Co to jest dekretacja dokumentów księgowych?
Dekretowanie faktur to inaczej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodów przeprowadzonych transakcji do ksiąg rachunkowych. Każda firma musi w ten sposób sprawdzać między innymi wszystkie faktury kosztowe i rachunki, które regularnie opłaca.
Na co należy zwrócić uwagę, weryfikując faktury?
- Na to, czy dokument jest kompletny – zawiera wszystkie potrzebne dane, kwoty, wypełnione pola, podpisy, pieczątki itp.
- Na to, czy dokument jest rzetelny – zgodny ze stanem rzeczywistym, potwierdzający realnie zawartą transakcję.
- Na to, czy dokument jest bezbłędny – wypełniony prawidłowymi danymi, opatrzony odpowiednimi kwotami i adnotacjami, pozbawiony pomyłek uniemożliwiających dalsze procesowanie faktury.
A co, gdy któryś z tych elementów nie został spełniony? Obowiązkiem biura rachunkowego czy też osoby zajmującej się księgowością firmy, jest naniesienie odpowiednich adnotacji oraz sporządzenie korekty faktury. Jeżeli transakcja, której dotyczy dokument księgowy, obejmowała dostawę fizycznych towarów, należy w ramach dekretacji przeprowadzić kontrolę stanów magazynowych. W ten sposób możliwe jest porównanie danych zawartych w dokumentach ze stanem faktycznym.
Rodzaje dowodów księgowych
Choć zwyczajowo mówi się o dekretacji faktur, procesowi temu podlegają nie tylko faktury, a wszystkie dowody księgowe. W zbiorze tym znajdują się:
- faktury,
- faktury VAT RR,
- dokumenty celne,
- dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów,
- noty księgowe,
- dzienne zestawienia dowodów,
- dowody przesunięć,
- dowody opłat pocztowych i bankowych,
- inne dowody opłat.
Pełną listę możemy znaleźć w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Co musi zawierać dowód księgowy?
Art. 21 Ustawy o rachunkowości wymienia elementy, które muszą znaleźć się na dowodzie księgowym. Są to:
- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
- określenie stron dokonujących operacji gospodarczej – w tym dane kontaktowe i nazwy podmiotów, biorących udział w niej udział,
- opis operacji oraz jej wartość,
- data dokonania operacji,
- data sporządzenia dowodu (jeżeli jest inna niż data dokonania operacji),
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
- stwierdzenie potwierdzające weryfikację i kwalifikację dokumentu do ujęcia w księgach rachunkowych, obejmujące wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych – to właśnie ten punkt nazywamy dekretacją,
- podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Przechowywanie dokumentów księgowych – elektroniczne lub tradycyjne
Faktury i inne dowody księgowe należy przechowywać i archiwizować w ściśle określony sposób, o którym mówi art. 112a ustawy o VAT. W myśl przepisów podatnicy mają obowiązek przechowywania faktur, które sami wystawili oraz otrzymali. Dokumenty te powinny być podzielone na okresy rozliczeniowe – tak, aby można było łatwo je odnaleźć, a także potwierdzić autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność do momentu, w którym upłynie termin przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Jeżeli przedsiębiorca gromadzi dokumenty księgowe w formie papierowej, powinien przechowywać je w kraju – o ile posiada siedzibę działalności gospodarczej na jego terenie. Przepis ten nie ma zastosowania, jeżeli podatnik przechowuje faktury w formie elektronicznej, umożliwiającej nadanie dostępu do tych dokumentów naczelnikowi urzędu skarbowego, szefowi Krajowej Administracji Skarbowej czy dyrektorowi Izby Administracji Skarbowej.
Obowiązkiem podatnika jest zapewnienie bezzwłocznego dostępu do przechowywanych faktur odpowiednim organom:
- naczelnikowi urzędu skarbowego,
- naczelnikowi urzędu celno-skarbowego,
- dyrektorowi Izby Administracji Skarbowej,
- szefowi Krajowej Administracji Skarbowej.
Poza dostępem, podatnik musi także zapewnić ww. instytucjom możliwość pobierania oraz przetwarzania dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej.
Jak odbywa się dekretowanie faktur?
