Koszt zatrudnienia pracownika na umowę o pracę
Bez wątpienia jest to najbardziej wymagający finansowo sposób nawiązania współpracy. Jednocześnie jest to forma, która najlepiej zabezpiecza interesy zarówno pracownika, jak i pracodawcy. Chroni np. przed rozwiązaniem umowy z dnia na dzień.
Ważne!
Tak naprawdę zgodnie z Kodeksem Pracy pracownikiem i pracodawcą nazywa się podmioty, które podpisały umowę o pracę. W przypadku umów cywilnoprawnych (o dzieło, zlecenie itp.) nie zachodzi stosunek pracy, a wszystkie kwestie reguluje Kodeks Cywilny. Potocznie o pracowniku i pracodawcy mówi się jednak bez względu na rodzaj umowy.
Z czego składa się wynagrodzenie, jaki jest jego całkowity koszt i na co jeszcze zwrócić uwagę? Podpowiadamy!
Z czego składa się wynagrodzenie pracownika?
Zgodnie z Art. 78. § 1. Kodeksu Pracy: Wynagrodzenie za pracę powinno być tak ustalone, aby odpowiadało w szczególności rodzajowi wykonywanej pracy i kwalifikacjom wymaganym przy jej wykonywaniu, a także uwzględniało ilość i jakość świadczonej pracy.
Wynagrodzenie pracownika składa się z:
- elementów stałych, takich jak wynagrodzenie zasadnicze miesięczne (kwota brutto wpisana na umowie)
- elementów zmiennych, takich jak premia, prowizja, dodatek stażowy lub funkcyjny, dodatek za pracę w godzinach nocnych, odprawy, nagrody jubileuszowe itp.
Samo wynagrodzenie dla pracownika również składa się z wielu elementów. Należą do nich:
- zaliczka na podatek dochodowy (12% lub 32%),
- składka emerytalna (9,76%),
- składka rentowa (1,5%),
- składka chorobowa (2,45%),
- składka zdrowotna (9%).
Powyższe stawki dotyczą składek, których koszt pokrywa pracownik. Do listy należy także dodać wpłaty na PKK – o ile pracownik nie zrezygnował z przystępowania do programu. W takiej sytuacji pracownik odprowadza kolejne 2% z kwoty brutto, może także zdecydować się na powiększenie wpłat – aż do pułapu 4% (2% wpłaty obowiązkowej plus maksymalnie 2% wpłaty dodatkowej). W przypadku, gdy wynagrodzenie pracownika wynosi nie więcej, niż 120% płacy minimalnej, pracownik ten może stawkę wpłat podstawowych do PPK, nawet do poziomu 0,5%.
Dopiero po potrąceniu tych wszystkich składników, otrzymujemy kwotę netto, czyli pieniądze, które pracownik otrzyma na swoje konto.
Jakie są pełne koszty zatrudnienia pracownika na etacie?
Koszt zatrudnienia pracownika to jednak znacznie więcej niż samo wynagrodzenie brutto zapisane w umowie o pracę. Jako pracodawca masz obowiązek opłacać również inne składki ZUS. To oznacza, że na całkowity koszt wynagrodzenia składają się: kwota brutto + składki finansowane przez pracodawcę.
Wysokość zależy od ustalonego wynagrodzenia. Podatki i składki obliczane są procentowo. Składki ZUS obciążające pracodawcę to:
- ubezpieczenie emerytalne: 9,76%,
- ubezpieczenie rentowe: 6,50%,
- Fundusz Pracy (FP): 2,45%,
- ubezpieczenie wypadkowe: od 0,67% do 3,33%,
- Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP): 0,1%.
Suma wszystkich składek ZUS, które pracodawca ma obowiązek opłacać, mieści się w przedziale od 19,48% do 22,14% wynagrodzenia.
Ważne!
Nie zawsze opłacanie FP oraz FGŚP jest konieczne. Na liście wyjątków znajdziemy między innymi kobiety, które ukończyły 55. rok życia oraz mężczyzn, którzy ukończyli 60 lat – za tych pracowników nie trzeba opłacać składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych już w miesiącu następującym po miesiącu urodzin.
W przypadku osób, które przebywały na urlopie macierzyńskim, rodzicielskim lub wychowawczym, obowiązek opłacania składek na FP i FGŚP przez pracodawcę jest wstrzymany na okres 36 miesięcy, licząc od pierwszego miesiąca po powrocie z urlopu.
