Czym dokładnie jest certyfikat rezydencji podatkowej?
W swym najbardziej podstawowym znaczeniu certyfikat, o którym mówimy, pełni rolę zaświadczenia wskazującego na siedzibę podatnika, jeśli ten jest osobą prawną, lub miejsce zamieszkania podatnika – w przypadku, gdy mowa o osobie fizycznej.
Certyfikat rezydencji podatkowej wydawany jest w celu zapobiegania nadużyciom podatkowym wynikającym z nieprawidłowego stosowania przepisów umów międzynarodowych w zakresie unikania podwójnego opodatkowania.
Co zawiera certyfikat rezydencji podatkowej?
Prawidłowo sporządzony certyfikat rezydencji podatkowej powinien składać się z:
- danych podmiotu: adres siedziby lub zamieszkania, imię, nazwisko, nazwa;
- daty wydania dokumentu;
- informacji o okresie obowiązywania certyfikatu (nie jest to warunek konieczny);
- zaświadczenia o miejscu siedziby (lub adresie zamieszkania) dla celów podatkowych (na terenie danego państwa);
- danych organu wydającego.
Ostatnie z wymienionych kryteriów jest szczególnie istotne – wzmianka o certyfikacie rezydencji pojawia się w art. 4a pkt. 12 ustawy CIT oraz art. 5a pkt. 21 ustawy PIT i precyzuje, że dokument ten można nazwać tak jedynie, gdy zostanie wydany przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca zamieszkania podatnika.
Ważne!
Nie istnieje jeden wspólny wzór certyfikatu rezydencji podatkowej, obowiązujący w różnych państwach. Co więcej, dokument tego rodzaju niekoniecznie musi nosić nazwę certyfikatu – najważniejsze, by zawierał wszystkie ww. informacje.
Istotna z punktu widzenia opodatkowania dochodu jest zwłaszcza data wydania certyfikatu lub okres obowiązywania. Uzyskany dochód powinien mieścić się w ramach czasowych objętych certyfikatem – tylko w ten sposób uzyskamy potwierdzenie rezydencji podatkowej w momencie uzyskania dochodu.
Ważność i aktualność certyfikatu
Jeżeli certyfikat rezydencji nie zawiera okresu ważności, oznacza to, że powinien być uwzględniany przez okres dwunastu miesięcy od dnia wydania. Jeżeli w międzyczasie adres siedziby podatnika ulegnie zmianie, konieczne jest uzyskanie nowego certyfikatu rezydencji.
Ważne!
Jeżeli podatnik zmieni miejsce siedziby w ciągu dwunastu miesięcy od dnia wydania certyfikatu rezydencji, a nie dopełni obowiązku niezwłocznego udokumentowania tej zmiany dla celów podatkowych nowym certyfikatem, ponosi wyłączną odpowiedzialność za niepobranie podatku przez płatnika lub pobranie podatku w wysokości niższej od należnej.
Więcej szczegółów dotyczących certyfikatów pozbawionych okresu ważności znajdziemy w art. 26, ust. 1i-1l ustawy CIT.
Czasem spotyka się certyfikaty wskazujące termin ważności (zwykle jest to bieżący rok podatkowy) – nadal jednak dla pewności należy uznać, że zmiana adresu siedziby firmy (lub adresu zamieszkania w przypadku osoby fizycznej) przerywa okres ważności certyfikatu.
Ważne!
Zaświadczenie o rezydencji potwierdza stan przeszły i/lub aktualny, nigdy przyszły.
Jak uzyskać certyfikat rezydencji podatkowej swojej firmy?
Certyfikaty rezydencji podatkowej w Polsce wydaje właściwy dla podatnika urząd skarbowy. Najpierw należy pobrać wzór druku CFR-1 (na przykład stąd) lub uzyskać pusty druk w urzędzie skarbowym. Po wypełnieniu dokumentu należy złożyć wniosek o wydanie certyfikatu rezydencji – warto pamiętać, że wymagane będzie także uiszczenie opłaty skarbowej w wysokości 17 zł. Następnie wystarczy już tylko zaczekać do 7 dni na wydanie właściwego zaświadczenia.
Ważne!
Certyfikat rezydencji podatkowej wydaje się dla celów podatkowych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i ma on zastosowanie, jeśli podatnik prowadzi transakcje z podmiotami zarejestrowanymi poza granicami kraju.
Elektroniczny certyfikat rezydencji podatkowej
Do 2017 roku uzyskiwanie certyfikatów rezydencji podatkowej od zagranicznych kontrahentów było problematyczne, ponieważ jedyną dopuszczalną ich formą był tradycyjny, papierowy dokument. Na szczęście od kilku lat uciążliwy obowiązek został zniesiony – jeżeli więc istnieje możliwość uzyskania zaświadczenia o miejscu siedziby dla celów podatkowych w formie elektronicznej, to ma ona status równorzędny z papierową.
