Jak się przygotować do optymalizacji kosztów?
Optymalizacja kosztów firmowych to proces, który należy rozpocząć od analizy wydatków. Nie wystarczy domyślać się, że któryś z obszarów pochłania zbyt wiele środków. Nawet, jeśli osąd ten jest słuszny, bez rzetelnej i wnikliwej analizy może się okazać, że pominiemy elementy, które są jeszcze bardziej zasobożerne.
Warto w tym miejscu podkreślić, że redukcja kosztów w przedsiębiorstwie to ryzykowny proces – źle przeprowadzona może przynieść skutek odwrotny do zamierzonego.
Jednym z kardynalnych błędów popełnianych przez firmy w kontekście optymalizacji kosztów jest wyznaczanie nierealistycznych celów. Chcąc sprostać oczekiwaniom zarządu, osoby odpowiedzialne za wdrożenie działań optymalizacyjnych mogą się zapędzić i obciąć budżet w kluczowych obszarach działania firmy, spowalniając ich działania, a w efekcie torpedując podjęte próby optymalizacji.
Na co więc zwrócić uwagę podczas planowania optymalizacji kosztów?
Struktura kosztów
Przede wszystkim należy przeanalizować strukturę kosztów w przedsiębiorstwie – to ona będzie stanowiła punkt wyjścia dla dalszych działań. Dobrze będzie także przestudiować poziomy marży (1., 2. i 3. stopnia).
Analiza zysków
Kolejnym krokiem, który sprawi, że optymalizacja kosztów, będzie miała więcej szans na powodzenie, powinna być analiza zysków – należy sprawdzić, które obszary w firmie generują ich najmniej w stosunku do ponoszonych kosztów. Przy okazji warto też zweryfikować, które elementy wytwarzają największe zyski proporcjonalnie do kosztów – to pomoże odpowiedzieć na pytanie: co po optymalizacji? Może warto zainwestować w rozwój właśnie tych obszarów?
Umowy i dostawcy
W dalszej kolejności warto przyjrzeć się obowiązującym umowom – wnikliwa analiza warunków, na jakich były zawarte oraz porównanie ich z aktualną sytuacją rynkową (w tym ofertą konkurencyjnych dostawców) otwiera pole do renegocjacji kontraktów. W razie braku otwartości na ten temat ze strony kontrahentów warto rozważyć wypowiedzenie niektórych umów i zawarcie nowych, na preferencyjnych warunkach.
Szanse i ryzyko
W teorii każdy obszar w przedsiębiorstwie można poddać redukcji kosztów – często jednak potencjalne ryzyko jest zbyt duże. Jeżeli zdecydujesz się na zmniejszenie wydatków, by poszukać oszczędności na materiałach produkcyjnych, może to wpłynąć na końcową jakość produktu. Jeżeli Twoi klienci cenią sobie jakość, przestaną kupować lub zaczną głośno wyrażać swoje niezadowolenie. W efekcie takiej optymalizacji firma może stracić, zamiast ułatwić pozyskiwanie nowych klientów. Straty te zaś mogą być zarówno finansowe, jak i wizerunkowe. Czy wobec tego warto optymalizować koszty? Tak, ale nie należy przy tym pomijać tak istotnego etapu przygotowań.
Nowe technologie
Planując działania optymalizacyjne, nie sposób pominąć kwestii rozwoju technologii. Tylko wiedząc, w czym tkwi największy potencjał, będziesz w stanie wykorzystać szanse i poprawić finanse firmy.
7 sposobów na optymalizację kosztów w firmie
Sposobów na obniżenie kosztów funkcjonowania firmy jest mnóstwo, jednak to, które z nich będą odpowiednie dla Twojej firmy w danym momencie, okaże się dopiero podczas analizy. Poniżej przedstawiamy kilka pomysłów, które warto zweryfikować. Potraktuj je jako punkt wyjścia – to właśnie od tego może się zacząć optymalizacja kosztów w Twojej firmie.
1. Postaw na automatyzację procesów
Wprowadzenie programów komputerowych i robotów, które monitorują część procesów, a także są w stanie je realizować (po uprzednim zaprogramowaniu) może znacząco obniżyć koszty, ale także zminimalizować ryzyko popełnienia błędu i zwiększyć efektywność procesu. Przykładem takiej optymalizacji może być zaimplementowanie robota śledzącego przesyłki lub monitorującego etapy realizacji zamówienia.
