Czym jest należyta staranność kupiecka?
Pojęcie należytej staranności w kontekście podatku VAT bierze swój początek w dokumencie przygotowanym i opublikowanym przez Ministerstwo Finansów w 2018 roku pt.: Metodyka w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych (Metodyka…). W publikacji wyszczególniono listę okoliczności, które powinny być brane pod uwagę podczas oceny, i choć nie podano ostatecznej definicji, to właśnie w odniesieniu do Metodyki… mówi się o należytej staranności. Adresatem dokumentu były organy podatkowe, jednak był on (i wciąż jest) dostępny dla wszystkich. Z Metodyki mogą więc korzystać wszyscy przedsiębiorcy – choćby po to, by dowiedzieć się, czego oczekuje od nich fiskus i pozostałe organy podatkowe. Kogo więc dotyczy należyta staranność kupiecka? Chodzi o ochronę nabywców, którzy zakupili towary w ramach obrotu krajowego.
Zawsze istnieje ryzyko, że transakcja, którą zawiera podatnik, posłuży przestępcom do przeprowadzenia oszustwa w zakresie VAT. W takiej sytuacji może się znaleźć każdy przedsiębiorca, a już samo nabycie towarów w takiej transakcji wystarczy, by zostać pociągniętym do odpowiedzialności – oczywiście, jeżeli nabywca nie dochował należytej staranności.
Należyta staranność stanowi więc rodzaj tarczy, która ma chronić nabywców przed przykrymi skutkami oszustw – o ile oczywiście nie brali w nich udziału.
Ważne!
Choć dokument pt.: Metodyka… ukazał się w 2018 roku, obecnie funkcjonuje jego uaktualniona wersja. Jeżeli chcesz zapoznać się z jej treścią, upewnij się, że korzystasz z najnowszej wersji, dostępnej w tym miejscu.
Jak dochować należytej staranności?
Obowiązkiem nabywcy jest podjęcie odpowiednich działań w celu weryfikacji kontrahenta i okoliczności transakcji. Innymi słowy: podatnik musi upewnić się, że może zaufać kontrahentowi, zanim podejmie z nim współpracę i powierzy mu swoje pieniądze.
Ważne!
Należyta staranność to nie tylko zestaw działań wymaganych przy podjęciu współpracy z nowym kontrahentem. Nawet przy kolejnych transakcjach należy podjąć odpowiednie kroki, choć nie są one już tak restrykcyjne, jak przy pierwszym kontakcie ze sprzedającym.
Wytyczne dotyczące należytej staranności – kryteria formalne
Po pierwsze: CEIDG lub KRS
Nowych kontrahentów nabywca powinien sprawdzić przede wszystkim w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub Krajowym Rejestrze Sądowym. Wystarczy w wyszukiwarkę odpowiedniego portalu wpisać NIP przedsiębiorcy, jego imię i nazwisko, REGON lub inne dane umożliwiające identyfikację podatnika.
Istnieje wiele sposobów na to, by dokładnie sprawdzić kontrahenta, a wszystkie opisaliśmy w naszym artykule pt.: Jak sprawdzić czy firma jest zarejestrowana?
Po drugie: Wykaz podatników VAT
Kolejnym krokiem jest weryfikacja wpisu na temat sprzedającego w Wykazie Podatników VAT prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. W spisie tym znajdziesz szczegółowe informacje na temat stosunku przedsiębiorstwa do VAT. Kontrahent może być:
- zarejestrowany jako czynny podatnik VAT,
- zwolniony z VAT,
- przywrócony do rejestru VAT,
- wykreślony z rejestru VAT,
- niezarejestrowany.
Szczególnie istotna w sprawdzaniu Wykazu podatników VAT jest data wyszukiwania. Upewnij się, że kontrahent, z którym masz zamiar zawrzeć transakcję jest obecnie (przed lub w dniu zawarcia transakcji) zarejestrowany do celów VAT (lub zwolniony z podatku).
Ważne!
Krajowa Administracja Skarbowa, podczas dokonywania oceny należytej staranności, zwróci uwagę na terminy – oznacza to, że nawet jeśli kontrahent po czasie wpisze się do rejestru podatników VAT lub zostanie do niego przywrócony, nie będzie to miało znaczenia. Liczy się jego status na moment zawarcia transakcji.
Po trzecie: koncesje i zezwolenia
Jeżeli towar, który masz zamiar nabyć, wymaga posiadania odpowiednich uprawnień do jego sprzedaży (np. koncesji lub innego rodzaju zezwolenia), poproś sprzedawcę o przedstawienie odpowiednich dokumentów. Nie wystarczy słowne potwierdzenie posiadania zezwoleń – sprzedający powinien okazać pisma w taki sposób, by kupujący mógł się z nimi bez przeszkód zapoznać.
