Kim jest sygnalista?
Trudno omawiać ustawę o sygnalistach bez dookreślenia, kim tak naprawdę jest sygnalista. Aż do czerwca 2024 roku w polskim prawie brakowało definicji sygnalisty – z tego powodu posługiwaliśmy się tzw. definicją praktyczną, która powstała na kanwie angielskiego terminu “whistleblower”.
Sygnalista – definicja zwyczajowa
W myśl definicji praktycznej sygnalista oznacza osobę lub podmiot informujący o możliwości popełnienia wykroczenia, lub przestępstwa przez podmiot, z którym zgłaszający jest związany stosunkiem służbowym i/lub umową.
Sygnalista zwykle współpracuje z wymiarem sprawiedliwości, a status sygnalisty otrzymuje, jeżeli przedstawiciele prokuratury stwierdzą, że działania tej osoby mogą stanowić dla niej niebezpieczeństwo utraty pracy lub narazić ją na inne negatywne konsekwencje.
Sygnalista – definicja prawna
Od czerwca 2024 roku dysponujemy oficjalnym wyjaśnieniem terminu i mamy tu do czynienia ze znaczącymi różnicami (choć sam rdzeń pozostaje ten sam).
W myśl art. 4 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje o naruszeniu prawa, uzyskane w kontekście związanym z pracą. Sygnalistą może być więc:
- pracownik (także tymczasowy),
- osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (np. w oparciu o umowę cywilnoprawną),
- przedsiębiorca związany z podmiotem, którego dotyczy zgłoszenie (np. wykonawcą usługi na rzecz tegoż podmiotu),
- prokurent,
- akcjonariusz,
- wspólnik,
- stażysta,
- wolontariusz,
- praktykant.
To jednak nie koniec listy. Art. 4. ust. 1 pkt. 12 mówi także o funkcjonariuszach (np. Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego czy Służby Celno-Skarbowej), zaś art. 4. ust. 1 pkt. 13 włącza do tej grupy także żołnierzy.
Niezwykle istotny jest także ustęp 2 wspomnianego artykułu. Zgodnie z jego treścią sygnalistą może być również osoba, która zgłosiła lub ujawniła publicznie informacje o naruszeniu prawa przed nawiązaniem stosunku pracy (lub innego stosunku prawnego będącego podstawą świadczenia pracy, usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym na rzecz podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie) lub już po ich ustaniu. W praktyce oznacza to, że pracownik, praktykant czy wykonawca usługi może zgłosić naruszenia prawa nie tylko w trakcie współpracy, ale także przed jej nawiązaniem lub po jej ustaniu. Co ciekawe, ustawa w obecnym kształcie nie precyzuje, w jakim terminie od wystąpienia naruszenia prawa należy zgłosić lub upublicznić sytuację, by uzyskać status sygnalisty.
Najważniejsze ustalenia dyrektywy o sygnalistach
23 października 2019 r. Parlament Europejski i Rada Europy przyjęły dyrektywę w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii – w dalszej części artykułu będziemy nazywali ją dyrektywą o sygnalistach. Celem wydania dokumentu jest objęcie ochroną prawną wszystkich osób zgłaszających nieprawidłowości, mające miejsce w zakładach pracy.
Dlaczego ochrona prawna sygnalistów jest potrzebna?
Potrzeba utworzenia dyrektywy o sygnalistach, a co za tym idzie, także odpowiednich ustaw w prawie krajowym państw członkowskich UE, wzięła się z okoliczności opisywanych szeroko we wstępie do dokumentu. Czytamy w nim między innymi, że:
Zgłaszając naruszenia prawa Unii, które są szkodliwe dla interesu publicznego […] „sygnaliści” […] odgrywają kluczową rolę w ujawnianiu takich naruszeń i zapobieganiu im oraz w ochronie dobra społecznego.
Potencjalni sygnaliści często jednak rezygnują ze zgłaszania swoich zastrzeżeń lub podejrzeń z obawy przed działaniami odwetowymi. W związku z tym w coraz większym stopniu uznaje się, zarówno na poziomie unijnym, jak i międzynarodowym, znaczenie zapewnienia zrównoważonej i skutecznej ochrony sygnalistów.
Innymi słowy, brak stosownej ochrony prawnej dla sygnalistów sprawia, że osoby te często rezygnują ze zgłaszania nieprawidłowości, których są świadkami – zazwyczaj z obawy przed negatywnymi konsekwencjami ze strony pracodawcy.
Ważne!
Warto pamiętać, że – zgodnie z treścią dyrektywy – sygnalista nie musi być pracownikiem podmiotu zatrudnionym na umowę o pracę, aby zgłosić nieprawidłowości popełniane przez tenże.
