Czym jest sprawozdanie finansowe?
Sprawozdanie finansowe jest dokumentem, który przedstawia i opisuje sytuację finansową podmiotu gospodarczego. Jest to zestawienie liczbowe, które musi być przede wszystkim rzetelne, zrozumiałe dla odbiorców i kompletne. Jeżeli składasz roczne sprawozdanie finansowe do Krajowego Rejestru Sądowego, w jego skład wchodzą:
- bilans – stan aktywów i pasywów,
- rachunek zysków i strat – zyski, straty, przychody oraz koszty firmy,
- informacje dodatkowe – np. opis zasad rachunkowości w przedsiębiorstwie,
- rachunek przepływów pieniężnych i zestawienia zmian w kapitale własnym – jeśli sprawozdanie było badane przez biegłego rewidenta.
Kto musi złożyć sprawozdanie finansowe do KRS?
Do KRS, czyli Krajowego Rejestru Sądowego, sprawozdania finansowe składają te podmioty, które znajdują się właśnie w tym spisie (i należą do rejestru przedsiębiorców). Są to zatem głównie spółki handlowe: akcyjne, sp. z o.o., jawne, komandytowe, partnerskie czy komandytowo-akcyjne.
Pamiętaj! Chodzi o te podmioty, które prowadzą działalność gospodarczą. W KRS znajdują się też np. fundacje – jeśli nie prowadzą jednocześnie działalności, nie mają obowiązku wysyłania sprawozdań do KRS. Odstępstwem są samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej (SPZOZ), których nie ma na liście przedsiębiorców, a mimo tego składają sprawozdanie finansowe do KRS.
Czy od tych zasad są jakieś inne wyjątki? Tak! Rocznego sprawozdania finansowego do Krajowego Rejestru Sądowego nie składają wspólnicy spółek partnerskich lub spółek jawnych osób fizycznych, jeżeli:
- dana spółka nie prowadzi ksiąg rachunkowych,
- przychody netto spółki wyniosły poniżej 2 mln euro.
W tym przypadku trzeba jednak złożyć specjalne oświadczenie, o którym przeczytasz dalej.
Jaki jest termin złożenia sprawozdania finansowanego do KRS?
Standardowo zgłoszenie sprawozdania finansowego do KRS powinno mieć miejsce w ciągu 15 dni od momentu zatwierdzenia. Na zatwierdzenie jest z kolei 6 miesięcy od dnia bilansowego (który kończy rok obrotowy).
Co to oznacza w praktyce? W większości przypadków rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, więc dzień bilansowy to 31 grudnia. 6 miesięcy od tego momentu wypada 30 czerwca (do tego dnia trzeba zatwierdzić sprawozdanie). Do KRS trzeba w takim przypadku złożyć dokumenty do 15 lipca.
Ważne!
Termin złożenia sprawozdania finansowego do KRS w 2022 r. (czyli za rok 2021) jest wydłużony o 3 miesiące. Trzeba je zatwierdzić do 30 września.
Co zrobić w sytuacji, gdy nie udało się zatwierdzić sprawozdania w terminie? Również obowiązuje termin 15 lipca (lub w 2022 r. wydłużony). Po prostu po zatwierdzeniu (15 dni od tego momentu) trzeba wysłać sprawozdanie do KRS raz jeszcze, tym razem dołączając dokumenty potwierdzające, że wszystko jest już zatwierdzone.
Jak zrobić elektroniczne sprawozdanie finansowe?
Aktualnie składanie sprawozdania finansowego do KRS jest możliwe tylko przez internet. To oznacza, że plik musi być przygotowany elektronicznie. Nie ma możliwości przekazania dokumentów papierowych. O czym pamiętać w trakcie tworzenia sprawozdania?
Całe sprawozdanie – czyli bilans, rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa – musi być zapisane w konkretnym formacie (XML). W przeciwnym razie system go nie przyjmie. Czym jest plik XML? W skrócie jest po prostu plikiem tekstowym, gdzie dane są uporządkowane i opatrzone znacznikami.
Dokładny format i strukturę pliku XML znajdziesz na stronie https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/aplikacja/ do generowania właśnie takich plików. To bezpłatne narzędzie, dzięki któremu możesz stworzyć prawidłowy dokument, który na pewno zostanie przyjęty przez system KRS. Roczne sprawozdanie finansowe online jest jedyną możliwą opcją, dlatego musi być wykonane poprawnie.
Kto musi podpisać elektroniczne sprawozdanie finansowe?
Aby sprawozdanie finansowe KRS online było ważne, musi zostać podpisane. W jaki sposób? Plik podpisuje się podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym.
Kto musi to zrobić? Sprawozdania finansowe (oraz inne dokumenty) podpisują:
- osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych,
- kierownik jednostki, a w przypadku wieloosobowego kierownictwa – wszyscy członkowie tego organu albo jeden z członków zarządu (jeśli reszta złoży oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymagania z ustawy).
Co musi zawierać dokumentacja składana do KRS?
