Spedytor i spedycja
Wyczerpujące wyjaśnienie, czym jest zlecenie spedycyjne, wymaga od czytelnika, aby dokładnie wiedział, na czym polega spedycja i jakie obowiązki należą do spedytorki lub spedytora.
Spedycją nazywamy działalność, która polega na organizowaniu przewozu towarów. Firmy spedycyjne wykonując pracę dla swoich zleceniodawców planują i przygotowują transport. Mieści się w tym planowanie trasy, wybór odpowiedniej floty oraz ogólne działania doradcze, a czasem nawet załadunek i rozładunek towarów.
Spedytor (spedytorka) to firma (podmiot) lub osoba zajmująca się organizacją przewozu towarów na rzecz zleceniodawcy. Spedytor czuwa nie tylko nad przygotowaniem towarów do przewozu, ale także nad właściwym jego przebiegiem – reaguje w razie wystąpienia nieprzewidzianych okoliczności (planuje objazdy, organizuje pojazd zastępczy itd.). Spedytor jest także odpowiedzialny za przygotowywanie zleceń spedycyjnych.
Zlecenie spedycyjne – definicja
Czym właściwie jest zlecenie spedycyjne? To tak naprawdę umowa zawierana pomiędzy spedytorem (firmą spedycyjną) a zleceniodawcą. Przedmiotem tejże umowy jest organizacja transportu, a w jej treści powinny się znaleźć wszystkie niezbędne elementy, takie jak:
- Dane stron umowy – zarówno zleceniodawcy, jak i podmiotu wykonującego zlecenie spedycyjne. Standardowy zestaw informacji, jaki powinien trafić do zlecenia, to nazwy podmiotów, adresy ich siedzib, identyfikatory NIP lub PESEL, a także dane kontaktowe, takie jak numer telefonu czy adres e-mail.
- Specyfikacja ładunku – rodzaj przewożonych towarów, ich waga, informacje o ewentualnym niebezpieczeństwie oraz wartość towaru.
- Dane dotyczące załadunku – miejsce i data załadunku oraz rozładunku.
- Dane dotyczące floty i obsługi transportu – informacje na temat środków transportu wykorzystywanych w transporcie towarów będącym przedmiotem umowy, dane kierowcy lub kierowców.
- Wymagane zabezpieczenia – wymogi dotyczące zabezpieczenia ładunku.
- Informacje finansowe – wynagrodzenie dla spedytora, szczegółowe stawki, kary umowne itp.
- Pozostałe warunki umowy.
Ważne!
Jak każda umowa w polskim prawie, także zlecenie spedycyjne nie musi mieć określonej formy: spedytor oraz zleceniodawca mogą umówić się na wykonanie zlecenia ustnie, co teoretycznie ma taką samą moc prawną, jak umowa pisemna.
Praktyka pokazuje jednak, że przygotowanie zlecenia spedycyjnego w formie pisemnej pozwala uniknąć wielu błędów oraz zażegnać ewentualne spory dotyczące treści zlecenia, zanim te na dobre się pojawią.
Istotne może być także pytanie: kto wystawia zlecenie spedycyjne? Praktyka branżowa mówi, że zlecenie spedycyjne przygotowuje i wystawia spedytor, zawierając w dokumencie wszystkie dane dotyczące zlecenia, ustalone wcześniej przez zleceniodawcę i zleceniobiorcę. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, by zlecenie spedycyjne samodzielnie przygotował klient.
Zlecenie spedycyjne – wzór
Dobrze przygotowane zlecenie spedycyjne pozwala zminimalizować ryzyko wystąpienia nieprawidłowości w procesie transportu. Aby uchronić się przed popełnieniem niepotrzebnych błędów, warto skorzystać z wzoru zlecenia spedycyjnego. Dowiedz się, jak wypełnić zlecenie spedycyjne:
Ważne!
Powyższy wzór jest jedynie propozycją – jeżeli Twoja firma potrzebuje zawrzeć w dokumencie więcej informacji, wystarczy dodać interesujące Cię dane w odpowiednim miejscu.
Zlecenie spedycyjne możesz przygotować pisemnie w standardowym edytorze tekstu lub nawet napisać ręcznie, jednak może Ci się przydać program do zleceń spedycyjnych. Na rynku dostępnych jest wiele takich rozwiązań, m.in.: TMS+, MDB Transport czy iCargo.
Umowa spedycyjna a zlecenie spedycyjne
Zlecenie spedycyjne to tak naprawdę umowa spedycji – oba te określenia stosowane są zamiennie. Warto jednak wiedzieć, że umowa spedycji określona jest przez Kodeks Cywilny – należy do zbioru umów nazwanych, a wszelkie przepisy jej dotyczące można znaleźć w Tytule XXVI, art. 794-804 k.c..
W ustawie znajdziemy między innymi informacje o obowiązkach i prawach stron umowy spedycji. Wśród nich wyróżniają się następujące:
- Spedytor ma prawo do otrzymania wynagrodzenia za wykonaną usługę – jest to jednoznaczne z obowiązkiem zleceniodawcy do terminowej wypłaty wynagrodzenia.
