Ustawa o sygnalistach – kogo dotyczy i kiedy wchodzi w życie?

Ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa to jeden z aktów prawnych, które w polskim prawie pojawiły się dzięki zatwierdzeniu przepisów unijnych. Tzw. dyrektywa o ochronie praw sygnalistów (opublikowana w październiku 2019 roku) początkowo miała wejść w życie już dwa lata później – termin wyznaczono na 17 grudnia 2021 roku. Prace legislacyjne – tradycyjnie – przedłużyły się jednak znacząco. Publikacja nowej ustawy w Dzienniku Ustaw odbyła się dopiero… w czerwcu tego roku. Co musisz wiedzieć na temat ustawy o ochronie sygnalistów?
Spis treści:

Kim jest sygnalista?


Sygnalista – definicja zwyczajowa

W myśl definicji praktycznej sygnalista oznacza osobę lub podmiot informujący o możliwości popełnienia wykroczenia, lub przestępstwa przez podmiot, z którym zgłaszający jest związany stosunkiem służbowym i/lub umową. 

Sygnalista zwykle współpracuje z wymiarem sprawiedliwości, a status sygnalisty otrzymuje, jeżeli przedstawiciele prokuratury stwierdzą, że działania tej osoby mogą stanowić dla niej niebezpieczeństwo utraty pracy lub narazić ją na inne negatywne konsekwencje.

Sygnalista – definicja prawna

Od czerwca 2024 roku dysponujemy oficjalnym wyjaśnieniem terminu i mamy tu do czynienia ze znaczącymi różnicami (choć sam rdzeń pozostaje ten sam). 

W myśl art. 4 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje o naruszeniu prawa, uzyskane w kontekście związanym z pracą. Sygnalistą może być więc:

  • pracownik (także tymczasowy),
  • osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (np. w oparciu o umowę cywilnoprawną), 
  • przedsiębiorca związany z podmiotem, którego dotyczy zgłoszenie (np. wykonawcą usługi na rzecz tegoż podmiotu), 
  • prokurent, 
  • akcjonariusz, 
  • wspólnik,
  • stażysta, 
  • wolontariusz,
  • praktykant.

To jednak nie koniec listy. Art. 4. ust. 1 pkt. 12 mówi także o funkcjonariuszach (np. Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego czy Służby Celno-Skarbowej), zaś art. 4. ust. 1 pkt. 13 włącza do tej grupy także żołnierzy. 

Niezwykle istotny jest także ustęp 2 wspomnianego artykułu. Zgodnie z jego treścią sygnalistą może być również osoba, która zgłosiła lub ujawniła publicznie informacje o naruszeniu prawa przed nawiązaniem stosunku pracy (lub innego stosunku prawnego będącego podstawą świadczenia pracy, usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym na rzecz podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie) lub już po ich ustaniu. W praktyce oznacza to, że pracownik, praktykant czy wykonawca usługi może zgłosić naruszenia prawa nie tylko w trakcie współpracy, ale także przed jej nawiązaniem lub po jej ustaniu. Co ciekawe, ustawa w obecnym kształcie nie precyzuje, w jakim terminie od wystąpienia naruszenia prawa należy zgłosić lub upublicznić sytuację, by uzyskać status sygnalisty.

Najważniejsze ustalenia dyrektywy o sygnalistach


Dlaczego ochrona prawna sygnalistów jest potrzebna?

Ważne!

Trzy kanały informacji

Kiedy sygnalista może skorzystać z ujawnienia publicznego?

Jakie naruszenia mogą zgłaszać sygnaliści?

Dyrektywa unijna kładzie jednak szczególny nacisk na zgłoszenia naruszeń przepisów w obszarach:

  • zamówień publicznych, 
  • usług, produktów i rynków finansowych,
  • zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
  • bezpieczeństwa produktów,
  • bezpieczeństwa transportu,
  • ochrony środowiska,
  • bezpieczeństwa żywności i pasz,
  • zdrowia i dobrostanu zwierząt,
  • zdrowia publicznego,
  • ochrony konsumentów, 
  • ochrony prywatności i danych osobowych.

Ustawa o sygnalistach – co to jest i kogo dotyczy?


Ustawa o sygnalistach – najważniejsze założenia

Ustawa o sygnalistach ma zapewnić ochronę prawną wszystkim osobom, które zdecydują się na zgłoszenie nieprawidłowości, wykroczeń lub przestępstw w zakładach pracy. 

Słowem: dokument ten będzie realizował założenia dyrektywy UE 2019/1937. Oto kilka najważniejszych założeń obecnych w ustawie:

  • Ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenie prawa dotyczy sygnalistów i doprecyzowuje ten termin. Sygnalistą może być osoba, która jest związana z podmiotem lub organizacją dopuszczającą się nadużyć nie tylko umową o pracę, ale dowolnym stosunkiem prawnym lub faktycznym. Co więcej, zgłoszenie może zostać dokonane nie tylko w trakcie trwania danego stosunku, ale również przed jego rozpoczęciem lub po jego zakończeniu (na przykład gdy doszło już do wypowiedzenia stosunku pracy).
  • Warunkiem przyznania statusu sygnalisty będzie dokonanie zgłoszeń w sposób zgodny z zapisami ustawy.
  • Ustawa o sygnalistach nakłada na przedsiębiorców obowiązek utworzenia procedur mających na celu ułatwienie składania zgłoszeń wewnętrznych, zapewnienie ochrony danych osób zgłaszających oraz dokumentowanie zgłoszeń. Tę kwestię szczegółowo opisujemy w dalszej części artykułu.
  • Zgłoszenia zewnętrzne w Polsce będzie przyjmował Rzecznik Praw Obywatelskich. RPO będzie miał także obowiązek zapewnienia ochrony sygnalistom oraz podejmowania działań następczych.

