Współpraca z zagranicznym kontrahentem – szansa i zagrożenie
Współpraca z zagranicznymi kontrahentami otwiera przed przedsiębiorcami ogromne możliwości, ale też wymaga więcej czujności i wiedzy. Jeżeli chcesz prowadzić interesy z partnerami działającymi poza krajem, dobrze jest znać prawo obowiązujące w miejscu prowadzenia działalności kontrahenta. Musisz też być na bieżąco z polskimi przepisami dotyczącymi transakcji z udziałem firm zagranicznych.
Sam fakt prowadzenia interesów z zagranicznymi kontrahentami raczej nie stanowi dużego problemu – przynajmniej dopóki transakcje przebiegają gładko. Jeżeli jednak wystąpią trudności, odzyskiwanie należności może się okazać wyjątkowo skomplikowane.
Ważne!
Zanim nawiążesz współpracę z firmą zagraniczną, najpierw poważnie się zastanów. Odpowiedz sobie na pytania:
- czy Twoja firma jest na to gotowa?
- czy znasz swoje możliwości i obowiązki z tym związane?
- czy masz procedury, które zastosujesz w razie wystąpienia komplikacji?
Skoro jednak już tu jesteś, załóżmy bezpiecznie, że potrzebujesz pomocy, a nie dobrych rad, które można zastosować jedynie na długo przed tym, jak zaczną się problemy.
Sprawa transgraniczna – definicja
W niniejszym tekście będziemy omawiać m.in.: kwestię sporów transgranicznych. Ustalmy więc dokładną, klarowną definicję.
O sprawie transgranicznej mówimy, gdy co najmniej jedna strona sporu posiada miejsce zamieszkania lub miejsce stałego pobytu w państwie członkowskim Unii Europejskiej, które jest inne niż państwo, w którym sąd rozpatruje sprawę. Jeżeli więc Twoja firma znajduje się w sporze z przedsiębiorstwem funkcjonującym poza granicami Polski – w Czechach, Francji czy Portugalii – mówimy o sporze transgranicznym.
Dłużnik unika kontaktu – co dalej?
Co może się wydarzyć? Najczęstszym problemem jest sytuacja, w której kontrahent po prostu unika kontaktu. Nie odbiera telefonów i nie odpisuje na maile lub robi to z dużym opóźnieniem. Może też okazać się, że komunikacja jest mocno utrudniona przez barierę językową. Choć dysponujemy odpowiednimi narzędziami, by ułatwić sobie życie (aplikacje tłumaczące, poprawiające jakość komunikatów, a także oparte o AI), kluczowa jest dobra wola obu stron. Jeżeli Twój zagraniczny kontrahent-dłużnik nie chce się z Tobą skontaktować, trzeba go do tego zachęcić.
W takim przypadku próba rozwiązania sprawy poprzez bezpośrednią komunikację może zakończyć się fiaskiem. Kolejnym krokiem powinno być więc wysłanie oficjalnego pisma – to jednak musi dotrzeć na adres, pod którym można zastać kontrahenta. I tutaj często zaczynają się kłopoty.
Niewypełnione zobowiązania? Są na to paragrafy
Na wstępie warto zaznaczyć, że inaczej traktuje się kwestie wyłudzania w Unii Europejskiej, a inaczej poza nią. Oznacza to, że w sytuacji, w której prowadzisz interesy z kontrahentem, mającym siedzibę w kraju Unii Europejskiej, zastosowanie będą miały inne przepisy, niż gdy firma będzie działać – na przykład – w Stanach Zjednoczonych.
Rozporządzenia UE
Na terenie Unii Europejskiej obowiązują przepisy ujęte w dwóch dokumentach:
- Rozporządzenie (WE) nr 1896/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dn. 12 grudnia 2006 r. ustanawiającego postępowanie w sprawie europejskiego nakazu zapłaty,
- Rozporządzenie (WE) nr 861/2007 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego europejskie postępowanie w sprawie drobnych roszczeń.