- Spedytor ma obowiązek realizacji zlecenia zgodnie z ustalonymi w umowie warunkami.
- Spedytor zobowiązuje się do przekazywania na bieżąco wszelkich informacji dotyczących przebiegu zlecenia kontrahentowi
Obsługa zleceń spedycyjnych
Aby prawidłowo i sprawnie obsłużyć zlecenie spedycyjne warto zacząć od szczegółowego ustalenia zakresu usług, jakie mają wejść w skład zlecenia. Nie pozostawiaj nic przypadkowi, a przed przyjęciem zlecenia – zwłaszcza, jeżeli sam dokument przygotowuje nie Twoja firma, a zleceniodawca – upewnij się, że zawarte w niej zapisy pokrywają się w całości z wcześniejszymi ustaleniami. Takie podejście, choć z pewnością ostrożne, zminimalizuje ryzyko wystąpienia nieprzewidzianych trudności (na przykład z otrzymaniem wynagrodzenia za zlecenie).
Sytuacja ta działa oczywiście w obie strony – klarowne i szczegółowe zapisy w umowie spedycyjnej zmuszają spedytora do wykonania zlecenia z najwyższą starannością, co jest szczególnie ważne w kontekście dotrzymywania terminów – warto o tym pamiętać.
Zlecenie spedycyjne a transportowe
W kontekście zlecenia spedycyjnego często występuje pojęcie zlecenia transportowego. Warto jednak powiedzieć sobie jasno: zlecenie transportowe nie jest tym samym, co zlecenie spedycyjne. Różnica tkwi w zakresie usług, które obejmują te dwa rodzaje dokumentów.
Zlecenie transportowe zawiera w sobie warunki i opis przewożenia ładunku ze wskazanego punktu do celu.
Zlecenie spedycyjne obejmuje znacznie szerszy zakres usług – poza opisem samej dostawy towarów zawiera kwestie organizacji, planowania i koordynacji transportu. Można więc powiedzieć, że zlecenie spedycyjne obejmuje nie tylko sam transport, ale także okres przed oraz po faktycznym przewozie objętych zleceniem towarów.
Umowa transportowa
Umowa transportowa zawiera – analogicznie – nieco mniej informacji od umowy spedycyjnej. Co powinno się znaleźć w umowie transportowej?
- Dane stron umowy – nazwy podmiotów, adresy, identyfikatory NIP, dane kontaktowe.
- Informacje o ładunku – rodzaj, waga, ilość.
- Warunki umowy – wynagrodzenie, termin wykonania zlecenia
- Informacje dotyczące załadunku i rozładunku – miejsca i terminy.
- Dane pojazdu i kierowcy – typ pojazdu, numer rejestracyjny, dane kierowcy, numer prawa jazdy, numer telefonu kontaktowego.
Ważne!
Różnica pomiędzy zleceniem spedycyjnym a transportowym ma szczególne znaczenie dla spedytorów. Przyjęcie zlecenia transportowego przez spedytora (firmę spedycyjną) niesie za sobą konkretne skutki prawne – spedytor zobowiązujący się do realizacji zlecenia transportowego staje się w świetle prawa przewoźnikiem.
Powyższe oznacza, że w razie wystąpienia szkody nie będzie mógł skorzystać ze swojego ubezpieczenia – zakres ubezpieczenia dla spedytora jest bowiem zwykle inny niż ubezpieczenia dla przewoźnika. Sytuacja nie dotyczy spedytorów, którzy jednocześnie pełnią funkcję przewoźnika na co dzień.
Gdyby jednak spedytor – nieposiadający ubezpieczenia przewoźnika – wykonał zlecenie transportowe i zajdzie konieczność skorzystania z polisy, za szkodę będzie odpowiadał własnym majątkiem, musi więc wykazać się szczególną ostrożnością, zanim zdecyduje się na przyjęcie zlecenia noszącego cechy transportowego.
Podsumowanie
Zbierzmy na koniec wszystkie najważniejsze informacje dotyczące zleceń spedycyjnych w jedno miejsce – dzięki temu upewnisz się, że o niczym nie zapomniałeś:
- Zlecenie spedycyjne i umowa spedycyjna to tak naprawdę jedno i to samo – najlepiej, żeby przyjęło formę pisemną lub elektroniczną, aby uniknąć niedopowiedzeń związanych z zawarciem umowy ustnej.
- Zlecenie spedycyjne obejmuje inny zakres usług niż zlecenie transportowe.
- Wykonywanie zlecenia transportowego sprawia, że zleceniobiorca staje się przewoźnikiem, co ma konsekwencje – na przykład w przypadku konieczności skorzystania z ubezpieczenia.
- Zlecenie spedycyjne stanowi umową nazwaną – przepisy na jego temat znajdują się w Kodeksie Cywilnym (tytuł XXVI).
- Każdy podmiot może wystawić zlecenie spedycyjne – najczęściej jednak zajmuje się tym spedytor, po uprzednim ustaleniu warunków umowy i pozostałych szczegółów ze zleceniodawcą.
