Terminy płatności, przeterminowane faktury i przedawnienie roszczenia
Zacznijmy od wyjaśnienia podstaw – jeżeli już je znasz, po prostu przejdź do następnego rozdziału naszego artykułu.
Wystawiając fakturę kontrahentowi, musisz określić termin, w którym powinien za nią zapłacić. Jeśli zależy Ci na czasie, możesz wyznaczyć 7-dniowy termin zapłaty, ale musisz liczyć się także z możliwościami klienta. Sami kontrahenci często zresztą proszą o wydłużenie terminu, na przykład do 30 dni, jednak zdarzają się także sytuacje, w których termin faktury na prośbę klienta wydłuża się do 60, 90, a nawet 120 dni! Powodów takiego postępowania może być wiele, a sprzedający najczęściej zgadzają się na taki układ z prostego powodu: nie chcą stracić kontrahenta. Często sytuacja dotyczy sprawdzonych klientów, którzy nigdy nie mieli problemów z terminowym regulowaniem należności.
Przeterminowana faktura to dokument, którego termin zapłaty upłynął. Faktura wystawiona 15 września z 30-dniowym terminem staje się przeterminowana 16 października. Od tego momentu podmiot, który wystawił fakturę, może podjąć działania windykacyjne, mające na celu odzyskanie pieniędzy.
O przedawnionym roszczeniu mówimy z kolei w kontekście należności, od których spełnienia kontrahent może się uchylić. Informację o standardowym terminie przedawnienia znajdziemy w art. 118 Kodeksu Cywilnego. Termin przedawnienia wynosi zwykle 6 lat, jednak dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – jedynie 3 lata.
Ważne!
Koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, w którym mija 3 lub 6 lat od zawarcia transakcji, Wyjątkiem od tej reguły są roszczenia, w których termin przedawnienia jest krótszy niż dwa lata.
Co może zrobić przedsiębiorca, gdy termin płatności na fakturze minął?
Wróćmy teraz do pytania, które zadaliśmy na samym początku artykułu. Oczywistym jest, że sprzedający chce jak najszybciej odzyskać należne mu środki. W tym celu należy podjąć działania windykacyjne – za tym groźnie brzmiącym określeniem kryją się jednak nie tylko “agresywne” metody, na które kontrahent może zareagować w sposób odwrotny do spodziewanego. Zacznijmy od najprostszego, a często bardzo skutecznego rozwiązania.
Kontakt z klientem
Jednym z najczęstszych powodów, dla których kontrahenci nie płacą w terminie, jest.. zapominalstwo. Wszyscy jesteśmy ludźmi, a przeoczenie faktury czy terminu jej zapłaty może się po prostu zdarzyć. Właśnie dlatego pierwszą formą windykacji powinna być próba nawiązania kontaktu z klientem. Napisz e-mail lub zadzwoń, jeżeli Twoje relacje z klientem zezwalają na taką formę komunikacji. Jeżeli zdecydowałeś się na formę mailową, poczekaj dwa lub trzy dni robocze i dopiero, jeśli w tym terminie nie otrzymasz odpowiedzi, przejdź do następnego punktu.
Wezwanie do zapłaty
Jeżeli prosta próba kontaktu pozostanie bez odpowiedzi, czas na bardziej formalne kroki. Wyślij swojemu klientowi wezwanie do zapłaty. Idealną formą w tym przypadku będzie tradycyjny list – obowiązkowo polecony. W ten sposób dasz kontrahentowi kolejną szansę na uregulowanie zobowiązania, a jednocześnie zabezpieczysz się na wypadek sprawy sądowej. W sądzie niebagatelne znaczenie może mieć fakt, że działałeś w dobrej wierze i najpierw podjąłeś próbę polubownego załatwienia sprawy.
Jak przygotować wezwanie do zapłaty?
Przygotuj proste pismo, które będzie zawierało następujące elementy:
- dane wierzyciela (Twojej firmy) i dłużnika (kontrahenta),
- opis powstania zobowiązania, dane umożliwiające identyfikację dokumentu sprzedaży,
- słowa: “wzywam [nazwa podmiotu] do zapłaty kwoty [kwota wynikająca z zobowiązania] w terminie X dni.
- numer rachunku bankowego do przelewu należności,
- podpis.
Dobrze będzie także odpowiednio zatytułować dokument. Zwykle wystarczy duży napis o treści: “Wezwanie do zapłaty” u góry strony.
Wpis do rejestru dłużników
Jeżeli podjęta próba nie przyniosła rezultatu, masz prawo zgłosić dłużnika do któregoś z funkcjonujących w Polsce rejestrów dłużników. Organizacje te gromadzą informacje na temat długów, a wpisy w ich rejestrach często służą do oceny zdolności kredytowej osób i podmiotów.
Informację o powstałym długu możesz zgłosić do:
- Biura Informacji Kredytowej,
- ERIF Biura Informacji Gospodarczej,
- Biura Informacji Gospodarczej InfoMonitor,
- Krajowego Rejestru Długów.
Na tym kończą się możliwości tzw. windykacji miękkiej. Jeśli dłużnik pozostaje głuchy na kolejne listy, maile, telefony, a nawet na zgłoszenie do rejestru dłużników, możesz skierować przeciwko niemu pozew sądowy, który może – choć po długim czasie – doprowadzić do otrzymania tytułu egzekucyjnego z klauzulą wykonalności, a w konsekwencji do odzyskania pieniędzy.
Jak zadbać o płynność finansową firmy i zabezpieczyć się przed długami?