Jeżeli więc zagraniczny kontrahent nie wywiąże się z zapisów umowy, konieczne będzie postępowanie w zgodzie z ww. aktami prawnymi. Warto przy tym nadmienić, że Rozporządzenie (WE) nr 861/2007 dotyczy jedynie sytuacji, w których wartość sporu nie przekracza 2 000 EUR.
Konwencja z Lugano
Polska związana jest tzw. Konwencją z Lugano, czyli Konwencją o jurysdykcji i wykonywaniu orzeczeń sądowych w sprawach cywilnych i handlowych. Dokument ten jest pomocny w przypadku konieczności ustalenia jurysdykcji dla danej sprawy. To dzięki niej dowiesz się, jakie prawo obowiązuje w danej sytuacji.
Ustawa Prawo prywatne międzynarodowe
Zapisy w ustawie z dn. 4 lutego 2011 r. Prawo prywatne międzynarodowe pomagają ustalić, który system prawny reguluje wszelkie spory pomiędzy kontrahentami, którzy prowadzą działalność w różnych krajach. To także dokument, na podstawie którego należy rozstrzygać, której jurysdykcji podlega spór.
O czym warto pamiętać?
Zanim rozpoczniesz proces odzyskiwania pieniędzy, przyjmij garść porad, które pomogą Ci przeprowadzić to w sposób efektywny i sprawią, że nie przegapisz niczego ważnego.
Po pierwsze: o ile nie specjalizujesz się w prawie, skorzystaj z profesjonalnej pomocy. Firmy windykacyjne czy specjaliści od prawa międzynarodowego pomogą Twojej firmie przejść przez proces odzyskiwania długu i sprawią, że unikniesz popełniania podstawowych błędów.
Ważne!
Samodzielne ściąganie należności jest jak najbardziej możliwe. Miej jednak świadomość, że samodzielne próby windykacji będą z pewnością trwały dłużej niż wdrożenie konkretnej, przygotowanej strategii windykacyjnej, jakimi dysponują specjaliści. Co więcej, windykacja należności od kontrahenta zagranicznego jest generalnie bardziej skomplikowana niż w przypadku problemów ze spłatą ze strony polskiego klienta.
Po drugie: czas to pieniądz (dosłownie). Im dłużej będziesz zwlekać ze ściągnięciem długu, tym trudniejsze okaże się pomyślne zakończenie sprawy. Nie ma więc czasu do stracenia, bo czasem o możliwości efektywnego odzyskania pieniędzy decydują dni.
Po trzecie: zanim zdecydujesz się wstąpić na drogę sądową, wypróbuj metody windykacji polubownej (miękkiej). Zawsze istnieje możliwość, że dłużnik boryka się z przejściowymi trudnościami, i w rzeczywistości jest już na dobrej drodze do tego, by zwrócić należność. Wystosowanie pozwu sądowego może w tej sytuacji mocno nadszarpnąć Wasze relacje, choć oczywiście większą barierą dla udanej współpracy jest sam dług.
Po czwarte: jeżeli Twoim dłużnikiem jest firma spoza Unii Europejskiej, przygotuj się na wyższe koszty windykacji oraz koszty sądowe.
Windykacja samodzielna czy z firmą?
Każda sytuacja może być inna, dlatego niełatwo jest wskazać jednoznacznie lepsze rozwiązanie. W większości przypadków nawiązanie współpracy z profesjonalnym windykatorem będzie jednak miało więcej sensu. Samodzielne odzyskiwanie należności może się bowiem okazać wyczerpującym maratonem, który pochłonie sporo środków, nie oferując żadnej gwarancji powodzenia.
Jeżeli jednak zdecydujesz się na usługi firmy, zajmującej się windykacją, staniesz przed trudnym wyborem odpowiedniego wykonawcy usługi.
Jak wybrać firmę windykacyjną?
