Czym jest ubezpieczenie należności handlowych?
Gdy przedsiębiorca wystawia klientowi fakturę z odroczonym terminem płatności, zawsze musi brać pod uwagę fakt, że kontrahent może nie zapłacić za towary lub usługę w terminie (lub w ogóle). To ryzyko wpisane w działalność gospodarczą, ale nie oznacza to, że należy się na nie bezwarunkowo godzić. W sytuacji, gdy nie masz pewności co do tego, czy Twój kontrahent jest godny zaufania, warto pomyśleć o dodatkowym zabezpieczeniu. Zwłaszcza, gdy kwota, na którą wystawiasz fakturę, jest szczególnie wysoka lub dopiero rozpoczynasz współpracę z daną firmą.
Ubezpieczenie należności to narzędzie do zarządzania ryzykiem, dzięki któremu utrzymasz rentowność i płynność finansową Twojej firmy niezależnie od tego, jak zachowa się Twój klient.
W ramach usługi możesz skorzystać z ubezpieczenia części lub całości kwoty wynikającej z faktury. Wykupiona polisa stanowi gwarancję ubezpieczyciela, który oferuje odszkodowanie. Zostanie ono wypłacone, jeżeli odbiorca nie ureguluje płatności w wyznaczonym terminie.
Ważne!
Zwróć uwagę na ofertę ubezpieczyciela. „Wyznaczony termin”, o którym wspominamy powyżej, niekoniecznie musi oznaczać, że ubezpieczyciel wypłaci zadośćuczynienie w pierwszym dniu upływie terminu płatności z faktury. Z reguły firmy ubezpieczeniowe oferują wypłatę środków w terminie bardziej odległym – np. 7, 14 czy 21 dni po upływie terminu płatności widniejącym na fakturze.
Jeżeli oferta ubezpieczyciela nie precyzuje momentu wypłaty odszkodowania, koniecznie ustal z nim szczegóły i upewnij się, że stosowne informacje znajdą odzwierciedlenie w umowie ubezpieczenia.
Korzyści z ubezpieczenia należności handlowych
Proste odpowiedzi: spokój i pieniądze w razie problemów, już dawno przestały wystarczać – i dobrze. Oto konkretne korzyści, na jakie możesz liczyć dzięki ubezpieczeniu.
Ochrona przed problemami kontrahenta
W teorii kłopoty finansowe kontrahentów nie powinny być Twoim zmartwieniem. W rzeczywistości jednak mogą mocno wpłynąć na sytuację (nie tylko finansową) Twojej firmy.
Ubezpieczenie należności, pod warunkiem, że dobierzesz je odpowiednio do swoich potrzeb, zapewni Twojej firmie ochronę przed niespodziewanymi kłopotami kontrahentów. Zwykłe opóźnienia lub brak płatności, upadłość czy restrukturyzacja firmy – ubezpieczenie może chronić przed każdą z tych sytuacji.
Pewna płynność finansowa
Kontrahenci spóźniający się z płatnościami to prosta droga do utraty płynności finansowej. Gdy realizujesz zlecenia opiewające na wysokie kwoty, nawet jedna niezapłacona faktura może poważnie zaszkodzić stabilności Twojej firmy.
Innym zagrożeniem może być zbyt duże uzależnienie od jednego kontrahenta. W sytuacji, gdy Twoja firma wykonuje zlecenia dla dużego gracza, łatwo uwierzyć w to, że stanowi on gwarancję ciągłości zleceń i terminowych płatności. Gdy jednak kontrahent znajdzie tańszego dostawcę, Twoja firma może na tym poważnie ucierpieć.
Rozwiązaniem długoterminowym jest poszerzenie grupy klientów, ale jeżeli z jakichś powodów jest to niemożliwe lub nie leży to w interesie Twojej marki, ubezpieczenie należności handlowych może być odpowiednim sposobem na zapewnienie płynności finansowej dla Twojego biznesu.
Monitoring należności
Możliwość ubezpieczenia kredytu kupieckiego zazwyczaj wiąże się z opcją uruchomienia monitoringu należności. To usługa, dzięki której ubezpieczyciel na bieżąco weryfikuje sytuację kontrahenta, i sprawdza obecne ryzyko. Dzięki temu możesz korzystać ze zwiększania lub zmniejszania limitów dla konkretnych klientów.
Ochrona przed niestabilnym rynkiem i sytuacją polityczną
Jeżeli handlujesz z odbiorcami zagranicznymi, możesz skorzystać z ubezpieczenia, które obejmuje także ochronę przed wahaniami na rynku i tąpnięciami politycznymi w kraju kontrahenta. To szczególnie istotne, jeśli Twoi kontrahenci działają na obszarach, w którym sytuacja polityczna jest dynamiczna i w każdej chwili może ulec zmianie.
Wiarygodność Twojego biznesu
Ubezpieczenie kredytu kupieckiego to dla partnerów biznesowych czy potencjalnych inwestorów znak, że poważnie traktujesz swój biznes i starasz się przygotować firmę na każdą okoliczność. Także banki i inne instytucje finansowe mogą wziąć to pod uwagę w kontekście finansowania Twojej firmy w przyszłości.
