Faktura wewnętrzna – czym jest i kiedy można ją wystawić?

Chociaż pojęcie faktury wewnętrznej wciąż jest stosowane w języku potocznym, w obiegu podatkowym nie funkcjonuje już od 2013 roku – to właśnie wtedy rozporządzenie Ministra Finansów wprowadziło termin “dokument wewnętrzny opodatkowania”, który dziś jest obowiązujący. Mimo to do tej pory często terminy te wykorzystuje się zamiennie.

W tym poradniku znajdziesz odpowiedź na pytania:

Czym jest faktura wewnętrzna?

Faktura wewnętrzna była rodzajem dokumentu księgowego, który stosowało się w firmach powszechnie do grudnia 2013 roku, jednakże tylko w określonych okolicznościach. Mowa o sytuacjach, w których wykonywana czynność nie niosła za sobą konieczności wystawienia faktury, ale jednocześnie powodowała powstanie obowiązku odprowadzenia podatku – na przykład, gdy firma wyświadczyła nieodpłatną usługę lub nabyła towar wewnątrzwspólnotowo.

Obecnie stosuje się dokument wewnętrzny opodatkowania, którego cele i funkcje są podobne do faktury wewnętrznej.

Czy warto wystawiać faktury wewnętrzne?

Powstaje zatem pytanie, czy wystawianie faktur wewnętrznych, a raczej dokumentów wewnętrznych opodatkowania, jest w jakikolwiek sposób zasadne, skoro nie ma takiej konieczności? Decyzja należy do przedsiębiorcy, jednak warto wiedzieć, że faktura wewnętrzna opodatkowania może okazać się bardzo przydatna. Jej głównym atutem jest to, że pomaga w utrzymaniu porządku w dokumentach księgowych firmy.

Dokument wewnętrzny spełnia w przedsiębiorstwach dwie funkcje:

• po pierwsze: może być pomocny w wyliczeniu podatku VAT należnego do zapłaty,
• po drugie: pozwala w dowolnym momencie odtworzyć informacje dotyczące przeprowadzonych czynności.

Wystawianie dokumentów wewnętrznych jest więc dobrą praktyką, dzięki której przedsiębiorca bez trudu będzie mógł wrócić do dawnych transakcji, gdy zajdzie taka potrzeba.

Kiedy wewnętrzny dokument opodatkowania może się okazać przydatny?

Wystawienie faktury wewnętrznej może się przydać zwłaszcza w tych czynnościach, które wymagają odprowadzenia podatku VAT wewnątrz firmy. Na przykład:

• w sytuacji, gdy nastąpiło nieodpłatne przekazanie towarów lub świadczenie usług,
• w momencie, gdy dochodzi do zwrotu środków uzyskanych w ramach dotacji i różnego typu dofinansowań,
• w przypadku wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT),
• w przypadku wewnątrzwspólnotowego nabycia usług.

Warto wspomnieć, że firmy wystawiają dokumenty wewnętrzne najczęściej właśnie przy okazji dokumentowania transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Jakie dane powinny znaleźć się na takiej fakturze?

Jeśli planujesz wystawienie dokumentu wewnętrznego opodatkowania, koniecznie sprawdź, jakie dane powinny się na nim znaleźć. Zastosowanie jednego wzoru dokumentu sprawi, że zachowanie porządku w dokumentach będzie nieco łatwiejsze i z pewnością usprawni docieranie do tych informacji w przyszłości.

Dane na dokumencie wewnętrznym:

• data wystawienia dokumentu,
• data przekazania towarów lub świadczenia usług,
• numer identyfikacyjny – warto przyjąć numerację, która pozwoli na jednoznaczną identyfikację dokumentu,
• podstawowe dane dotyczące stron transakcji, np. nazwy podmiotów, numery NIP, adresy, pozostałe dane kontaktowe,
• informacja o kursie, według którego przeliczono kwoty na fakturze, jeżeli transakcja została zawarta w obcej walucie,
• informacja o rodzaju transakcji, a także jej przedmiot,
• informacje o opodatkowaniu – podstawa opodatkowania, stawka podatku VAT (jeśli takowy występuje – jeśli nie, informacja o stawce VAT 0%), a także wartość podatku VAT.

Ważne:

Zwróć uwagę, że na dokumencie wewnętrznym opodatkowania nie ma informacji o kwocie do zapłaty. Dokument ten dotyczy bowiem transakcji nieodpłatnych.

Dokument wewnętrzny opodatkowania – co stanowi podstawę podatku?

Odliczanie podatku VAT przebiega tak samo w przypadku dokumentu wewnętrznego opodatkowania, jak przebiegało ono przy fakturze wewnętrznej do 2013 roku. Jeżeli na danym dokumencie nie ma informacji o podstawie opodatkowania, a tym samym także o kwocie podatku VAT, podatnik ma prawo dopisać taką informację. Może on także dodać do dokumentu dane o kwocie naliczonego podatku VAT wraz z informacją o kursie, według jakiego kwota ta została naliczona.

Charakterystyczną cechą dokumentu wewnętrznego jest brak odbiorcy – podatnik wystawia dokument wewnętrzny opodatkowania jedynie dla własnych potrzeb oraz po to, by – w razie konieczności – udowodnić naliczenie podatku VAT.

Dokument wewnętrzny i faktura wewnętrzna – podsumowanie

Choć faktury wewnętrzne nie funkcjonują w obiegu podatkowym od 2013 roku, wciąż możemy spotkać się z taką nazwą dokumentu. Chcąc jednak być dokładnymi, przedsiębiorcy powinni stosować tytuł “dokument wewnętrzny opodatkowania”. Nowe nazewnictwo, choć ma już kilka lat, potrzebuje jeszcze czasu, by przyjąć się w świadomości przedsiębiorców.

Tymczasem warto pamiętać, że dokument wewnętrzny stosujemy jedynie w przypadku nieodpłatnych transakcji, które nie wywołują obowiązku wystawienia faktury. Dokument wewnętrzny służy więc, jak sama nazwa wskazuje, wewnętrznym potrzebom firmy i jako taki pozostaje do dyspozycji przedsiębiorstwa. Nie posiada więc odbiorcy, którego należy wskazać podczas wystawiania dokumentu. Może jednak zostać przedstawiony jako dowód prawidłowego naliczenia podatku VAT.

Czytaj także:
Faktura zaliczkowa – kiedy i jak ją wystawić?
Krajowy system e-Faktur – co to jest i na czym polega?
Anulowanie faktury – jak i kiedy można to zrobić?