2. Przyjrzyj się procesom zarządzania asortymentem i zapasami
Raport Barometr Retail, dostarczony przez firmę Future Mind głosi, że najwyższy zwrot z inwestycji optymalizacyjnych przedsiębiorcy notują właśnie z ulepszonego zarządzania asortymentem. Kwestie magazynowania, dostaw, uzupełniania zapasów zazwyczaj pozostawiają wiele przestrzeni do optymalizacji. Należy jednak wziąć pod uwagę, że próby cięcia kosztów będą początkowo… generowały nowe koszty. W dłuższej perspektywie jednak pozwolą sporo zaoszczędzić.
3. Negocjuj z dostawcami
Negocjacje to jedna z podstaw prowadzenia biznesu. Umiejętne przeprowadzenie rozmów z dostawcami może skutkować znacznym obniżeniem kosztów. Nawet, jeśli uda się wynegocjować niewielką obniżkę ceny, ta niewielka zmiana przemnożona przez liczbę dostawców zrobi wielką różnicę. Oczywiście nie należy nastawiać się na to, że każdy z dostawców będzie skory do ustępstw – wiele zależy od tego, jak silna jest pozycja Twojej firmy w tej relacji, oraz od indywidualnych ustaleń pomiędzy podmiotami.
4. Skorzystaj z outsourcingu
Nie wszystko w firmie musi odbywać się na miejscu. Korzystanie z usług zewnętrznych firm to norma, a niejednokrotnie może znacząco wpłynąć na koszty. Najmniejsze firmy korzystają z usługi biura księgowego zamiast utrzymywać własny dział księgowości. Podobnie Twoja firma może outsourcować dostawy, produkcję, a nawet rekrutację. Choć zlecanie zadań na zewnątrz kosztuje, finalny bilans może okazać się korzystny.
5. Ogranicz koszty stałe
Wśród przedsiębiorców nie bez powodu dużą popularnością cieszy się leasing i wynajem. Małe i średnie przedsiębiorstwa raczej rzadko miewają potrzebę posiadania samochodów, maszyn i budynków na własność. Korzystanie z wynajmu i leasingu zapewnia firmom elastyczność i możliwość szybkiego dostosowania się do zmieniających się warunków. Świetnie pokazała to pandemia koronawirusa w 2020 roku – biurowce opustoszały, a firmy, które posiadały budynki na własność wciąż musiały utrzymywać nieruchomości.
6. Wprowadź elektroniczny obieg dokumentów
Rezygnacja z tradycyjnej dokumentacji to nie tylko oszczędność papieru i tonerów w drukarkach, ale potężna zmiana organizacyjna. Może ona skutkować m.in. uporządkowaniem dokumentów. W ten sposób pracownicy nie stracą tak wiele czasu na katalogowanie. Przede wszystkim jednak ułatwisz im wyszukiwanie informacji – raz wprowadzony system znacząco przyspieszy pracę z dokumentami firmowymi.
7. Spróbuj ograniczyć zajmowaną powierzchnię biurową
W dobie pracy hybrydowej istotnym trendem stało się ograniczanie powierzchni biurowej. Wiele biur, które wcześniej tętniły życiem, obecnie przyjmuje jedynie część zespołu. Odpowiednia organizacja przestrzeni biurowej (np. ustalenie dni, w które dane zespoły zajmują biuro) pozwoli zrezygnować z części biura, a tym samym wyraźnie zmniejszyć koszty. Różnica będzie szczególnie widoczna w przypadku firm zajmujących kilka kondygnacji w biurowcach. Rezygnacja z jednego lub dwóch pięter to potężna oszczędność dla przedsiębiorstwa.
Jakie korzyści przynosi optymalizacja kosztów w firmie?
Optymalizacja kosztów w firmie – jeżeli zostanie przeprowadzona prawidłowo – poskutkuje oczywiście niższymi kosztami funkcjonowania przedsiębiorstwa. Zaoszczędzone środki można przeznaczyć na bardzo różne cele, a ich skala zależy jedynie od tego, jak efektywna okazała się optymalizacja. O czym warto pomyśleć w pierwszej kolejności?