W rzeczywistości wymagany jest jedynie jakikolwiek stosunek umowny (np. umowa o współpracę, zlecenie, wolontariat czy staż).
Trzy kanały informacji
Punkt 45 dyrektywy o sygnalistach wspomina z kolei o możliwości dokonywania zgłoszeń przez sygnalistów za pośrednictwem trzech kanałów informacji: wewnętrznym, zewnętrznym lub ujawnienia publicznego. Czym różnią się te kanały?
- zgłoszenia wewnętrzne – zapis ten odnosi się do sytuacji, w której pracownik zgłasza nieprawidłowości wewnątrz organizacji – na przykład swojemu bezpośredniemu przełożonemu.
W myśl projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenie prawa (o którym więcej w dalszej części artykułu) przedsiębiorstwa będą miały obowiązek ustanowić wewnętrzne procedury dotyczące przyjmowania takich zgłoszeń.
- zgłoszenia zewnętrzne – pod tym określeniem kryje się zgłoszenie zewnętrzne w stosunku do pracodawcy. Każde państwo członkowskie UE ma za zadanie wyznaczyć właściwy organ lub instytucję, która będzie przyjmować zgłoszenia zewnętrzne. Instytucja ta będzie miała także obowiązek podejmowania działań następczych stosownych do sytuacji, w celu rozwiązania problemu i zapewnienia ochrony sygnalistom.
- ujawnienie publiczne – trzeci kanał zgłoszenia zapewnia ochronę sygnalistom, którzy przekazali informacje o naruszeniach prawa do wiadomości publicznej. Należy jednak pamiętać, że droga ujawnienia publicznego powinna być wybierana jedynie, gdy po dokonaniu zgłoszenia wewnętrznego i zewnętrznego lub zewnętrznego nie podjęto stosownych działań następczych.
Ujawnieniem publicznym może być na przykład przekazanie informacji o nieprawidłowościach opinii publicznej, związkom zawodowym czy innym organizacjom za pośrednictwem mediów społecznościowych lub mediów tradycyjnych.
Kiedy sygnalista może skorzystać z ujawnienia publicznego?
W punkcie 79 dyrektywy 2019/1937 czytamy:
Osoby dokonujące ujawnienia publicznego powinny kwalifikować się do objęcia ochroną, w przypadku gdy mimo dokonania zgłoszenia wewnętrznego i zewnętrznego nadal nie zaradzono naruszeniu, na przykład w przypadku, gdy naruszenie nie zostało odpowiednio ocenione lub zbadane, lub nie podjęto żadnych odpowiednich działań zaradczych.
Jakie naruszenia mogą zgłaszać sygnaliści?
Dyrektywa o ochronie sygnalistów precyzuje, że naruszenia zgłaszane przez sygnalistów mogą dotyczyć zarówno krajowego prawa administracyjnego, karnego, jak i innego rodzaju nieprawidłowości. Przykładami takiego naruszenia mogą być: niestosowanie się pracodawcy do zasad bezpieczeństwa w transporcie, zatrudnianie pracowników mimo braku koniecznych uprawnień, oszustwa podatkowe czy mobbing. Innymi słowy: każde naruszenie prawa krajowego lub unijnego może zostać zgłoszone przez sygnalistę.
Dyrektywa unijna kładzie jednak szczególny nacisk na zgłoszenia naruszeń przepisów w obszarach:
- zamówień publicznych,
- usług, produktów i rynków finansowych,
- zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
- bezpieczeństwa produktów,
- bezpieczeństwa transportu,
- ochrony środowiska,
- bezpieczeństwa żywności i pasz,
- zdrowia i dobrostanu zwierząt,
- zdrowia publicznego,
- ochrony konsumentów,
- ochrony prywatności i danych osobowych.
Ustawa o sygnalistach – co to jest i kogo dotyczy?
Po długich latach prac legislacyjnych, dziś możemy wreszcie powiedzieć, że Polska jest gotowa na przyjęcie przepisów dyrektywy w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa UE. 24 czerwca 2024 roku w Dzienniku Ustaw opublikowano ostateczną wersję dokumentu, sporządzoną już po zaakceptowaniu poprawek zasugerowanych przez Senat. Kilka dni wcześniej ustawę podpisał prezydent Andrzej Duda. Zgodnie z najnowszymi ustaleniami (stan na 6 sierpnia 2024 r.) ustawa ma wejść w życie 25 września 2024 r.
Ustawa o sygnalistach – najważniejsze założenia
Ustawa o sygnalistach ma zapewnić ochronę prawną wszystkim osobom, które zdecydują się na zgłoszenie nieprawidłowości, wykroczeń lub przestępstw w zakładach pracy.
