Co to jest podpis elektroniczny?
Zanim sprawdzimy, jak wyrobić podpis elektroniczny i ile to kosztuje, upewnijmy się, czym jest podpis elektroniczny i do czego można go wykorzystać. Możemy w ten sposób uniknąć niepotrzebnych wydatków – na przykład jeśli okaże się, że w naszej codziennej działalności wystarczy nam Profil Zaufany.
Podpis kwalifikowany, podpis elektroniczny lub kwalifikowany podpis elektroniczny (wszystkie te określenia są prawidłowe – stosuje się je zamiennie) to podpis mający identyczną moc prawną do tradycyjnego, własnoręcznego podpisu. Istotnym wyróżnikiem podpisu kwalifikowanego jest możliwość weryfikacji tożsamości osoby, która z niego korzysta – podpis jest poświadczony certyfikatem, co umożliwia skorzystanie z podpisu jedynie jego właścicielowi.
Najważniejszą cechą podpisu elektronicznego jest możliwość podpisania nim dowolnych dokumentów – przedłużeń umów, aneksów, nowych umów, deklaracji urzędowych czy wniosków kredytowych. Ciekawostką, choć przydatną, jest to, że podpisem kwalifikowanym możesz nawet zarejestrować działalność gospodarczą.
Podpis elektroniczny a Profil Zaufany
Istnieją trzy główne różnice pomiędzy kwalifikowanym podpisem elektronicznym a Profilem Zaufanym:
1. Wachlarz zastosowań
Profil Zaufany, choć bardzo użyteczny, ma węższe zastosowanie niż podpis kwalifikowany. Za pośrednictwem Profilu Zaufanego możemy załatwić sprawy urzędowe, związane z administracją publiczną. Zalogujemy się przy jego użyciu do Internetowego Konta Pacjenta, złożymy deklarację podatkową czy sprawdzimy stan punktów karnych. Nie wystarczy jednak posiadać Profil Zaufany, by stanąć do przetargu online czy zawrzeć umowę z klientem lub partnerem biznesowym – sprawy związane z usługami prywatnymi możemy załatwić jedynie, posiadając podpis elektroniczny.
2. Koszty
Profil Zaufany to usługa niekomercyjna – każdy posiadacz numeru PESEL może założyć Profil Zaufany za pośrednictwem bankowości elektronicznej lub składając wniosek online na stronie https://pz.gov.pl/ i nie zapłaci za to ani złotówki.
Aby móc korzystać z podpisu kwalifikowanego, należy wykupić do niego dostęp u jednego z dostawców (przed dokonaniem płatności należy sprawdzić, czy dany dostawca podpisu figuruje na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji).
3. Okres ważności
Podpis elektroniczny może być ważny od roku do nawet pięciu lat. Po upływie tego okresu podpis można oczywiście przedłużyć – usługa ta jest zwykle tańsza niż wygenerowanie nowego podpisu elektronicznego. Ważność profilu zaufanego wynosi domyślnie trzy lata – po tym okresie można przedłużyć ważność o kolejny rok.
Jakie są koszty wyrobienia podpisu elektronicznego?
Jednym z najczęściej zadawanych pytań dotyczących podpisu jest: ile kosztuje podpis elektroniczny? Sprawdziliśmy to!
Zestaw z czytnikiem
Przykładowy zestaw zawierający podpis elektroniczny, kartę oraz czytnik (urządzenie, które można podłączyć do komputera i w ten sposób uwierzytelnić podpis) kosztuje (podane ceny są cenami netto):
- 219 zł w wersji na 1 rok,
- 269 zł w wersji na 2 lata,
- 369 zł w wersji na 3 lata,
- 529 zł w wersji na 4 lata,
- 729 zł w wersji na 5 lat.
Podpis kwalifikowany w chmurze
Standardowy zestaw z podpisem kwalifikowanym zawiera specjalną kartę, której używa się do poświadczenia tożsamości jej właściciela. Jeżeli nade wszystko cenimy sobie wygodę i chcielibyśmy korzystać z podpisu elektronicznego w aplikacji mobilnej, możemy wybrać jeden z dostępnych na rynku podpisów w chmurze . W takim układzie otrzymamy jedynie wirtualną kartę, obsługiwaną z poziomu aplikacji, zamiast jej fizycznej wersji.
Ceny podpisów elektronicznych w chmurze różnią się w zależności od kilku kryteriów: dostawcy, liczby użytkowników, dostępnego limitu podpisów oraz obsługiwanych formatów. Autenti – jeden z dostawców podpisów kwalifikowanych – oferuje dwa odmienne rozwiązania: SimplySign oraz mSzafir.
To pierwsze umożliwia podpisywanie dowolnej liczby dokumentów w formatach PAdES i XAdES (pliki PDF i XML) i umożliwia przedłużanie ważności certyfikatu.
