Koszt zatrudnienia pracownika na umowę o pracę
Bez wątpienia jest to najbardziej wymagający finansowo sposób nawiązania współpracy. Jednocześnie jest to forma, która w najlepszy sposób zabezpiecza interesy zarówno pracownika, jak i pracodawcy. Chroni np. przed rozwiązaniem umowy z dnia na dzień.
Ważne!
Tak naprawdę zgodnie z Kodeksem Pracy pracownikiem i pracodawcą nazywa się podmioty, które podpisały umowę o pracę. W przypadku umów cywilnoprawnych (o dzieło, zlecenie itp.) nie zachodzi stosunek pracy, a wszystkie kwestie reguluje Kodeks Cywilny. Potocznie o pracowniku i pracodawcy mówi się jednak bez względu na rodzaj umowy.
Z czego składa się wynagrodzenie, jaki jest jego całkowity koszt i na co jeszcze zwrócić uwagę? Podpowiadamy!
Z czego składa się wynagrodzenie pracownika?
Zgodnie z Art. 78. § 1. Kodeksu Pracy: Wynagrodzenie za pracę powinno być tak ustalone, aby odpowiadało w szczególności rodzajowi wykonywanej pracy i kwalifikacjom wymaganym przy jej wykonywaniu, a także uwzględniało ilość i jakość świadczonej pracy.
Wynagrodzenie składa się z:
- elementów stałych, takich jak wynagrodzenie zasadnicze miesięczne,
- elementów zmiennych, takich jak premia czy prowizja.
Z czego składa się wynagrodzenie pracownika?
Koszt zatrudnienia pracownika to nie tylko wynagrodzenie brutto zapisane w umowie o pracę. Jako pracodawca masz obowiązek opłacać również inne składki ZUS. To oznacza, że na całkowity koszt wynagrodzenia składają się: kwota brutto + składki ZUS finansowane przez pracodawcę.
Wysokość zależy od ustalonego wynagrodzenia. Podatki i składki obliczane są procentowo. Składki ZUS obciążające pracodawcę to:
- ubezpieczenie emerytalne: 9,76%,
- ubezpieczenie rentowe: 6,50%,
- Fundusz Pracy (FP): 2,45%,
- ubezpieczenie wypadkowe: od 0,67% do 3,33%,
- Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP): 0,1%.
Jak obliczyć koszty zatrudnienia pracownika?
Biorąc pod uwagę wysokość minimalnego wynagrodzenia w 2023 r., czyli 3600 zł brutto (bierzemy pod uwagę kwotę obowiązującą od lipca 2023 r.), koszt pracodawcy w sumie wyniesie 4391,28 zł. Pracownik „na rękę” otrzyma natomiast 2 715,94 zł. Skąd biorą się te kwoty? Oto składowe kosztów pracodawcy! Wartości procentowe w nawiasach odpowiadają temu, jaki procent z wynagrodzenia brutto należy przeznaczyć na daną składkę:
- wynagrodzenie brutto – 3 600 zł,
- składka emerytalna – 351,36 zł (9,76%),
- składka rentowa – 234 zł (6,5%),
- składka wypadkowa – 60,12 zł (1,76%),
- składka na Fundusz Pracy – 88,20 zł (2,45%),
- składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – 3,60 zł (0,1%),
- wpłata podstawowa na Pracownicze Plany Kapitałowe – 54 zł (1,5%).
Łączna kwota, jaką pracodawca “dopłaca” do wynagrodzenia brutto pracownika zatrudnionego na najniższą krajową, wynosi więc 791,28 zł. Łatwo obliczyć, że wszystkie składki i wpłaty kosztują pracodawcę dodatkowe 21,98% z wynagrodzenia brutto.
Ważne!