Jeżeli chcesz odzyskać pieniądze od zagranicznego kontrahenta, dobrym pomysłem będzie znalezienie firmy specjalizującej się w działaniach na terenie kraju, w którym funkcjonuje dłużnik. Dokładna znajomość przepisów jest przecież kluczowa dla powodzenia przedsięwzięcia. Nie obawiaj się zadawania dodatkowych pytań – dowiedz się, czy wybrana firma prowadziła już sprawy z dłużnikami z danego kraju oraz czy współpracuje z windykatorami i prawnikami działającymi na terenie kraju dłużnika.
Zanim zdecydujesz się na konkretną firmę, ustal z jej przedstawicielami, jak często będą raportowali postępy w sprawie oraz jak szczegółowe będą ich sprawozdania. Warto zachować kontrolę nad procesem i mieć możliwość wglądu do wszystkich dokumentów – na przykład w celu konsultacji z innym podmiotem.
Kierując się zasadą ograniczonego zaufania, postaraj się też wywiedzieć, czy działania wybranej firmy windykacyjnej były skuteczne w przeszłości. Poproś o referencje, case studies lub nazwy firm, dla których windykator poprowadził zakończone powodzeniem sprawy.
Rodzaje windykacji
Generalnie sposoby ściągania należności dzieli się na dwie kategorie: to windykacja polubowna (miękka) oraz windykacja sądowa (sądowo-egzekucyjna, zwana też twardą). Zwykle najpierw stosuje się metody polubowne, by – jeśli nie przyniosą one efektu – przejść do bardziej radykalnych działań i zaangażować sąd.
Kwestię metod windykacji – zarówno miękkiej, jak i twardej – poruszaliśmy już w osobnym artykule pt.: Skuteczna windykacja, czyli jak odzyskać długi. We wspomnianym tekście skupiliśmy się jednak na windykacji krajowej. Wskażemy więc teraz, czym różnią się od niej próby odzyskiwania długów transgranicznych.
Ważne!
Metody windykacji polubownej (wezwanie do zapłaty, kontakt telefoniczny, negocjacje) co do zasady są takie same w kraju i za granicą. Różni się podejście do nich i ogólny poziom trudności. Prawdziwe różnice zaczynają się, gdy decydujemy się na kroki formalne.
Jak odzyskać pieniądze od kontrahenta z UE?
Jeżeli dłużnik ma siedzibę w jednym z krajów członkowskich Unii Europejskiej, windykacja należności będzie przebiegać nieco prościej, dzięki trzem narzędziom, które dla wierzycieli przygotowała UE. Są to:
- Europejski nakaz zapłaty
- Europejski tytuł egzekucyjny
- Europejski nakaz zabezpieczenia na rachunku bankowym
Pozew o wydanie europejskiego nakazu zapłaty
Europejski nakaz zapłaty to procedura zarezerwowana dla tzw. bezspornych roszczeń pieniężnych o charakterze transgranicznym. Można z nich skorzystać jedynie w sprawach cywilnych i handlowych. Nie wykorzystasz więc europejskiego nakazu zapłaty w sprawie administracyjnej, skarbowej czy testamentowej. Kolejnym, charakterystycznym ograniczeniem jest to, że ENZ funkcjonuje w każdym państwie Unii Europejskiej oprócz jednego – Danii.
Możesz postarać się o wydanie europejskiego nakazu zapłaty online – korzystając z formularza dostępnego na stronie portalu e-justice.europa.eu.
W teorii możliwe jest samodzielne wypełnienie wniosku i złożenie pozwu, ale należy przy tym pamiętać o przepisach rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1215/2012 z dn. 12 grudnia 20212 r. ws. jurysdykcji oraz uznawania orzeczeń sądowych oraz ich wykonywania w sprawach cywilnych i handlowych. Są w nim opisane wszelkie wyjątki dotyczące rozstrzygania tego rodzaju spraw.
