W jakiej sytuacji anulowanie faktury VAT jest możliwe?
To, że w ogóle istnieje możliwość anulowania wystawionej faktury VAT nie oznacza, że przedsiębiorcy mogą ot tak uznać dokument za niebyły. W dotychczasowej praktyce gospodarczej w Polsce przyjęło się właściwie tylko jeden zestaw okoliczności, który pozwala dokonać anulowania faktury VAT. Mowa o sytuacji, w której faktura dokumentuje czynność niedokonaną.
Oznacza to, że anulować można jedynie fakturę VAT, która została wystawiona przed wykonaniem usługi/dostarczeniem towaru. Co więcej, oba egzemplarze faktury (ten przeznaczony dla sprzedającego oraz kopia dla kontrahenta) muszą znajdować się w rękach wystawiającego – jeżeli dokument został już dostarczony do kupującego, nie można go anulować.
Ważne!
Pan Piotr prowadzi sklep internetowy – przed kilkoma godzinami otrzymał zamówienie od klienta i na jego podstawie wystawił fakturę VAT. Po pewnym czasie niedoszły klient anulował zamówienie, tłumacząc się tym, że u innego sprzedawcy znalazł potrzebny mu towar w niższej cenie. Z oczywistych względów pan Piotr chciałby teraz anulować wystawioną fakturę VAT – na szczęście w zaistniałej sytuacji może to zrobić.
Powyższy przykład przedstawia jedną z sytuacji, w której przedsiębiorca może (a nawet powinien) anulować fakturę VAT. Co dokładnie sprawia, że dokument można anulować? Oto warunek:
Ważne!
Fakturę VAT można anulować jedynie w sytuacji, gdy nie trafiła ona do obrotu prawnego – czyli faktura nie została dostarczona klientowi. Jeżeli więc sprzedający posiada oba egzemplarze dokumentu, jest dopuszczalne anulowanie faktury (a co za tym idzie, także transakcji). Na przykład:
- Gdy sprzedaż się nie dokonała – w podanym przykładzie w ogóle nie doszło do sprzedaży. Klient, co prawda, złożył zamówienie, ale go nie opłacił. Sprzedawca nie wysłał towaru, a wystawiona przez niego faktura nie dotarła do kontrahenta.
- Gdy kupujący nie odebrał przesyłki i nie zapłacił za towar – jeżeli klient zamówił towar za pobraniem, ale nie zdecydował się na jego odbiór, a paczka wraz z fakturą trafiła z powrotem do sprzedającego, anulowanie faktury jest prawidłowym rozwiązaniem.
Od omawianej zasady istnieje jednak wyjątek.
Anulowanie faktury jest możliwe także, jeżeli przesyłka z towarem zaginęła lub uległa zniszczeniu – aby to zrobić, konieczne będzie posiadanie dokumentu potwierdzającego zaistnienie takiej sytuacji. Może to być na przykład zaświadczenie wystawione przez firmę kurierską odpowiedzialną za zaginięcie paczki. Jeżeli faktura nie dotarła do klienta (na przykład znajdowała się w zaginionej przesyłce), do jej anulowania wystarczy kopia należąca do wystawcy – nie trzeba wówczas posiadać obu egzemplarzy faktury.
Czy można anulować fakturę elektroniczną?
Niestety, wystawienie faktury elektronicznej jest niemal równoznaczne z wprowadzeniem jej do obrotu podatkowego – faktura wysłana mailem prawie na pewno zostanie odebrana, a nawet jeżeli kupujący zezna, że nie odebrał wiadomości zawierającej załącznik, nie można z całą pewnością stwierdzić, że do odbioru nie doszło.
Co więcej, jeżeli przedsiębiorca wystawia faktury VAT poprzez oprogramowanie i dokonuje wysyłki na konkretny adres (adres mailowy odbiorcy), należy założyć, że ten korzysta z programów księgujących faktury elektroniczne automatycznie.
Gdzie szukać odpowiednich przepisów?
Choć – jak wspomnieliśmy na początku artykułu – nie istnieją przepisy, które wprost reguluję kwestię anulowania faktur VAT, przedsiębiorcy mogą skorzystać z interpretacji indywidualnej wydawanej przez Krajową Informację Skarbową. To właśnie na ich podstawie można zaplanować działania firmy w kontekście problematycznych sytuacji podatkowych.
Faktury, które nie zostały wprowadzone do obrotu – interpretacja
Podatników, którzy potrzebują rozstrzygnięcia w kwestii tego, czy mogą anulować faktury, które nie zostały wprowadzone do obrotu podatkowego, uspokajamy: istnieje konkretna interpretacja podatkowa wydana przez KIS w 2010 roku, o sygnaturze IPPP1-443-1238/09-2/BS.
Interpretacja ta stanowi jednoznaczne potwierdzenie, że istnieje możliwość anulowania faktur, które nie zostały wprowadzone do obrotu podatkowego.