Po czwarte: pełnomocnictwa
Wiele firm ma w swoich szeregach pełnomocników, którzy w imieniu podatnika podejmują decyzje lub go reprezentują. W celu dochowania należytej staranności konieczne jest zweryfikowanie pełnomocników oraz umocowań reprezentantów kontrahenta do udzielania pełnomocnictw.
Należyta staranność – kryteria transakcyjne
Jeżeli sprawdziliśmy już kontrahenta i wykorzystaliśmy wszystkie dostępne środki, by zminimalizować ryzyko zawarcia transakcji z nierzetelną firmą, czas przyjrzeć się samej operacji. Metodyka… wspomina o kilkunastu okolicznościach, na które należy zwrócić szczególną uwagę – choć nie muszą one automatycznie oznaczać oszustwa, mogą na nie wskazywać i nie wolno ich ignorować.
Transakcja bez ryzyka gospodarczego
Pod tym określeniem kryje się sytuacja, w której sprzedający proponuje zakup produktów celem dalszej ich sprzedaży wskazanemu nabywcy z zaznaczeniem, że końcowy nabywca przekaże należność (zazwyczaj powiększoną o umówioną kwotę) Twojej firmie z góry. Jest to więc transakcja bez ryzyka gospodarczego, czyli bez konieczności wydawania własnych pieniędzy. W takich okolicznościach mówimy często o pośrednictwie w transakcji handlowej.
Przykład:
Firma X proponuje Firmie Y zakup towarów, które należy następnie sprzedać Firmie Z. W ramach tego układu Firma Z zapłaci Firmie Y 150 000 zł, podczas gdy wartość towarów wynosi 130 000 zł. Za pośrednictwo Firma Y ma więc zainkasować okrągłe 20 000 zł – to wszystko bez ryzyka gospodarczego.
Propozycja taka, choć kusząca, powinna stanowić silne ostrzeżenie – istnieje ogromna szansa, że Firma Y z powyższego przykładu weźmie udział w oszustwie podatkowym, jeżeli zgodzi się na zawarcie transakcji na warunkach zaproponowanych przez Firmę X.
Nacisk na płatność gotówką
Niektórzy sprzedawcy poszukują sposobów na nielegalną optymalizację podatkową na przykład dzieląc jedną transakcję na kilka mniejszych płatności – każdą poniżej 15 tysięcy zł. W takiej sytuacji oszuści często naciskają na dokonanie płatności gotówką – jest ona trudniejsza do namierzenia, zostawia mniej śladów i sprawia, że większe ryzyko w razie wystąpienia trudności ponosi kupujący.
Nieuczciwy sprzedawca może zaoferować zniżkę za płatność gotówką – właśnie po to, by osiągnąć nielegalne korzyści podatkowe. Zgoda na udział w takim procederze jest jednoznaczna z wzięciem udziału w oszustwie podatkowym i niedochowaniem należytej staranności.
Ważne!
Każdą płatność za nabycie towarów lub usług, które wymieniono w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, a których wartość przekracza 15 000 zł brutto, należy dokonać za pośrednictwem mechanizmu split payment. Jeżeli kontrahent próbuje uniknąć podzielonej płatności w takiej sytuacji, należy zgłosić tę sytuację do urzędu skarbowego.
Przelew na niewłaściwy rachunek bankowy
Czerwona lampka powinna zapalić się w głowie nabywcy także, gdy sprzedający proponuje dokonanie płatności – zamiast na swój własny rachunek – na inny numer konta. Popularne warianty tego działania to:
- podzielenie płatności na dwa lub więcej rachunków,
- prośba o dokonanie płatności na rachunek podmiotu trzeciego,
- prośba o przelew na rachunek zagraniczny.
Ważne!
W niektórych sytuacjach dokonanie przelewu na różne rachunki ma uzasadnienie – na przykład gdy realizujemy płatność podzieloną na rachunek VAT lub gdy korzystamy z faktoringu. W takich sytuacjach sytuacja jednak nie powinna budzić wątpliwości. Jeśli nie korzystasz z faktoringu, a drugi rachunek nie jest rachunkiem VAT, należy zachować szczególną ostrożność.
Jeżeli sprzedający jest czynnym podatnikiem VAT, obowiązkiem kupującego jest dokonanie płatności za zakupy na rachunek, znajdujący się na białej liście podatników VAT. Jeśli kontrahent nalega na dokonanie zapłaty na inny rachunek, należy powiadomić o tym naczelnika właściwego urzędu skarbowego. Zaniechanie tego obowiązku może doprowadzić do poniesienia odpowiedzialności solidarnej w VAT.