Zainwestuj w rozwój
Zaoszczędzone środki możesz przeznaczyć na dalszy rozwój firmy. Nowe urządzenia, wymiana komputerów w biurze na bardziej wydajne modele, powiększenie floty pojazdów, modernizacja linii produkcyjnej – możliwości ograniczone są tylko środkami.
Reinwestowanie środków pozyskanych w ramach optymalizacji to działanie obarczone pewnym ryzykiem, ale bez inwestycji w rozwój trudno o konkurencyjność.
Zadbaj o podniesienie kwalifikacji
Jednym z najważniejszych aktywów przedsiębiorstwa są ludzie w nim zatrudnieni. Wykorzystaj środki z optymalizacji kosztów, aby wysłać pracowników na szkolenia i podnieść ich kwalifikacje zawodowe. Tym samym zwiększysz ich efektywność – wartość wysoce wykwalifikowanych pracowników jest nie do przecenienia.
Ma to szczególne znaczenie w dobie sztucznej inteligencji. Choć wiele mówi się o wykorzystaniu rozwiązań AI w przedsiębiorstwach, wciąż brakuje specjalistów, którzy mogą się tym zająć i wykorzystać potężny potencjał drzemiący w modelach językowych.
Zatrudnij nowe osoby
Otwarcie nowego stanowiska to zawsze szansa dla firmy, ale wiąże się to z kosztami – i to coraz wyższymi. Wiele mówi się o tym, że koszty zatrudnienia pracownika rosną wyjątkowo szybko. Wystarczy krótkie porównanie:
- w drugiej połowie 2023 roku minimalna płaca wynosiła 3 600 zł brutto. Przekładało się to na 4 391,28 zł kosztów pracodawcy
- w 2025 roku tzw. “najniższa krajowa” wynosi 4 666 zł, co oznacza, że za każdego pracownika zatrudnionego na umowie o pracę, pracodawca zapłaci 5 621,59 zł. Do kwoty tej nie wliczyliśmy PPK.
W ciągu 1,5 roku koszty zatrudnienia wzrosły o 1230,31 zł. Kwota ta rośnie jeszcze bardziej, gdy pracownik zarabia więcej niż płacę minimalną.
Dzięki prawidłowo przeprowadzonej optymalizacji kosztów nie trzeba będzie szukać dodatkowych środków na powiększenie zespołu o kolejnego specjalistę.
Zainwestuj w reklamę
Reklama w Internecie to podstawa i szansa na zwiększenie obrotów, ale jej uruchomienie również wiąże się z kosztami – nierzadko wysokimi. Dodatkowe złotówki na reklamy mogą – jeżeli zostaną dobrze wydane – zwiększyć widoczność Twojego produktu, usług czy marki.
Stawki za reklamy stale rosną, co sprawia, że dodatkowe środki pochodzące z optymalizacji mogą stanowić potężne wzmocnienie dla marketingu Twojej firmy.
Stwórz poduszkę finansową
Jeżeli Twoja firma jeszcze nie posiada rezerwy środków, warto przewidzieć jej utworzenie w budżecie. Pieniądze, które przyniesie optymalizacja kosztów w firmie, warto spożytkować właśnie na ten cel. Samodzielnie oceń ryzyko, na jakie narażona jest branża, w której funkcjonuje Twoja firma. Pamiętaj jednak, że zawsze może wydarzyć się coś nieprzewidzianego, a odłożenie środków na “czarną godzinę” to często dobry pomysł.
Podsumowanie
Wspomniane wyżej sposoby to jedynie propozycje – praktyczne porady, które możesz wykorzystać, starając się zoptymalizować koszty prowadzenia przedsiębiorstwa. Na koniec chciałbym zostawić Cię z najważniejszą poradą. Proces optymalizacji kosztów w firmie powinien być stały lub co najmniej powtarzany cyklicznie. Warto co jakiś czas analizować finanse. W ten sposób zareagujesz odpowiednio szybko, gdy jakiś obszar funkcjonowania firmy będzie wymagał natychmiastowej optymalizacji.
