Kasa fiskalna – co to jest?
Zacznijmy od podstaw. Choć kasa fiskalna przez długie lata słusznie kojarzyła się z urządzeniem drukującym paragony, ten stan rzeczy już dawno się zdezaktualizował. Co do zasady, kasa fiskalna nadal służy do przechowywania informacji o asortymencie sklepu czy firmy oraz pozwala ewidencjonować sprzedaż towarów i usług, jednak sposób, w jaki to robi, znacząco zmienił się na przestrzeni lat.
Obecnie korzysta się z czterech typów kas fiskalnych. Dwa z nich nieuchronnie odchodzą do lamusa – chodzi o tradycyjne kasy z papierowym zapisem kopii oraz kasy z elektronicznym zapisem kopii, dlatego nie będziemy poświęcać im więcej czasu.
Ważne!
Kasy tradycyjne oraz te z zapisem elektronicznym wycofuje się stopniowo z rynku. Jeżeli czytasz ten tekst, ponieważ chcesz założyć kasę fiskalną w swojej firmie, te dwa rodzaje możesz śmiało pominąć.
Chcąc dostosować swoją firmę do warunków rynkowych, stosuj kasy online lub kasy wirtualne. Ten ostatni rodzaj kas fiskalnych nie jest jednak fizycznym urządzeniem, a oprogramowaniem, które pozwala na zarządzanie asortymentem.
Kogo obejmuje obowiązek posiadania kasy fiskalnej?
Co do zasady, obowiązek posiadania kasy fiskalnej dotyczy wszystkich podatników, którzy sprzedają towary lub usługi:
- osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej (klientom indywidualnym),
- rolnikom ryczałtowym, czyli rolnikom, którzy dostarczają produkty rolne pochodzące z własnej działalności rolniczej lub świadczą usługi rolnicze przy jednoczesnym korzystaniu ze zwolnienia z podatku VAT.
W niektórych przypadkach obowiązek ten jest bezwzględny, w innych zaczyna działać dopiero, gdy osiągane przez firmę obroty przekraczają 20 000 zł rocznie. Jeszcze inne przedsiębiorstwa mogą skorzystać ze zwolnienia z tego obowiązku.
Kto musi mieć kasę fiskalną?
Obecnie obowiązuje zaktualizowane Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Dokument ten szczegółowo opisuje, które przedsiębiorstwa muszą stosować kasę fiskalną, a które są z tego obowiązku zwolnione.
Rozporządzenie wyszczególnia działalność, w której nie stosuje się zwolnień z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży. Chodzi o sprzedaż konkretnych kategorii towarów i usług. Wymieniamy je poniżej.
Towary objęte bezwzględnym obowiązkiem ewidencjonowania na kasie fiskalnej
- gaz płynny,
- części do silników spalinowych,
- silniki do napędu pojazdów i motocykli,
- nadwozia do pojazdów silnikowych,
- wyroby tytoniowe,
- napoje alkoholowe,
- perfumy i wody toaletowe,
- komputery,
- wyroby elektroniczne i optyczne,
- sprzęt fotograficzny (z wyłączeniem części i akcesoriów),
- wyroby z metali szlachetnych,
- wyroby z udziałem metali szlachetnych,
- zapisane i niezapisane nośniki danych cyfrowych i analogowych,
- paliwa silnikowe,
- dodatki do paliw,
- wyroby klasyfikowane do norm CN 2404 i 8543 40 00,
- wyroby zawierające alkohol etylowy pow. 50%,
- węgiel, brykiety i paliwa stałe,
- towary przy użyciu urządzeń samoobsługowych przyjmujące należność w bilonie, banknotach lub bezgotówkowo.
Usługi objęte bezwzględnym obowiązkiem ewidencjonowania na kasie fiskalnej
- przewóz osób i ich bagażu podręcznego taksówkami,
- naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów,
- doradztwo podatkowe,
- usługi świadczone przez stacjonarne placówki gastronomiczne (także sezonowe),
- usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne.
Pełna lista towarów i usług, przy sprzedaży których stosowanie kasy fiskalnej jest bezwzględne, znajduje się w § 4 Rozporządzenia.
Zwolnienie z kasy fiskalnej, czyli kto może prowadzić działalność bez kasy?
Zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, przewidziane we wspomnianym Rozporządzeniu MF, są aktualne do 31 grudnia 2027 roku. Po tym terminie mogą, choć nie muszą, wydarzyć się zmiany. Zwolnienia te dotyczą:
- części kategorii towarów lub usług (wymieniamy je w dalszej części artykułu),
- sytuacji, w których obrót ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie przekracza 20 000 zł w skali roku,
podatników, którzy rozpoczynają działalność gospodarczą i przewidują, że udział procentowy sprzedaży zwolnionej z obowiązku ewidencjonowania w całkowitej sprzedaży przekroczy 80% przez pierwsze pół roku funkcjonowania działalności.
Kasa fiskalna a limit obrotów
Wiele przedsiębiorstw ma obowiązek uruchomić kasę fiskalną dopiero w momencie, w którym osiągane przez firmę obroty przekraczają 20 000 zł rocznie. Przedsiębiorca musi zaopatrzyć się w kasę fiskalną w ciągu dwóch miesięcy od ostatniego dnia miesiąca, w którym przekroczył limit obrotów. Innymi słowy – zwolnienie z obowiązku rejestrowania transakcji za pośrednictwem kasy fiskalnej traci ważność po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym przekroczono limit.
Przykład:
Pan Janusz w styczniu rozpoczął świadczenie usług – zajmuje się renowacją mebli. 7 kwietnia jego obroty przekroczyły 20 000 zł, co oznacza, że powinien pomyśleć o kasie fiskalnej. Na szczęście ma na to trochę czasu – termin upłynie dopiero 30 czerwca.
W tym kontekście w najlepszej sytuacji są więc przedsiębiorcy, których obroty przekroczą 20 000 zł w pierwszych dniach miesiąca – im wcześniej w miesiącu to nastąpi, tym więcej czasu na wdrożenie kasy fiskalnej w firmie będą mieli.
Warto pamiętać, że do limitu obrotów nie należy wliczać sprzedaży nieruchomości, środków trwałych, ani wartości prawnych i niematerialnych.
Ważne!
Limit 20 000 zł obrotów obowiązuje do 31 grudnia 2027 (patrz: Rozporządzenie, § 3.1). Został on przedłużony (wcześniej obowiązywał do 31 grudnia 2024 roku.
Zmiany dotyczące obowiązującego limitu obrotów zostaną wprowadzone nie wcześniej niż 1 stycznia 2028 roku, choć niewykluczone, że Ministerstwo Finansów zdecyduje się pozostawić kwotę na niezmienionym poziomie.
Działalność bez kasy powyżej limitu zwolnienia
Zgodnie z przepisami zawartymi w cytowanym już Rozporządzeniu, niektórzy podatnicy mogą prowadzić działalność bez kasy fiskalnej nawet po przekroczeniu 20 000 zł obrotu. Oto niektóre czynności zwolnione z obowiązku ewidencjonowania.
Dostawa towarów lub świadczenie usług, których przedmiotem są:
- usługi związane z rolnictwem oraz chowem i hodowlą zwierząt,
- usługi związane ze zbieraniem, przetwarzaniem czy obróbką odpadów (zarówno niebezpiecznych, jak i innych niż niebezpieczne – nadających i nienadających się do recyklingu),
- transport pasażerski – zarówno kolejowy, jak i pozostały transport lądowy,
- usługi telekomunikacyjne, nadawcze oraz elektroniczne, o których mowa w art. 2 pkt. 25a, 25b oraz 26 ustawy,
- usługi finansowe i ubezpieczeniowe,
- czynności notarialne,
- niektóre usługi w zakresie edukacji.
Sprzedaż dotycząca szczególnych czynności:
- dostawa nieruchomości,
- dostawa towarów w systemie wysyłkowym,
- dzierżawa gruntów oraz oddanie gruntów w użytkowanie wieczyste,
- dostawa towarów przy użyciu urządzeń automatycznej sprzedaży (automatów),
- sprzedaż biletów komunikacji lotniczej,
- sprzedaż środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji,
- dostawa produktów rolnych i świadczenie usług rolniczych przez rolników ryczałtowych, korzystających ze zwolnienia od podatku.
Pełną listę czynności, które nie wymagają posiadania kasy fiskalnej, można znaleźć w załączniku do aktualnego Rozporządzenia Ministra Finansów.
Od kiedy musisz posiadać kasę fiskalną?