Jak wybrać najlepszą ofertę ubezpieczenia?
Zanim wybierzesz zakład ubezpieczeniowy, który obejmie ochroną należności handlowe Twojej firmy, z pewnością sprawdzisz oferty wielu z nich. Aby dokonać wnikliwej oceny tego, co oferują ubezpieczyciele, zwróć szczególną uwagę na poniższe kwestie. Zadaj ubezpieczycielowi konkretne pytania.
Jaki jest dokładny zakres ochrony? Co z ryzykiem politycznym?
Ubezpieczenie może obejmować znacznie więcej sytuacji niż zwykłą zwłokę w płatnościach. Sprawdź, czy otrzymasz odszkodowanie także w przypadku restrukturyzacji firmy lub jej upadłości.
Jeżeli handlujesz z zagranicznymi kontrahentami, zwłaszcza operującymi w krajach, w których sytuacja polityczna jest niestabilna, sprawdź, jak ubezpieczyciel podchodzi do kwestii ryzyka politycznego. Pamiętaj jednak, że w takim przypadku koszt ochrony należności będzie znacznie wyższy.
Jakie kwoty limitów oferuje przedsiębiorstwo ubezpieczeniowe?
Zweryfikuj, jakie limity oferuje ubezpieczyciel. Weź pod uwagę stosowny „zapas” – jeśli już teraz potrzebujesz ubezpieczyć należności na kwotę 300 000 zł, poszukaj ubezpieczyciela, który jest w stanie objąć ochroną należności na wyższe kwoty.
Sprawdź też, w jaki sposób i jak szybko ubezpieczyciel dokonuje oceny wiarygodności Twoich klientów. Upewnij się, czy istnieje możliwość zmiany limitów w czasie trwania umowy i czy wiąże się z dodatkowymi kosztami.
Jakie są terminy wypłaty odszkodowania?
Jeżeli zależy Ci na ubezpieczeniu na wypadek opóźnień w płatnościach, upewnij się, że ubezpieczyciel wypłaca kompensatę relatywnie szybko. Sprawdź, w jakim terminie powinieneś zgłosić ewentualne opóźnienia, by jak najszybciej otrzymać środki z ubezpieczenia.
Jakie dodatkowe usługi oferuje ubezpieczyciel?
Upewnij się, do kogo należy obowiązek monitorowania kontrahentów. Być może ubezpieczyciel oferuje taką usługę, dzięki której nie będzie potrzeby zgłaszania opóźnień? Zwróć uwagę na zakres oferowanych usług windykacji należności oraz kryteria analizy kontrahentów.
Na jakie kwoty odszkodowania możesz liczyć?
Choć ubezpieczyciele często chwalą się hasłami, z których wynika, że ubezpieczenie rozwiązuje wszystkie problemy związane z niewypłacalnością kontrahentów, w rzeczywistości mało prawdopodobne jest odzyskanie kwoty należności w 100%.
Towarzystwa ubezpieczeniowe oferują najczęściej odszkodowanie w wysokości 75-90% wartości faktury. Na ostateczną kwotę wypłaty wpływ ma także ryzyko, jakie ponosi ubezpieczyciel – im bardziej ryzykowna operacja, tym mniejszy procent pokrycia szkody.
Jakie koszty ubezpieczenia poniesie Twoja firma? Co poza wysokością składki?
Dopiero znając odpowiedzi na wszystkie powyższe pytania, zweryfikuj koszty. Obietnica niskiej składki niewiele da, jeśli okaże się, że w oferowanym wariancie brakuje wielu usług, których potrzebuje Twoja firma. Zwróć uwagę na to, jakie składowe wpływają na wysokość opłat za polisę ubezpieczeniową. Zazwyczaj są to:
- Wysokość limitu kredytowego – im droższe należności chcesz ubezpieczyć, tym więcej zapłacisz za polisę.
- Analiza finansowa kontrahentów – im bardziej stabilna sytuacja finansowa Twoich kontrahentów, tym niższe opłaty za ubezpieczenie czekają Twoją firmę. W trakcie oceny ryzyka ubezpieczyciele analizują nie tylko historię kredytową czy aktualną sytuację finansową, ale także nastroje w branży lub na danym rynku.
- Rodzaj działalności gospodarczej – im bardziej ryzykowna działalność, tym wyższe składki. Nie wahaj się zapytać przedstawiciela towarzystwa ubezpieczeniowego, które gałęzie gospodarki są uznawane za branże o podwyższonym ryzyku, ponieważ sytuacja może się z czasem zmieniać.
Jak działa ubezpieczenie należności handlowych krok po kroku?
Przedsiębiorca, który chce ubezpieczyć należności handlowe, musi zawrzeć umowę z ubezpieczycielem, który oferuje taką usługę. Zanim to jednak nastąpi, warto się do tego odpowiednio przygotować.