Podejrzanie niska cena
Rynek reguluje się w dużej mierze sam, co oznacza, że zakup fabrycznie nowego samochodu za 10 000 zł powinien wzbudzić silne podejrzenia. W sytuacji, gdy współpracujemy z jednym kontrahentem od wielu lat, możemy oczywiście przyjąć oferowaną przez niego zniżkę czy też skorzystać z atrakcyjnego rabatu, jednak przed dokonaniem transakcji warto rozeznać się w rynkowej wartości przedmiotu, który chcemy nabyć.
Zwróć uwagę na to, czy wyjątkowo niska cena została potwierdzona publicznie – na przykład sprzedający promował ofertę w serwisach społecznościowych, na swojej stronie WWW czy w innych miejscach. Jeśli to możliwe, udokumentuj ofertę.
Co jeszcze może uzasadnić niską cenę produktu? Uszkodzenia fabryczne, stan używany, końcówki serii – w żadnym z tych przypadków nie należy jednak zaniechać dochowania należytej staranności.
Sprzedaż niepasująca do profilu działalności
Zakup sprzętu AGD w sklepie z elektroniką nikogo nie dziwi, ale jeśli ta sama firma oferuje sprzedaż produktów spożywczych czy materiałów budowlanych, ruch ten powinien wzbudzić podejrzliwość nabywcy. To dość jaskrawy przykład, ale prawdopodobny. Nie zawsze jednak świadczy o próbie oszustwa. Często oferty, które jawią się jako nietypowe w pierwszej chwili, okazują się uzasadnione. Sprzedawca może po prostu rozszerzać działalność lub realizować szczególne zamówienie (np. gdy sprzedaż nietypowego towaru wynika z zapytania nabywcy).
Problemy w kontakcie z kontrahentem
Jeżeli zawieramy transakcję z firmą, która działa w kraju, naszą uwagę powinna zwrócić sytuacja, w której kontrahent:
- unika kontaktu telefonicznego,
- umożliwia jedynie kontakt w obcym języku,
- nie jest rezydentem w Polsce,
- kontaktuje się z zagranicznego adresu e-mail,
- naciska na kontakt przez komunikatory internetowe, takie jak WhatsApp czy Telegram,
- nie posiada miejsca prowadzenia działalności na terenie kraju,
- nie pozwala się zidentyfikować (np. w mailach podpisuje się jako “Obsługa Klienta firmy X”).
W każdej z wymienionych sytuacji należy dołożyć starań, by zidentyfikować kontrahenta, poszukać opinii na jego temat, upewnić się, czy nie mamy do czynienia z firmą-słupem lub innym podejrzanym podmiotem.
Wirtualne biuro lub siedziba nieprzystająca do prowadzonej działalności
W tym przypadku wiele zależy od profilu i skali działalności kontrahenta – jednoosobowa firma, która sprzedaje rękodzieło, może mieć siedzibę we własnym mieszkaniu i nie powinno to wzbudzać szczególnej podejrzliwości. Jednak gdy podobny lokal jako miejsce prowadzenia działalności gospodarczej wskazuje importer odzieży czy internetowy sklep z materiałami wykończeniowymi i budowlanymi, należy się temu uważnie przyjrzeć.
Warto także zweryfikować, czy podany adres działalności gospodarczej nie jest jedynie wirtualnym biurem, czyli miejscem udostępniającym adresy dla celów rejestracji działalności gospodarczych. Znów – wybór takiego miejsca może być uzasadniony skalą firmy, ale warto zwrócić na to uwagę.
Skrócony termin płatności
To oczywiste, że sprzedającym zależy na uzyskaniu płatności jak najszybciej. Gdy jednak proponowany przez kontrahenta termin płatności znacząco różni się od oferowanych przez konkurencję, taki ruch powinien wzbudzić wątpliwości – zwłaszcza, jeżeli idzie w parze z innymi podejrzanymi okolicznościami dotyczącymi transakcji.
Osobliwe warunki przeprowadzenia transakcji
Każda transakcja może wyglądać nieco inaczej, warto jednak zwrócić uwagę na charakterystyczne elementy. Szczególną podejrzliwość powinny wywołać następujące okoliczności:
- sprzedający zastrzega sobie “prawo” do nieudzielenia reklamacji,
- sprzedający nie zezwala na ubezpieczenie dostarczanego towaru lub wprowadzenia dodatkowych zabezpieczeń na wypadek problemów z realizacją zamówienia,
- sprzedający upiera się na przekazanie zamówienia w nietypowych okolicznościach – w parku, na stacji paliw na trasie, w odludnym miejscu.
