Kasa fiskalna – co to jest?
Zacznijmy od podstaw. Choć kasa fiskalna przez długie lata słusznie kojarzyła się z urządzeniem drukującym paragony, w 2023 roku ten stan rzeczy już dawno się zdezaktualizował. Co do zasady, kasa fiskalna nadal służy do przechowywania informacji o asortymencie sklepu czy firmy oraz pozwala ewidencjonować sprzedaż towarów i usług, jednak sposób, w jaki to robi, znacząco się zmienił.
Obecnie korzysta się z czterech typów kas fiskalnych. Są to tradycyjne kasy z papierowym zapisem kopii, kasy z elektronicznym zapisem kopii, kasy online oraz kasy wirtualne. Ten ostatni rodzaj kas fiskalnych nie jest jednak fizycznym urządzeniem, a oprogramowaniem, które pozwala na zarządzanie asortymentem.
Ważne!
Kasy tradycyjne oraz te z zapisem elektronicznym wycofuje się stopniowo z rynku. Jeżeli w 2023 roku Twoja firma dopiero będzie zakładała kasę fiskalną, te dwa rodzaje można śmiało pominąć.
Obowiązek posiadania kasy fiskalnej – kogo dotyczy?
Co do zasady, obowiązek posiadania kasy fiskalnej dotyczy wszystkich podatników, którzy zajmują się sprzedażą towarów i usług osobom fizycznym. W niektórych przypadkach obowiązek ten jest bezwzględny, w innych zaczyna działać dopiero, gdy osiągane przez firmę obroty przekraczają 20 000 zł rocznie. Jeszcze inne przedsiębiorstwa mogą skorzystać ze zwolnienia z tego obowiązku.
Kto musi posiadać kasę fiskalną?
Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących szczegółowo opisuje, które przedsiębiorstwa muszą stosować kasę fiskalną, a które są z tego obowiązku zwolnione.
Rozporządzenie wyszczególnia działalność, w której nie stosuje się zwolnień z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży. Mowa między innymi o:
- dostawach gazu płynnego, silników, części samochodowych, komputerów,
- sprzedaży wyrobów tytoniowych i napojów alkoholowych,
- świadczeniu usług przewozów pasażerskich, naprawy pojazdów, prawniczych, doradztwa podatkowego, kulturalnych i rozrywkowych,
- sprzedaży wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali,
- sprzedaży sprzętu fotograficznego z wyłączeniem części i akcesoriów,
- świadczeniu usług doradztwa podatkowego,
- świadczeniu usług prawniczych,
- świadczeniu usług fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych,
- świadczeniu usług gastronomicznych.
Pełna lista przypadków, w których stosowanie kasy fiskalnej jest bezwzględne, znajduje się w § 4 Rozporządzenia.
Kasa fiskalna a limit obrotów
Wiele przedsiębiorstw ma obowiązek uruchomić kasę fiskalną dopiero w momencie, w którym osiągane przez firmę obroty przekraczają 20 000 zł rocznie. Przedsiębiorca musi zaopatrzyć się w kasę fiskalną w ciągu dwóch miesięcy od ostatniego dnia miesiąca, w którym przekroczył limit obrotów.
Przykład:
Pan Janusz w styczniu rozpoczął świadczenie usług – zajmuje się renowacją mebli. 7 kwietnia jego obroty przekroczyły 20 000 zł, co oznacza, że powinien pomyśleć o kasie fiskalnej. Na szczęście ma na to trochę czasu – termin upłynie dopiero 30 czerwca.
Warto pamiętać, że do limitu obrotów nie należy wliczać sprzedaży nieruchomości, środków trwałych, ani wartości prawnych i niematerialnych.
Ważne!
Limit 20 000 zł obrotów obowiązuje do 31 grudnia 2023 (patrz: Rozporządzenie, § 3.1).
Które firmy mogą prowadzić działalność bez kasy fiskalnej?
Zgodnie z przepisami zawartymi w cytowanym już Rozporządzeniu, niektórzy podatnicy mogą prowadzić działalność bez kasy fiskalnej, nawet po przekroczeniu 20 000 zł obrotu. Oto niektóre czynności zwolnione z obowiązku ewidencjonowania.
Dostawa towarów lub świadczenie usług, których przedmiotem są towary lub usługi:
- usługi związane z rolnictwem oraz chowem i hodowlą zwierząt,
- usługi związane ze zbieraniem, przetwarzaniem czy obróbką odpadów (zarówno niebezpiecznych, jak i innych niż niebezpieczne – nadających i nienadających się do recyklingu),
- transport pasażerski – zarówno kolejowy, jak i pozostały transport lądowy,
- usługi telekomunikacyjne, nadawcze oraz elektroniczne, o których mowa w art. 2 pkt. 25a, 25b oraz 26 ustawy,
- usługi finansowe i ubezpieczeniowe,
- czynności notarialne,
- niektóre usługi w zakresie edukacji.
Sprzedaż dotycząca szczególnych czynności:
- dostawa nieruchomości,
- dostawa towarów w systemie wysyłkowym,
- dzierżawa gruntów oraz oddanie gruntów w użytkowanie wieczyste,
- dostawa towarów przy użyciu urządzeń automatycznej sprzedaży (automatów),
- sprzedaż biletów komunikacji lotniczej,
- sprzedaż środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji,
- dostawa produktów rolnych i świadczenie usług rolniczych przez rolników ryczałtowych, korzystających ze zwolnienia od podatku.
Pełną listę czynności, które nie wymagają posiadania kasy fiskalnej, można znaleźć w załączniku do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2021 r.
Od kiedy należy posiadać kasę fiskalną?
Jeżeli w swojej działalności gospodarczej realizujesz lub masz zamiar realizować czynności wyszczególnione w §4 Rozporządzenia ws. zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży, kasę fiskalną musisz zainstalować, zanim dokonasz pierwszej transakcji.
Jeśli Twój rodzaj działalności obejmuje zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej do 20 000 zł obrotu, uruchomienie kasy powinno nastąpić w terminie do dwóch miesięcy od ostatniego dnia miesiąca, w których nastąpiło przekroczenie limitu.
Czy firma musi zakupić kasę fiskalną?
Nie – przedsiębiorstwo może, ale nie musi posiadać własnej kasy fiskalnej. Inne dostępne opcje to wynajem, dzierżawa oraz leasing. Obowiązkowy jest jedynie zakup kasy fiskalnej w wersji online.
Jaką kasę fiskalną wybrać w 2023 roku?
Od 1 stycznia 2023 roku w sprzedaży dostępne są jedynie kasy fiskalne online – ma to związek ze stopniowym wycofywaniem kas z papierowym zapisem kopii oraz kas z elektronicznym zapisem kopii.
Jeżeli posiadasz już kasę fiskalną starszego typu, bez obaw – możesz z niej korzystać aż do końca okresu eksploatacji. Jeśli jednak jeszcze nie posiadasz kasy, musisz zaopatrzyć się w kasę fiskalną online.
Od tej reguły istnieje oczywiście wyjątek – niektórzy podatnicy mogą korzystać z kas wirtualnych, czyli de facto oprogramowania do ewidencji sprzedaży. Szczegóły dotyczące tego, w jaki sposób działają kasy wirtualne oraz kiedy mogą być wykorzystywane, zawiera Rozporządzenie Ministra Finansów ws. kas rejestrujących mających postać oprogramowania.
