Podatek VAT – kto musi rozliczać VAT, a kiedy można z tego zrezygnować?
Zacznijmy od podstaw: nie każdy przedsiębiorca musi zarejestrować się do VAT. Jeżeli Twoja firma osiąga przychód niższy niż 200 000 zł rocznie, a do tego rodzaj prowadzonej działalności nie znajduje się na liście uwzględnionej w art. 113 ust. 13 ustawy o VAT, możesz kontynuować działalność bez odprowadzania podatku VAT.
Rejestracja do VAT obowiązuje podmioty, które nie posiadają zarejestrowanej siedziby działalności na terenie Polski, a także przedsiębiorców, którzy realizują:
- dostawę towarów podlegających opodatkowaniu podatkiem akcyzowym,
- dostawę art. kosmetycznych i higienicznych,
- dostawę maszyn i urządzeń elektronicznych,
- dostawę nowych środków transportu,
- dostawę części do pojazdów osobowych i motocykli,
- dostawę terenów budowlanych,
- dostawę towarów wymienionych w załączniku nr 12 do ustawy o VAT,
- usługi prawnicze, doradztwa, jubilerskie i windykacyjne.
Z drugiej strony istnieją okoliczności, w których przedsiębiorca – nawet, jeżeli chce – nie może zarejestrować się do VAT. Przykładem mogą być firmy dostarczające złoto do Narodowego Banku Polskiego lub realizujące dostawę produktów rolnych z własnych upraw.O tym, czy lepiej dołączyć do grona podatników podatku VAT, czy z tego zrezygnować, pisaliśmy więcej w naszym poradniku: Czy warto być VAT-owcem?
Czym różni się rozliczenie miesięczne VAT od kwartalnego?
Przedsiębiorcy zarejestrowani do VAT mają obowiązek składania pliku JPK_V7. W pierwszych dwunastu miesiącach licząc od miesiąca, w którym firma dołączyła do VAT-owców, przedsiębiorca musi rozliczać VAT w trybie miesięcznym. Dopiero po upływie roku można okres zmienić na kwartalny.
W zależności od wybranego wariantu, należy sporządzać co miesiąc odpowiedni plik: JPK_V7M (miesięczny) lub JPK_V7K (kwartalny).
Plik JPK_V7M składa się z dwóch części: ewidencyjnej i deklaracyjnej w każdym miesiącu. Z kolei plik JPK_V7K dzieli się następująco:
- pierwszy miesiąc – część ewidencyjna za pierwszy miesiąc
- drugi miesiąc – część ewidencyjna za drugi miesiąc
- trzeci miesiąc – część ewidencyjna za trzeci miesiąc oraz część deklaracyjna za cały kwartał.
Ważne!
Niezależnie od wybranej częstotliwości rozliczenia z tytułu VAT, plik JPK należy sporządzać co miesiąc.
Główna różnica polega na momencie zapłaty podatku – przedsiębiorcy, którzy chcą rozliczać się kwartalnie, muszą zapłacić podatek VAT w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału, którego dotyczy rozliczenie.
Przykład:
Pan Henryk w pierwszym roku prowadzenia działalności korzystał z rozliczenia miesięcznego. Co miesiąc przygotowywał plik JPK_V7M, a podatek VAT opłacał w następujących terminach: za styczeń do 25 lutego, za luty do 25 marca etc.
W drugim roku prowadzenia działalności gospodarczej, pan Henryk wybrał rozliczenie kwartalne. Wciąż co miesiąc sporządza plik JPK_V7, ale podatek od towarów i usług opłaca w terminach: za pierwszy kwartał do 25 kwietnia, za drugi kwartał do 25 lipca etc.
Czym jest zerowy JPK V7?
Nie w każdym miesiącu przedsiębiorcy muszą odprowadzać VAT – jeżeli suma kwot odliczenia przekracza kwotę należnego podatku VAT, firma nie ma podatku do zapłaty. W takiej sytuacji nic dla przedsiębiorcy się nie zmienia – wciąż musi udokumentować wszystkie transakcje, które uwzględniają podatek VAT, poprzez sporządzenie pliku JPK_V7.
Jeżeli jednak firma przez cały miesiąc nie przeprowadzi żadnej transakcji ani innej czynności opodatkowanej, a także nie dokona odliczeń podatku VAT, nie oznacza to, że jest zwolniona ze składania deklaracji VAT. W tej sytuacji przedsiębiorca musi złożyć tzw. zerowy JPK_V7.