Towar, który nie spełnia wymagań
Istnieją branże, których dotyczą specjalne wymagania dla towarów. Sprzedaż towarów, które nie spełniają ustalonych kryteriów, jest nielegalna. Wymagania te dotyczą na przykład paliw ciekłych, nawozów, naturalnych wód mineralnych czy zbiorników przeznaczonych do magazynowania materiałów zapalnych. Pełna lista towarów objętych specjalnymi przepisami technicznymi, określającymi szczególne wymagania, jest dostępna tutaj.
Aby uniknąć negatywnych konsekwencji, konieczne jest dokładne sprawdzenie dokumentów mających potwierdzać spełnianie norm technicznych dla sprzedawanych produktów. Jeżeli sprzedający z jakiegoś powodu nie chce przedstawić wymaganej dokumentacji, lepiej wycofać się z takiej transakcji.
Niski kapitał zakładowy
Jeżeli któreś z zachowań kontrahenta czy okoliczności transakcji wzbudzają podejrzenia nabywcy, warto zweryfikować także wysokość kapitału zakładowego. Nie zawsze ma to znaczenie, ale sytuacja, w której nieznana nam dotąd spółka posiada rażąco niską wartość kapitału zakładowego, a obraca towarami o wysokiej wartości, to okoliczność warta sprawdzenia.
Brak dokumentacji transakcji lub problematyczna dokumentacja
Nie każda transakcja musi być potwierdzona umową na piśmie, ale to wciąż najpewniejszy sposób. Samo jednak otrzymanie dokumentu do podpisu nie jest równoznaczne z dopełnieniem formalności. Zwróć uwagę na to, czy w treści umowy znajduje się precyzyjne określenie przedmiotu transakcji oraz czy znajdują się w niej wszystkie ustalone klauzule.
Gdy jednak nie ma możliwości zawarcia porozumienia w formie pisemnej, zadbaj o udokumentowanie transakcji w inny sposób – zapisz korespondencję z kontrahentem, zrób zrzuty ekranu maili, które od niego otrzymujesz. Staraj się prowadzić operację tak, by wszystkie najistotniejsze detale mieć w formie umożliwiającej utrwalenie – nie ustalaj telefonicznie warunków zapłaty i szczegółów dostawy, jeżeli to możliwe. Zwróć uwagę na to, czy sprzedający nie naciska na zachowanie form kontaktu uniemożliwiających weryfikację wspólnych ustaleń po czasie.
Brak weryfikacji dokumentów
Nie tylko dokument poświadczający sprzedaż należy dokładnie sprawdzić. Cała dokumentacja, która dotyczy zawieranej transakcji, powinna zostać zweryfikowana, np. pod kątem fabrykacji lub występowania nieprawidłowości. Szczególną uwagę należy zwrócić na język użyty w dokumentacji, istotne daty, kwoty, opis przedmiotu transakcji, numery rachunków, adresy i inne dane dotyczące stron umowy.
Jeżeli mimo stwierdzenia nieprawidłowości zdecydujesz się na procedowanie transakcji, KAS może uznać to za objaw niedochowania należytej staranności kupieckiej.
Brak obecności kontrahenta w internecie
Firmy nie mają obowiązku prowadzić mediów społecznościowych czy posiadać własnych stron internetowych, ale w wielu branżach jest to naturalna praktyka. W tym przypadku ocena zależy w dużej mierze od Twojego rozeznania w branży. Jeśli jednak kontrahent utrzymuje, że jest dużym dystrybutorem w skali kraju, nie powinno być problemu w odnalezieniu śladów jego działalności w sieci.
Analogicznie, jeśli kontrahent chwali się współpracą ze znanymi markami (np. twierdzi, że jest partnerem producenta części samochodowych), możesz podjąć próbę kontaktu z daną firmą, żeby sprawdzić referencje sprzedającego.
Podsumowanie
Dochowanie należytej staranności – choć trudne – jest możliwe. Szczególną trudność może sprawić fakt, że wiele z wymienionych powyżej wytycznych ma charakter otwarty. Trudno przewidzieć wszystkie okoliczności, które mogą wskazywać na chęć dokonania oszustwa, a z czasem powstaną nowe. Jeśli jednak nabywca zadba o weryfikację zgodnie z opisanymi punktami, a także – gdy to potrzebne – dokona płatności za pośrednictwem mechanizmu podzielonej płatności, może być spokojny o wynik ewentualnej oceny KAS.