Jeżeli w swojej działalności gospodarczej realizujesz lub masz zamiar realizować czynności wyszczególnione w §4 Rozporządzenia ws. zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży, kasę fiskalną musisz zainstalować, zanim dokonasz pierwszej transakcji.
Jeśli Twój rodzaj działalności obejmuje zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej do 20 000 zł obrotu, uruchomienie kasy powinno nastąpić w terminie do dwóch miesięcy od ostatniego dnia miesiąca, w których nastąpiło przekroczenie limitu.
Czy firma musi zakupić kasę fiskalną?
Nie – przedsiębiorstwo może, ale nie musi posiadać własnej kasy fiskalnej. Inne dostępne opcje to wynajem, dzierżawa oraz leasing. Obowiązkowy jest jedynie zakup kasy fiskalnej w wersji online.
Jaką kasę fiskalną wybrać?
Od 1 stycznia 2023 roku w sprzedaży dostępne są jedynie kasy fiskalne online – ma to związek ze stopniowym wycofywaniem kas z papierowym zapisem kopii (których nie można kupić już od września 2019) oraz kas z elektronicznym zapisem kopii (wycofane ze sprzedaży 1 stycznia 2023 roku).
Jeżeli posiadasz już kasę fiskalną starszego typu, bez obaw – możesz z niej korzystać aż do końca okresu eksploatacji. Jeśli jednak jeszcze nie posiadasz kasy, musisz zaopatrzyć się w kasę fiskalną online.
Kasa fiskalna online
To urządzenie, które przesyła dane nie tylko na zewnętrzne nośniki, ale także bezpośrednio do Centralnego Repozytorium Kas. CRK, podległe Krajowej Administracji Skarbowej, gromadzi paragony fiskalne, raporty dobowe, zdarzenia o kasie oraz informacje o przeglądach okresowych.
Kasy online są obowiązkowe dla:
- firm świadczących usługi naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów (a także naprawy, zakładanie, bieżnikowanie, regenerowanie oraz wymiana opon i kół),
- firm zajmujących się sprzedażą paliw do pojazdów: benzyny silnikowej, oleju napędowego oraz gazów przeznaczonych do napędzania silników spalinowych (LPG, CNG),
- firm świadczących usługi związane z żywieniem w stacjonarnych placówkach gastronomicznych,
- firm świadczących usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania,
- firm sprzedających paliwa opałowe: węgiel, brykiet i inne paliwa stałe wytwarzane z węgla kamiennego, węgla brunatnego, koksu i półkoksu,
- firm świadczących usługi fryzjerskie, kosmetyczne, kosmetologiczne, budowlane, medyczne, prawnicze, związane z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej (wyłącznie w zakresie wstępu).
Od tej reguły istnieje oczywiście wyjątek – niektórzy podatnicy mogą korzystać z kas wirtualnych, czyli de facto oprogramowania do ewidencji sprzedaży. Szczegóły dotyczące tego, w jaki sposób działają kasy wirtualne oraz kiedy mogą być wykorzystywane, zawiera zaktualizowane Rozporządzenie Ministra Finansów ws. kas rejestrujących mających postać oprogramowania, opublikowane 25 czerwca 2025 roku.
Kasy wirtualne
Kasy wirtualne to aplikacje, które można zainstalować na firmowym urządzeniu – smartfonie, tablecie lub komputerze. Wymogiem technicznym jest możliwość połączenia danego urządzenia do drukarki i wydruku paragonów.
Rosnąca popularność kas wirtualnych wiąże się z faktem, że korzystanie z nich nie wymaga nabywania osobnego urządzenia – przedsiębiorcy z powodzeniem instalują kasy wirtualne na już posiadanych sprzętach. Minusem tego rozwiązania jest konieczność opłacania abonamentu. Z jednej strony daje ona możliwość zrezygnowania w dowolnej chwili z kasy wirtualnej, z drugiej – jeżeli Twoja firma i tak ma obowiązek korzystania z kasy fiskalnej – generuje comiesięczne koszty.
Ważne!
Każda kasa wirtualna, przed wprowadzeniem do sprzedaży, powinna uzyskać certyfikację Prezesa Głównego Urzędu Miar. Certyfikat ten potwierdza, że oprogramowanie spełnia ogólne warunki określone dla kas fiskalnych, zwłaszcza kryteria dotyczące bezpieczeństwa.