Co więcej, w przywoływanej interpretacji indywidualnej zadano nie jedno, a dwa pytania. Pierwsze z nich dotyczyło możliwości anulowania faktury, która nie została w ogóle wysłana do klienta.
Pytanie wnioskodawcy:
Czy w przypadku nieodebrania przez Kontrahenta wysłanej przez Spółkę oryginału i kopii faktury dokumentującej czynność, która faktycznie nie została wykonana, Spółka ma prawo taką fakturę anulować?
Stanowisko wnioskodawcy:
Spółka może anulować fakturę dokumentującą czynność, która faktycznie nie została wykonana, a której kopia i oryginał nie zostały przez Kontrahenta odebrane, gdyż oznacza to, że taka faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego.
Zgodnie z przewidywaniami, nie istnieją żadne przesłanki, które miałyby uniemożliwić anulowanie takich faktur. W związku z tym stanowisko wnioskodawcy zostało uznane przez organ skarbowy za prawidłowe.
Drugie pytanie dotyczyło jednak sytuacji, w której faktura została wysłana do odbiorcy, ten jednak – po stwierdzeniu nieprawidłowości – odesłał dokument do wystawcy.
Pytanie wnioskodawcy:
Czy w przypadku odesłania przez Kontrahenta oryginału i kopii faktury nieujętej w jego ewidencji podatkowej oraz dokumentującej czynność, która nie została faktycznie wykonana, Spółka ma prawo taką fakturę anulować?
Stanowisko wnioskodawcy:
Spółka może anulować fakturę nieujętą w ewidencji podatkowej Kontrahenta oraz dokumentującą czynność, która nie została faktycznie wykonana, gdy kopia i oryginał takiej faktury zostały Spółce odesłane przez Kontrahenta. Zdaniem Spółki, oznacza to, że jeżeli Kontrahent faktury nie przyjął, to także nie ujął jej w swojej ewidencji podatkowej, co potwierdza także, że wystawiona faktura dokumentowała czynność, która faktycznie nie została przez Spółkę wykonana, a więc nie jest dokumentem potwierdzającym rzeczywisty stan faktyczny. Zdaniem Spółki, odesłana faktura nie została, zatem wprowadzona do obrotu prawnego.
Także tutaj stanowisko wnioskodawcy zostało uznane za prawidłowe.
Faktury elektroniczne – interpretacja
Na pytanie o możliwość anulowania faktur elektronicznych odpowiada z kolei interpretacja z dnia 22.01.2019 (sygnatura 0112-KDIL4.4012.629.2018.1.NK).
W omawianej sytuacji sprzedający (za pośrednictwem oprogramowania automatycznie wystawiającego faktur) wystawił pewnej liczbie klientów faktury z błędnymi kwotami. Przedsiębiorca po spostrzeżeniu pomyłki poinformował o niej kupujących, a następnie wystawił części z nich faktury korygujące, zawierające poprawne kwoty.
Część klientów odmówiła jednak przyjęcia faktur korygujących, w związku z czym sprzedający dokonał storna oryginalnych faktur oraz faktur korygujących, opatrzył dokumenty zapisem “Anulowano”, a następnie wystawił nowe faktury zawierające właściwe kwoty. Zgodnie z uzasadnieniem Krajowej Informacji Skarbowej, takie postępowanie przedsiębiorcy było nieprawidłowe.
W rzeczywistości i zgodnie z literą prawa wystarczająca w takiej sytuacji jest możliwość dokonywania korekty faktury. Gdy podatnik wystawia fakturę korygującą, powinna ona zostać przyjęta przez kupujących bez dodatkowych uwag. Dokonanie korekty faktury VAT w przypadku wystawienia dokumentu z błędną kwotą jest prawidłową, określoną w przepisach praktyką.
Jak anulować fakturę VAT?
Wiemy już, kiedy możliwe jest anulowanie faktury VAT, znamy warunki, przykłady i interpretacje. Jak jednak podejść do samego anulowania? Co trzeba wiedzieć i jak przeprowadzić proces?
Anulowanie faktury należy przeprowadzić w trzech prostych krokach:
- Należy przekreślić oba egzemplarze faktury tak, by nie ulegało wątpliwości, że nie posłużą one już jako zwyczajne dokumenty sprzedaży.
- Na fakturach trzeba umieścić odpowiednią adnotację, np.: “Anulowano” oraz datę anulowania.
- Anulowane faktury muszą zostać opatrzone podpisem osoby upoważnionej do wystawiania dokumentów sprzedaży.
Ważne!
Anulowanych faktur nie powinno się wyrzucać do śmieci! Zamiast tego należy dołączyć je do pozostałych faktur w celu zachowania ciągłości numeracji dokumentów. Warto jednak pamiętać, że anulowanych faktur nie trzeba ewidencjonować.