Nie ulega wątpliwości, że wstąpienie na drogę sądową może poważnie nadszarpnąć relacje z klientem. Z drugiej strony warto zadać sobie pytanie, czy utrzymywanie kontaktów biznesowych z kontrahentem, który nie tylko nie płaci na czas, ale także uchyla się od płatności mimo wielokrotnych wezwań, jest korzystne dla naszej firmy.
Inną kwestią, którą należy wziąć pod uwagę, jest nieuchronnie upływający czas. Zanim przejdziemy przez wszystkie kroki windykacji miękkiej, a następnie odbędzie się proces sądowy, mogą minąć miesiące, jeśli nie lata. Właśnie dlatego warto zawczasu zabezpieczyć swoją firmę przed utratą płynności finansowej.
Pięć kroków do płynnego finansowo przedsiębiorstwa
Aby nie musieć martwić się możliwą utratą płynności finansowej, należy wprowadzić w firmie kilka dobrych praktyk – stosowanie się do nich sprawi, że niepokojące sygnały o wiele łatwiej będzie wykryć, a Twoja działalność już zawsze będzie miała dostęp do potrzebnych środków.
Monitoring należności
Nie kieruj się zasadą: wystaw fakturę i o niej zapomnij. Każda należność powinna być regularnie sprawdzana. Dzięki temu będziesz wiedzieć, gdy zacznie zbliżać się jej termin płatności. Rzetelnie prowadzony monitoring pozwoli łatwo stwierdzić, którzy kontrahenci są solidni i płacą w terminie, a którym zdarzają się opóźnienia. Jeżeli monitorujesz należności, od razu zauważysz, gdy któraś z faktur nie zostanie opłacona w terminie, dzięki czemu szybciej zareagujesz i szybciej odzyskasz pieniądze.
Nacisk na krótkie terminy płatności i uważny wybór kontrahentów
Spora część Twoich klientów chętnie skorzysta z długich terminów płatności, jednak nie zawsze należy je oferować. Sam znasz swoje przedsiębiorstwo najlepiej, wiesz więc, czy możesz sobie pozwolić na wystawianie faktur z 60-dniowym terminem płatności. W czasie negocjacji z kontrahentami połóż nacisk na terminowość, a jeśli wiesz, że klient bywa niesolidny, zastanów się, czy współpraca z nim jest potrzebna Twojej firmie.
Analiza i optymalizacja kosztów
Funkcjonowanie firmy generuje zwykle sporo kosztów. Jeżeli jest ich za dużo, rentowność przedsiębiorstwa spada, a jego płynność finansowa może być zagrożona. Dobrą praktyką, stosowaną w celu uniknięcia kłopotów finansowych, jest cykliczne analizowanie ponoszonych wydatków oraz ich optymalizacja. Zmniejszanie udziału kosztów w finansach Twojego przedsiębiorstwa również niesie za sobą pewne ryzyko (np. obniżenia jakości usług lub wywarcia negatywnego wpływu na pracowników i klientów), ale właściwie przeprowadzona analiza pozwoli zmniejszyć prawdopodobieństwo wystąpienia niepożądanych konsekwencji.
Optymalizacja kosztów w firmie to złożony proces – sprawdź, jak go przeprowadzić!
Faktoring online lub finansowanie faktur
Jesteś w gorszej pozycji negocjacyjnej i nie możesz sobie pozwolić na skracanie terminów płatności faktur? A może przyzwyczaiłeś swoich stałych kontrahentów do tego, że oferujesz im odległe terminy płatności i nie chcesz utracić tej przewagi konkurencyjnej? To zupełnie zrozumiałe – i wcale nie musi oznaczać problemów z płynnością finansową.
Przedsiębiorcy od lat mogą korzystać z faktoringu online. W ramach usługi faktorant otrzymuje dostęp do odnawialnego limitu faktoringowego – kwoty, dzięki której można sprzedawać wystawione swoim klientom faktury w zamian za natychmiastowy przelew na konto. Korzystając z faktoringu online zapewniasz swojej firmie stały dostęp do gotówki – w razie potrzeby wystarczy zgłosić dowolną liczbę faktur do finansowania. Jedynym ograniczeniem jest kwota limitu.
Jeśli nie potrzebujesz stałego finansowania lub chcesz najpierw sprawdzić, jak usługa działa w praktyce, skorzystaj z finansowania faktur. Możesz dzięki niemu sfinansować pojedynczy dokument sprzedaży. Pieniądze otrzymasz w kilka godzin – nie musisz czekać, aż kontrahent zapłaci należność.
Twarda windykacja
Faktoring pomoże Ci zadbać o płynność finansową w dłuższej perspektywie, jednak jeśli już w tym momencie masz problem z jej utrzymaniem z powodu niepłacących kontrahentów, warto zwrócić się z prośbą o pomoc do profesjonalnej firmy windykacyjnej, której głównym zadaniem jest dochodzenie należności i odzyskanie pieniędzy za nieuregulowane faktury. Usługi świadczone przez firmy windykacyjne mogą okazać się szczególnie cenne w sytuacji, gdy dłużnik celowo dąży do przedawnienia należności.
We wcześniejszej części artykułu wyjaśnialiśmy, jakie działania windykacyjne możesz podjąć samodzielnie, bez pomocy działu windykacji czy zewnętrznej firmy oraz bez narażania na szwank relacji z klientem. Czasem to jednak nie wystarczy, a jeżeli nie dysponujesz własnym działem windykacji, dalsze etapy warto przeprowadzać we współpracy z profesjonalistami.
Chcesz wiedzieć więcej o skutecznej windykacji należności? Przeczytaj nasz artykuł!
