a tym samym narażenie się na konsekwencje prawne. Zadbaj więc o rzetelne prowadzenie ksiąg i bądź na bieżąco ze zmianami.