Ustawa o sygnalistach – obowiązki pracodawcy


Obowiązek wdrożenia procedur ochronnych nie obejmuje wszystkich przedsiębiorców, a jedynie:

  • firmy zatrudniające co najmniej 50 pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty),
  • podmioty sektora publicznego.

Mimo że powyższa lista jest bardzo krótka, zawiera także wyjątek – organy gmin lub powiatów, które liczą mniej niż 10 000 mieszkańców nie mają obowiązku wdrożenia ww. procedur.

Warto też pamiętać o tym, że do liczby 50 pracowników na potrzeby wyliczenia kryterium wlicza się także osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, ale jedynie pod warunkiem, że podmiot nie zatrudnia do tego rodzaju pracy innych osób.

Co więc należy do obowiązków pracodawcy?

  • sporządzenie wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych – regulamin ten musi być zgodny z wymogami zamieszczonymi w rozdziale 3 (art. 23-29) ustawy o ochronie sygnalistów,
  • ustanowienie kanałów przyjmowania zgłoszeń i poinformowanie o dostępności tych kanałów pracowników, współpracowników i osób, które są związane stosunkiem służbowym z pracodawcą,
  • wyznaczenie bezstronnej wewnętrznej jednostki organizacyjnej, która będzie podejmowała działania następcze, a więc weryfikowała, obsługiwała i wyjaśniała zgłoszenia,
  • rejestrowanie i dokumentowanie zgłoszeń – przechowywanie nagrań lub stenogramów z rozmów przeprowadzonych z sygnalistami za pośrednictwem urządzeń telekomunikacyjnych (rzecz jasna za ich zgodą), sporządzanie protokołów (w przypadku zgłoszeń ustnych) czy przechowywanie kopii zgłoszeń pisemnych.

Innym obowiązkiem przedsiębiorców oraz RPO będzie dokumentowanie zgłoszeń dokonywanych przez sygnalistów – w przypadku zgłoszeń ustnych konieczne będzie utworzenie dokładnych transkrypcji rozmów, w trakcie których dokonano zgłoszenia.

Podsumowanie


Ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów to dokument, który ma szansę zmienić wiele w kwestii zgłaszania nieprawidłowości. W wielu przedsiębiorstwach pojawiają się nie tylko wymagane prawem procedury, ale także zachęty do korzystania z możliwości zgłaszania problemów wewnętrznie. Firmy wiedzą, że sporą część problemów można załatwić wewnątrz organizacji tak, by usatysfakcjonować każdą ze stron. Co więcej – wykrycie nieprawidłowości często może prowadzić do oszczędności czy do wzrostu produktywności, a przede wszystkim dać firmie szansę na naprawienie błędów, zanim konsekwencje nie okażą się zbyt dotkliwe. 

Już 25 września 2024 roku ustawa wchodzi w życie i zacznie chronić sygnalistów. Pozostaje jednak pytanie: jak w praktyce będą działać nowe przepisy? Tego jednak dowiemy się nie wcześniej, niż po upływie kolejnych kilku miesięcy.

O tym warto wiedzieć:


  • pakiet deregulacyjny wspiera firmy

    Pierwszy pakiet deregulacyjny dla przedsiębiorców – jakie zmiany przyniesie?


    Czym jest pakiet deregulacyjny i jak wpłynie na polskich przedsiębiorców?
    Więcej: Pierwszy pakiet deregulacyjny dla przedsiębiorców – jakie zmiany przyniesie?
  • podatkowa grupa kapitałowa składa się z co najmniej dwóch spółek

    Podatkowa grupa kapitałowa (PGK) – co to jest, kiedy warto ją stworzyć?


    Czym jest podatkowa grupa kapitałowa i kiedy warto ją założyć? Jakie korzyści przynosi?
    Więcej: Podatkowa grupa kapitałowa (PGK) – co to jest, kiedy warto ją stworzyć?
  • Zwolnienie z VAT dla małych firm

    Zwolnienie z VAT dla małych firm w Unii Europejskiej – co się zmieni w 2025 roku?


    Jakie zmiany czekają małe firmy w kontekście podatku VAT? Sprawdź, jeśli prowadzisz działalność transgraniczną!
    Więcej: Zwolnienie z VAT dla małych firm w Unii Europejskiej – co się zmieni w 2025 roku?

Poznaj naszą bazę biznesowej wiedzy


Zapisz się na Przegląd PRAGMAtyczny!

FINANSE | PODATKI | PRZEDSIĘBIORCZOŚĆ

Nie chcesz przegapić najważniejszych wiadomości ze świata finansów, podatków i przedsiębiorczości? Wypełnij formularz obok i dołącz do czytelników Przeglądu PRAGMAtycznego. Wiadomość od nas otrzymasz tylko raz w miesiącu – nie obawiaj się spamu z naszej strony.