Druga opcja oferuje kilka progów limitu podpisów (od 1 tys. do 50 tys. dokumentów) i podpisywanie plików PDF, jednak bez możliwości przedłużenia ważności. Rozwiązania te różnią się oczywiście ceną. Za SimplySign należy obecnie zapłacić 299 zł, podczas gdy koszt podpisu mSzafir zamyka się w kwocie 238 zł.
Jak uzyskać podpis elektroniczny?
Podpis elektroniczny to produkt komercyjny – teoretycznie wystarczy więc zakupić go na stronie dostawcy. Biorąc jednak pod uwagę to, jak istotnym narzędziem jest podpis kwalifikowany, możemy zakupić go jedynie u dostawców dysponujących odpowiednimi certyfikatami Ministerstwa Cyfryzacji. Wspomniana wcześniej strona internetowa Narodowego Centrum Certyfikacji zawiera listę zaufanych dostawców, u których bez przeszkód można nabyć prawo do korzystania z kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Sam zakup podpisu elektronicznego nie wystarczy jednak do tego, by zacząć z niego korzystać. Konieczne jest także przejście procesu weryfikacyjnego – w tym celu domyślnie należy udać się do centrum weryfikacyjnego osobiście i dokonać weryfikacji posługując się swoim dowodem tożsamości.
Istnieją jednak inne opcje weryfikacji, takie jak:
- zdalna weryfikacja tożsamości (zwykle dodatkowo płatna),
- weryfikacja poprzez bankowość online (dostępna w wybranych bankach),
- wideoweryfikacja.
Dzięki powyższym rozwiązaniom, możliwe jest korzystanie z podpisu kwalifikowanego już w kilka chwil po zakupie.
Kupując podpis elektroniczny w modelu subskrypcyjnym będziemy musieli także podpisać dokument gwarantujący nam możliwość korzystania z podpisu kwalifikowanego na okres objęty umową. Wszystkie te przejściowe trudności sprawią jednak, że na długi czas umowa subskrypcyjna będzie ostatnim dokumentem, do którego podpisania będzie potrzebny długopis!
Jednorazowy podpis elektroniczny
A może nie potrzebujesz kwalifikowanego podpisu na co dzień, ale znajdujesz się w sytuacji, w której przydałaby Ci się możliwość podpisania pojedynczego dokumentu – np. umowy faktoringowej? Na szczęście możesz uzyskać jednorazowy podpis elektroniczny mSzafir. Za niewielką opłatą (w momencie pisania tego artykułu wynosi ona 15 zł netto) możesz podpisać potrzebny dokument, a tym samym przyspieszyć realizację zamierzonego przedsięwzięcia. Jednorazowy podpis to proste rozwiązanie, dzięki któremu możesz uzyskać dostęp do kwalifikowanego podpisu elektronicznego w ciągu kilkunastu minut.
Oczywiście ten rodzaj podpisu również działa w chmurze – nie musisz posiadać specjalnej karty.
Zanim zdecydujesz się na zakup podpisu mSzafir, sprawdź, czy możesz dokonać weryfikacji tożsamości – zależy to od banku, z którego usług aktualnie korzystasz.
Bezpieczny podpis elektroniczny – ustawa, zasady
Wszelkie przepisy, regulacje i informacje dotyczące bezpiecznego korzystania z elektronicznych podpisów znajdują się w tzw. rozporządzeniu eIDAS. Pełna nazwa dokumentu to Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE. Z jego treścią możesz zapoznać się tutaj.
Jak podpisać dokument podpisem elektronicznym?
Masz już podpis elektroniczny – umowa subskrypcyjna podpisana, a zestaw zawierający kartę, czytnik oraz oprogramowanie już do Ciebie dotarł? Czas podpisać pierwszy dokument! Jak to zrobić? Oto poradnik krok po kroku:
- Pobierz dokument i zapisz go na dysku swojego komputera.
- Uruchom aplikację dołączoną do Twojego zestawu (np. SigillumSign lub SmartSign).
- Otwórz dokument w aplikacji i podpisz go.
- Zweryfikuj podpis w aplikacji mobilnej lub włóż kartę do czytnika i wpisz kod PIN.
- Pobierz podpisany dokument i wyślij do odbiorcy.
Podsumowanie
Kwalifikowany podpis elektroniczny to usługa skierowana w szczególności do tych, którzy prowadzą działalność w Internecie i chcą maksymalnie skrócić komunikację pomiędzy własną firmą a urzędem czy partnerami biznesowymi. To także narzędzie zwiększające wiarygodność firmy i mogące zaważyć na powodzeniu niektórych przedsięwzięć – daje możliwość natychmiastowego poświadczenia intencji w sposób, który nie wymaga dalszej weryfikacji.
Niewątpliwą wadą podpisu elektronicznego jest to, że trzeba za niego zapłacić – tę niedogodność częściowo wyrównuje jednak fakt, że koszty zakupu kwalifikowanego podpisu można uwzględnić w kosztach uzyskania przychodu firmy.
