Jak obliczyć wysokość diety krajowej w 2023?
Od 2013 aż do 2021 roku stawka diety utrzymywała się na poziomie 30 zł. Dopiero w 2022 roku uległa zwiększeniu do 38 zł, a już rok później ponownie ją zwiększono – tym razem do 45 zł. Oznacza to, że za każdą dobę spędzoną w podróży służbowej od 1 stycznia 2023 roku, pracodawca lub pracownik ma prawo do dodatkowych 45 zł.
Pełna dieta ma umożliwić pokrycie kosztów wyżywienia oraz ewentualnych drobnych wydatków podczas krajowej podróży służbowej. Jeżeli jednak wyjazd służbowy obejmuje nocleg, do diety należy doliczyć ryczałt za nocleg, który wynosi 150% diety krajowej (67,50 zł), a także ryczałt za dojazd środkami komunikacji miejskiej, wynoszący 20% diety krajowej (9 zł).
Ważne!
Przedsiębiorcy nie przysługuje ryczałt za nocleg ani za dojazd – może on uwzględnić jedynie pełną dietę krajową za każdą dobę podróży służbowej. Do korzystania z ryczałtów za nocleg i dojazd mają prawo jedynie pracownicy.
Dieta krajowa za podróż służbową krótszą niż 24 godziny
Nie każda delegacja obejmuje kilka dni – zdarza się także, że obowiązki służbowe zajmują kilka lub kilkanaście godzin. Taka sytuacja nie oznacza jednak, że dieta się nie należy. Przelicznik, który należy zastosować, jest bardzo prosty:
- za podróż służbową trwającą poniżej 8 godzin dieta nie przysługuje,
- za podróż służbową trwającą od 8 do 12 godzin przysługuje ½ diety,
- za podróż służbową trwającą powyżej 12 godzin przysługuje dieta pełna.
Wysokość diety za kilkudniowy wyjazd służbowy
W przypadku, gdy pracownik przebywa w delegacji przez kilka dni, naturalnie należy zsumować kwotę należnych diet i wypłacić je w całości. Jeśli jednak delegacja kończy się niepełnym dniem, potrzebne jest zastosowanie osobnego przelicznika (innego niż ten dotyczący podróży służbowych krótszych niż 24 godziny):
- za każdy pełny dzień delegacji pracownikowi przysługuje pełna dieta w pełnej wysokości,
- za każdy niepełny dzień delegacji, trwający dłużej niż 8 godzin, pracownikowi również przysługuje 100% diety,
- za każdy niepełny dzień delegacji, trwający krócej niż 8 godzin, pracownikowi przysługuje jedynie 50% diety.
Przykład:
Firma, w której pracuje pan Maurycy, wysłała go w czterodniową delegację. Pan Maurycy wyruszył o 9:00 w poniedziałek, a wrócił w czwartek o 14:00. Jak obliczyć należną mu dietę? Pan Maurycy w podróży służbowej spędził trzy pełne doby, za które należy mu się 100% diety, oraz jeden dzień (czwartek), w którym delegacja trwała tylko sześć godzin. Za ten ostatni dzień należy dodać 50% kwoty diety.
Należna dieta za podróż służbową wynosi więc 157,50 zł (po 45 zł za każdy z trzech pełnych dni delegacji oraz 22,50 zł za ostatni, niepełny).
Ryczałt za nocleg dla pracownika
Jeżeli pracownik musi nocować w trakcie delegacji, powinien otrzymać z tego tytułu dodatek. Kwota ta przyznawana jest tylko, gdy spełnione są następujące warunki:
- nocleg jest konieczny,
- nocleg nie odbywał się w czasie przejazdu,
- nocleg nie był bezpłatny.
Oznacza to, że jeśli pan Maurycy w trakcie delegacji korzystał z noclegu u bliskiej rodziny (zakładając, że nie poniósł z tego tytułu kosztów) ryczałt za nocleg mu nie przysługuje. Jeśli jednak zapłacił za nocowanie, powinien otrzymać za każdy nocleg kwotę w wysokości 150% diety krajowej, a więc 67,50 zł.
Przykład:
Wspomniana wcześniej delegacja pana Maurycego trwała cztery dni – w tym czasie pracownik nocował trzykrotnie, a za każdy z tych noclegów powinien otrzymać 67,50 zł, co daje kwotę 202,50 zł. Kwotę tę należy dodać do obliczonej wcześniej należnej diety (157,50 zł). Łącznie Pan Maurycy powinien więc za delegację otrzymać 360 zł.
Ważne!
Ryczałt za nocleg to rozwiązanie, które stosuje się, gdy pracodawca nie zapewnia noclegu pracownikowi oraz gdy pracownik nie jest w stanie przedstawić rachunku za nocleg. Jeżeli pracownik przedstawi rachunek, powinien otrzymać pełny zwrot kosztów noclegu, o ile te nie przekraczają dwudziestokrotności dziennej diety – obecnie jest to kwota 900 zł.
Przejazdy komunikacją miejską – ryczałt
Jeżeli w ramach podróży służbowej pracownik porusza się komunikacją miejską, również otrzymuje zwrot kosztów. W przypadku braku biletów i rachunków potwierdzających korzystanie z usług transportu publicznego, pracownikowi przysługuje ryczałt za przejazdy w wysokości 20% diety dobowej – w 2023 roku kwota ta wynosi 9 zł.
Przykład:
Załóżmy, że pan Maurycy podczas delegacji jeździł z miejsca noclegu do miejsca szkolenia autobusem. Niestety, zgubił wszystkie rachunki, w związku z czym musi zwrócić się do pracodawcy o przyznanie ryczałtu za przejazdy. Pan Maurycy jeździł autobusem przez cztery dni, w związku z czym otrzyma 36 zł ryczałtu.
Podsumujmy koszty delegacji:
- 157,50 zł diety dziennej za trzy pełne i jedną niepełną dobę,
- 202,50 zł ryczałtu za trzy noclegi,
- 36 zł ryczałtu za przejazdy komunikacją miejską.
Łączna kwota zwrotu za podróż służbową wyniesie więc 396 zł.
Pozostałe koszty delegacji
Jeżeli w trakcie podróży pracownik poniósł inne koszty – na przykład dojazd własnym transportem, koszty parkingowe itp., powinien dostarczyć pracodawcy rachunki, które je potwierdzają. Ile należy zapłacić pracownikowi, który w związku z wykonywanymi obowiązkami służbowymi korzysta z własnego pojazdu? O kilometrówce pracownika pisaliśmy w innym artykule: Podróż służbowa w 2023 – jak obliczyć kilometrówkę pracownika? Zapraszamy do lektury!