Jeżeli pracownik ukończył 50. rok życia i został zatrudniony, będąc wcześniej zarejestrowany w systemie ewidencji osób bezrobotnych powiatowego urzędu pracy przez minimum 30 dni, pracodawca nie musi opłacać FP i FGŚP przez okres 12 miesięcy, licząc od pierwszego miesiąca po miesiącu, w którym zawarto umowę o pracę.
Podobnie będzie w przypadku pracowników, którzy nie ukończyli 30. roku życia. Pracodawca również jest zwolniony z odprowadzania składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych przez 12 miesięcy.
Na liście wyjątków znajdują się także zleceniobiorcy – pracodawca nie musi opłacać za nich Funduszu Pracy (Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych pozostaje jego obowiązkiem). Ten warunek spełniony jest jednak tylko w sytuacji, gdy przedsiębiorca nie zatrudnia ani jednej osoby w oparciu o umowę o pracę.
Podobnie jest z osobami, które zarabiają poniżej minimalnej krajowej (po zsumowaniu wynagrodzeń pochodzących ze wszystkich źródeł) – pracodawca nie musi w takiej sytuacji opłacać składki na Fundusz Pracy.
Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK)
Powyższa lista nie obejmuje kwestii Pracowniczych Planów Kapitałowych. Choć przystąpienie do nich jest dla większości pracowników dobrowolne (ściślej rzecz ujmując: przystąpienie jest automatyczne, ale pracownik może bez konsekwencji zrezygnować z członkostwa w PPK), pracodawca nie ma takiego wyboru. Do PPK automatycznie zapisywani są pracownicy w wieku 18-55 lat.
Jeżeli pracownik korzysta z planów, odprowadzając na swoje konto w PPK 2% wynagrodzenia, jego zakład pracy zobowiązany jest do wpłacania dodatkowo co najmniej 1,5% wynagrodzenia pracownika na poczet PPK. Stawkę tę można zwiększyć – maksymalnie o 2,5%, co daje łącznie koszty w wysokości 4%. Jest to jednak całkowicie dobrowolne.
Ważne!
W 2026 roku (najpóźniej do grudnia) odbędzie się tzw. Przegląd PPK. To realizacja zapisanego w ustawie o PPK obowiązku. I choć w mediach pojawia się mnóstwo spekulacji dotyczących tego, co może zmienić Przegląd, w rzeczywistości nie musi się zmienić nic (tak było w 2022 roku, przy okazji poprzedniego Przeglądu).
Wszelkie ewentualne zmiany będą jednak musiały przejść przez zwykłą ścieżkę, w tym nowelizację ustawy – nie grozi nam więc nagłe zamknięcie programu czy wprowadzenie radykalnych zmian z dnia na dzień.
Jak obliczyć koszty zatrudnienia pracownika?
Biorąc pod uwagę wysokość minimalnego wynagrodzenia w 2026 r., czyli 4 806 zł brutto (bierzemy pod uwagę kwotę obowiązującą od 1 stycznia 2026 r.), koszt pracodawcy w sumie wyniesie 5 862,37 zł. Pracownik „na rękę” otrzyma natomiast 3 501,73 zł. Skąd biorą się te kwoty? Oto składowe kosztów pracodawcy! Wartości procentowe w nawiasach odpowiadają temu, jaki procent z wynagrodzenia brutto należy przeznaczyć na daną składkę:
- wynagrodzenie brutto – 4 806 zł,
- składka emerytalna – 469,07 zł (9,76%),
- składka rentowa – 312,39 zł (6,5%),
- składka wypadkowa – 80,26 zł (1,76%),
- składka na Fundusz Pracy – 117,75 zł (2,45%),
- składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – 4,81 zł (0,1%).
Całkowity koszt zatrudnienia na umowę o pracę w pełnym wymiarze godzin pracownika, któremu pracodawca płaci minimalną pensję, wynosi więc 5 790,28 zł – i to przed doliczeniem wpłaty podstawowej na Pracownicze Plany Kapitałowe.
Jeżeli pracownik jest uczestnikiem PPK, pracodawca dopłaca co miesiąc 72,09 zł, a całkowity koszt zatrudnienia rośnie do kwoty 5 862,37 zł.
Różnica pomiędzy całkowitym kosztem zatrudnienia w 2026 w porównaniu do ubiegłego roku nie wydaje się duża – wynosi 168,68 zł przed uwzględnieniem PPK i 240,77 zł. To jednak znaczący wzrost obciążeń dla pracodawców, którzy oferują swoim pracownikom więcej niż minimalną krajową i zatrudniają dużą liczbę osób.