Zanim zdecydujesz się na zakup subskrypcji umożliwiającej korzystanie z kasy wirtualnej, zweryfikuj jej certyfikację. Zrobisz to w rejestrze decyzji Głównego Urzędu Miar.
Kasy wirtualne nie są powszechnie dostępne. Mogą z nich korzystać jedynie firmy, które świadczą konkretne usługi. Przepisy w tej sprawie reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania. Mowa o usługach:
- przewozu osób z wyjątkiem przewozu okazjonalnego,
- wynajmu samochodów osobowych z kierowcą,
- związanych z przeprowadzkami, świadczonych na rzecz gospodarstw domowych,
- transportu drogowego pasażerskiego,
- transportu kolejowego pasażerskiego,
- transportu morskiego, przybrzeżnego i wodnego,
- transportu lotniczego,
- hotelarskich i związanych z zakwaterowaniem (w tym dla miejsc krótkotrwałego zakwaterowania i pól kempingowych),
- gastronomicznych, kateringowych,
- sprzedaży paliw stałych przeznaczonych do celów opałowych,
- mycia i czyszczenia samochodów, także bezobsługowo.
Powyżej prezentujemy skróconą listę usług. Pełen katalog, wraz z kodami PKWiU, znajduje się w §1 Rozporządzenia.
Ulga na zakup kasy fiskalnej
Jeżeli stoisz przed koniecznością zakupu kasy fiskalnej, sprawdź, czy możesz skorzystać z przewidzianej przez ustawodawcę ulgi. Co warto wiedzieć?
- Ulga na zakup kasy fiskalnej wynosi 90% ceny netto kasy.
- Kwota ulgi nie może przekroczyć 700 zł.
- Ulga przysługuje jedynie na zakup kasy on-line.
- Z ulgi możesz skorzystać do 6 miesięcy od dnia, w którym Twoja firma rozpocznie ewidencjonowanie sprzedaży z użyciem kasy on-line.
- Z ulgi mogą skorzystać zarówno czynni, jak i bierni podatnicy VAT.
- Możesz kupić kasę fiskalną online i skorzystać z ulgi nawet jeśli Twoja firma nie jest objęta obowiązkiem ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kasy.
W jakich przypadkach należy zwrócić ulgę?
Prowadzenie ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej nakłada na przedsiębiorcę konkretne obowiązki. Zwrot ulgi może okazać się konieczny, jeśli ich nie dopełnisz lub – w ciągu 36 miesięcy od momentu, w którym rozpoczniesz ewidencję sprzedaży – zrezygnujesz z używania kasy fiskalnej.
Musisz zwrócić ulgę, jeśli:
- trwale i bez zgody naczelnika właściwego urzędu skarbowego nie zapewnisz połączenia, które umożliwia transfer danych pomiędzy Twoją kasą a CRK,
- zaniedbasz kwestię obowiązkowych przeglądów technicznych kasy fiskalnej (przegląd musi odbyć się nie rzadziej niż raz na 2 lata, licząc od dnia fiskalizacji lub dnia przeprowadzenia poprzedniego przeglądu),
- zamkniesz firmę, ogłosisz upadłość lub sprzedasz przedsiębiorstwo właścicielowi, który zrezygnuje ze sprzedaży produktów i usług osobom fizycznym.
Ważne!
Czas, w którym działalność gospodarcza była zawieszona, nie wlicza się do 36 miesięcy, wymaganych do zachowania prawa do ulgi.
Obowiązek stosowania kasy fiskalnej – podsumowanie
Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej nie dotyczy każdej firmy, a jedynie – co do zasady – tych, które sprzedają produkty lub usługi na rzecz osób fizycznych. Od każdej zasady są jednak wyjątki. W tym przypadku limit przychodów (do 20 000 zł), który skutkuje zwolnieniem z tego obowiązku, ale i kilka innych okoliczności.
Jeżeli korzystasz ze wspomnianego zwolnienia, pamiętaj by zaktualizować swoją wiedzę pod koniec 2027 roku. Obecne rozporządzenie ministra finansów jest bowiem aktualne do 31 grudnia 2027 roku. Po tym terminie w zasadach dotyczących kas fiskalnych mogą nastąpić istotne zmiany.