Proces dekretowania faktur może odbywać się ręcznie lub elektronicznie. Sposób tradycyjny zazwyczaj wspomagany jest poprzez stosowanie gotowych pieczątek – następnie wystarczy uzupełnić brakujące informacje. Sposób elektroniczny wykorzystują firmy, które prowadzą księgi rachunkowe przy użyciu specjalistycznego oprogramowania.
Niezależnie od tego czy podatnik dokonuje dekretacji ręcznie, czy z wykorzystaniem oprogramowania, musi sprawdzić, czy dane na fakturach (w szczególności parametry zawartych transakcji) są zgodne ze stanem faktycznym.
Szukając informacji o dekretowaniu faktur, możesz trafić na opis czterech rodzajów dekretacji:
- Dekretacja zbiorcza polega na dokonywaniu łącznego zapisu wszystkich dowodów źródłowych wymienionych pojedynczo w dowodzie zbiorczym.
- Dekretacja korygująca polega na wprowadzaniu poprawek do poprzednich dowodów księgowych.
- Dekretacja zastępcza wystawiana jest, jeżeli podatnik nie dysponuje zewnętrznym, obcym dowodem źródłowym.
- Dekretacja rozliczeniowa dotyczy wcześniej dokonanych zapisów, uwzględnia jednak nowe kryteria – jeżeli takie się pojawiły.
Jak Krajowy System e-Faktur wpłynie na obowiązek dekretacji faktur?
Krajowy System e-Faktur, który – przypomnijmy – stanie się obowiązkowy 1 lutego 2026 roku, wprowadzi jednolity format faktur. Zmiana ta sprawi, że dostarczanie, weryfikowanie i przechowywanie (archiwizowanie) faktur będzie o wiele prostsze.
Weryfikacja załączników w fakturach
Jest w tej beczce miodu jednak łyżka dziegciu. Ujednolicenie formatu faktur wymusiło wprowadzenie zmian dotyczących liczby pól, a ściślej mówiąc: jej ograniczenie. W ramach Krajowego Systemu e-Faktur nie będzie możliwe dodanie załącznika ani notatki do faktury ustrukturyzowanej, a jedynie dodanie adnotacji lub linku do załącznika w polach, takich jak DodatkowyOpis oraz DodatkoweInfo. W tej sytuacji należy się spodziewać, że część podatników będzie korzystać z możliwości wysłania załącznika do faktury poza Systemem – na przykład za pośrednictwem wiadomości e-mail.
Może to potencjalnie generować problem właśnie podczas procesu dekretowania faktur – część firm doda link do załącznika na fakturze, w polu DodatkowyOpis, inni podatnicy wykorzystają pole DodatkoweInfo, a jeszcze inni wyślą załącznik mailem. Z perspektywy osoby dokonującej dekretacji może się to okazać sporym utrudnieniem – zwłaszcza, gdy będzie musiała w ten sposób obsłużyć kilkadziesiąt lub nawet kilkaset faktur w danym okresie rozliczeniowym.
Błędy znalezione na fakturach online
Jeżeli osoba dekretująca natknie się na błąd na fakturze, konieczne będzie skontaktowanie się z jej nabywcą i przekazanie mu tej informacji. Ten z kolei będzie musiał nawiązać kontakt z wystawcą faktury i poprosić nie o notę korygującą, a o wystawienie faktury korygującej. To kolejna ze zmian, które wywoła wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur. Noty korygujące nie będą mogły być wystawiane – zamiast nich konieczne jest sporządzanie faktur korygujących. Z oczywistych względów potrwa to nieco dłużej.
Ważne!
Faktura korygująca musi zawierać szereg informacji, aby została uznana przez Krajowy System e-Faktur:
- numer identyfikacyjny faktury pierwotnej wystawionej w KSeF,
- własny numer identyfikacyjny,
- datę wystawienia.
A co, jeśli na fakturze błędny okaże się NIP?
Może się zdarzyć, że podatnik otrzyma fakturę dotyczącą transakcji, której nie rozpoznaje. Faktura wprowadzona do KSeF, zawierająca błędny NIP, trafi do podatnika, który z daną transakcją nie ma nic wspólnego.
Gdy strony transakcji zauważą pomyłkę, wystawca faktury musi ją wyzerować, a następnie wystawić fakturę korygującą, zmniejszającą wartość podstawy opodatkowania do wartości zero. Dopiero wtedy wystawca faktury z błędnym numerem NIP może wystawić jeszcze jedną fakturę, tym razem dbając o wprowadzenie poprawnego numeru NIP.