Nie wszyscy pracownicy korzystają z Pracowniczych Planów Kapitałowych. Jeżeli pracownik zrezygnował z uczestnictwa w PPK, pracodawca nie uiszcza opłaty podstawowej. Jeżeli jednak pracownik jest zapisany w PPK, pracodawca ma obowiązek opłacać składkę w wysokości 1,5% wynagrodzenia brutto.
Inne koszty związane z zatrudnieniem pracownika
Zatrudniając nową osobę na podstawie umowy o pracę, pamiętaj też o innych wydatkach. Chodzi np. o zapewnienie badań lekarskich, szkoleń BHP czy wynagrodzenia chorobowego przez konkretny okres. Inaczej sprawa wygląda w przypadku umów cywilnoprawnych, gdzie koszty pracodawcy są niższe. Prawo określa m.in., że musisz:
- zapewnić pracownikom dostęp do regularnych szkoleń BHP,
- prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą przez 10 lat,
- wysyłać pracowników na badania lekarskie (wstępne, okresowe, kontrolne),
- opłacić wynagrodzenie chorobowe przez pierwsze 33 lub 14 dni nieobecności (zależnie od wieku),
- gwarantować płatny urlop (20 lub 26 dni) i rekompensować nadgodziny,
- dostarczyć środki ochrony indywidualnej, a w razie potrzeby ubrania i obuwie robocze.
To wszystko stanowi dodatkowe koszty związane z zatrudnieniem pracownika, które ponosisz jako pracodawca. Warto o nich pamiętać!
Koszt zatrudnienia pracownika na umowę zlecenie
W przypadku umowy zlecenia całkowite koszty zatrudnienia pracownika zależą od kilku czynników. Najważniejszym z nich jest to, czy dana osoba ma inny tytuł do ubezpieczeń społecznych.
W praktyce musisz więc wiedzieć, czy pracuje gdzieś indziej (również na umowę zlecenia), prowadzi działalność gospodarczą, jest studentem, pobiera zasiłek macierzyński itp.
Jaki jest koszt pracodawcy przy zatrudnieniu pracownika na umowę zlecenie?
Umowa zlecenie z osobą, dla której to jedyne źródło dochodu
Jeżeli zawierasz umowę zlecenie z osobą, która nigdzie nie pracuje, nie ma swojej firmy itp. – taka umowa jest w pełni oskładkowana. To oznacza, że oprócz kwoty brutto masz obowiązek opłacać składki na ubezpieczenia społeczne, FP i FGŚP. Całkowity koszt zatrudnienia pracownika jest więc taki, jak w przypadku umowy o pracę.
Pamiętaj!
Tak samo sytuacja wygląda w momencie, gdy zawierasz umowę zlecenie z osobą, która pracuje dla Ciebie na podstawie umowy o pracę. Również taka umowa jest w pełni oskładkowana.
Umowa zlecenie ze studentem poniżej 26. roku życia
Jeżeli zatrudniasz ucznia lub studenta, płacisz tylko kwotę brutto. Umowy zlecenie z uczniami i studentami nie są oskładkowane. Nie dopłacasz więc żadnych kwot na ubezpieczenie społeczne, FP i FGŚP.
Umowa zlecenie z osobą, która pracuje w innym miejscu
Chcesz nawiązać umowę z kimś, kto już gdzieś pracuje – na umowę o pracę lub zlecenie? Jeśli uzyskuje minimalne wynagrodzenie miesięczne (3 600 zł brutto) lub wyższe, również nie płacisz składek ZUS. Wówczas opłacasz tylko kwotę brutto.
Pamiętaj!
W przypadku umowy zlecenia minimalne wynagrodzenie w 2023 r. wynosi 23,50 zł brutto za godzinę (od lipca 2023 r.).
Koszt zatrudnienia pracownika na umowę o dzieło
Umowa o dzieło nie jest oskładkowana. Nie odprowadzasz od niej żadnych składek ZUS. Twój koszt to jedynie kwota brutto.
Uwaga!