Tak naprawdę do KRS składa się nie tylko sprawozdanie finansowe – czyli dokument z bilansem, rachunkiem zysków i strat itp. Zanim dołączysz dokumenty, sprawdź, jaka dokładnie lista obowiązuje w konkretnym przypadku. Do sprawozdania rocznego jednostki dołączane są dodatkowo:
- sprawozdanie z działalności oraz płatności na rzecz administracji publicznej,
- uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego do KRS oraz o podziale zysku bądź pokryciu straty,
- opinia biegłego rewidenta z badania sprawozdania finansowego.
Każdy z dokumentów finansowych powinien być oddzielnym plikiem w odpowiednim formacie – zgodnie z wytycznymi.
Już wiesz, że dokument główny – czyli sprawozdanie finansowe – powinien mieć format XML. Niemal wszystkie inne również muszą być elektroniczne, ale w ich przypadku nie ma narzuconego formatu.
Przez dokument elektroniczny rozumie się taki, który może odczytać program komputerowy: pliki mogą być graficzne, tekstowe albo mieszane. Dodatkowo niezbędne jest, by również były podpisane w odpowiedni sposób. Wyjątkiem są uchwały, które można dołączyć w formie skanu.
Czy składanie sprawozdania finansowego do KRS jest płatne?
Co do zasady składanie sprawozdania finansowego do KRS jest bezpłatne – gdy składa się je do Repozytorium Dokumentów Finansowych i gdy zrobi to określona osoba. Jaka? Nic nie płacisz, jeśli sprawozdanie składa osoba, której numer PESEL został ujawniony w KRS.
Jeśli numeru PESEL danej osoby tam nie ma – np. dlatego, że jest pełnomocnikiem, syndykiem lub osobą bez PESEL-u – opłata wynosi 140 zł. Wówczas sprawozdanie składasz w systemie S24.
Jak wysłać sprawozdanie finansowe do KRS?
Złożenie dokumentacji jest proste – system przeprowadzi Cię krok po kroku. Jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS?
- Załóż konto w portalu eKRS – bez względu na to, czy Twoje zgłoszenie będzie bezpłatne (do Repozytorium Dokumentów Finansowych) czy płatne (do S24). Już na tym etapie niezbędny jest profil zaufany albo kwalifikowany podpis elektroniczny.
- Wyszukaj podmiot po numerze KRS – system wskaże, czy istnieją osoby z ujawnionym numerem PESEL, które mogą bezpłatnie złożyć dokumenty.
- Dołącz dokumenty – wskaż, za jaki okres jest składane sprawozdanie (najczęściej roczne) i dodaj wszystkie niezbędne w Twoim przypadku dokumenty (każdy w osobnym pliku). Wielkość maksymalna jednego pliku to 5 MB, a wszystkich razem – 35 MB.
- Złóż oświadczenie – w którym potwierdzasz, że konkretne dokumenty są podpisane przez odpowiednie osoby (albo wskazujesz, dlaczego nie są).
- Zweryfikuj i podpisz zgłoszenie – sprawdź, czy wszystko jest wypełnione poprawnie, a następnie podpisz profilem zaufanym albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Możesz też przekazać innej osobie do podpisu. Następnie wystarczy kliknąć przycisk „Wyślij zgłoszenie do repozytorium”.
Kiedy i jak złożyć oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego?
Jeśli należysz do tej grupy, która nie musi wysyłać sprawozdania finansowego – również obowiązuje Cię konkretne oświadczenie.
Termin złożenia oświadczenia o braku obowiązku sporządzania rocznego sprawozdania finansowego wynosi 6 miesięcy od dnia, który kończył rok obrotowy. Jeśli pokrywa się z kalendarzowym – ostatnim terminem jest 30 czerwca.
Jak złożyć takie oświadczenie? Wejdź na stronę eKRS, załóż konto i zaloguj się, a następnie postępuj zgodnie z podpowiedziami systemu. Wybierz opcję: „Informacja o braku obowiązku sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego”. W tym przypadku nie ma potrzeby załączania dokumentów. Potem wystarczy podpisać się podpisem kwalifikowanym lub przez profil zaufany.
Jak pobrać sprawozdania finansowe KRS? Przeglądanie online
Po złożeniu sprawozdania online dokumenty są automatycznie weryfikowane. Sprawdza się, czy wszystko jest kompletne i w prawidłowym formacie. Jeżeli weryfikacja się powiedzie, otrzymasz powiadomienie, że:
- zgłoszenie zostało zarejestrowane,
- dokumenty zostały umieszczone w Repozytorium Dokumentów Finansowych,
- w Krajowym Rejestrze Sądowym pojawiła się odpowiednia wzmianka.
Jeśli wrzucono do KRS sprawozdanie finansowe, wgląd jest możliwy w specjalnej bazie internetowej: https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/pd/search_df. Wystarczy podać numer KRS, by przejrzeć przesłane dokumenty.
Jeśli nie złożysz sprawozdania w terminie, grożą Ci kary – łącznie z wykreśleniem spółki z KRS, grzywną, a nawet pozbawieniem wolności. Dzięki systemowi online złożenie dokumentacji w KRS jest stosunkowo proste. Warto więc zrobić to jak najszybciej, zamiast czekać na ostatnią chwilę!