Łączna kwota, jaką pracodawca “dopłaca” do wynagrodzenia brutto pracownika zatrudnionego na najniższą krajową, to 1 056,37 zł. Łatwo obliczyć, że wszystkie składki i wpłaty kosztują pracodawcę dodatkowe 21,98% z wynagrodzenia brutto.
Inne koszty związane z zatrudnieniem pracownika
Zatrudniając nową osobę na podstawie umowy o pracę, pamiętaj też o innych wydatkach. Chodzi np. o zapewnienie badań lekarskich, szkoleń BHP czy wynagrodzenia chorobowego przez konkretny okres. Inaczej sprawa wygląda w przypadku umów cywilnoprawnych, gdzie koszty pracodawcy są niższe. Prawo określa m.in., że musisz:
- zapewnić pracownikom dostęp do regularnych szkoleń BHP,
- prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą przez 10 lat,
- wysyłać pracowników na badania lekarskie (wstępne, okresowe, kontrolne),
- opłacić wynagrodzenie chorobowe przez pierwsze 33 lub 14 dni nieobecności (zależnie od wieku),
- gwarantować płatny urlop (20 lub 26 dni) i rekompensować nadgodziny,
- dostarczyć środki ochrony indywidualnej, a w razie potrzeby ubrania i obuwie robocze,
- zapewnić odpowiednio wyposażone stanowisko pracy.
To wszystko stanowi dodatkowe koszty związane z zatrudnieniem pracownika, które ponosisz jako pracodawca. Do listy możesz także dopisać podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników Twojej firmy. Choć nie jest to wymagane prawnie, stanowi ważną inwestycję w działalność przedsiębiorstwa. W pewnych okolicznościach możesz też stanąć przed potrzebą uzyskania i opłacenia pozwolenia na wykonywanie pracy dla pracowników z zagranicy. Warto pamiętać o wszystkich wymienionych opcjach, nawet jeśli chwilowo wydaje się, że Cię one nie dotyczą!
Całkowity koszt zatrudnienia pracownika na UoP – przykładowe obliczenia
Skoro dysponujemy już obliczeniami dla najniższej krajowej, w przykładzie przyjmiemy inne założenia. W naszym przykładzie:
- pracownik – pan Krystian – jest zatrudniony na umowie o pracę,
- ukończył już 26. rok życia (nie jest więc zwolniony z podatku PIT),
- nie zrezygnował z uczestnictwa w Pracowniczych Planach Kapitałowych,
- pracuje poza miejscem zamieszkania,
- jego wynagrodzenie brutto wynosi 7 000 zł.
Wynagrodzenie netto (na rękę) dla pana Krystiana wyniesie 4 955,67 zł. W kosztach pracownika znajdzie się miejsce na:
- ubezpieczenie emerytalne w kwocie 683,20 zł,
- ubezpieczenie rentowe w kwocie 105,00 zł,
- ubezpieczenie chorobowe w kwocie 171,50 zł,
- ubezpieczenie zdrowotne w kwocie 543,63 zł,
- zaliczka na PIT w kwocie 401,00 zł,
- składka PPK (2%) w kwocie 140,00 zł.
Ważne!
Pan Krystian może dobrowolnie zwiększyć kwotę wpłat na Pracownicze Plany Kapitałowe do maksymalnie 4% (2% składki podstawowej i 2% składki dobrowolnej). Nie wpłynie to jednak na koszty pracodawcy.
Do uzyskanej w ten sposób kwoty brutto – wynoszącej, przypomnijmy, 7 000 zł – dochodzą koszty pracodawcy, na które składają się:
- ubezpieczenie emerytalne w kwocie 683,20 zł,
- ubezpieczenie rentowe w kwocie 455,00 zł,
- ubezpieczenie wypadkowe w kwocie 116,90 zł,
- Fundusz Pracy w kwocie 171,50 zł,
- Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych w kwocie 7,00 zł,
- Składka PPK pracodawcy (1,5%) w kwocie 105,00 zł.
Ważne!
Pracodawca może dobrowolnie zwiększyć wpłatę na PPK do maksymalnie 4,5% (1,5% składki podstawowej i do 2,5% składki dobrowolnej).
Łączny koszt zatrudnienia pana Krystiana wynosi więc 8 538,60 zł, z czego 4955,67 zł trafi bezpośrednio do pracownika.