W rzeczywistości to zwykły plik JPK, składany dokładnie w ten sam sposób. Różnica polega na tym, że w przypadku braku jakichkolwiek transakcji, w pliku należy wypełnić jedynie pola umożliwiające identyfikację podmiotu składającego plik JPK.
Kiedy nie trzeba składać pliku JPK_VAT?
Jeżeli czynnie prowadzisz działalność gospodarczą, a Twoja firma jest zarejestrowana do VAT, musisz regularnie składać do US jednolite pliki kontrolne. W jakich sytuacjach możesz pominąć ten obowiązek?
- gdy zrezygnujesz z bycia czynnym podatnikiem VAT,
- gdy zawiesisz działalność gospodarczą,
- gdy zamkniesz działalność gospodarczą.
W pozostałych okolicznościach plik JPK_V7 będzie Ci towarzyszył przez cały czas.
Rozliczenie kwartalne – jakie korzyści dla podatnika przynosi?
Choć domyślnie każdy przedsiębiorca rozlicza się za VAT co miesiąc, część firm zmienia tryb na kwartalny, gdy tylko ma taką możliwość. Co dzięki temu zyskują?
- mniej biurokracji – przyjęcie kwartalnego okresu oznacza, że należny VAT oraz zaliczkę na podatek dochodowy odprowadzasz jedynie raz na kwartał zamiast co miesiąc – czyli 4 razy zamiast 12.
- więcej czasu – chcesz zebrać środki na zapłatę podatku lub dokonać ewentualnych korekt? Wybierz wariant kwartalny. Jeżeli popełnisz błąd w części deklaracyjnej JPK_V7K, korektę możesz dołączyć do pliku w kolejnym kwartale.
- większa płynność finansowa – możliwość uregulowania zobowiązań wobec urzędu skarbowego cztery razy do roku oznacza, że firma ma więcej czasu na przygotowanie się do płatności. Może dzięki temu bardziej szczegółowo i z większym wyprzedzeniem zaplanować konieczne wydatki oraz inwestycje.
- metoda kasowa – jeżeli posiadasz status małego podatnika VAT (czyli Twoja wartość sprzedaży nie przekracza w danym roku podatkowym limitu 2 000 000 euro), możesz skorzystać z metody kasowej, dzięki której zapłacisz podatek dopiero w momencie otrzymania płatności od klienta. Przyda się to szczególnie tym przedsiębiorcom, którzy wystawiają faktury z odległymi terminami płatności. Metoda kasowa wymaga jednak nieco więcej pracy. Należy stale monitorować, która faktura została opłacona, a która jeszcze nie. W przypadku zaś, gdy kontrahent płaci w częściach, opłacona część musi być rozliczona na bieżąco, co oznacza, że trzeba będzie ująć jedną fakturę w kilku lub kilkunastu plikach JPK.
Ważne!
Przepisy dotyczące małych podatników VAT uległy zmianie w lipcu 2023 roku. Do końca czerwca limit sprzedaży wynosił 1 200 000 euro.
Należy także pamiętać, że jeżeli prowadzisz przedsiębiorstwo maklerskie, zarządzasz funduszami inwestycyjnymi, jesteś agentem lub świadczysz podobne usługi, obowiązują Cię niższe limity: kwota prowizji lub innego wynagrodzenia za wykonane usługi w poprzednim roku podatkowym nie może przekroczyć 45 000 euro. Powyżej tej kwoty stracisz status małego podatnika VAT.
Szczegółowe przepisy dotyczące statusu znajdziesz w art. 2 pkt. 25 ustawy o VAT.
Jak przejść na kwartalne rozliczanie podatku VAT?
Kwartalne rozliczenie podatku VAT może się okazać bardzo korzystne dla niektórych przedsiębiorców. Warto wziąć tę ewentualność pod uwagę, szczególnie jeśli wystawiasz faktury z długimi terminami płatności. Koniecznie pamiętaj jednak, że niezależnie od wybranego trybu (miesięcznego czy kwartalnego), odpowiedni plik JPK_V7 należy sporządzać co miesiąc, a jedynie płatność następuje raz na kwartał.
Jeśli zdecydujesz się na zmianę, wystarczy zaktualizować formularz VAT-R. Możesz to zrobić przez internet, potwierdzając dyspozycję podpisem elektronicznym.