Ważne!
Europejski nakaz zapłaty służy dochodzeniu należności, które w dniu wniesienia pozwu o wydanie europejskiego nakazu zapłaty są wymagalne, a więc gdy minął ich termin płatności.
Europejski tytuł egzekucyjny
Dokument ten również może być stosowany jedynie w sprawach cywilnych i handlowych i podobnie jak europejski nakaz zapłaty nie funkcjonuje w Danii. Dzięki tytułowi egzekucyjnemu przedsiębiorca może – bez ubiegania się o klauzulę wykonalności – domagać się zapłaty od dłużnika (zakładając, oczywiście, że ten ma miejsce zamieszkania lub siedzibę w innym państwie członkowskim UE, poza Danią).
Ważną cechą europejskiego tytułu egzekucyjnego jest to, że jego uzyskanie jest równoznaczne z zasadnością roszczenia. Oznacza to, że organy zajmujące się odzyskiwaniem należności nie będą musiały jej badać. Odpowiednie przepisy znajdziemy w art. 21 ust. 2 ww. Rozporządzenia nr 805/2004.
Europejski nakaz zabezpieczenia na rachunku bankowym
To jedno z najpotężniejszych narzędzi w walce z nieuczciwymi kontrahentami. Europejski nakaz zabezpieczenia na rachunku bankowym sprawia, że dłużnik nie może przenieść swojego majątku na inne podmioty ani go wyprzedawać. W ten sposób mógłby chcieć uniknąć zapłaty długu.
Efektem wydania europejskiego nakazu zabezpieczenia na rachunku bankowym jest zablokowanie środków na rachunku bankowym dłużnika. Oczywiście nakaz nie blokuje wszystkich środków, a jedynie ich część do wskazanej w dokumencie kwoty. Od chwili wydania nakazu dłużnik nie może rozporządzać ww. kwotą, chyba że postanowi oddać w ten sposób dług.
Przepisy dotyczące nakazu można znaleźć w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady nr 655/2014 z dn. 15 maja 2014 r. ustanawiającym procedurę europejskiego nakazu zabezpieczenia na rachunku bankowym w celu ułatwienia dochodzenia transgranicznych wierzytelności w sprawach cywilnych i handlowych.
Ważne!
Jeżeli zachodzi uzasadniona obawa, że dłużnik może chcieć ukryć, zniszczyć, wydać lub zbyć majątek lub jego część w celu uniknięcia zapłaty długu, możliwe jest uzyskanie nakazu zabezpieczenia jeszcze zanim rozpocznie się postępowanie sądowe.
Istotne jest jednak to, że wierzyciel, który chce skorzystać z tej możliwości, ma obowiązek wpłacenia kaucji. Jest to rodzaj zabezpieczenia na pokrycie ewentualnych strat poniesionych przez dłużnika, jeśli zajęcie jego rachunku bankowego okazałoby się nieuzasadnione.
Zajęcie rachunku bankowego następuje w czasie 5-10 dni, a wierzyciel zobowiązuje się do poczynienia odpowiednich kroków celem wszczęcia postępowania w terminie zgodnym z zasadami ujętymi w ww. rozporządzeniu.
Jak odzyskać pieniądze od dłużnika – podsumowanie
Odzyskiwanie należności od zagranicznych kontrahentów to proces wymagający wiedzy o międzynarodowych przepisach i błyskawicznego działania. Samodzielna windykacja to jednak przedsięwzięcie wymagające na tyle dużo zaangażowania i wiedzy, że w większości przypadków lepszym rozwiązaniem będzie skorzystanie z usług firm windykacyjnych.
Wsparcie ekspertów pozwoli uniknąć błędów i zwiększy szanse wierzyciela na skuteczne doprowadzenie sprawy do końca. Ma to szczególne znaczenie, gdy dłużnik pochodzi z kraju niebędącego częścią Unii Europejskiej.