Od tej zasady są dwa wyjątki. Jeśli zawierasz umowę o dzieło z własnym pracownikiem (czyli osobą zatrudnioną na umowę o pracę) lub Twój pracownik zawiera ją z kimś innym, ale wykonuje dzieło na Twoją rzecz – od umowy o dzieło odprowadza się składki na ubezpieczenie społeczne.
Koszt zatrudnienia pracownika B2B
Umowa B2B – czyli business to business – jest zawierana między dwiema firmami. Mogą to być spółki lub jednoosobowe działalności gospodarcze. To nie ma znaczenia. W tym przypadku obie strony umawiają się na dowolne warunki, oczywiście zgodne z prawem i zasadami współżycia społecznego.
Często ten typ nazywany jest samozatrudnieniem. Wiele osób świadczy bowiem usługi na rzecz jednego podmiotu. Nie jest to jednak stosunek pracy.
Jaki jest w tym przypadku koszt pracodawcy – a tak naprawdę firmy, na której rzecz są świadczone usługi?
PRZYKŁAD
W przypadku umowy B2B, umawiasz się z wykonawcą na 10 000 zł brutto. To całkowity koszt, który ponosisz. Podatek dochodowy, składki ZUS i wszystkie inne koszty są po stronie firmy, która wykonuje usługi. Na koniec okresu rozliczeniowego, na jaki się umówiliście, wykonawca wystawia fakturę Twojej firmie, a Ty ją po prostu opłacasz.
W umowie B2B możesz uwzględnić dodatkowe zapisy, takie jak na przykład benefity (usługi medyczne, prywatne ubezpieczenie, lekcje języka czy szkolenia). Jeśli się na to zdecydujesz, Twoja firma musi liczyć się z dodatkowymi kosztami.
Czy jest możliwe odliczenie kosztów zatrudnienia pracownika?
Tak – wynagrodzenie pracownika należy do kosztów uzyskania przychodu (KUP). Co jeszcze należy do KUP, jeśli zatrudniasz pracowników? Zgodnie z prawem możesz odliczyć takie wydatki jak:
- wszystkie części wynagrodzenia pracownika, w tym za pracę w godzinach nadliczbowych, premie, nagrody itp.,
- obowiązkowe badania lekarskie czy szkolenia BHP,
- imprezy okolicznościowe i integracyjne,
- podróże służbowe, w tym koszty eksploatacyjne samochodu,
- dokształcanie i szkolenie pracowników.
Tego typu wydatki są uznawane za koszty uzyskania przychodu w miesiącu, w którym zostały faktycznie poniesione (opłacone).
B2B – czyli business to business – jest zawierana między dwiema firmami. Mogą to być spółki lub jednoosobowe działalności gospodarcze. To nie ma znaczenia. W tym przypadku obie strony umawiają się na dowolne warunki, oczywiście zgodne z prawem i zasadami współżycia społecznego.
Jaki typ umowy z pracownikiem wybrać?
To, jaki jest koszt pracodawcy przy zatrudnieniu pracownika, zależy przede wszystkim od rodzaju zawartej umowy. Najniższe koszty dodatkowe (związane ze składkami) poniesiesz w przypadku umów B2B oraz o dzieło.
Jaki typ wybrać? Wszystko zależy od:
- rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej,
- charakteru wykonywanej pracy.
Jeśli potrzebujesz tylko chwilowej pomocy lub wsparcia przy konkretnym projekcie – sprawdzą się umowa zlecenia lub o dzieło. Jeżeli z kolei praca ma charakter ciągły, najlepszym rozwiązaniem będzie umowa o pracę.
Pamiętaj, że jeśli wybierzesz nieprawidłowy rodzaj umowy, narażasz się na inspekcję Państwowej Inspekcji Pracy oraz ZUS-u.
Podane wyliczenia i kwoty pełnią jedynie funkcję informacyjną i dotyczą standardowego przypadku zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. W przypadku indywidualnej sytuacji mogą ulec zmianie.