Słowem: dokument ten będzie realizował założenia dyrektywy UE 2019/1937. Oto kilka najważniejszych założeń obecnych w ustawie:
- Ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenie prawa dotyczy sygnalistów i doprecyzowuje ten termin. Sygnalistą może być osoba, która jest związana z podmiotem lub organizacją dopuszczającą się nadużyć nie tylko umową o pracę, ale dowolnym stosunkiem prawnym lub faktycznym. Co więcej, zgłoszenie może zostać dokonane nie tylko w trakcie trwania danego stosunku, ale również przed jego rozpoczęciem lub po jego zakończeniu (na przykład gdy doszło już do wypowiedzenia stosunku pracy).
- Warunkiem przyznania statusu sygnalisty będzie dokonanie zgłoszeń w sposób zgodny z zapisami ustawy.
- Ustawa o sygnalistach nakłada na przedsiębiorców obowiązek utworzenia procedur mających na celu ułatwienie składania zgłoszeń wewnętrznych, zapewnienie ochrony danych osób zgłaszających oraz dokumentowanie zgłoszeń. Tę kwestię szczegółowo opisujemy w dalszej części artykułu.
- Zgłoszenia zewnętrzne w Polsce będzie przyjmował Rzecznik Praw Obywatelskich. RPO będzie miał także obowiązek zapewnienia ochrony sygnalistom oraz podejmowania działań następczych.
Ustawa o sygnalistach – obowiązki pracodawcy
Każdy podmiot, który jest zobligowany do wdrożenia procedur ochronnych dotyczących sygnalistów, musi dokonać szeregu zmian w swojej organizacji. Zacznijmy jednak od tego, które firmy mają taki obowiązek.
Ważne!
Obowiązek wdrożenia procedur ochronnych nie obejmuje wszystkich przedsiębiorców, a jedynie:
- firmy zatrudniające co najmniej 50 pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty),
- podmioty sektora publicznego.
Mimo że powyższa lista jest bardzo krótka, zawiera także wyjątek – organy gmin lub powiatów, które liczą mniej niż 10 000 mieszkańców nie mają obowiązku wdrożenia ww. procedur.
Warto też pamiętać o tym, że do liczby 50 pracowników na potrzeby wyliczenia kryterium wlicza się także osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, ale jedynie pod warunkiem, że podmiot nie zatrudnia do tego rodzaju pracy innych osób.
Co więc należy do obowiązków pracodawcy?
- sporządzenie wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych – regulamin ten musi być zgodny z wymogami zamieszczonymi w rozdziale 3 (art. 23-29) ustawy o ochronie sygnalistów,
- ustanowienie kanałów przyjmowania zgłoszeń i poinformowanie o dostępności tych kanałów pracowników, współpracowników i osób, które są związane stosunkiem służbowym z pracodawcą,
- wyznaczenie bezstronnej wewnętrznej jednostki organizacyjnej, która będzie podejmowała działania następcze, a więc weryfikowała, obsługiwała i wyjaśniała zgłoszenia,
- rejestrowanie i dokumentowanie zgłoszeń – przechowywanie nagrań lub stenogramów z rozmów przeprowadzonych z sygnalistami za pośrednictwem urządzeń telekomunikacyjnych (rzecz jasna za ich zgodą), sporządzanie protokołów (w przypadku zgłoszeń ustnych) czy przechowywanie kopii zgłoszeń pisemnych.
Innym obowiązkiem przedsiębiorców oraz RPO będzie dokumentowanie zgłoszeń dokonywanych przez sygnalistów – w przypadku zgłoszeń ustnych konieczne będzie utworzenie dokładnych transkrypcji rozmów, w trakcie których dokonano zgłoszenia.
Podsumowanie
Ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów to dokument, który ma szansę zmienić wiele w kwestii zgłaszania nieprawidłowości. W wielu przedsiębiorstwach pojawiają się nie tylko wymagane prawem procedury, ale także zachęty do korzystania z możliwości zgłaszania problemów wewnętrznie. Firmy wiedzą, że sporą część problemów można załatwić wewnątrz organizacji tak, by usatysfakcjonować każdą ze stron. Co więcej – wykrycie nieprawidłowości często może prowadzić do oszczędności czy do wzrostu produktywności, a przede wszystkim dać firmie szansę na naprawienie błędów, zanim konsekwencje nie okażą się zbyt dotkliwe.
Już 25 września 2024 roku ustawa wchodzi w życie i zacznie chronić sygnalistów. Pozostaje jednak pytanie: jak w praktyce będą działać nowe przepisy? Tego jednak dowiemy się nie wcześniej, niż po upływie kolejnych kilku miesięcy.