Powyższe nie zostało potwierdzone przepisami w polskim prawie. W odpowiednich ustawach nie znajdziemy zapisu konkretnie wskazującego na formę certyfikatu rezydencji. Dysponujemy jednak interpretacjami Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej oraz Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, które przyjmują certyfikat rezydencji podatkowej w formie elektronicznej jako sporządzony prawidłowo:
- interpretacja Dyrektora KIS z 21 listopada 2017 roku (nr 0114-KDIP-3.4011.434.2017.1.JK2),
- interpretacja Szefa KAS z 26 czerwca 2017 roku (nr DPP7.8221.33.2017.GFQV).
Kopia certyfikatu rezydencji podatkowej
W 2019 roku wprowadzono kolejne udogodnienia, tym razem pozwalające (w ograniczonym stopniu) korzystać z kopii certyfikatu rezydencji w przypadku, gdy konieczne jest potwierdzenie siedziby kontrahenta dla celów podatkowych.
Kopia certyfikatu rezydencji podatkowej musi spełniać każdy z trzech warunków:
- Pobór podatku u źródła dotyczy:
- badań rynku,
- usług prawnych,
- usług reklamowych,
- usług doradczych,
- usług księgowych,
- przetwarzania danych,
- zarządzania,
- rekrutacji,
- gwarancji lub poręczeń.
- Łączna kwota należności wypłacanych danemu kontrahentowi nie przekracza 10 tys. zł w omawianym roku – przekroczenie tej kwoty oznacza konieczność pozyskania oryginalnego zaświadczenia o rezydencji.
- Zawarte w kopii certyfikatu informacje nie budzą wątpliwości co do zgodności ze stanem faktycznym.
Niestety już pierwszy warunek wskazuje na to, że korzystanie z kopii certyfikatu w praktyce jest przywilejem dostępnym jedynie dla wąskiego grona podatników.
Certyfikat rezydencji podatkowej – kiedy potrzebny?
Posiadanie certyfikatu rezydencji podatkowej pozwala podmiotom uniknąć podwójnego opodatkowania w sytuacji, gdy prowadzą interesy zarówno w kraju, jak i zagranicą. Certyfikat potwierdza, że dany kontrahent posiada stałe miejsce zamieszkania lub siedzibę firmy na terenie państwa, które certyfikat wydało, a zatem nakładany jest na niego pełny obowiązek podatkowy.
Nawet jeśli nasz kontrahent posiada certyfikat rezydencji podatkowej i przedstawia go nam, możemy – jako strona transakcji – wystąpić o przekazanie aktualnego certyfikatu w dowolnym momencie. Z definicji bowiem certyfikat potwierdza stan na moment jego wydania oraz wstecz – w teorii kontrahent mógł zmienić miejsce siedziby firmy niedługo po otrzymaniu dokumentu, co – jak wspomniałem we wcześniejszej części artykułu – skutkuje unieważnieniem certyfikatu.
Certyfikat rezydencji podatkowej jest też konieczny, jeśli zagraniczna firma posiada biznes w Polsce lub jeżeli sami osiągamy dochody za granicą, a chcemy rozliczyć podatek dochodowy w Polsce (oczywiście tylko, jeżeli siedziba firmy faktycznie znajduje się na terenie Rzeczypospolitej Polskiej).
Certyfikat rezydencji potrzebny w marketingu
Jeżeli prowadzisz aktywną promocję swoich produktów lub usług w sieci i korzystasz przy tym z płatnych reklam w serwisach Google, Facebook, LinkedIn, Twitter czy TikTok, potrzebujesz certyfikatu, aby uniknąć podwójnego opodatkowania. Nie chodzi jednak o certyfikat wydany dla Twojej firmy, a dla usługodawcy.
Dokument taki możesz uzyskać, kontaktując się bezpośrednio z biurem obsługi klienta dowolnej z wymienionych firm. Niektóre korporacje udostępniają także certyfikaty rezydencji na swoich stronach internetowych, ale niestety – jak pokazuje przykład Google – nie przykładają wielkiej wagi do ich aktualizowania. Obecnie – w listopadzie 2024 – najnowszy ogólnodostępny certyfikat rezydencji Google datowany jest na 2020 rok.
Jak już wspomnieliśmy wcześniej, nie musisz dysponować oryginalnym certyfikatem rezydencji Twojego zagranicznego kontrahenta. Od 2019 roku wystarczy cyfrowa kopia. Pamiętaj jednak o warunku dotyczącym wydatków. Jeżeli wydatki na usługi reklamowe przekraczają 10 000 zł w roku kalendarzowym, postaraj się o oryginał – najlepiej kontaktując się bezpośrednio z kontrahentem.