Krok 0: sporządź listę kontrahentów
Przed pierwszym kontaktem z zakładem ubezpieczeń, przygotuj listę firm, z którymi już współpracujesz lub masz zamiar wejść we współpracę. Możesz, rzecz jasna, ubezpieczyć wszystkie należności handlowe – jeżeli jednak prowadzisz interesy zakrojone na szeroką skalę i masz wielu kontrahentów, koszty takiej usługi mogą się okazać bardzo obciążające dla budżetu firmy.
W takiej sytuacji lepszym rozwiązaniem może się okazać podzielenie kontrahentów na co najmniej dwie kategorie:
- zaufanych odbiorców, którzy nie mieli dotąd problemów z wypłacalnością,
- nowych lub niesprawdzonych kontrahentów, których należności chcesz ubezpieczyć.
Tę drugą listę przedstaw ubezpieczycielowi podczas pierwszego kontaktu.
Ważne!
Możesz też – na potrzeby własne firmy – stworzyć bardziej szczegółowy podział kontrahentów, na przykład ze względu na średnią wartość transakcji lub średni czas spłaty zobowiązań. Jeżeli będziesz prowadzić taką ewidencję dokładnie, da to Twojej firmie szerszą perspektywę, dzięki której łatwiej zdecydujesz, które należności handlowe warto ubezpieczyć.
Krok 1: wybór ubezpieczyciela i przekazanie listy kontrahentów
Zanim wybierzesz towarzystwo ubezpieczeniowe, z którego usług chcesz skorzystać, wyślij prośby o wycenę do kilku z nich i porównaj oferty. Znaczenie mają przede wszystkim to, na jakie kwoty wystawiasz faktury, jak daleko odraczasz terminy płatności oraz jaka jest sytuacja finansowa Twoich kontrahentów.
Zakład ubezpieczeń zajmie się oceną ryzyka dla każdego ze zgłoszonych do weryfikacji kontrahentów.
Krok 2: uzyskanie limitu i podpisanie umowy
Ubezpieczyciel – na podstawie weryfikacji przeprowadzonej w poprzednim kroku – zaproponuje Twojej firmie limit kredytowy, przypisany do danego kontrahenta. W ten sposób dowiesz się, do jakiej kwoty możesz ubezpieczyć należności handlowe firm, z którymi współpracujesz.
Jeśli przyjmujesz warunki ubezpieczyciela, pozostaje już tylko podpisać umowę, a następnie przejść do dalszych działań.
Krok 3: wystawianie faktur z odroczonym terminem płatności
Na tym etapie możesz już bez przeszkód udzielać kredytów kupieckich odbiorcom, których wcześniej zgłosiłeś do ubezpieczenia. To zwiększy atrakcyjność Twojej firmy w oczach kontrahentów, którzy zyskają dłuższe terminy płatności.
Krok 4: monitoring należności
To krok „pasywny” – nie wymaga podejmowania żadnych działań ze strony Twojej firmy. Na tym etapie to ubezpieczyciel trzyma rękę na pulsie: na bieżąco sprawdza i analizuje finanse Twoich kontrahentów oraz szacuje ryzyko niewypłacalności.
Krok 5: zgłaszanie opóźnień
Jeśli kontrahent nie zapłaci w terminie, masz prawo zgłosić roszczenie firmie ubezpieczeniowej. Twoje zgłoszenie zostanie rozpatrzone, przeanalizowane, a następnie otrzymasz ustalone odszkodowanie – o ile ubezpieczyciel nie dopatrzy się nieprawidłowości.
Pamiętaj, by zgłoszenie roszczenia przeprowadzić zgodnie z warunkami umowy. W ten sposób możesz uniknąć niepotrzebnego stresu. Prawidłowo zgłoszone roszczenie pozwoli Twojej firmie zmaksymalizować szanse na wypłatę odszkodowania bez przeszkód.
Krok 6: wypłata odszkodowania
Jeżeli w poprzednim kroku wszystko poszło zgodnie z planem, Twój ubezpieczyciel będzie zobowiązany do pokrycia strat. Środki, które przedsiębiorcy otrzymują w ramach realizacji ochrony należności handlowych, wynoszą zwykle około 75-90% kwoty należności. Warunki mogą się jednak różnić, dlatego tak istotne jest, by poświęcić nieco czasu i energii na przeprowadzenie wnikliwej analizy porównawczej ofert ubezpieczeniowych.
Podsumowanie
Ubezpieczenie kredytu kupieckiego to sposób na ochronę firmy przed ryzykiem nieotrzymania zapłaty. Pamiętaj jednak, że ubezpieczenie nie chroni przed wszystkimi sytuacjami – weź to pod uwagę podczas wyboru zakładu ubezpieczeń.
Polisa może zagwarantować wypłatę odszkodowania zarówno w przypadku zwłoki kontrahenta, jak i upadłości czy restrukturyzacji, jednak szczegółowe warunki ubezpieczenia należy ustalić z ubezpieczycielem tak, by nie pozostawiać miejsca na wątpliwości.