Koszt zatrudnienia pracownika na umowę zlecenie
W przypadku umowy zlecenia całkowite koszty zatrudnienia pracownika zależą od kilku czynników. Najważniejszym z nich jest to, czy dana osoba ma inny tytuł do ubezpieczeń społecznych.
W praktyce musisz więc wiedzieć, czy zatrudniony na umowę zlecenie pracownik pracuje także gdzieś indziej (również na umowę zlecenie), prowadzi działalność gospodarczą, jest studentem, pobiera zasiłek macierzyński itp.
Jaki jest koszt pracodawcy przy zatrudnieniu pracownika na umowę zlecenie?
Umowa zlecenie z osobą, dla której to jedyne źródło dochodu
Jeżeli zawierasz umowę zlecenie z osobą, która nigdzie nie pracuje, nie ma swojej firmy itp. – taka umowa jest w pełni oskładkowana. To oznacza, że oprócz kwoty brutto masz obowiązek opłacać składki na ubezpieczenia społeczne: emerytalne, rentowe, wypadkowe, chorobowe (dobrowolne) i zdrowotne, a także składki na FP i FGŚP. Całkowity koszt zatrudnienia pracownika jest więc taki, jak w przypadku umowy o pracę (chyba że zleceniobiorca rezygnuje z opłacania składki zdrowotnej).
Pamiętaj!
Tak samo sytuacja wygląda w momencie, gdy zawierasz umowę zlecenie z osobą, która pracuje dla Ciebie na podstawie umowy o pracę. Również taka umowa jest w pełni oskładkowana.
Umowa zlecenie ze studentem poniżej 26. roku życia
Jeżeli zatrudniasz ucznia lub studenta, płacisz tylko kwotę brutto. Umowy zlecenie z uczniami i studentami nie są oskładkowane. Nie dopłacasz więc żadnych kwot na ubezpieczenie społeczne, FP i FGŚP.
Umowa zlecenie z osobą, która pracuje w innym miejscu
Chcesz nawiązać umowę z kimś, kto już gdzieś pracuje – na umowę o pracę lub zlecenie? Jeśli w innym miejscu pracy uzyskuje minimalne wynagrodzenie miesięczne (4 806 zł brutto) lub wyższe, również nie płacisz składek ZUS. Wówczas opłacasz tylko kwotę wynagrodzenia brutto.
Pamiętaj!
W przypadku umowy zlecenia minimalne wynagrodzenie w 2026 r. wynosi 31,40 zł brutto za godzinę (od 1 stycznia 2026 r.).
Koszt zatrudnienia pracownika na umowę o dzieło
Umowa o dzieło nie jest oskładkowana. Nie odprowadzasz od niej żadnych składek ZUS. Twój koszt to jedynie kwota brutto.
Uwaga!
Od tej zasady istnieją są dwa wyjątki. Składki na ubezpieczenie społeczne odprowadza się w sytuacji, w której:
- zawierasz umowę o dzieło z własnym pracownikiem (czyli osobą zatrudnioną na umowę o pracę w Twoim zakładzie pracy),
- Twój pracownik zawiera ją z innym podmiotem, ale wykonuje dzieło na Twoją rzecz.
Koszt zatrudnienia pracownika B2B
Umowa B2B – czyli business to business – jest zawierana między dwiema firmami. Mogą to być spółki lub jednoosobowe działalności gospodarcze. To nie ma znaczenia. W tym przypadku obie strony umawiają się na dowolne warunki, oczywiście zgodne z prawem i zasadami współżycia społecznego.
Często ten typ nazywany jest samozatrudnieniem. Wiele osób świadczy bowiem usługi na rzecz jednego podmiotu. Nie jest to jednak stosunek pracy.
Jaki jest w tym przypadku koszt pracodawcy – a tak naprawdę firmy, na której rzecz są świadczone usługi?
PRZYKŁAD
W przypadku umowy B2B, umawiasz się z wykonawcą na 10 000 zł brutto. To całkowity koszt, który ponosisz. Podatek dochodowy, składki ZUS i wszystkie inne koszty są po stronie firmy, która wykonuje usługi. Na koniec okresu rozliczeniowego, na jaki się umówiliście, wykonawca wystawia fakturę Twojej firmie, a Ty ją po prostu opłacasz.
W umowie B2B możesz uwzględnić dodatkowe zapisy, takie jak na przykład benefity (usługi medyczne, prywatne ubezpieczenie, lekcje języka czy szkolenia). Jeśli się na to zdecydujesz, Twoja firma musi liczyć się z dodatkowymi kosztami.
Współpraca B2B a prawo pracy
Czym innym jest współpraca na zasadach B2B, gdy firma świadczy usługi na rzecz drugiej firmy, a czym innym tzw. „zatrudnienie na B2B”. To drugie to praktyka tyleż powszechna, co nielegalna.
W ostatnich latach forma ta zyskała na popularności – zwłaszcza w branży IT przedsiębiorcy chętnie „zatrudniają” jednoosobowe firmy, oczekując od nich dyspozycyjności w określonych dniach i godzinach, zależności od kierownika, ze stałym miesięcznym wynagrodzeniem i kilkoma innymi oczekiwaniami, typowymi dla… stosunku pracy. Prawo w takich sytuacjach mówi jasno: gdy zachodzi stosunek pracy, należy pracownika zatrudnić, a nie udawać, że korzysta się z usług firmy.
Do tej pory litera prawa mówiła jedno, ale praktyka wyglądała zupełnie inaczej. Państwowa Inspekcja Pracy od stycznia 2026 roku ma jednak szereg nowych uprawnień. Najważniejszym z nich jest możliwość podjęcia decyzji o zaistniałym stosunku pracy – bez sądu, a jedynie na podstawie decyzji administracyjnej. Oznacza to, że kontrola PIP może poskutkować przekwalifikowaniem umowy B2B – na przykład na umowę o pracę.
Inspektorzy PIP zwracają szczególną uwagę na to, czy podmiot świadczący usługi na rzecz firmy (w domyśle: jednoosobowa działalność gospodarcza):
- świadczy usługi w stałych godzinach,
- otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie,
- odpowiada przed kierownikiem i przyjmuje od niego polecenia,
- jest objęta obowiązkiem raportowania pracy,
- ma obowiązek przestrzegania procedur pracowniczych,
- korzysta z urlopów w firmie i musi o nie wnioskować.
Jeżeli powyższe kryteria zostaną spełnione (nawet częściowo) PIP może ocenić taką sytuację jako stosunek pracy – na podstawie tej oceny zostanie wydana decyzja administracyjna, której skutki odczuje głównie przedsiębiorca.
Od decyzji PIP można się, rzecz jasna, odwołać. Jest to jednak proces długotrwały i złożony.
Czy jest możliwe odliczenie kosztów zatrudnienia pracownika?
Tak – wynagrodzenie pracownika należy do kosztów uzyskania przychodu (KUP). Co jeszcze należy do KUP, jeśli zatrudniasz pracowników? Zgodnie z prawem możesz odliczyć takie wydatki jak:
- wszystkie części wynagrodzenia pracownika, w tym za pracę w godzinach nadliczbowych, premie, nagrody itp.,
- obowiązkowe badania lekarskie czy szkolenia BHP,
- imprezy okolicznościowe i integracyjne,
- podróże służbowe, w tym koszty eksploatacyjne samochodu,
- dokształcanie i szkolenie pracowników.
Tego typu wydatki są uznawane za koszty uzyskania przychodu w miesiącu, w którym zostały faktycznie poniesione (opłacone).
B2B – czyli business to business – jest zawierana między dwiema firmami. Mogą to być spółki lub jednoosobowe działalności gospodarcze. To nie ma znaczenia. W tym przypadku obie strony umawiają się na dowolne warunki, oczywiście zgodne z prawem i zasadami współżycia społecznego.
Jaki rodzaj umowy z pracownikiem wybrać?
To, jaki jest koszt pracodawcy przy zatrudnieniu pracownika, zależy przede wszystkim od rodzaju zawartej umowy. Najniższe koszty dodatkowe (związane ze składkami) poniesiesz w przypadku umów B2B oraz o dzieło.
Jaki typ umowy wybrać? Wszystko zależy od:
- rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej,
- charakteru wykonywanej pracy.
Jeśli potrzebujesz tylko chwilowej pomocy lub wsparcia przy konkretnym projekcie – sprawdzą się umowa zlecenia lub o dzieło. Jeżeli z kolei praca ma charakter ciągły, najlepszym rozwiązaniem będzie umowa o pracę.
Pamiętaj, że jeśli wybierzesz nieprawidłowy rodzaj umowy, narażasz się na dotkliwe konsekwencje w przypadku kontroli zleconej przez Państwową Inspekcję Pracy lub ZUS.
Podane wyliczenia i kwoty pełnią jedynie funkcję informacyjną i dotyczą standardowego przypadku zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. W przypadku indywidualnej sytuacji mogą ulec zmianie.
